Гсм работа что это
Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать
Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.
Обязательно ли компенсировать ГСМ
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.
Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:
Как оформлять
Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.
Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.
После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Налогообложение
Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают
Оплата ГСМ — это возмещение расходов на покупку топлива и смазочных материалов в случае использования работником личного транспорта в служебных целях. Но существуют нюансы, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.
О чем идет речь
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику
Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:
По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.
Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.
Как оформляют выплаты
Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.
Образец допсоглашения
Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.
А чтобы подтвердить, что транспорт использовался в интересах организации, от работника требуется отчет о поездках. Форма отчета о поездках разрабатывается организацией самостоятельно, утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.
Вот образец отчета о поездках для возмещения издержек, учитывая, что в марте сотрудник три раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.
Рекомендуем требовать от работника и заявление на оплату издержек. Поскольку рекомендованных форм нет, его пишут в свободной форме.
Руководителю ООО «Пион»
от менеджера по рекламе
о выплате компенсации и возмещении расходов, понесенных при использовании личного автомобиля в служебных целях
На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.
Полетаев / Полетаев С.В./
Заявление от работника вкупе с отчетом о поездках, совершенных в прошлом месяце, и чеками станет основанием для издания приказа о компенсации расходов. Составляйте его, используя внутренние требования к такого рода документации.
Общество с ограниченной ответственностью «Пион»
г. Санкт-Петербург 03.04.2019 № 08
О возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях
На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ,
П Р И К А З Ы В А Ю:
Выплатить менеджеру по рекламе Полетаеву С.В.:
Основание: дополнительное соглашение от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, заявление Полетаева С.В.
Генеральный директор Воронов Воронов А.В.
С приказом ознакомлены:
| главный бухгалтер | Смирнова | Смирнова В.Ф. |
| менеджер по рекламе | Полетаев | Полетаев С.В. |
Бухгалтерский и налоговый учет
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине
Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.
Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.
В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.
Расходы при разных схемах
Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.
Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.
Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.
«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.
Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.
Наличка от дивидендов
Компенсация
Аренда
Аренда с экипажем
Страховые взносы с услуг экипажа
ГСМ (компенсация работнику по чекам)
Экономия по налогу на прибыль
Заплатили государству налоги и СВ
*здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.
Способ 1. Черный нал
Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.
Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »
При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.
Способ 2. Компенсация
Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Соглашение с работником.
По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.
Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.
2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.
Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.
3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.
4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».
Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.
Способ 3. Аренда автомобиля
Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.
Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Договор аренды авто.
2. Акт приема-передачи автомобиля.
3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.
Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем
Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.
Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Договор аренды авто с экипажем.
2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
3. Ежемесячный акт оказанных услуг.
Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.
Подведем итог
При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.
Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система рассчитает расстояния по GPS, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.
Компенсация ГСМ – что это такое, что значит, примеры
Что такое означает «Компенсация ГСМ» – что это значит, примеры
Вступление
Современный мир требует от работающего человека мобильности, и своя машина хорошо в этом помогает. Однако, использование личного авто для выполнения корпоративных поручений может влететь в копеечку. В первую очередь из-за расходов на потраченные горюче-смазочные материалы (ГСМ). Однако, согласно законодательству, начальство обязано помочь покрыть расходы на автосредства передвижения, если те принадлежат подчинённому, а не фирме. Но есть несколько нюансов, которые берётся осветить эта статья.
Что такое ГСМ и что тут можно компенсировать?
ГСМ (горюче-смазочные материалы) — это продукты нефтяной промышленности, используемые в техобслуживании транспорта и другого сложного механического оборудования.
Они все разделяются по своему назначению на три категории:
Теперь, когда мы выяснили что, скрывается под аббревиатурой ГСМ, становится понятно, за что руководитель вынужден выплачивать дополнительные средства. Давайте рассмотрим, как это работает.
Как оформить правильно компенсацию ГСМ?
В статье номер 188 Трудового Кодекса чётко указано, что работодатель обязуется выплатить своему работнику денежную компенсацию за использование личного имущества, в т. ч. авто, в служебных целях. Важно то, что работнику, который будет использовать своё имущество для нужд фирмы, необходимо согласовать это со своим руководителем.
Согласие, а также размер необходимо оговорить в доп. соглашении к Трудовому договору. По идее, оно должно быть просто закреплено в письменной форме, например, в самом трудовом договоре, но предыдущий вариант с соглашением предпочтительнее.
Видео на нашу тему:
Для этого ему нужно представить своему главенствующему лицу отчёт. Правила, по оформлению которого у каждой фирмы свои. Но однозначно:
Также в соглашении говорится о том, что работа, для которой нужен автомобиль сотрудника, должна иметь систематический, разъездной характер.
Ещё возмещаются убытки на амортизацию (износ) авто. Эта сумма так же обычно фиксирована.
Правильно оформляйте сам Договор
Помимо всего прочего, в договоре или в дополнении к нему, нужно указать следующие данные:
Пример
Допустим, некий работник А. собирается использовать для решения трудовых задач свой условный седан «Д.» с усреднённым расходом топлива в 6.1 л на 100 км. (высчитывается согласно Распоряжению Минтранса от 14 марта 2008 года.). Для этого А. заключает дополнительное соглашение со своим начальником Б. По нему Б. должен будет выплачивать за использование автомобиля — 3000 р., за амортизацию — ещё 1500 руб.
За месяц работы А. накатал в рабочее время 2000 км, что было отражено в отчётах, да ещё во время одной из поездок машина оказалась в неисправном состоянии. Поэтому ему пришлось вызывать механика для выявления неисправности, покупать детали и произвести ремонт. Из-за этого всё это великолепие обошлось ему в 7000 рубл.
Если А. принёс Б. все путевые листы, отчёты о поездках, чеки и прочую макулатуру, то в конце месяца его, в идеале, ждет следующая сумма:
Итого: 4500+5490+7000=17440 рублей в месяц.
Что ещё следует знать?
У компенсации, выплачиваемой за использование личного автотранспорта, есть ещё несколько особенностей, а именно: