Что означает таксировка документов
Таксировка путевых листов в программе 1С-Рарус
В программе 1С-Рарус: Комплексный учет продуктов питания, ГСМ и автотранспорта в государственных учреждениях для ввода данных об эксплуатации транспортного средства реализован специальный документ – Таксировка путевых листов. Он позволяет рассчитать нормативный и фактический расход ГСМ и сформировать бухгалтерские записи по списанию ГСМ.
Таксировку можно выполнить либо по конкретному путевому листу либо выполнить сводный расчет по таксировкам за выбранный период.
В первом случае можно выбрать путевой лист из журнала, в соответствии с которым автоматически заполняются сведения о транспортном средстве:
Во втором случае указывается необходимый период и заполняются проведенные таксировки в этом периоде:
На закладке «Исходные данные» заполняются данные о маршрутах транспортного средства из путевого листа, в том числе по пробегу и виду ГСМ, а также параметры расчета для выбранного маршрута (нормы расхода топлива для данного автомобиля):
На закладке «Расчет расхода ГСМ» отражается информация о расходе топлива, а также полученном результате (перерасходе или экономии топлива в сравнении с нормативом):
На закладке «Списание ГСМ» представлены итоговые данные по расходу ГСМ:
На основании созданной таксировки в программе также возможно формирование печатных форм:
Другие продукты для госучреждений:
Что означает таксировка бухгалтерских документов?
Что означает таксировка бухдокументов
Похожие публикации
В бухгалтерском учете значительное место занимают первичные документы, которые являются основанием для проведения операций и свидетельствуют о совершенных фактах хозяйственной деятельности. К таким документам относятся: накладные, акты, расходно-приходные кассовые ордера и ряд других документов. Первичные документы всегда хранятся в организации и могут быть затребованы при плановых и внеплановых налоговых проверках. Неправильным образом оформленные документы могут ставить под сомнение правомерность проведенной хозяйственной операции, таких как: снятие наличных, выдача денежных средств под отчет, оплата услуг и другие операции.
Поэтому проверка первичных документов является необходимой процедурой при поступлении их в бухгалтерию. Неправильно составленный документ не может приниматься к учету.
Когда первичная документация попадает в бухгалтерию, проводится проверка бухгалтерских документов с разных сторон. Первичка должна раскрывать содержание бухгалтерской операции и иметь все сведения, необходимые для дальнейшего учета. Первичные документы должны быть составлены по форме, установленной законом, или должны соответствовать образцам, утвержденным в компании. В документе заполняются все необходимые реквизиты: дата, название документа и компании, содержание произведенной операции, количество и стоимость, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи. Не должно быть подчисток, помарок, если было исправление, то оно заверяется подписями сторон, не должно быть сомнений в подлинности подписей на документе.
Также надо выяснить, соответствует ли представленная в документе информация действующему законодательству и правилам, установленным в компании, например, при получении авансового отчета надо проверить размеры суточных, расходов на проживание и так далее. И очень важным моментом при проверке является контроль за правильностью указанных подсчетов и подведением итогов.
В случае выявления нарушений, документ не принимается к учету, а отправляется на переоформление. Если обнаружена подделка, то документ не возвращается, а остается в бухгалтерии до выяснения подробностей и привлечения виновных лиц к ответственности.
Таким образом, первичка проходит определенный цикл – приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов.
Бухгалтерская обработка документов
После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.
Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.
Таксировка бухгалтерских документов
Означает выявление денежной стоимости хозяйственной операции, когда указан количественный показатель. Проще говоря, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества товара, работ, услуг на их цену. В хозяйственной деятельности данная процедура чаще всего используется, когда мы заполняем документ частично на компьютере, частично – письменно от руки. Также таксировкой можно назвать автоматическое определение стоимости товаров, когда мы заносим количественные данные в бухгалтерскую программу, и компьютер по имеющимся у него данным автоматически определяет их цену.
Что означает таксировка документов
Документы, в том числе первичные, не всегда содержат денежную оценку отражённого в них факта хозяйственной жизни предприятия. Тогда на помощь приходит таксировка бухгалтерских документов, без которой бухгалтеру не обойтись.
Обработка документов бухгалтерией
Чтобы понять, что означает таксировка, нужно понимать, какой путь проходит в организации первичный учетный документ согласно установленному графику документооборота.
И формирование документа – только первый этап. Затем первичка подлежит приемке, проверке и бухгалтерской обработке.
Проверяют бухгалтерские документы для определения соответствия имеющегося документа:
Причём бухгалтерский документ во время его создания и передачи в бухгалтерию может отражать не все нужные для бухучета показатели. В частности, в нем может не быть денежного измерителя. Поэтому на этапе обработки или ранее необходима таксировка первичных бухгалтерских документов.
Что означает таксировка бухгалтерских документов
По общему правилу, таксировка бухгалтерских документов – это определение денежной оценки (суммы по операции), когда в них приведен только натуральный измеритель.
Иначе говоря, таксировка в бухгалтерии – это умножение количества на цену. Обычно данную манипуляцию используют при ручном или смешанном способе заполнения первички (когда отчасти на компьютере, отчасти от руки).
В то же время, при ведении полностью компьютеризованного бухгалтерского учета добавление количественных данных в базу и автоматическое определение их стоимости – та же таксировка путевых листов, накладных (ТТН), груза.
Кто отвечает за таксировку
Заниматься таксировкой может:
Кстати, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) поименована должность таксировщика. В его должностные обязанности входит:
Что означает таксировка документов
Что такое таксировка?
Спасибо, Ваш голос учтён
Что такое таксировка?
Первичные документы не всегда могут отображать факт хозяйственной жизни предприятия с помощью денежной оценки. В этом помогает таксировка бухгалтерских документов и этим процессом занимается бухгалтер.
Для того, чтобы разобраться, что такое таксировка необходимо знать путь прохождения первичного учетного документа в компании согласно установленного документооборота.
При этом бухдокумент может не полностью отображать все необходимые показатели, что нужны для полноценного бухучета. Если в документе нет денежного измерителя, то при этапе бухгалтерской обработки как правило применяется таксировка бухгалтерской документации.
Например, было выдано задание по сдельной работе, где указан лишь объем выполняемых работ, тогда как расценки проставляются бухгалтерией на основе ранее утвержденных ставок и выводится общая стоимость работ.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
Что такое таксировка?
В принципе тут все достаточно просто, поскольку в некотором роде таксировка предполагает простое умножение количества на известную цену. Например, при выполнении сдельных работ могут фиксироваться утвержденные ставки на каждый конкретный тип выполняемых работ, а отчет о проделанной работе предоставляется лишь в натуральной форме (что и в каком объеме было выполнено), в таком случае бухгалтер самостоятельно должен рассчитать стоимость выполненных сдельных работ исходя из заранее согласованных ставок на такие работы, собственно это и есть таксировка. Проще говоря, таксировка предполагает стоимостную оценку работ и товаров, указанных в первичной документации в натуральном виде.
Проводит подобную операцию обычно сам бухгалтер, хотя технически этим могут заниматься и составившие документ работники, операторы, или специальны сотрудники (таксировщики), к слову в квалификационном справочнике должностей есть и должность «таксировщик» и в его обязанности входит таксировка первичной документации.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
Таксировка – в натуральных показателях, узнать точный денежный эквивалент операций.
При помощи таксировки, определяют по документам стоимость услуг или проведенных операций, в том случае, когда прописано количество услуг или товаров, а цена за эти услуги или товары всем известна у данной компании.
Какой же алгоритм действий?
В учетную программу, обычно это (1С), вносят известные значения и она сама найдет их точную стоимость.
Программа умножает количество на стоимость и выводит итог бухгалтеру.
Таксировка, лишь в тех случаях применяется, когда известны натуральные показатели, там могут указываться в документах перечень объектов, все действия, время отправки и возвращения, когда это путевой лист водителей.
По всем этим указанным данным, происходит расчет расхода бензина, а водителю бухгалтер по всем этим критериям начисляет заработную плату, исходя из истраченного им и проведенного времени, числа операций.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
Что такое таксировка?
Что такое таксировка?
Другими словами, таксировка — это умножение количества на цену.
В бухгалтерском учете есть такое понятие как первичный документ. Многие слышали о нем или знают, что это такое. Первичный документ — это накладные, акты, расходно-приходные кассовые ордера и так далее. На основании этих документов бухгалтер делает проводку. То есть в первичном документе указано, например, что продали 1 000 единиц товара. Бухгалтер должен вычесть это количество товара и добавить определенную сумму денег. А вот какую сумму денег? Это и позволяет узнать таксировка. Бухгалтер берет количество товаров, умножает на их цену и получает конечную сумму. Собственно, и все.
Почему сразу не записывать конечную сумму? Таксировка обычно проводится в тех случаях, когда часть данных записывается на один носитель, например, на бумажный документ, а часть данных вносится в компьютерную программу.
То есть бухгалтер вносит все данные в компьютерную программу и она автоматически подсчитывает, выдавая готовый результат.
Разберем пример. Компания наняла на работу копирайтера, который пишет текста на английском и русском языках. За текст на английском он берет 1 000 рублей за 1 000 символов, а за текст на русском — 500 рублей. За месяц он написал 4 статьи по 8 000 символов на русском и 5 статей по 12 000 символов на английском. Сколько ему платить? В бухгалтерию приходит первичный документ, в котором указан объем работы копирайтера. У бухгалтера есть договор, в котором прописаны все ставки. Он берет объем работы, перемножает на ставку и получает конкретную сумму. Это и есть таксировка.
В нашем случае оплата составит 72 000 рублей.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
В бухгалтерском учете важную составляющую занимают первичные документы (акты, ордера, накладные) на основании которых делаются проводки и приходуется товар. Чтобы узнать полную стоимость товара, приходуемого на склад бухгалтер делает таксировку, т.е. берет количество прибывшего товара (например 10000 едениц) и умножает на стоимость товара за единицу из договора (или приложения к договору).
Если часть данных записана на бумаге, а часть данных заноситься в компьютер, то и возникают такие сложности. Обычно, на предприятиях от этого пытаются уходить, но не всегда получается.
На предприятии всегда есть штатное расписание и должностные обязанности каждого работника, где четко прописано, кто должен заниматься таксировкой. Из моего опыта хочу скзать, что это может быть любой человек из ниже перечисленного персонала:
— бухгалтер,
— оператор, который составлял первичный документ,
— делопроизводитель,
— оператор ввода данных данных,
— кладовщик,
— таксировщик.
Все зависит от размера предприятия. Если предприятие большое, то таксировкой может заниматься отдельный человек.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
Понятие «таксировка» широко распространено в бухгалтерии. Первичные бухгалтерские документы не всегда содержат сведения о стоимости тех или иных хозяйственных операций, связанных с деятельностью предприятия. Тогда бухгалтер должен провести их таксировку.
Таксировка – это установка цены (таксы) на определенный вид услуги или товара. Осуществляется данное действие путем умножения стоимости 1 единицы товара или услуги на количество. В современный компьютеризированный век такой расчет редко осуществляется вручную. Обычно работники вносят данные в специальную бухгалтерскую программу и в ней таксировка происходит автоматически.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
В части документов, которые поступают в бухгалтерию, содержатся лишь натуральные показатели, при таксировке в документак указываются и суммы и цены.
Таксировка документов это установление стоимости хозяйственных операций из бухгалтерских документов, содержащих лишь натуральные значения, говоря другими словами, таксировка бухгалтерских документов, это умножение количественных показателей на цену, обычно используется при ручном, либо смешанном способе заполнения первичной документации.
В зависимости от величины предприятия, таксировкой занимается:
— сотрудник, занимающийся составлением первичных документов;
— бухгалтер;
— оператор данных;
— специалист-таксировщик.
Таксировка необходима для:
— выявления недоточетов;
— начисления зарплаты, выплат стимулирующего характера;
— исчисления издержек,
— списания расходов;
— определения себестоимости;
— установления расценок.
В случаях, когда бухгалтером обнаруживается ошибка, документ будет отправлен на доработку, либо переоформление.
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
Что такое таксировка?
Спасибо, Ваш голос учтён
Комментарий
Что такое таксировка?
Таксировка документов означает определение денежной оценки (суммы по операции), когда указан лишь натуральный измеритель. Таксировка это бухгалтерская операция, относящаяся к обработке первички. Например, бригадир сдает в бухгалтерию отчет о потраченных фактически материалах на какие-то необходимые работы. Для того, чтобы бухгалтерии привести документацию в порядок, она должна собрать вместе документ, на основании которого будут списаны материальные ценности (допустим, приказ директора о проведении ремонта в офисе), первичные документы (отчет работника, дескать, кирпича потрачено сто штук, краски два ведра, три кисточки, и флакон расворителя), а также провести таксировку, так как списывается сумма в деньгах, а не кирпичи в штуках, краска в ведрах, и так далее. Выполняет такую таксировку бухгалтер, которому попучили обработку первичной документации.
Аналогичным образом происходит таксировка и в других случаях, когда имеется какой-то отчет, выраженный в натуральном виде, а нужно выразить все это в деньгах. Например, если водитель автобуса за день совершил два рейса по маршруту вместо пяти запланированных, а остальное время проковырялся с поломкой двигателя, проводится таксировка его путевого листа для того, чтобы знать, сколько водителю следует за это день заплатить. Если он ремонтировал поломку, в путевом так и будет записано, дескать, два рейса и ремонт. Если он вообще непонятно где находился, запишут, дескать два рейса и отстой (т.е не работал), если два рейса он сделал, а потом не было заказов, запишут «простой». За все эти варианты, вполне логично, что водителю и заплатить нужно будет по-разному. А вот, сколько именно, это и будет определять таксировка, в данном случае, путевого листа. Таксировку в данном случае выполняет лицо, которому это поручено по должностным обязанностями: диспетчер, табельщик, или бухгалтер.
Тема 7. Организация первичного наблюдения. Документация
Цель и задачи темы
Цель – изучение процедуры первичного наблюдения, критериев отбора фактов хозяйственной жизни, оформлений и измерений экономических событий.
Задачи:
Оглавление
7.1. Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение
Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
Если организации совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должны быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.
Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.)
С документами тесно связаны такие понятия как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; для углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.
Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.
Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее расходы. Кроме того, стандартизация облегчает обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.
Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. Документооборот предусматривает:
7.2. Классификация документов
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (см. рис.).
Классификация бухгалтерских документов
Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материальнот ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т. п.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что они составляются постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т. д.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
7.3. Порядок составления и хранения документов
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документы должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускается не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.
Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.
Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:
Документы на машинограммах обязательно содержат:
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов, например сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий; накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.
Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.
Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.
Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.
После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:
Дата принятия на хранение
Номер полки хранения
Название и номер дела
С какого по какой номер статьи
Количество листов в деле
Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением в 1989 г.
Выводы
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.