Что относят к представительским расходам
Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики
Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.
Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:
К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.
Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.
Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.
Официальный прием и обслуживание
Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.
Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.
Место и время проведения переговоров
Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.
Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.
Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.
Если переговоры оказались безрезультатными
При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.
Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.
Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.
Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.
Транспорт
Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.
Проживание
Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.
Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль
Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.
Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.
Особенности документального оформления представительских расходов
При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:
Приказ на проведение расходов
Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.
Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»
Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.
О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»
В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей
ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев
Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.
В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.
Смета на представительские расходы
Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.
Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям
Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
Директор ООО «Профит»
Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»
20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:
— от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.
— от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.
В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.
Расходы на проведение переговоров составили:
Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.
Ответственный за организацию
и проведение переговоров Петров И.А.
На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:
Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;
Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;
Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;
Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.
При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Бухгалтерский учет представительских расходов в 2021 году
На какой счет отнести представительские расходы в 2021–2022 годах
Представительские расходы — затраты предприятия на проведение переговоров и встреч с потенциальными контрагентами для извлечения экономических выгод, а также проведение совета директоров или иного руководящего состава.
К данной статье затрат относятся расходы:
Представительские расходы в бухгалтерском учете не нормируемы и в полной мере относятся в состав затрат по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99):
ООО «Азимут» в июне 2021 года провело переговоры с представителями ООО «Батист» о поставке производимой ими продукции и дальнейшем сотрудничестве. На организацию данной встречи было затрачено:
После официальной части переговоров ООО «Азимут» провело развлекательную программу, в которую входил фуршетный стол и выступление артистов.
Продукты для организации фуршетного стола были закуплены подотчетным лицом в сумме 8 677 руб. Приглашенным артистам было выплачено 35 800 руб.
Рассмотрим основные проводки в бухгалтерском учете.
Отражены транспортные затраты
Отражены затраты на буфетное обслуживание
Списана произведенная продукция на дегустацию
Закуплены продукты для фуршета
Продукты для фуршета списаны в затраты
Отражены затраты на артистов
Продукты для фуршета можно оформить 2 способами:
Таким образом, на проведение мероприятия ООО «Азимут» потратило 63 372,50 руб.
Как учитываются разницы между бухгалтерским и налоговым учетом
Порядок налогового учета представительских затрат регламентирован ст. 264 НК РФ. Список данных расходов закрытый, а сумма строго лимитирована. То есть такие затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах установленных норм — не более 4% от суммы расходов на оплату труда за отчетный налоговый период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
К представительским нельзя отнести затраты на организацию:
Подробнее о правилах налогового учета представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?».
Данная норма НК РФ поясняется рядом писем Минфина России. Так, затраты на организацию развлекательной программы после официальной части приема, отнесенные к представительским и уменьшающие налогооблагаемую базу при расчете прибыли, придется отстаивать в суде (письмо от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
ВАЖНО! Организации, применяющие УСН «доходы минус расходы», вообще не имеют права учитывать представительские затраты в составе расходов при расчете упрощенного налога (письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02/04/1/22).
В результате между налоговым и бухгалтерским учетом возникают постоянные и временные разницы. Такие разницы отражаются в бухгалтерском учете обособленно в соответствии с ПБУ 18/02.
Чтобы не спорить с налоговиками, руководство ООО «Азимут» решило не включать сумму затрат на развлекательную программу в состав расходов при подсчете прибыли. Таким образом, между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница:
То есть сумма не принимаемых к налоговому учету затрат равна 44 477 руб. (8 677 + 35 800). Такая разница формирует постоянный налоговый расход (далее — ПНР) и отражается в бухгалтерском учете проводкой: Дт 99.2 Кт 68 — в размере 8 895,40 руб. (44 477 × 20%).
Когда возникают постоянные разницы, постоянные налоговые расходы (доходы) и как они отражаются в бухучете, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Помимо этого, в налоговом учете необходимо рассчитать норматив — 4 % от суммы заработной платы за отчетный период.
За 1-й и 2-й кварталы 2021 года сумма затрат на оплату труда составила 435 200 руб. То есть к налоговому учету можно принять не более 4% от этой суммы, а именно 17 408 руб. (435 200 × 4%).
Поскольку сумма затрат на оплату труда в следующем квартале будет увеличена, то и остаток представительских затрат можно будет признать в будущем периоде (п. 42 ст. 270 НК РФ).
То есть образуется вычитаемая временная разница в размере 1 596,93 руб. (19 004,93 – 17 408). В бухгалтерском учете необходимо зафиксировать отложенный налоговый актив (далее — ОНА) проводкой: Дт 09 Кт 68 — в размере 319,38 руб. (1 596,93 × 20%).
Напомним, ОНА — это отложенная часть налога на прибыль, которая в будущих отчетных периодах должна привести к уменьшению исчисленного налога. При увеличении объема зарплатных выплат в 3-м и 4-м кварталах 2021 года ООО сможет сделать проводку: Дт 68 Кт 09 — на сумму 319,38 руб.
Подробнее о том, как отражать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, см. в статье «Расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом».
Итоги
Представительские расходы принимаются в бухгалтерском учете в полной мере в составе расходов по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы» в зависимости от вида деятельности компании.
В налоговом же учете перечень принимаемых представительских затрат при расчете прибыли закрыт, а сумма не может превышать 4% от начисленной (при использовании метода начисления) или выплаченной (при кассовом методе учета затрат) заработной платы. В итоге между бухгалтерским и налоговым учетом возникают разницы, учет которых регламентирован ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций».
Распространенные вопросы
Какие документы надо приложить к авансовому отчету для подтверждения оплаты банковской картой подотчетного лица?
Если подотчетник расплатился собственной банковской картой, принять авансовый отчет можно. Для этого к нему должны быть подложены следующие подтверждающие документы:
Потраченные денежные средства можно перечислить сотруднику на личную карту Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.
Как в бухгалтерском учете отражаются расходы на приобретение букетов цветов в представительских целях?
Стоимость букетов цветов можно включить в представительские расходы в бухгалтерском учете при условии, что они включены в смету, а вручение – в программу представительского мероприятия. Проводки будут стандартными:
Дт 19 Кт 71 (если есть НДС).
Можно ли учесть расходы на чай и кофе в составе представительских затрат?
В бухгалтерском учете затраты на чай и кофе, как правило, учитываются на счете 10 «Материалы», а впоследствии списываются в затраты по обычным видам деятельности.
Чтобы признать такие затраты в целях налогового учета, их нужно документально подтвердить и учитывать в составе представительских с учетом лимита 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
Перечень документов в НК не утвержден. Так, к примеру, подтвердить представительские расходы могут следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675):
Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?
Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:
В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть письма Минфина, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 и др.).
Уменьшение налогоплательщиками базы по налогу на прибыль на сумму представительских затрат очень часто приводит к спорам с налоговиками. Получите пробный доступ к Путеводителю по налогам от КонсультантПлюс и бесплатно узнайте, когда представительские расходы можно обосновать, а какие расходы лучше провести за счет чистой прибыли компании.
Представительские расходы и налог на прибыль
Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в этой статье.
Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.
Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:
Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.
Что не входит в состав представительских расходов организации?
Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:
1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.
2. Они не разрешены к включению в представительские расходы разъяснениями ФНС или Минфина.
Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).
В письме Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 указано на неправомерность списания на ПР трат на развлекательную программу (фуршет, теплоход, артистов), которая была организована после официальной части мероприятия.
Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).
Можно ли в составе представительских учесть расходы на алкоголь, узнайте тут.
Относят ли расходы к представительским при УСН?
Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:
Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.
Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.
На практике данными документами чаще всего являются:
В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.
Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.
При проведении мероприятий, как правило, назначается ответственное лицо, которому выдаются деньги под отчет. О том, как правильно оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.
В отчете о представительском мероприятии находят отражение:
Отметим, что на практике многие предприятия предпочитают отражать программу официального мероприятия не в составе отчета, а в отдельном документе.
Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).
Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.
Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.