Что определяет эффективность руководителя
Как руководителю повысить личную эффективность и не «сгореть»
Ежедневно руководитель сталкивается со множеством вызовов, непрекращающимся потоком задач и необходимостью контролировать одновременно несколько процессов, не говоря уже о постоянном взаимодействии с подчиненными, вышестоящим менеджментом и смежными подразделениями.
Поэтому повышение собственной эффективности — не прихоть или должностная обязанность, а в первую очередь личная необходимость, которая позволит более комфортно выстраивать рабочий процесс и сохранять тот самый пресловутый work-life balance.
Для руководителя существует несколько способов улучшить свою производительность в единицу времени:
Управление своим временем и расстановка приоритетов.
Оптимизация бизнес-процессов и внедрение контрольных точек.
Формирование эффективной работы с подчиненными для сохранения собственной энергии и создания новых идей, развития и улучшения основного продукта или услуги, которые компания или подразделение производит.
Последнее умение — одно из самых ценных.
Правила делегирования
Микроменеджмент, или неспособность передавать задачи подчиненным, задерживает развитие менеджера, его области ответственности и всего бизнеса. Чтобы руководитель не «выгорел» от попыток контролировать все и вся, а также не увлекался перфекционизмом, ему нужно наладить процесс делегирования. Вот шесть правил, которые в этом помогут:
Распределите задачи. Составьте список задач, которые вам нравится делать и которые вы делаете хорошо. Занимайтесь ими, все остальное можно делегировать. Отсюда следует первое правило — делегируйте то, что не умеете или что не нравится делать.
Проанализируйте свои страхи. Почему вы не хотите делегировать? Вы боитесь остаться без задач и не хотите чувствовать себя ненужным? Или не доверяете своим сотрудникам? Проанализируйте, какой из страхов мешает вам распределять задачи между подчиненными. Объясните себе, почему каждый из этих страхов нужно преодолеть.
Например, боязнь, что «они не смогут» — вы опасаетесь, что сотрудник провалит задание. Но если не учить сотрудников, они никогда не научатся. Начните с делегирования мелких задач, так вы проверите, оправданы ли ваши опасения.
Смотрите также: Как бороться с профессиональным выгоранием
Узнайте свою команду. Чтобы успешно делегировать задачи, нужно хорошо знать способности каждого работника.
Развивайте сотрудников. С каждым разом поручайте им все более сложные задания. Это нужно, чтобы постепенно снизить контроль и упростить сам процесс делегирования.
Обязательно подробно объясняйте задачу, желательно по SMART, чтобы она была конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и осязаемой. Избавьтесь от мысли «быстрее сделать самому, чем кому-то объяснять». Дополнительные уточнения сэкономят вам много времени в будущем и уберегут от необходимости переделывать задание.
Действуйте после постановки задачи. Часто руководители думают, что на постановке задачи процесс делегирования окончен. Это, конечно же, не так. После того как вы дали задание ответственному сотруднику, сделайте следующее:
Уточните, реальны ли сроки выполнения задания, нужно ли планировать дополнительное время, видит ли сотрудник на этом этапе какие-то подводные камни, которые могут появиться во время работы?
Убедитесь, что сотрудник ознакомился с задачей и знает о сроках.
Предоставьте исполнителю необходимые ресурсы.
Проверяйте этапы реализации, особенно если задача долгосрочная.
По завершении обязательно дайте обратную связь: вместе с подчиненным проанализируйте результаты, выясните, что получилось, а что требует доработки.
Эти правила не только помогают руководителю разгрузиться, но самое важное, дисциплинируют и совершенствуют самих сотрудников. Растет их степень ответственности и самостоятельности, они практикуют навык трекинга своих задач и тайм-менеджмента, повышают уровень профессионализма.
Навыки управленца
Для повышения эффективности руководителю очень полезно развивать и свои soft skills (мягкие навыки). Одной из важных компетенций сильного управленца является развитый эмоциональный интеллект, который неразрывно связан с высоким уровнем коммуникативных навыков, то есть умением качественно общаться с подчиненными, чтобы не оставалось недопонимания; самосознанием и самоконтролем — способностью анализировать и управлять своими эмоциями, сохраняя баланс даже в критических ситуациях; и эмпатией, которая помогает управленцу оценивать эмоциональное состояние других людей и взаимодействовать с ними с учетом этих знаний.
Все это поможет руководителю создать комфортную рабочую атмосферу в коллективе и добиться максимальных результатов, при этом сохраняя мотивацию и силы для работы.
10 качеств эффективного руководителя
Большинство сотрудников поддерживают руководителя, если он хороший лидер. Именно от качеств лидера зависит, насколько успешно бизнес будет функционировать. Как минимум он должен быть нацелен на результат, уметь мотивировать команду и выстраивать с ней коммуникации.
В целом руководитель успешной компании сочетает в себе комплекс различных качеств — и личностных, и преимущественно менеджерских.
1. Расширяет возможности команды, но не занимается микроуправлением
Микроменеджмент — это чрезмерный и постоянный контроль над сотрудниками. Его считают распространенной ошибкой, которую совершают управленцы, часто даже не осознавая этого. Такая привычка начальников сильно раздражает сотрудников, убивает их интерес к работе и подавляет творческое начало.
Гораздо правильнее пытаться соблюдать баланс между советами и предоставлением свободы, демонстрировать доверие подчиненным и при этом отстаивать интересы команды.
2. Продуктивен и ориентирован на результат
Сотрудники предпочитают быть частью продуктивной и успешной команды, а это сложно сделать, если лидер не задает тон.
Эксперты часто говорят о том, что руководитель должен следовать поведенческим моделям. Давно прошли те времена, когда он мог позволить себе показательно опаздывать на встречи.
Руководитель в определенной степени становится для сотрудников образцом для подражания. Вряд ли люди будут выкладываться на работе, если не видят такой же включенности в процесс со стороны менеджеров.
Правильная модель поведения означает и соблюдение сроков, и умение держать слово, и учет мнения сотрудников, а также другие элементы работы, которые важны для конкретного отдела, подразделения компании.
3. Отличается хорошими коммуникационными способностями
Эффективное общение — одна из составляющих успешного менеджмента. Предполагается, что руководитель должен уметь не только делиться информацией, но и хорошо слушать.
Часто много времени уходит на размышления о том, как выстраивать коммуникации с командой: как предоставлять обратную связь, общаться, расставлять приоритеты и т.д. При этом многие не обращают внимания на то, что говорят сотрудники, какие идеи предлагают, какими проблемами и решениями хотят поделиться.
Умение слушать — это эмоциональный и личный вклад в тех, кто на вас работает. Когда вы слушаете людей, они чувствуют, что их ценят.
4. Отмечает потенциал других людей
В книге «Супербоссы» автор Сидни Финкельштейн указывает на то, что выдающиеся руководители выискивают в своих подчиненных скрытые таланты. Благодаря им люди быстрее развиваются в профессии и повышают производительность.
Как они это делают? Не стесняются говорить со своими сотрудниками об их потенциале. Большинство менеджеров считают, что знают все сильные стороны членов своей команды, но слишком часто они не говорят о них. Как правило, они общаются с сотрудниками тет-а-тет, чтобы получить отзывы о том, что можно улучшить в работе компании.
Как правило, люди оправдывают ожидания своего лидера. Поэтому, если вы скажете сотруднику, что верите в его способность достичь более амбициозных целей в продажах, он с большей вероятностью это сделает.
5. Не игнорирует команду
Лидеры часто становятся жертвами синдрома управления по электронной почте. Когда дел становится всё больше и больше, может показаться, что эффективнее закрыть дверь в свой кабинет. Но такую ошибку обычно совершают новички.
Команде необходимо видеть и слышать своего руководителя. Хорошим менеджерам как раз важно быть уверенными в том, что они постоянно находятся на связи с персоналом.
Поэтому, если вы заметили, что стали общаться с людьми исключительно по электронной почте, лучше назначайте индивидуальные встречи.
6. Уверенно принимает решения
Сотрудники ценят того, кто может принимать решения. Но ещё важно не только какое решение принимается, но и почему. Небольшие дополнительные усилия со стороны руководителя помогают команде понять контекст и приоритеты, улучшить свои собственные будущие решения и оставаться вовлеченными.
Как только ваша команда получит больше информации и поймет ваши приоритеты и причины, по которым вы принимаете решения, запустится цикл обратной связи. Если вы будете объяснять, с чем связано принятие того или иного решения, сотрудники будут учитывать эти критерии в своей работе.
Таким образом, вы будете давать команде возможность учиться и совершенствовать результаты.
Актуальное законодательство, справочные показатели, а также экспертная поддержка в решении спорных вопросов по бухгалтерским, кадровым и юридическим тематикам.
7. Обладает позитивным мышлением
Исследования в области социологии показывают, что наше настроение заразительно. Чем больше у вас авторитета, тем выше вероятность того, что ваше настроение влияет на других.
Из этого следует, что, какое бы настроение ни было у руководителя, окружающие его обязательно уловят. Так что, если вы настроены позитивно и излучаете энергию, ваша команда с большей вероятностью будет чувствовать себя так же.
Успешные лидеры должны уметь контролировать эмоции. Поэтому, когда вы чувствуете эмоциональное выгорание, стоит выделить время на отдых, чтобы поддержать позитивный настрой.
8. Поддерживает карьерный рост и обсуждает результаты
Чтобы предоставить сотрудникам свободу проявлять инициативу и мотивировать их на высокую производительность, менеджерам необходимо сформулировать четкие ожидания, обозначить ответственность за их выполнение и быстро реагировать, когда сотрудникам требуется поддержка.
Таким образом, руководители должны не только помогать своей команде развивать навыки и продвигаться по карьерной лестнице, но и четко осознавать ожидания и давать честные отзывы о производительности.
9. Демонстрирует ответственность
Сильный лидер несет ответственность за результаты команды, какими бы они не были — хорошими или плохими. Он считает себя и своих сотрудников ответственными за определенные действия, поэтому в команде создается атмосфера серьезного подхода к делу.
Ответственность и личный пример — одни из самых мощных инструментов, помогающих завоевать доверие команды.
10. Проявляет эмпатию
Эмпатия — это понимание и осознанное сопереживание.
Это образ мышления, который позволяет лидерам:
Эмпатия помогает создать в компании комфортную атмосферу с продуктивным персоналом.
Например, если сотрудник совершает ошибку или опаздывает, то лучше сначала понять причину. Почему ошибся? Почему опаздывает? Может быть, у него проблемы в семье? Может быть, у него сложности со здоровьем?
Настоящие лидеры чутко относятся к своим командам и глубоко вникают в их мотивацию.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Компетенции руководителя: критерии эффективности
Возможность карьерного роста для многих специалистов является стимулом к повышению их профессиональной эффективности. Также доказано, что наличие в компании примеров движения по карьерной лестнице благотворно влияет на лояльность персонала и корпоративную культуру компании. Однако существует аспект, который зачастую останавливает руководителей от использования внутреннего кадрового резерва. Дело в том, что сотрудник, претендующий на позицию руководителя, может обладать знаниями, но не обладать характеристиками, необходимыми для успешной деятельности в новой роли.
Самый простой способ решения проблемы, который используют в компаниях, – направление кандидата на дополнительное обучение. Предложения на рынке образования варьируются от однодневных семинаров и интенсивных курсов по переподготовке до получения степени MBA или повышение квалификации в престижных ВУЗах. Однако в большинстве случаев предлагаемая система образования носит традиционный характер и основывается на передаче знаний и умений в виде информации, с задачей их полного усвоения. Качественным критерием такого усвоения является максимально точное воспроизведение данной информации в устной или письменной форме. Подобный формат обучения имеет преимущества, одним из которых является фундаментальность получаемых знаний. И всё же такая система имеет существенный минус, на который уже в 70-е годы прошлого века указывали представители американских и европейских бизнес – школ. При данном обучении, полученные дипломы и аттестаты, не прогнозировали и не гарантировали профессионального успеха выпускникам, успешно завершившим данное обучение. Таким образом, получение профессионального диплома по управлению, не является для руководителя гарантированным основанием того, что специалист, прошедший переподготовку, станет хорошим управленцем.
Возникает вопрос: Почему дипломы не прогнозируют и не гарантируют профессиональную эффективность их обладателей, ведь они свидетельствуют об эффективном усвоении полученных знаний? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте сформулируем его немного по-другому: являются ли знания необходимым и достаточным основанием для профессиональной эффективности? Многолетний практический опыт и современные научные исследования в области менеджмента говорят о том, что успешность руководителя определяется целым комплексом характеристик, которыми он должен обладать помимо знаний. Это означает, что полученных знаний, соискателю руководящей должности, недостаточно.
Наиболее детальное и полное своё выражение этот подход получил в теории «компетенций», основоположником которой принято считать Дэвида К. МакКлелланда. В 1973 году он опубликовал свою работу «Testing for Competence Rather Than Intelligence» которую можно считать началом движения «компетенций». В статье рассматривались исследования, доказывавшие, что традиционные академические тесты способностей и тесты на знание предмета, равно как и школьные уровни и дипломы не прогнозировали эффективное выполнение работы. Эти выводы привели МакКлелланда к тому, что он стал искать методы определения переменных «компетенций», способных прогнозировать этот уровень. Первые апробации новых методов были проведены сотрудниками дипломатической информационной службы Государственного Департамента США и работниками социального обслуживания штата Массачусетс. К 1991 году метод оценки компетенций использовался уже более чем в 24 странах мира.
Сегодня существует несколько десятков определений термина «компетенция». Я предлагаю называть компетенцией любую измеряемую характеристику человека, которая позволяет ему быть эффективным в определённом виде деятельности. А набор необходимых компетенций формируют профессиональную компетентность .
Исследования американских специалистов в области менеджмента показали, что лучшие менеджеры, независимо от специфики деятельности и уровня управления имеют практически единый профиль компетенций. То есть они обладают одними и теми же характеристиками, которые, по сути, и являются причиной и основой их успешности. На первом месте указана способность воздействовать и оказывать влияние на людей. Лучшие менеджеры обладают общей способностью оказывать влияние на окружающих с целью повышения эффективности их деятельности и функционирования компании в целом. При этом, важной особенностью этого влияния является то, что они это делают не для личной выгоды и не любой ценой. Другой характеристикой этого воздействия является такое качество, как директивность руководителя, т.е. его настойчивость в достижении поставленных целей и задач, даже вопреки мнению окружающих его людей (поленезависимость?).
В русской ментальности директивность руководителя является одной из базовых и ожидаемых характеристик, и многие напрямую связывают эффективность «начальника» со степенью его директивности. Отсюда русская тоска по «твёрдой руке». Иван IV (Грозный) и Пётр I – наиболее жестокие и «кровавые» русские цари вошли в нашу историю под прозвищем «великих».
Ещё одной общей для успешных руководителей компетенцией является ориентация на достижения . Эта характеристика тесно связана со стремлением к повышению, как своей личной эффективности, так и эффективности подчинённых. Данная компетенция ярче всего выражается, как правило, на начальном этапе функционирования компании, когда её руководитель буквально заряжает энергией всех сотрудников. По сути, она подразумевает высокую мотивацию к качественному выполнению работы на протяжении всего «контура управления», состоящего из определения целей и задач, планирования и организации деятельности, а также контроля над этой деятельностью с последующим анализом её результатов. Таким образом, данная компетенция, как и предыдущая тесно связана со следующей компетенцией лучших руководителей, которая звучит, как командная работа и сотрудничество.
Командная работа и сотрудничество предполагает эффективное делегирование полномочий, включение других людей в достижение поставленных целей и организацию работы группы таким образом, чтобы сочетание этих усилий приводило к эффекту синергии. Данный эффект делает коллективные усилия в десятки раз более успешными, чем простое сложение результатов такого же количества отдельно работающих сотрудников. Кроме чисто административных навыков, руководитель должен обладать способностью повышать командный дух и моральное состояние группы, эффективно предотвращать и разрешать возможные в ней конфликты.
Вышеуказанные управленческие компетенции тесно взаимосвязаны между собой и в максимальной степени проявляются когда органично сочетаются в одном человеке. Это и называют кластером компетенций, который и формирует, как уже говорилось выше компетентность руководителя.
В кластер управленческих компетенций, помимо трёх названных, входят также такие компетенции, как уверенность в себе/инициатива и концептуально-аналитическое мышление. У лучших руководителей данная компетенция проявляется как в качестве общей уверенности в собственных способностях и суждениях, так и в получении удовольствия от трудных заданий. В бизнес практике довольно часто встречаются примеры, когда лучшие менеджеры несут личную ответственность за проблемы и неудачи, которые, по мнению наблюдателя, произошли не по их вине. В рабочих ситуациях, инициатива может проявляться в следующих формах: 1. Стремление к тому, чтобы использовать возможности, когда они появляются; 2. Способность быстро и эффективно разрешать критические ситуации; 3. Желание расширять границы своего формального авторитета.
Во многом именно благодаря проявленной инициативе большинство сегодняшних успешных бизнесменов смогли сформировать свой первоначальный капитал в условиях широких возможностей, появившихся во время и после перестройки. А способность быстро и эффективно разрешать критические ситуации помогла им выжить после «чёрного вторника» 11 октября 1994 года и дефолта 17 августа 1998 года.
Концептуально–аналитическое мышление. Последовательное и логическое мышление – важная характеристика лучших менеджеров. Иногда его называют стратегическим мышлением. Оно позволяет определять причинно-следственную взаимосвязь событий и явлений на оси прошлое-настоящее-будущее, выявлять существующие закономерности, препятствующие или способствующие достижению поставленных целей. При этом глубина и содержательность такого анализа у успешных руководителей настолько высоки, что выводы, к которым приходит руководитель нередко являются неочевидными для подчинённых.
Все выше перечисленные компетенции были выявлены в результате сравнения явно успешных и неуспешных руководителей. Таким образом, они являются фактическими критериями успешности руководителя и могут быть использованы при определении способности или неспособности специалиста выполнять данную роль. Это подтверждается и наработками нашей бизнес школы, которая уже много лет использует длительный позитивный опыт обучения вышеуказанным управленческим компетенциям.
Личная эффективность руководителя в условиях изменений
В сегодняшней стремительно меняющейся и сложной бизнес-среде эффективный руководитель должен уметь быстро принимать решения. Быть способным реагировать на сбой, для которого нет однозначного сценария, а вокруг — бесконечные потоки неполной и не всегда достоверной информации. Оставаться деятельным, когда неопределенность достигает крайнего уровня, а работа становится сверхнапряженной и изнуряющей.
В кризисных ситуациях традиционные модели управления часто терпят неудачу. Неизвестность выходит за рамки всего, что ранее доводилось видеть в профессиональной жизни. О том, как руководителю сосредоточиться на самом важном, найти правильный баланс в работе, при этом сохранив психическое и физическое здоровье, читайте в статье практического психолога, основательницы компании Mind Practice Лизы Майер-Мараховска.
Как справиться с проблемами
Сфокусируйте внимание. Руководитель должен преодолеть инерцию и самосаботаж, чтобы поддерживать непрерывность бизнес-процессов. При этом ему нужно думать о среднесрочной и долгосрочной перспективе, уметь расставлять приоритеты.
Действия, которые ранее приводили к результатам, сегодня могут быть уже нерелевантными. Беспрецедентные кризисы требуют от руководителя беспрецедентных действий, которые в обычное время сочли бы рискованными. Успешный лидер умеет ориентироваться на новые и постоянно меняющиеся приоритеты, в условиях ограниченного времени для реакции.
Устраните инфошум. По данным исследования консалтинговой компании Bain & Company, в стрессовых ситуациях способность человека обрабатывать информацию снижается в среднем на 80%. В состоянии стресса люди плохо слышат, понимают и запоминают информацию, а продолжительность концентрации внимания сокращается до 12 минут или менее.
Эффективный руководитель быстро обрабатывает доступную информацию, умеет выделить важное. Его сообщения и коммуникации должны быть краткими и ясными. Постоянно меняющиеся вводные могут заставить руководителя откладывать принятие решений, в ожидании более надежных и точных сведений. Такая отсрочка само по себе является решением, которое способно привести к катастрофе.
Лидер должен действовать исходя из того, что уже известно, и адаптировать свою стратегию и тактику по мере появления новой информации.
Смотрите также: Начинающий руководитель. Как не наделать ошибок.
Управляйте стрессом. Во время повышенной тревоги и стресса меняется образ мышления и поведение. Эустресс — стресс дающий заряд энергии, может стимулировать только на начальном этапе. Но как только уровень адреналина снижается, возникает неблагоприятный стресс — дистресс, который отнимает силы и приводит к истощению нервной системы.
Именно он наносит ущерб и сказывается на эффективности — от снижения внимания до ухудшения производительности и качества труда. В худшем случае человек, находящийся под длительным воздействием дистресса, теряет физическое и психическое здоровье. Исследования показывают, что руководители в 8 раз чаще страдают от инфаркта и психосоматических расстройств.
Вовремя обращайтесь за помощью — это признак силы, а не слабости. Небольшие вложения в поддержку могут иметь большое значение для повышения эффективности труда и качества жизни.
Способность быстро приспосабливаться к изменяющейся среде, эмоциональная стабильность, умение отдыхать и восстанавливаться — ключевые навыки эффективного руководителя.
Оцените свои сильные стороны. Некоторые модели поведения, заложенные в детстве, могут работать в вашу пользу, другие, наоборот, сдерживают и мешают. Чтобы стать эффективным руководителем, нужно уметь оценить свои сильные и слабые стороны, понять, что нуждается в развитии и поддержке. Нужны практичность и реальный взгляд на вещи, умение быстро адаптироваться к деловой среде. Это не уникальные навыки — их можно тренировать.
Тренируйте устойчивость. Не каждое решение бывает успешным. Задача руководителя — стать устойчивым. Развить способность оставаться гибким и адаптивным под давлением. Человек легче приспосабливается к изменениям, когда понимает смысл своей работы и видит перспективу.
Эффективный руководитель не избегает жестких или непопулярных решений. Он уверенно берет на себя ответственность и умеет сосредотачивается на выработке новой программы действий. Лидер растет на проблемах. Поиск новых решений, креативность, смена привычных парадигм стимулируют личное развитие и рост профессионализма.