Что значит утвердить документ в эдо
Утверждение документов в ЭДО СБИС
1. Вставьте носитель с действующей ЭП в компьютер.
2. Открываем ваш личный кабинет:
4. В открывшемся окне входящих документов среди выберите те, которые необходимо утвердить и нажмите «утверждение».
5. Далее необходимо нажать клавишу «утвердить»
6. Если необходимо просмотреть документ нажмите на него
7. После ознакомления с документом вы можете его распечатать, либо сохранить и после чего также можете его утвердить.
8. Если необходимо утвердить большое количество документов и ознакамливаться с ними нет необходимости, то можно выбрать и утвердить их вместе.
9. На этом утверждение документов завершено, у каждого утвержденного документа статус измениться на 
Как согласовывать документы в ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, как согласовывать документы в электронном виде, оповещать исполнителей и отправлять документы на доработку.
Как согласовывать документы в СЭД
Пользователи систем электронного документооборота (СЭД) могут оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. Система сохраняет хронологию изменений в документе — так можно отследить, как менялся документ.
Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. СЭД автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.
Внутренний ЭДО
Новый статус документа видят все участники системы.
Внешний ЭДО
Порядок действий такой же, как и во внутреннем ЭДО — кроме последнего пункта.
После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». СЭД автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если система обнаружит ошибку, пользователь увидит сообщение. СЭД не отправит документ контрагенту, пока ошибку не исправят.
После того как стороны подпишут документ, данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.
Плюсы согласования в СЭД
Редактировать можно только внутренние документы — комментарии для документов внешнего ЭДО вносят в «Лист согласования», но не сам проект.
Как подписать документ из СЭД на бумаге
Какие подписи можно использовать в СЭД
При внутреннем документообороте можно использовать простую, усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронные подписи. Квалифицированные электронные подписи (КЭП) — самые надёжные, и не требуют дополнительного соглашения об использовании ЭП между контрагентами.
Простые и неквалифицированные подписи подходят для внутреннего и внешнего документооборота, но требуют отдельного соглашения. Их используют в ЭДО с деловыми партнёрами, в арбитражном суде и при обмене документами с физическими лицами. Часть услуг портала «Госуслуги» можно получить с простой подписью, но этот вид ЭП не подходит для работы с контролирующими органами (ФНС, ФСС, ПФР) и электронными торговыми площадками. Поэтому многие организации, работающие по ЭДО, заказывают КЭП для должностных лиц.
Совместная работа
Во всех СЭД и учётных программах доступна совместная работа с документами.
Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать файл перед подписанием.
Ход работы над документом отражается в разделе «Процессы». Когда все сотрудники рассмотрят предложение и выдадут своё решение, программа создаст задание — «Ознакомиться с результатами».
Согласование документов в «Астрал.ЭДО»
На главной странице пользователь видит 3 подраздела: основная информация, список ответственных лиц, подписи (организация, дата подписания, сертификат ЭП). Чтобы изменить статус, нажмите левой кнопкой мыши и выберите «Согласовать» или «Отказать в согласовании». В случае отказа, укажите причину.
После сохранения статуса система ЭДО отправит исполнителю уведомление. Чтобы узнать причину отказа, перейдите на вкладку «Ответственные», нажмите на статус «Отклонено» и посмотрите данные в колонке «Результат». После внесения правок отправьте запись на повторную проверку.
При утверждении, система автоматически подписывает документ и создаёт ответное сообщение для отправителя. Если файл предназначен для контрагента, то после согласования документ отправляется партнёру. При желании можно добавить дополнительные этапы движения документа — как внутри отделов компании, так и во внешнем ЭДО.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Что значит утвердить документ в эдо
Дата публикации 07.08.2020
Использован релиз 3.0.80
При получении от продавца Товарной накладной в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия:
Получение и отражение в учете Товарной накладной (информации продавца)
Получение электронного документа об отгрузке товаров (электронной Товарной накладной) от продавца производится:
Полученная электронная Товарная накладная (информация продавца) автоматически помещается в папку «Отразить в учете» формы списка документов «Текущие дела ЭДО».
Если в графе «Способ обработки» формы «Настройка отражения документов в учете» (рис. 2) будет установлено значение «Автоматически», то при получении электронной Товарной накладной в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)». При этом в папке «Отразить в учете» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО» в графе «Отражение в учете» появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронной Товарной накладной в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов отражения в учете», в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Выбрать соотнести полученный электронный документ Товарная накладная с сформированным вручную документом «Поступление (акт, накладная)» (рис. 5).
Просмотреть содержимое поступившей Товарной накладной (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 3).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившей Товарной накладной отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новый сформированный документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) можно:
В новом документе «Поступление (акт, накладная)», сформированном на основании полученного электронного документа Товарная накладная (информация продавца), будут автоматически заполнены следующие сведения:
ВНИМАНИЕ! В учетной системе документ «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) будет сформирован датой получения файла электронной Товарной накладной. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронной Товарной накладной, то дату документа «Поступления (акт, накладная)» необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.
В информационной строке состояния электронного обмена документа «Поступление (акт, накладная)» будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 7).
Перед проведением документа «Поступление (акт, накладная)» необходимо заполнить поле «Склад» и поле «Договор». После указания реквизитов договора, предусматривающего предъявление продавцом суммы входного НДС, в строке «Счет-фактура» появится возможность для введения информации о полученном счете-фактуре. Если продавец будет выставлять счет-фактуру в электронной форме, то программа автоматически привяжет полученный электронный счет-фактуру к документу поступления.
ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будет автоматически создан документ «Поступление (акт, накладная). В этом случае в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру.
В форме «Сопоставление номенклатуры» которую можно открыть по гиперссылке в графе «Отражение в учете» или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле «Номенклатура», выбрав соответствующую позицию из справочника «Номенклатура» (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть.
После проведения сопоставления в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму «Подбор документов учета» для формирования соответствующего документа учетной системы, т.е. документа «Поступление (акт, накладная)», как было описано ранее (рис. 5). После выполнения этих действий поле «Номенклатура» в документе «Поступление (акт, накладная)» будет автоматически заполнено соответствующими сведениями.
Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе «Поступление (акт, накладная)» автоматически (рис. 8).
Формирование и отправка Товарной накладной (информации покупателя)
После получения электронного документа Товарная накладная (информация продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:
Формирование извещения о получении происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан и отправлен продавцу (или только подписан, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 9).
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированное электронное извещение можно будет из формы просмотра электронного извещения о получении с помощью кнопки Подписать и отправить, которая появится дополнительно рядом с кнопкой Другие действия.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке «Отложенная отправка электронных документов», то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
Если после принятия к учету приобретенных товаров на основании поступившей электронной Товарной накладной претензий у покупателя нет, то он должен подписать полученный электронный документ.
Утвердить Товарную накладную (информацию продавца) покупатель может:
Просмотреть содержимое электронной Товарной накладной (информации покупателя) можно (рис. 12):
В сформированной Товарной накладной (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары получены покупателем.
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Из формы просмотра Товарной накладной, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью.
ВНИМАНИЕ! Дата фактической приемки товаров покупателем, отраженная в Товарной накладной (информации покупателя), будет соответствовать дате документа учетной системы «Поступление (акт, накладная») (рис. 13) и может отличаться от даты формирования файла Товарной накладной (информации покупателя), указанной в его идентификаторе, и от даты подписания.
После завершения обмена электронной Товарной накладной в строке состояния документа «Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 13).
Контроль наличия первичной документации при использовании 1С-ЭДО
Если в отношении бухгалтерских документов нужно вручную ставить галочки о получении или подписании, то при использовании электронного документооборота статусы электронных и связанных с ними других документов учета меняются автоматически.
Когда пользователь выполняет регламентные операции, документ получает разные состояния электронного документооборота:
Состояние ЭДО в перечне учетных документов
Продавец перед тем, как отправить партнеру электронный документ, создает первичный документ и проводит его. Затем на его основании создается электронный документ и подписывается ЭЦП.
По документам партнеров, с которыми настроен ЭДО, в перечне документов реализации отражается состояние ЭДО.
Для контроля первичной документации, по которой не завершены регламентные операции, используется отбор. Пользователь нажимает кнопку «Еще» и выбирает «Настроить список». Открывается окно, и в нем пользователь слева находит «Состояние ЭДО» и нажимает кнопку «Выбрать».
Чтобы отобрать документы реализации, требуется добавить поля со значением «Не равно»:
Если у документа реализации стоит один из указанных статусов ЭДО, то первичный учетный документ не нужно контролировать.
После добавления пользователь нажимает «Завершить редактирование». Использование фильтров позволяет сформировать перечень документов, которые требуется проконтролировать.
Аналогично пользователь формирует перечень документов поступлений. Когда покупатель получает электронный документ от поставщика, он его проверяет, подписывает ЭЦП и отражает в учете.
Чтобы отобрать документы поступления, требуется добавить поля со значением «Не равно»:
Состояние ЭДО в перечне электронных документов
Из перечня документов по поступлению или реализации пользователь переходит в рабочее место «Текущие дела ЭДО» — нажимается кнопка «ЭДО» и выбирается соответствующая команда.
«Текущие дела ЭДО» — специальное рабочее место, через которое пользователь может работать с электронными документами, для которых ЭДО не завершен. С левой стороны находятся группы возможных действий, выполняемых с электронными документами, а с правой стороны — сам перечень электронных документов. Для перечня этих документов можно использовать быстрый отбор.
В папке блока «Входящие» наличие необработанных электронных документов означает, что по соответствующим учетным документам ЭДО не завершен. Пользователь, ответственный за обработку электронных документов, должен периодически анализировать рабочее место «Текущие дела ЭДО» и выполнять операции, которые требуются для документов в блоке «Входящие».
В папке «На контроле» группы «Исходящие» находятся документы, по которым нужно совершить определенные действия, но другими участниками обмена документами (партнерами или оператором ЭДО). Если документы «На контроле» находятся длительное время, то сотрудник, ответственный за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, должен связаться с ними для завершения ЭДО. Если он получит информацию, что контрагент не может выполнить требуемые операции с электронными документами по каким-то причинам, тогда необходимо найти другой способ оформить и подписать первичку по этой сделке.
Обмен с контрагентами по ЭДО нужно совершать регулярно и при этом контролировать необработанные документы в «Текущих делах ЭДО».
Электронный документ при необходимости открывается из связанного с ним учетного документа — нажимается кнопка «ЭДО» и далее выбирается «Посмотреть электронный документ».
Кроме того, перейти в электронный документ можно через общий список — пройти по гиперссылке «Архив ЭДО» в форме «Текущие дела ЭДО».
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.