Что значит унифицировать документ
Унификация документов
Источник:
«ПОЛОЖЕНИЕ О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (ЕСКК ТЭИ) БАНКА РОССИИ»
(утв. ЦБ РФ 19.07.2000 N 116-П)
Смотреть что такое «Унификация документов» в других словарях:
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Унификация (в технике) — Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и… … Большая советская энциклопедия
унификация бухгалтерских документов — Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика
УНИФИКАЦИЯ — (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд … Экономический словарь
Унификация — П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия. 2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Унификация — I Унификация (от Уни. и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров,… … Большая советская энциклопедия
УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой бухгалтерский словарь
УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой экономический словарь
Первичные учётные документы: инструкция по применению
Первичные учётные документы или попросту первичка — это основа для учёта. Без них не будет ни бухгалтерской, ни налоговой отчётности. Поэтому бухгалтеры так настойчиво требуют вовремя составлять их и сдавать в бухгалтерию. Рассказываем, для чего нужна первичка, как её оформлять и хранить.
Для чего нужна первичка
Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.
Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.
Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.
Формы первичных документов
Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.
В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.
На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.
Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:
Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.
Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2018 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.
Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).
Когда можно применять только унифицированные формы
Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.
Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.
Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Можно ли оформлять первичку в валюте
В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.
Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:
Как вносить исправления в первичные документы
Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.
Чтобы внести исправление в бумажный документ, нужно выполнить следующие действия.
Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.
Нужно ли заверять первичку печатью
В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.
Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.
Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.
Как организовать хранение первичных документов
Согласно п. 6 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
После того, как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.
Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.
Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.
О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Для большинства документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.
Что делать при утере документов
Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.
Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.
Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.
Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.
Ответственность за отсутствие документов
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:
За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.
Станьте пользователем сервиса «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.
Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?
На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.
Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:
Унифицированная документация по учету кассовых операций
Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:
Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.
Итоги
У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).
Унификация структуры текста служебного документа
Унификация структуры текста служебного документа
кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».
Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.
Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.
Документ состоит из тринадцати разделов:
На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.
Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:
Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:
Устав общества должен содержать:
В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.
Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.
Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:
В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».
Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.
Электронная «первичка»
Очевидно, что рост экономической активности в стране происходит за счет увеличения оборотов в отдельных предприятиях и организациях, что в свою очередь сопровождается повышением количества учетных документов. В связи с этим вполне понятно желание руководства фирм сократить и упростить документооборот на предприятии. Практика показывает, что одним из возможных путей решения этой проблемы является переход на электронный документооборот. Действительно, создание и хранение документов в электронном виде сулит явные преимущества. Однако в данном случае, как, впрочем, и в любом другом деле, необходимо соблюдать нормы действующего законодательства.
Что разрешено?
Пунктом 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Постановления Росстата, утверждающие унифицированные формы первичных учетных документов, тоже нередко содержат указание на возможность их составления на машинных носителях информации. Вместе с тем это отнюдь не означает, что первичный документ, единственной формой которого является электронный файл, признается оформленным надлежащим образом.
Именно это требование (об обязательном наличии ЭЦП) и является главной причиной, сужающей сферу применения документов в электронном виде. Напомним, что в настоящее время коммерческие организации используют электронные документы во «внешних» взаимоотношениях:
–с налоговыми органами (представление налоговых деклараций через Интернет);
–с банками (проведение операций по расчетным счетам);
–с государственными и муниципальными заказчиками либо специализированными организациями (при представлении заявки на участие в торгах с целью заключения контракта на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд).
–сертификат ключа подписи не утратил силу (действует) на момент проверки или подписания электронного документа при наличии доказательств момента подписания;
–подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
–ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
При этом сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра (ст. 3 указанного закона).
Как быть с « первичкой»?
Итак, можно ли какие-то виды первичных документов не оформлять на бумаге, а ограничиться только созданием их в электронном формате? Прежде чем ответить на этот вопрос, логично вспомнить, какие документы относятся к первичным.
Известно, что львиная доля форм «первички» утверждена соответствующими постановлениями Росстата. Поэтому, чтобы не быть голословными, делая выводы, обратимся непосредственно к установленным образцам документов. При этом нужно помнить следующее. Несмотря на то, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться, все реквизиты, утвержденные Росстатом, должны оставаться без изменения. Организациям предоставлено право вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Однако (обратите внимание!) удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 ). Именно этим основополагающим принципом мы и будем руководствоваться в дальнейшем.
Учет труда и его оплаты
Следующий документ по учету кадров – личная карточка работника (форма № Т-2). Инструкция вновь содержит указание на то, что в разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой вносимой записью администрация обязана ознакомить работника под расписку. Для выполнения этого требования предусмотрена графа 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Полагаем, что вывод о невозможности составления формы № Т-2 в виде электронного файла уже не вызывает сомнений.
В отношении штатного расписания (форма № Т-3) установлено, что оно утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Как видим, в данном случае инструкция не содержит указания на наличие личных подписей работников. Это означает, что данный документ может быть только электронным. Однако с большой долей вероятности можно утверждать, что при проверке инспекторы потребуют представить его бумажный вариант. К тому же незначительное количество экземпляров, в которых составляется на предприятии штатное расписание, никоим образом не влияет на объемы документооборота фирмы. В принципе этот вывод можно распространить и на форму № Т-7 «График отпусков».
Следующая группа унифицированных документов может быть представлена такими формами:
– № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» и № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
– № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
– № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» и № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)».
Мы позволили себе объединить их в одну группу по одной простой причине – в каждом из них присутствует обязательный реквизит «Личная подпись работника». И вновь вывод очевиден.
Еще одна группа форм касается направления сотрудников в командировку (приказ форм № Т-9 и Т-9а, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а). Все перечисленные документы должны составляются в бумажном варианте, поскольку требуют проставления не только подписей (в том числе должностных лиц сторонних организаций), но и печатей.
Во втором разделе постановления представлены документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Он включает в себя:
–табели учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13);
–расчетно-платежную, расчетную и платежную ведомости (Т-49, Т-51, и Т-53 соответственно);
–журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53);
–лицевые счета (Т-54, Т-54а);
–записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (Т-60), записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Т-61);
–акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Т-73).
Понятно, что все перечисленные формы (за исключением Т-49, Т-53 и Т-73, в которых требуется проставление личных подписей работников) заполняются работниками бухгалтерии и предназначены исключительно для «бухгалтерских» целей – расчет выплат, причитающихся работникам. Поэтому, казалось бы, ничто не мешает создавать их в компьютере и не распечатывать. Однако, на наш взгляд, этот вывод поспешен и не отвечает требованиям действующего законодательства. Поясним сказанное. Для этого напомним, прежде всего, содержание п. 5 ст. 9Закона о бухгалтерском учете, которым установлено, что внесение исправлений в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских, исправления в которых недопустимы) производится лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Очевидно, что это положение предусмотрено для бумажных вариантов «первички».
Кроме того, обращаем внимание на ст. 16 Закона об информации[1]. В ней сказано, что обладатель информации обязан обеспечить ее защиту от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий. А теперь зададимся вопросом о том, насколько эффективно защищены от исправлений электронные документы, хранящиеся в компьютере бухгалтера-расчетчика. Наверное, некоторые смогут утверждать, что на их предприятии обеспечена должная защита компьютерных файлов. Однако отнюдь не все организации могут быть уверенными в этом. Получается, что исправления в бумажных вариантах документов выявить достаточно легко – визуально. Однако сделать это в электронных документах значительно сложнее.
И еще один аргумент состоит в том, что, придя на проверку, контролеры могут потребовать представления табелей, расчетных ведомостей, лицевых счетов в бумажном варианте. Эти документы подтверждают расходы предприятия на оплату труда, а значит, для целей налогообложения прибыли они должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства, которое, в частности, устанавливает обязательное наличие в табелях, например, подписи руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Таким образом, для обеспечения исполнения буквы закона этим лицам следует проставить ЭЦП на электронном документе. Сколько предприятий готовы воплотить это в жизнь?
Учет материалов
Выписывать и представлять поставщикам и другим контрагентам доверенности в электронном виде теоретически, конечно, можно, если между предприятиями налажен электронный документооборот. Вместе с тем в большинстве случаев избежать распечатки этих документов не удастся.
Остальные формы (за исключением акта о приемке материалов М-7 и карточки учета материалов М-17) содержат обязательные реквизиты в виде личных подписей материально ответственных лиц («сдал», «принял»), а также «отпуск разрешил». Форма М-7 применяется в случае приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика (составляется также при приемке материалов, поступивших без документов) и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. В инструкции по заполнению указано, что этот акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Таким образом, и форма М-7 должна оформляться на бумажном носителе.
Составление карточки учета материалов М-17 только в виде электронного документа также не соответствует требованиям нормативных актов, в частности зарегистрированным в Минюсте Методическим указаниям по учету МПЗ[2]. Этот документ предоставляет организации право самостоятельно выбрать вариант учета материалов на складах[3], тем не менее в любом случае невозможно избежать личных подписей ответственных лиц (кладовщика, бухгалтера, получателя материалов).
Иногда можно услышать мнение о том, что организация, выбравшая автоматизированный способ учета, всю складскую «первичку» может формировать только в компьютере. Более того, автору известны предприятия, на которых весь учет материалов (количественный и стоимостный) осуществлял только бухгалтер. При этом оприходование материалов производилось на основании документов поставщиков, а списание в производство – по окончании месяца исходя из количества выпущенной продукции и установленных руководителем норм расхода. Кладовщик в свою очередь выполнял только техническую работу по складу, нигде не расписывался и об остатках материалов, числящихся за ним в компьютерном учете, не знал. Нужно ли говорить о том, что такая организация работы сотрудников далека от правил бухгалтерского учета?! Да и вероятность искажения налогооблагаемой прибыли тоже не вызывает сомнений.
Действительно, в силу п. 140 Методических указаний по учету МПЗ автоматизированный учет материалов вполне допустим. Однако речь в данном случае идет об обработке существующих первичных учетных документов с использованием средств вычислительной техники. При этом все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. Такими регистрами, в частности, являются ведомости, в которых отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме.
Складская «первичка», как и любые другие документы, признается составленной должным образом при наличии личных подписей ответственных лиц либо их замены ЭЦП. В противном случае сведения, хранящиеся в компьютерных файлах, первичными учетными документами не являются, поскольку не позволяют решить основные задачи бухгалтерского учета и, в частности, учета материально-производственных запасов. Напомним, что такими задачами являются контроль за обеспечением экономного и рационального расходования материалов в производстве, достоверность данных об их остатках, контроль за сохранностью запасов в местах их хранения и на всех этапах их движения.
Учитывая изложенное, представляется, что применять ЭЦП в практике складского учета весьма затруднительно. Это означает, что использовать электронные первичные документы в данной ситуации практически невозможно. В противном случае налоговики смогут доказать нарушение организацией требований п. 1 ст. 252 НК РФ, устанавливающего обязанность оформлять документы, подтверждающие произведенные расходы (отпуск материалов в производство), в соответствии с законодательством РФ.
Что в итоге?
Считаем, что для проведения исследования по заданной нами теме совсем не обязательно анализировать каждую утвержденную унифицированную форму. За рамками статьи остались бланки, введенные постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (учет кассовых операций и результатов инвентаризаций), от 21.01.2003 № 7 (учет основных средств), от 25.12.1998 № 132 (учет торговых операций) и т. д. Вместе с тем при ответе на вопрос о том, законно ли не распечатывать составленный в компьютере первичный документ, бухгалтер, как и в рассмотренных выше ситуациях, должен исходить из состава реквизитов конкретной унифицированной формы и возможности заменить личную подпись ответственных лиц (а в ряде случаев еще и печать организации) ЭЦП.
Как известно, организации предоставлено право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов. Однако и это не может повлиять на решение анализируемого вопроса в пользу электронных документов. Сдерживающим фактором в данном случае является условие пп. «ж»п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете о том, что такие формы должны содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Следует отметить, что сфера применения электронных документов в ближайшее время, скорее всего, существенно не расширится. Это подтверждается и проектом нового закона о бухгалтерском учете, опубликованным Минфином. Этот документ, по нашему мнению, также не предусматривает кардинальных изменений по рассматриваемой проблеме.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.