Что значит унифицированная форма документа

Классификатор ОКУД

ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации.

В Российской Федерации применяется единая система кодирования и классификации информационных массивов. Она состоит из отдельных классификаторов, охватывающих различные области предоставляемой в органы статистики информации. Известны общероссийские классификаторы, например, ОКОФ (основные фонды), ОКУН (услуги населению), ОКЕИ (единицы измерения) и ряд других. Частью этой системы является ОКУД – классификатор управленческой документации, применяемый, как и другие, в общероссийском масштабе.

ОКУД: назначение и история изменений

ОКУД (или ОК 011-93) утвержден 30/12/93 г. Госстандартом, постановлением №299, начал действовать с 01/07/94 г. Классификатор неоднократно уточнялся и дополнялся. В настоящее время действует редакция документа от 12/12/18 г.

Госстандарт подготовил еще одно изменение (108) от 27/12/18 г. Оно вступает в силу с 01/03/19 г. Текст изменений официально публикуется в информационном указателе «Нацстандарты». Кроме очевидной цели – уменьшения количества применяемых бланков, классификатор необходим для решения определенных проблем учета и обработки информации, таких как:

На заметку! Ранее в России применялся общесоюзный КУД под номером 1 89 012.

Классифицируются документы общероссийские, применяемые в межотраслевом, межведомственном документообороте и разрабатываемые в министерствах (ведомствах).

Структура ОКУД

Классификатор представляет собой перечень наименований и кодов форм документации, сгруппированных по блокам-системам: организационно-распорядительной, первичной учетной, устанавливаемой Банком РФ и прочей документации.

Каждый такой блок сам объединяет схожие группы документов, например, организационно-распорядительный состоит из сгруппированных форм по созданию, ликвидации, реорганизации. В каждой такой группе собраны документы одного вида.

Исходя из сказанного, можно определить структуру кода:

Пример: код по ОКУД 02 11 111 7, «Положение об организации». Класс 02 — «организационно-распорядительные», подкласс 11 – «по созданию организации», 111 — «регистрационный порядковый номер положения об организации». Расшифровав код, можно получить полную информацию о бланке и его назначении. Цифра, контролирующая правильность введения кода, — 7.

Для некоторых групп документов код может несколько видоизменяться в связи со сложившейся практикой кодировки. Например, класс 03 содержит еще одно звено кода. Особо выделяются группы документов по учету сельхозпродукции, сырьевых сельскохозяйственных запасов, по отраслям.

Классы 60-79 в документе не приводятся. Они закреплены за российскими Вооруженными Силами.

На базе действующего ОКУД федеральные исполнительные властные структуры могут создавать собственные формы для подконтрольных организаций, согласовывая их создание с Комитетом по статистике (пост. Пр-ва №835 от 8/07/97 г.). Они используют класс 03. Если создаются отраслевые либо ведомственные классификаторы и возникнет необходимость создания новых классов, используются зарезервированные создателем коды от 80 до 99.

Документы организации и ОКУД

При разработке внутриорганизационной документации, не относящейся к унифицированной (или утверждении к применению унифицированной), нередко возникает вопрос об ОКУД. Обязательно ли при утверждении отдельных документов или альбома унифицированных форм в организации применять ОКУД или действовать по правилам его формирования при разработке собственных форм? Относится ли этот реквизит к обязательным?

ФЗ-402 от 6/12/11 г., ст. 9, определяет обязательные реквизиты документа:

Код ОКУД, как обязательный, в ФЗ не поименован, из чего следует, что отсутствие ОКУД не лишает документ законной силы. Ведомственные документы подтверждают эту позицию (например, документ Минфина №ПЗ-10/2012 от 4/12/12 г., письмо Роструда №ПГ/1487-6-1 от 14/02/13 г.).

В то же время если в организации повсеместно используется ОКУД унифицированных форм, то нарушением это не является. При скачивании формы из сети или использовании типографской ОКУД может отсутствовать по причине, указанной выше: он является необязательным реквизитом либо форма не является унифицированной.

Чтобы точно определить ОКУД документа, следует обратиться с запросом в статистический орган. Ожидание ответа может занять некоторое время. Ускорить получение сведений можно, зайдя на официальный сайт Госкомстата и найдя информацию самостоятельно. Официальный запрос имеет смысл в случае, если эту информацию необходимо затем предоставлять в официальные инстанции, например, в суд.

Источник

Унифицированная форма документа

Источник:

Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций»

Смотреть что такое «Унифицированная форма документа» в других словарях:

унифицированная форма документа — УФД Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие… … Справочник технического переводчика

унифицированная форма документа — 45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации Источник: ГОСТ Р 51141 98:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

унифицированная форма документа организации — 2.28 унифицированная форма документа организации: Унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

унифицированная форма документа, УФД — 2.24 унифицированная форма документа, УФД: Созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

общероссийская унифицированная форма документа — 2.26 общероссийская унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской унифицированной системы документации и обязательная для применения на всей территории Российской Федерации в определенном виде… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа — 2.27 отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документа́ция медици́нская — система документов установленной формы, предназначенных для регистрации данных лечебных, диагностических, профилактических, санитарно гигиенических и других мероприятий, а также для их обобщения и анализа. Во всех однотипных медицинских… … Медицинская энциклопедия

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме. Источник: Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных … Официальная терминология

КАРТОЧКА УЧЕТА В РЕГИСТРЕ — унифицированная форма документа, включающая совокупность реквизитов, установленных для идентификации объекта регистра и расположенных в определенном порядке на бумажном или магнитном носителе … Большой бухгалтерский словарь

Источник

Зачем нужна унифицированная форма Т-2

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:

С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.

Бланк формы Т-2 можно скачать на нашем сайте:

Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:

После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.

О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».

Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2

Карточка содержит 11 разделов:

1) основная информация о сотруднике;

2) информация из военного билета;

3) информация о работе на текущем месте;

4) сведения о проведении аттестации;

5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;

7) заслуги сотрудника;

8) информация об отпусках;

9) льготы социального характера;

10) прочая информация о сотруднике;

11) причина прекращения работы в компании.

Унифицированная форма Т-2: образец заполнения

Ниже представлен образец заполнения унифицированной формы Т-2.

Унифицированная форма Т-2 для ВУР

Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.

Указанная форма состояла из 3 разделов:

Скачать бланк и образец формы Т-2 ВУР можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».

Итоги

Унифицированная форма Т-2 заполняется на каждого сотрудника при приеме его на работу и продолжает заполняться и дополняться в течение всего периода работы в компании. Указанная форма используется также для ведения воинского учета.

Источник

Унифицированные формы первичной документации

В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета.

При этом документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 этого Закона.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Учитывая изложенное, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом, содержащим перечисленные выше реквизиты и оценку в денежной форме.

Унифицированные формы первичной документации

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

При этом, по-прежнему обязательны формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.

К ним относятся, во-первых, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации:

— приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

— платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49).

При этом формы документов, которые прямо не поименованы в указанном Положении (например, авансовый отчет (форма АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)), можно изменять самостоятельно.

— транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), подтверждающие заключение договора перевозки;

— экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), свидетельствующие о заключении договора транспортной

В-третьих, документы по учету труда и его оплаты, принятые в целях реализации требований Трудового кодекса.

Перечисленные документы содержат реквизиты, которые в Законе о бухгалтерском учете не отмечены как обязательные, однако в силу требований иных законодательных актов и специфики хозяйственных операций, которые оформляются этими документами, такие реквизиты должны присутствовать.

Таким образом, унифицированные формы первичных документов необходимо использовать при оформлении кассовых операций, операций по перевозке грузов, а также при учете труда и его оплаты.

Остальные унифицированные формы первичной учетной документации организация вправе отредактировать в соответствии со спецификой своей хозяйственной деятельности.

При этом организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.

О возможности учесть расходы в целях налогообложения прибыли, подтвержденные первичными учетными документами, составленными по унифицированным формам

Глава 25 НК РФ устанавливает обязательное требование о надлежащем документальном подтверждении расходов, при этом надлежаще подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

И именно первичные учетные документы должны подтверждать расходы для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, то такие расходы являются надлежаще документально подтвержденными и могут учитываться в целях налогообложения прибыли.

Ответственность за отсутствие первичных документов

За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:

в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период;

в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов;

Источник

Что значит унифицированная форма документа

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Russian Classification of Management Documentation

Дата введения 1994-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департаментом информатизации Центрального банка России, Акционерным обществом «Финтех», Вычислительным центром (ВЦ) Госкомстата России, Всероссийским центром производительности (ВЦП) Минтруда России, Пенсионным фондом России, Объединением ИнформВЭС МВЭС России

ВНЕСЕН Главным управлением технической политики в области стандартизации Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299

3 ИЗДАНИЕ (сентябрь 2005 г.) с Изменениями N 1 (ИУС 3-97), N 2 (ИУС 9-98), N 3 (ИУС 9-98), N 4 (ИУС 7-99), N 5 (ИУС 10-99), N 6 (ИУС 5-2000), N 7 (ИУС 10-2000), N 8 (ИУС 11-2000), N 9 (ИУС 8-2001), N 10 (ИУС 12-2001), N 11 (ИУС 12-2001), N 12 (ИУС 12-2001), N 13 (ИУС 2-2002), N 14 (ИУС 5-2002), N 15 (ИУС 11-2002), N 16 (ИУС 12-2002), N 17 (ИУС 2-2003), N 18 (ИУС 8-2003), N 19 (ИУС 8-2003), N 20 (ИУС 12-2003), N 21 (ИУС 7-2004), N 22 (ИУС 2-2005), N 23 (ИУС 3-2005), N 24 (ИУС 5-2005), N 25 (ИУС 7-2005), N 26 (ИУС 10-2005).

Примечание изготовителя базы данных:

ВНЕСЕНЫ Изменения: N 27/2005 (ИУС 11, 2005), N 28/2005 (ИУС 3, 2006), N 29/2006 (ИУС 5, 2006), N 30/2006 (ИУС 6, 2006), N 31/2006 (ИУС 1, 2007 с Поправкой 2/2018 ИУС N 4, 2018), N 32/2006 (ИУС 8, 2006), N 33/2006 (ИУС 11, 2006), N 34/2006 (ИУС 11, 2006), N 35/2006 (ИУС 11, 2006), N 36/2006 (ИУС 3, 2007), N 37/2007 (ИУС 6, 2007), N 38/2007 (ИУС 6, 2007), N 39/2007 (ИУС 7, 2007), N 40/2007 (ИУС 10, 2007), N 41/2007 (ИУС 11, 2007), N 42/2007 (ИУС 2, 2008), N 43/2007 (ИУС 2, 2008), N 44/2007 (ИУС 3, 2008), N 45/2008 (ИУС 6, 2008), N 46/2008 (ИУС 10, 2008), N 47/2008 (ИУС 10, 2008), N 48/2008 (ИУС 1, 2009), N 49/2008 (ИУС 1, 2009), N 50/2009 (ИУС 5, 2009), N 51/2009 (ИУС 5, 2009), N 52/2009 (ИУС 7, 2009), N 53/2009 (ИУС 8, 2009), N 54/2010 (ИУС 6, 2010), N 55/2010 (ИУС 6, 2010), N 56/2010 (ИУС 10, 2010), N 57/2010 (ИУС 11, 2010), N 58/2010 (ИУС 2, 2011), N 59/2010 (ИУС 3, 2011), N 60/2010 (ИУС 3, 2011), N 61/2011 (ИУС 12, 2011), N 62/2011 (ИУС 1, 2012 с Поправкой 3/2018 ИУС N 4, 2018), N 63/2011 (ИУС 1, 2012), N 64/2012 (ИУС 3, 2012), N 65/2012 (ИУС 8, 2012), N 66/2012 (ИУС 8, 2012), N 67/2012 (ИУС 8, 2012 с Поправкой 4/2018 ИУС N 4, 2018), N 68/2012 (ИУС N 2, 2013), N 69/2013 (ИУС 6, 2013), N 70/2013 (ИУС 9, 2013), N 71/2013 (ИУС 12, 2013), N 72/2014 (ИУС 7, 2014), N 73/2014 (ИУС 7, 2014), N 74/2014 (ИУС 10, 2014 с Поправкой 5/2018 ИУС N 4, 2018), N 75/2014 (ИУС 10, 2014), N 76/2014 (ИУС 10, 2014), N 77/2014 (ИУС 10, 2014 с Поправкой 6/2018 ИУС N 4, 2018), N 78/2014 (ИУС 10, 2014 с Поправкой 7/2018 ИУС N 4, 2018), N 79/2014 (ИУС 10, 2014), N 80/2014 (ИУС 10, 2014), N 81/2014 (ИУС 10, 2014), N 82/2015 (ИУС 9, 2015), N 83/2015 (ИУС 11, 2015), N 84/2015 (ИУС 11, 2015), N 85/2015 (ИУС 3, 2016), N 86/2015 (ИУС 3, 2016), N 87/2016 (ИУС 7, 2016), N 88/2016 (ИУС 7, 2016), N 89/2016 (ИУС 7, 2016), N 90/2016 (ИУС 9, 2016), N 91/2016 (ИУС 9, 2016), N 92/2016 (ИУС 10, 2016), N 93/2016 (ИУС 11, 2016), N 94/2016 (ИУС 11, 2016), N 95/2016 (ИУС 3, 2017), N 96/2016 (ИУС 3, 2017), N 97/2017 (ИУС N 8, 2017), N 98/2017 (ИУС N 9, 2017), N 99/2017 (ИУС N 9, 2017), N 100/2017 (ИУС N 11, 2017), N 101/2017 (ИУС N 12, 2017), N 102/2017 (ИУС N 3, 2018), N 103/2017 (ИУС N 3, 2018), N 104/2018 (ИУС N 8, 2018), N 105/2018 (ИУС N 9, 2018), N 106/2018 (ИУС N 11, 2018), N 107/2018 (ИУС N 2, 2019), N 108/2018 (ИУС N 3, 2019), N 109/2019 (ИУС N 4, 2019), N 110/2019 (ИУС N 7, 2019), N 111/2019 (ИУС N 8, 2019), N 112/2019 (ИУС N 9, 2019), N 113/2019 (ИУС N 9, 2019), N 114/2020 (ИУС N 4, 2020), N 115/2020 (ИУС N 8, 2020), N 116/2020 (ИУС N 8, 2020 с Поправкой 8/2020 ИУС N 9, 2020), N 117/2020 (ИУС N 8, 2020), N 118/2020 (ИУС N 8, 2020), N 119/2020 (ИУС N 8, 2020), N 120/2020 (ИУС N 1, 2021), N 121/2020 (ИУС N 1, 2021), N 122/2020 (ИУС N 1, 2021), N 123/2021 (ИУС N 6, 2021), N 124/2021 (ИУС N 6, 2021), N 125/2021 (ИУС N 9, 2021), N 126/2021 (ИУС N 9, 2021), N 127/2021 (ИУС N 9, 2021), N 128/2021 (ИУС N 10, 2021).

ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 4, 2018 год; поправка 1/2018, опубликованная в ИУС N 4, 2018 год

Поправки внесены изготовителем базы данных

Введение

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

— регистрации форм документов;

— упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

— сокращения количества применяемых форм;

— исключения из обращения неунифицированных форм документов;

— обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

— контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

— рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

— блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также «Индекс», а для отчетно-статистической документации и «Периодичность» представления унифицированных форм документов.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60-го по 79-й включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных сил Российской Федерации в установленном им порядке.

В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необходимости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов 80-99.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Источник