Что значит суточные в командировке
Что такое суточные расходы в командировке?
Что входит в суточные
Состав суточных расходов, в целях покрытия которых работнику полагаются суточные выплаты, не регламентируется законом, хотя они обособляются в нормативном регулировании от издержек на транспорт и проживание (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положения)).
Размер суточных работодатель определяет во внутрикорпоративных актах. Выплаты в размере до 700 рублей при командировках по России и до 2500 рублей при поездках работников за рубеж не облагаются налогом и соцвзносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Суточные обычно тратятся на питание. Но командируемый может их потратить на что угодно по своему усмотрению — отчитываться по содержанию таких расходов он не обязан.
Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу
Как при поездках по России, так и при командировках за границу сумму суточных определяют по формуле:
РС — расчетный размер суточных;
СД — сумма суточных в расчете на день, установленная локальным нормативом;
Д — длительность командировки в днях (включая дни в пути).
ВАЖНО! Если суточные командированный потратил не полностью, то неизрасходованный остаток в кассу работодателя возвращать не нужно — в отличие от той части аванса, что направляется на покрытие расходов по жилью и транспорту.
Если суточных работнику не хватило, то он может потратить на текущие расходы свои деньги при условии согласования данных расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Впоследствии эти расходы компенсируются.
Выплачиваются ли за один день суточные
Если командируемый решает свои производственные задачи на территории России, то суточные ему не полагаются. При командировке за границу — назначаются в величине 50% от тех, что установлены внутрикорпоративными актами для зарубежных командировок длительностью более 1 дня (п. 20 Положения). То есть «заграничные» суточные при однодневной командировке будут облагаться НДФЛ с суммы более 1250 рублей.
ВАЖНО! Работодатель вправе издать локальный норматив, по которому даже при однодневных командировках по РФ сотруднику гарантируются выплаты на текущие расходы вместо суточных. При условии документального подтверждения данных затрат НДФЛ на них можно не начислять (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).
Облагаются ли суточные страховыми взносами подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.
Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.
Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.
Каков порядок оплаты суточных в выходные
Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:
Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.
Итоги
Что такое суточные расходы в командировках, достаточно детально разъясняют постановление 749 и ТК РФ. При командировке, что длится 1 день, по РФ такие выплаты не полагаются, при поездках за рубеж — назначаются в размере 50% от «иностранных» суточных.
Узнать больше о расчете различных выплат при командировках вы можете в статьях:
Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Разберем, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу
За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).
Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):
Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.
Пример определения суточных при командировках по России
Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.
Размер суточных
Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.
Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:
В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.
Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:
Суточные при командировках за рубеж
Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:
Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.
Суточные при командировке в государства СНГ
Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:
Суточные при однодневной командировке
Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.
Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).
Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.
Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ
Суточные в командировке. Вопросы начисления и выплаты
Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
И почему-то сложилось устойчивое мнение, что:
Однако это не совсем так.
Начнем с того, что затраты на питание, одежду и другие личные потребности работника — его личные проблемы. Он получает зарплату, и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в командировку и назад, проживание и другие, документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания — обязана, а вот кормить — отнюдь.
Тем более, что и рацион питания у каждого свой. Кому-то на весь день достаточно бутылки кефира и полбатона, ну а кто-то не мыслит обеденного меню без дефлопе с семечками кациуса и крутоном (не путать с гренкой: ведь гренка не может стоить восемь долларов, а крутон — может).
Суточные же выдаются на компенсацию тех расходов, которые нельзя заранее учесть и документально подтвердить которые не представляется возможным.
Например, затраты на проезд в общественном транспорте в месте командирования, шоколадка, по старой доброй традиции, вручаемая секретарше начальника, с которым надо будет общаться, телефонные переговоры со своим руководством по личному мобильному телефону, и т. д., и т. п., и пр. Все эти расходы документально подтвердить весьма сложно, а зачастую даже теретически невозможно. В месте постоянной работы они бы не возникли, а компенсировать их сотруднику необходимо. Ведь они однозначно направлены на решение тех задач, для которых сотрудник и был направлен в командировку.
Автор еще застал те времена, когда суточные жестко регламентировались (и сам ездил в командировки, получая суточные в размере 2 руб. 60 коп., а в Заполярье или на Дальнем Востоке — 3 руб. 50 коп.).
В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.
Но при этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу — 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, с превышающей этот размер суммы необходимо будет начислить и страховые взносы, за исключением взносов на травматизм (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (там же).
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха и других объективных условий.
Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства — поезда, самолета, автобуса, парохода и т. п. — от места (населенного пункта) постоянной работы (а не места проживания сотрудника) (п. 4 Положения).
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
Если поезд отправляется 05.09. в 23.59, то сотрудник убыл в командировку 05.09. Если же состав отправляется на 4 минуты позже, то есть в 00.03, то это уже 6 сентября — следующие сутки.
При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.
То есть, согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, рассчитывается, исходя из маршрута: «Работа — Аэропорт», а не «Дом — Аэропорт».
Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр.
Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете и прекращается за 40 минут до отправления самолета. Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются.
Следовательно, к времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидании объявления о посадке в самолет.
В поезд же можно сесть за три минуты до отправления, равно как и в автобус.
Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).
А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной запиской либо иным документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения).
Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по сути своей он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого была отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Поэтому, по мнению автора, оптимально при направлении сотрудника в командировку по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма Т-10, утвержденная постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания.
Но здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.
И если самолет приземляется в 23.59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Хотя, при очень большом желании, теоретически можно взять в аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.
И за все дни между этими двумя датами сотрудник должен получить суточные, исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации.
При однодневных командировках внутри России, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749).
В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства Обороны СССР). Он может быть актуален и в нынешнее время.
При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург) был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.
Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки 06 сентября, дата прибытия — 08 сентября.
Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток.
При проверке приложенных к отчету проездных документов (билетов) установлено, что время отправления поезда «Ленинград-Москва» 07 сентября в 00.07.
Время убытия из Москвы — 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград — 07 сентября в 23.40.
Таким образом, срок пребывания в командировке — одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежат.
В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.
Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.
Теперь по второму сложившемуся устойчивому заблуждению, что размер суточных должен быть равным для всех сотрудников, независимо от региона командирования, должности, стажа, гендерных предпочтений и пр.
Он может быть таковым, но не должен.
Руководство может варьировать суточные в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот).
Доказывать налоговикам, либо кому-то еще правильность таких действий организация в этой ситуации не обязана.
Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников.
Или, опять таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а у не тех, чья задача направлять и воодушевлять.
Но в этом случае, по мнению автора, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. И о нем будут знать только трое: руководитель, сотрудник и бухгалтер.
К выводу о том, что размер суточных может быть дифференцированным, в том числе и в зависимости от должности или других факторов, автор пришел еще в уже дплеком 2008 году (когда Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 с 01.01.2009 были отменены нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93).
Тогда на него обрушились обвинения в призыве к дискриминации, нарушению принципа социальной справедливости, и еще во многих смертных грехах.
Хотя о какой дискриминации идет речь?
Никто не возмущается (по крайней мере, вслух), когда двум сотрудникам на одинаковых должностях и выполняющим одинаковую работу с одинаковым (ну, по мнению одного из них) результатом должностные оклады установлены разные. И, возможно, разница эта может быть весьма существенной. То же самое и с суточными. Начальству виднее, кто какие расходы несет в командировке и кому и как их возмещать.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Суточные при командировке
Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2021 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.
Виды командировочных расходов
Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:
Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.
Размер и нормы суточных при командировках
Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).
Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.
СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.
Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).
Командировка по России
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Командировка за границу
Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.
ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).
В страны СНГ
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Суточные при однодневных командировках
Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?
В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).
Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним
Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).
Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:
Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.
ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.
Налогообложение суточных
Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.