Что значит служебное письмо
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
Полезное
Смотреть что такое «СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО» в других словарях:
ПИСЬМО-ОТВЕТ — – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо просьбу или письмо запрос. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ЗАПРОС — – служебное письмо, направляемое с целью получения каких либо официальных сведений или документов. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ — – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ — – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ — – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ — – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ — – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ — – служебное письмо, разновидность письма извещения. Отличается от письма извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. Как правило, письма приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПИСЬМО-ПРОСЬБА — – служебное письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению
В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.
Что же такое служебное письмо
Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.
В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.
Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.
Оформление служебного письма
Письмо строят по определенной схеме:
Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.
Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.
Цель составления
Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.
Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.
Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».
Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.
В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.
Требования к составлению и оформлению документа
Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.
Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.
Вот так оформляется подобное письмо.
Реквизиты письма
Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.
Реквизиты служебного письма:
Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:
В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.
Классификации служебных писем
Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.
Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:
Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.
Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»
Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»
Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.
Письмо-приглашение
В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.
Информационное письмо
Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.
Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.
Рекламное письмо
Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.
Гарантийное письмо
Претензионное письмо (рекламационное)
Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.
В претензии должны быть такие сведения:
Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.
Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»
Запрос
Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.
Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.
Письмо–напоминание
Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.
Письмо-извещение
Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.
Вместо послесловия
В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.
Пример служебного письма. Требования к служебным письмам
Личные списки могут быть в любой форме. Однако если письмо должно иметь более формальную форму, следует придерживаться нескольких принципов, представленных ниже.
Понятие
Служебное письмо относится к документам, различаемым по содержанию, теме. Оно используется для связи между организациями, организационными подразделениями в компании, клиентами и коллегами по бизнесу. Письма предоставляют адресату различные данные: они информируют, предупреждают, напоминают и т. д.
Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.
Текст каждого типа письма должен быть коротким, компетентным, содержать четкие и точные данные.
Систематизация корреспонденции может проводиться по разным основаниям, которые могут быть связаны с назначением и содержанием документов, их значимостью и срочностью, значением при решении определенных задач, статусом автора и адресата, чертами материального носителя и способа регистрации, технологией передачи и внедрения средств связи, функцией обработки в системах управления.
Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.
В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:
Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:
Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.
Особенности
Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:
Структура и содержание
Главным условием содержания служебного письма является краткость. До того как написать письмо, необходимо продумать его содержание и представить сущность вопроса в более понятной и обычной форме. В соответствии с принятыми эталонами, служебное письмо не должно занимать более одного листа. Заглавие не должно быть написано маленькими буквами.
В примере служебного письма присутствуют две части – вступительная и заключительная. Вступительная часть открывает тему письма, предпосылки, которые побудили его составить документ. В последней части указываются действия, которые адресат должен выполнить после прочтения письма: выполнить запрос, принять приглашение, разглядеть предложение, выполнить гарантии, сделать заключения, выполнить требование и т. д. Есть также ситуации, когда письмо состоит лишь из обращения без каких-либо пояснений.
Чтоб облегчить работу с огромным числом писем с похожим содержанием, можно создать шаблоны, в которых определенные данные будут вводиться в пустые поля.
Образец служебного письма
Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.
Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:
Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.
Образец служебного письма представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.
Реквизиты
Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.
Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.
Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:
Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.
Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Основы оформления
Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.
При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:
Основные требования
Среди основных требований к служебным письмам можно представить:
Основные правила
Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:
Основы написания
В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.
Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок.
Реквизиты, составляющие служебное письмо:
Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы
Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры
Последствия, которые наступят при уклонении от требований.
Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме.
Подписи руководства и печать
В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:
Правила набора текста
Существуют специальные правила набора текста, которые изложены ниже:
В примере служебного письма определены правила размещения реквизитов:
Основные ошибки
Среди наиболее популярных ошибок при составлении писем можно назвать:
Выполнение всех указанных требований на практике позволит компании совершенствовать свой документооборот и упростить задачу службам по делопроизводству.
Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем
Тема: Письменное деловое общение
Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем
§2. Структура и содержание служебных писем
Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.
Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
· текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), заключение (приводится ожидаемый результат, констатируются отказ, отклонение предложения и т. п.).
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается сущность вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обоснованности предлагаемого решения.
Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.
Данный ГОСТ сам по себе имеет рекомендательный характер, однако четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами. При этом необходимо отметить, что, несмотря на рекомендательный характер ГОСТа, некоторые организации должны в обязательном порядке соблюдать его положения.
Реквизиты служебного письма:
Обязательные реквизиты, используемые при создании писем
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
или 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)*;
08 – наименование организации*;
09 – справочные данные об организации*;
11 – дата документа**;
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
18 – заголовок к тексту
20 – текст документа
27 – отметка об исполнителе.
Кроме этого, при создании письма могут быть использованы следующие реквизиты:
21 – отметка о наличии приложения;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати (при составлении гарантийного письма);
30 – идентификатор электронной копии документа
Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.
Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)», например, «О нарушении
договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».
Заголовок должен содержать до 150 знаков, занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На бланке формата А5 допустимо не указывать заголовок.
Реквизит 20. Текст письма можно оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде сочетания этих структур и использовать следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,предприятие считает возможным»).
При этом дата документа оформляется словесно-цифровым способом, например, «15 мая 2006 г.».
Однако при составлении письма-ответа или письма-подтверждения не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа. Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка письма есть реквизит.
Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме («На № 154 от 16 мая 2005 г.).
Реквизит 15 – адресат Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. В соответствии с этим ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующее оформление реквизита:
1. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.
В состав реквизита «15 – адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. No 221, т.е. реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
– название улицы, номер дома, номер квартиры;
– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
– название республики, края, области, автономного округа (области);
– название страны (для международных почтовых отправлений);
ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419
При адресовании документа структурному подразделению над его наименованием необходимо указать наименование организации.
Управление производства и внедрения
3. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию пишут в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Реквизит 22 – подпись. Письма в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом. Письма, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.
В Реквизит 22 – подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
На каждое письмо при его составлении должен наноситься
Реквизит 27 – отметка об исполнителе, содержащий сведения о непосредственном составителе и позволяющий должностному лицу в организации-адресате связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов.
Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Если письмо имеет приложения, то на него наносится
Реквизит 21 – отметка о наличии приложения одним из следующих способов:
1. При наличии приложения, названного в тексте письма, пишут слово «Приложение» и указывают число листов и число экземпляров.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2.Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
3. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.05.2006 No 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
На гарантийных письмах должен проставляться
Реквизит 25 – оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он и личная подпись были хорошо читаемы, и при этом желательно, чтобы оттиск печати захватывал несколько последних букв от наименования должности лица и край его личной подписи.
На письмах также можно проставлять Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа, который служит для облегчения поиска электронной копии документа.
Данный реквизит указывается в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Кроме нанесения всех необходимых реквизитов нужно помнить, что если письмо занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.» или «с.», а также знаков тире.
2. Структура и содержание служебных писем
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Претензионное (рекламационное) письмо– деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.