Что значит ретранслировано письмо outlook
Как исправить ошибки SMTP-сервера при отправке писем
Будучи менеджером коммерческого отдела небольшой торговой компании, я выполнял задачу по отправке нескольких сотен писем постоянным и потенциальным клиентам. Базу формировали из открытых источников мы сами, предложение было реально интересным целевой аудитории. Возникла «неожиданная» проблема – часть писем стала возвращаться. Кроме того, начали приходить сообщения с указаниями кодов ошибки SMTP. Своего IT-специалиста в штате у нас не было, потому разобраться с проблемой я решил самостоятельно. О результатах этой работы, причинах возникновения таких ошибок и методах их решения расскажу в этой статье.
Как избежать ошибок при составлении и отправке писем
Причинами возникновения ошибок и, как следствие, неполучения сообщений могут служить разные факторы. Одни из них связаны с неправильным составлением исходящих писем самим пользователем, другие относятся к более глобальным программным настройкам со стороны получателя.
Самый простой способ это понять – отправить тестовое сообщение на свой ящик. Затем следует протестировать его отправку и получение, используя разные внешние почтовые сервисы: gmail, yandex, mail, rambler и другие. Если сообщение получено, следует ответить на него, проверив корректность исполнения команды «RE» вашим почтовым сервером и принятие ответа условным отправителем.
Довольно часто проблемы с попаданием писем в папку «Спам» или программной блокировкой на стороне получателя лежат в неверном оформлении ключевых полей. Особенно это касается массовых рассылок коммерческого характера. Для отправки большого количества однотипных сообщений как минимум потребуется выполнение следующих параметров настройки:
Некорректное использование бота для отправки писем может привести к блокировке отправителя и другим нежелательным последствиям. Даже если информация, которую вы отправляете потенциальным клиентам, реально интересна им, система спам-фильтрации может воспринять данную рассылку как вредоносную. Чтобы избежать этого, лучше всего воспользоваться услугами специализированных компаний.
Положительные и отрицательные сообщения SMTP-сервера
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — это протокол, используемый большинством почтовых программ для отправки электронных сообщений в сети интернет. Некорректное взаимодействие между серверами, индивидуальные настройки на уровне программного обеспечения и многие другие причины приводят к появлению ошибок. В этом случае письма не доходят до получателей, возвращаются обратно или просто «пропадают». При возникновении таких ситуаций отправитель получает сообщение о наличии конкретной ошибки, отражающей SMTP-код последнего отклика сервера.
Данные коды являются трехзначными, каждая его часть несет в себе определенную информацию, расшифровывающую причину сбоя.
Первая цифра комбинации содержит информацию о качестве доставки:
Существует четыре варианта значений для первой цифры кода:
Вторая цифра в коде сообщает о категории ответа:
Третья цифра дает более расширенную информацию о значении, указанном во второй цифре SMTP-ответа.
Помимо цифровой комбинации, SMTP-сообщение может содержать дополнительную текстовую информацию.
Полную информацию о кодах, их компоновке и значениях можно найти в спецификациях RFC 5321 и RFC 1893.
При отправке почтовых сообщений я получаю ошибки с номерами 550 и 553 или ошибки ретрансляции
Проблема
Когда вы, находясь вне дома, отправляете сообщение электронной почты с помощью домашней почтовой учетной записи, это сообщение может вернуться с ошибкой 550, 553 или ошибкой ретрансляции. То же самое может произойти, когда вы, находясь вне офиса, пытаетесь отправить сообщение электронной почты с помощью рабочей почтовой учетной записи.
Описание
Ретрансляция происходит, когда почтовое сообщение отправлено на адрес электронной почты, домен которого (имя после символа @, например adatum.com) не обрабатывается протоколом SMTP или сервером исходящей почты, получающим от отправителя запрос на доставку сообщения. SMTP-серверу необходимо подключиться к другому SMTP-серверу, чтобы ретранслировать сообщение.
Если при отправке почтового сообщения возникает ошибка ретрансляции, ваш SMTP-сервер (исходящей почты) может вернуть ваше сообщение вместе с сообщением об ошибке, например, такого вида:
Точный текст сообщения об ошибке будет зависеть от вашего поставщика интернет-услуг. Некоторые поставщики не возвращают сообщение об ошибке, когда определяют исходящие сообщения как нежелательную рекламу. В этих случаях все выглядит так, как будто ваше сообщение отправляется в обычном режиме (в Outlook остается в папке Исходящие и появляется в папке Отправленные), но получателю оно не доставляется.
Ваше сообщение отклонено, поскольку SMTP-сервер (исходящей почты) не распознал вас как полномочного пользователя.
SMTP — это протокол (стандарты, используемые компьютерами для взаимодействия), который используется на большинстве серверов электронной почты для отправки сообщений в Интернете. Если вы используете почтовую программу (например, Outlook), которая позволяет хранить сообщения на компьютере, вам необходим доступ к SMTP-серверу для отправки сообщений.
Примечание: Веб-системы электронной почты (например, Windows Live Mail или Yahoo! Mail) работают иначе и не рассматриваются в этой статье.
Нежелательная почта и открытые ретрансляции
Нежелательные коммерческие сообщения иногда называют нежелательной почтой или спамом. Основной причиной увеличения объема нежелательной почты является то, что она стоит того, кто отправляет ее практически ничего не отправляемого; на самом деле отправителям даже не нужно отправлять нежела ту же почту через SMTP-сервер (исходятую почту) собственного isP.
При создании базовой структуры Интернета никто не предвидел, к каким последствиям приведет возможность отправлять миллионы нежелательных сообщений за ничтожно малую плату. Благодаря способности SMTP-серверов к ретрансляции отправители нежелательной почты маскируют ее подлинный источник, передавая ее через сторонние серверы, на которых разрешены такие открытые ретрансляции. В результате нежелательная почта как бы приходит с сайта, который ретранслирует сообщение и скрывает личность настоящего отправителя.
До недавнего времени большинство почтовых SMTP-серверов работали на основе доверительной открытой системы. В такой системе кто угодно откуда угодно может передать почтовое сообщение SMTP-серверу, а сервер должен принять его и переслать получателю или другому почтовому серверу, на котором находится почтовый ящик получателя. При такой открытой ретрансляции нет ограничений, запрещающих кому-либо отправлять почту через SMTP-сервер.
Ограничения поставщика интернет-услуг на ретрансляцию почтовых сообщений
По мере увеличения объемов нежелательной почты администраторы сети (люди, отвечающие за управление серверами поставщика интернет-услуг) начали вводить ограничения на своих почтовых SMTP-серверах. Эти ограничения не позволяют использовать почтовый сервер всем подряд. Представьте, что в вестибюле вашей организации есть телефон, доступный для всех, в том числе для тех, кто не является сотрудником организации. Теперь телефоном разрешено пользоваться только сотрудникам.
На сегодняшний день используются ограничения нескольких типов.
Требуется проверка подлинности SMTP. Так же как вы используете имя пользователя и пароль для доступа к POP3-серверу (входящей почты) и своим почтовым сообщениям, вам требуется ввести имя пользователя и пароль для отправки почтовых сообщений через SMTP-сервер. Обычно это те же имя пользователя и пароль, что и для POP3-сервера, но могут быть и уникальные.
Требуется сначала подключиться к POP3-серверу (входящей почты) поставщика интернет-услуг. Чтобы получить свои новые почтовые сообщения, вы обычно подключаетесь к POP3-серверу (входящей почты). Для доступа к почтовому ящику вам нужно ввести имя пользователя и пароль. Администратор сети может настроить сервер таким образом, что если вы сначала подключаетесь к POP3-серверу входящей почты и проходите проверку подлинности, он будет утверждать все запросы на отправку почтовых сообщений через SMTP-сервер исходящей почты, на котором в ином случае эта возможность будет ограничена.
Требуется подключение из авторизованного расположения в сети. Если вы из дома подключаетесь к поставщику интернет-услуг по телефонной линии, с помощью кабеля или через DSL-модем, подключение идет напрямую к сети поставщика. Вы заслуживаете доверия, поскольку у вас есть учетная запись с именем пользователя и паролем, которые предоставил поставщик интернет-услуг. Вам как клиенту разрешается использовать SMTP-сервер для отправки почтовых сообщений.
Требуется подключение с определенного IP-адреса или диапазона IP-адресов. Ваш поставщик интернет-услуг может разрешить доступ к SMTP-серверу людям, не подключенным к сети напрямую. Например, это может быть удаленный пользователь в офисе. Основная проблема состоит в том, что во многих местах используются динамические IP-адреса. При этом вы не можете быть уверены в том, что при каждом подключении у вас один и тот же IP-адрес. У некоторых организаций может быть зарезервирован блок или диапазон IP-адресов. Поставщик интернет-услуг может считать тех, кто подключается с этих IP-адресов, проверенными пользователями. Он может предоставить дополнительные сведения.
Возможных сценариев ретрансляции очень много. Ниже приведены самые распространенные ситуации. Возможно, одна из них похожа на вашу.
Нет. Ваша почта обрабатывается обычным способом.
Да, но она не блокируется. Вы подключаетесь напрямую к поставщику интернет-услуг и тем самым получаете полномочия для отправки почты через его SMTP-сервер (исходящей почты) на любые адреса, независимо от расположения почтового ящика получателя.
Нет. Ваша почта обрабатывается обычным способом.
Да, и это сообщение может быть заблокировано как ретранслируемая почта. Вы пытаетесь использовать домашний SMTP-сервер (исходящей почты) своего поставщика интернет-услуг, хотя не подключены к его сети. SMTP-сервер не может удостоверить вас как полномочного подписчика поставщика интернет-услуг. Кроме того, вы просите SMTP-сервер принять сообщение и подключиться к другому SMTP-серверу, чтобы доставить его в почтовый ящик получателя.
Нет. Ваша почта обрабатывается обычным способом.
Да, и это сообщение может быть заблокировано как ретранслируемая почта. Вы пытаетесь использовать домашний SMTP-сервер (исходящей почты) своего поставщика интернет-услуг, хотя не подключены к его сети. SMTP-сервер не может удостоверить вас как полномочного подписчика поставщика интернет-услуг. Кроме того, вы просите SMTP-сервер принять сообщение и подключиться к другому SMTP-серверу, чтобы доставить его в почтовый ящик получателя.
Решения
Если ваша ситуация рассматривается как ретрансляция, вы должны отправить сообщение через сервер, к которому сейчас подключаетесь. То есть, если вы на работе или вне дома и не используете своего поставщика интернет-услуг для подключения к Интернету, но хотите отправить сообщение из своей домашней учетной записи, предоставленной этим поставщиком, вам нужно изменить параметры почтовой учетной записи, указав тот SMTP-сервер, который вы используете там, где находитесь (например, рабочий SMTP-сервер). Пошаговые инструкции см. в статье Изменение параметров учетной записи электронной почты.
Если это не работает или вы предпочитаете использовать домашнюю учетную запись, вам нужно связаться со своим поставщиком интернет-услуг и спросить, доступны ли вам описанные ранее параметры. Что касается первых двух ограничений (требуется проверка подлинности SMTP и требуется сначала подключение к POP3-серверу входящей почты поставщика интернет-услуг), вы можете внести изменения в Параметры учетной записи в Outlook. Инструкции см. в статье Изменение параметров учетной записи электронной почты.
Сообщения по-прежнему не отправляются?
Вы изменили параметры SMTP в Outlook или нашли параметр, который разрешит вам отправлять почтовые сообщения. Но вы по-прежнему не можете отправить почту и получаете сообщение об ошибке.
Возможно, вы все сделали правильно, но администраторы сети используют еще какую-то функцию системы безопасности для предотвращения спуфинга удостоверений. Спуфинг удостоверений — это просто способ отправки почтового сообщения, при котором вы скрываете, кто вы.
В Outlook, как и в большинстве почтовых программ, можно указать «отображаемое имя» и обратный почтовый адрес, который появляется при ответе на ваше сообщение. В нежелательной почте эти поля почти всегда содержат ложную информацию. Вы правда верите, что сообщения о том, как быстро разбогатеть, пришли от супермодели или мирового лидера?
Почему появляется сообщение «Обращение к серверу за сведениями»?
Во время работы в Office на экране в течение долгого времени может отображаются сообщение Обращение к серверу за сведениями или Подготовка нового Office. Это происходит, когда Office пытается связаться с удаленным расположением, например с репозиторием файлов, сервером электронной почты, принтером или расположением в Интернете. Сообщение остается на экране, пока Office не завершит попытки связаться с указанным местом.
Такое сообщение или похожие уведомления могут появляться в определенных случаях. Ниже перечислены самые распространенные причины их появления.
Сообщение появляется только для нескольких документов
В этом случае, данные файлов, которые вы открываете или сохраняете, могут собираться из других источников, которые также хранятся удаленно. Любая проблема, вызывающая задержку, относится также к этим связанным источникам.
Примере: Предположим, вы пытаетесь получить доступ к презентации PowerPoint, содержащей ссылку на данные в электронной таблице Excel. При открытии или сохранении эта презентация пытается подключиться к электронной таблице Excel, чтобы обновить данные. Если электронная таблица была перемещена или удалена, а также в случае отсутствия этих данных при попытке получения информации появится это сообщение.
Попробуйте сделать вот что: Проверьте, есть ли в документе ссылки на данные из других источников. Если такие ссылки содержатся в файле, проверьте, доступны ли эти источники в необходимом расположении.
Сообщение появляется для всех документов
В этом случае задержка может быть вызвана скоростью подключения и текущей нагрузкой сети.
Примере: Проблемы с подключением и сетью часто имеют место, когда вы работаете в общественном месте. Если вы работаете в любимом кафе, возможно, вы подключены к беспроводной хот-споте. Проблема в том, что другие пользователи также могут работать там и совместно использовать то же подключение к Интернету. Это может замедлить сеть.
Попробуйте сделать вот что: Ознакомьтесь с советами и советами в области Рекомендации по использованию Microsoft 365 медленной сети. В ней даются полезные советы по устранению причин медленного сетевого подключения в разных приложениях Office, а также приведен отличный обзор возможных причин снижения скорости передачи данных.
Это сообщение может появиться, если при попытке подключиться к принтеру в Office возникают задержки. Поиск справки по устранению проблем с принтером.
Если вы видите сообщение «Подготовка нового Office», следуйте инструкциям в статье Восстановление приложения Office.
Кроме того, вы можете ознакомиться с другими предложениями на этом форуме: ошибка «Подготовьтесь Office».
Подобные сообщения появляются в Outlook при попытке установить связь с почтовым сервером для получения писем или вложений. Это сообщение также может появляться в Outlook при попытке загрузить изображения из сообщений электронной почты на основе HTML. Ознакомьтесь с советами и советами в области Рекомендации по использованию Microsoft 365 медленной сети. В ней даются полезные советы по ускорению сетевого подключения в разных приложениях Office, а также приведен отличный обзор возможных причин снижения скорости передачи данных.
Это сообщение может появляться, когда Office пытается получить удаленную информацию. В таких случаях оно отображается до завершения операции, и его нельзя закрыть.
Office может получать из удаленных источников самую разную информацию: от внешних ссылок на данные в Excel до разрешений среды управления правами на доступ к данным. Некоторыми из соответствующих удаленных подключений можно управлять (например, настраиваемыми в приложении). В следующих разделах вы найдете более подробные сведения об определенных приложениях.
Все под контролем: как узнать, что ваше письмо прочитано
При массовых рассылках, когда используются специальные системы, вопрос не представляет проблемы. В них всегда есть подробная статистика, включающая информацию о том, кто и когда открыл email. Но если речь идет об одном-двух адресатах, то на помощь приходят расширения для браузеров и другие инструменты, отвечающие на вопрос, как узнать, прочитано ли письмо.
Копаемся в настройках Outlook
Казалось бы, проще всего настроить соответствующую функцию сразу в почтовике. Но, к сожалению, популярные емейл-сервисы не позволяют узнать, прочитано ли отправленное письмо. Исключением является Outlook, где есть возможность настроить уведомление о прочитанном письме. Для активации этой опции откройте вкладку «Файл» и выберите раздел «Параметры».
В открывшемся окне нажмите на раздел «Почта» и прокрутите скролл вниз до пункта «Отслеживание», где поставьте галочку напротив функции «Уведомление о прочтении, подтверждающее, что получатель просмотрел сообщение». После этого внизу нажмите на «ОК». 
Так вы активируете отправку уведомлений для всех исходящих сообщений. Но рекомендуется все же делать это для отдельных емейлов, чтобы не вызывать раздражение у получателей. Для настройки единичного запроса об открытии email, при создании нового письма перейдите во вкладку «Параметры» и откройте дополнительные настройки (три точки справа). В выпавшем меню найдите пункт «Уведомить о прочтении» и поставьте напротив него галочку. Там же вы можете выбрать функцию «Уведомить о доставке». 
После того, как ваше сообщение откроют, во входящие поступит соответствующее уведомление.
Минусом этого способа является то, что практически все почтовые сервисы, как, например, Google, Яндекс.Почта, Yahoo, блокируют такие уведомления. И этот метод скорее отвечает на вопрос, как посмотреть, прочитано ли письмо в Outlook. Кроме того, отчет о просмотре придет вам только в том случае, если получатель кликнет по специальной строке в сообщении. 
В случае с другими почтовыми программами можно рассчитывать только на уведомления о доставке email, что тоже часто бывает полезным.
Как понять, прочитано ли письмо — плагины
Если есть необходимость отслеживать переписку с пользователями других сервисов, можно прибегнуть к браузерным расширениям. Рекомендуется использовать аккаунт Gmail и браузер Chrome, так как с ними работают все расширения.
Расширение Mailtrack
Одним из таких расширений, решающих задачу, как узнать, прочитано ли электронное письмо, является Mailtrack. После того, как вы установите его через интернет-магазин Chrome, в почте в правом верхнем углу появится иконка Mailtrack. Нажав на нее, с помощью бегунка вы в любой момент сможете отключить и заново подключить функцию трекинга. 
Вы также можете настроить звуковые уведомления, чтобы точно не пропустить информацию о том, что ваше письмо прочитано. Для этого нажмите на иконку программы и откройте раздел «Settings». И в открывшемся окне переключите кнопку возле функции «Email alerts when your email are opened». 
Если откроете папку «Отправленные», то увидите, что напротив письма появилась одна зеленая галочка, означающая, что сообщение уже в почтовом ящике адресата, но пока не прочитано. Когда же появится вторая зеленая галочка, это значит, что емейл открыли. При наведении курсора на галочку можно узнать, как давно это произошло. 
На следующий день на почту придет сводный анализ от Mailtrack, и вы сможете как понять, что письмо прочитано, так и узнать, перешел ли читатель по ссылке в нем. 
Минус этого расширения в том, что в бесплатной версии в ваших письмах будет указано, что вы используете Mailtrack для отслеживания. Некоторых людей это может раздражать. 
Эти функции пригодятся, например, маркетологам и менеджерам по продажам.
Unlimited Email Tracker
А вот создатели расширения Unlimited Email Tracker для Gmail предоставляют свой плагин на бесплатной основе. Он позволяет как узнать, прочитано письмо или нет, так и увидеть, сколько раз его раскрывали, и переходили ли по ссылкам. Разработчики не добавили подпись о том, что сообщение отслеживается, поэтому получатели не будут раздражаться.
Перед началом работы нужно отключить аналогичное расширение трекинга, если оно уже установлено, иначе программы будут конфликтовать. Когда вы установите Unlimited Email Tracker, откроется окно с просьбой активировать плагин в своей почте. 
После этого в аккаунте появится иконка программы, нажав на которую пользователь может при желании ее отключить. 
Когда расширение установлено, на вашу почту придет сообщение от разработчиков с предложением отправить им первый емейл, чтобы посмотреть, как работает их сервис. 
При создании нового сообщения пользователь может отключить отслеживание конкретно этого письма, если ему не важно знать его дальнейшую судьбу. Кроме того, рядом с кнопкой трекинга (колокольчик) есть кнопки еще двух функций — отправить в конкретное время (конверт с часами) и включить уведомление, если емейл не был доставлен и прочитано (будильник). 
Чтобы узнать, прочитано ли электронное письмо, перейдите в папку «Отправленные». 
Кроме того, как только сообщение открывается, на рабочий стол приходит пуш-уведомление об этом. Аналогично система сообщит, если человек перейдет по ссылке.
Email Tracker работает не только с Gmail
Еще одним методом, как узнать, прочитано ли письмо электронной почты, является установка расширения Email Tracker. Его плюс в том, что оно работает и с Gmail, и с Yahoo. Но бесплатная версия позволяет лишь проверить, прочитано ли письмо, а за все остальные возможности придется платить.
Установив плагин через магазин Chrome, вы увидите, что в правом верхнем углу почты появится новая иконка — конверт серого цвета. Когда пользователи взаимодействуют с отправленными вами сообщениями, на этой иконке появляется цифра, соответствующая количеству открытых емейлов. Кликнув по ней, вы раскроете окно, в котором можно включить или отключить трекинг. Здесь же появляется информация об отправленных сообщениях. 
Работа с этим расширением очень проста. Отправляйте email и ждите, пока на иконке появятся цифры. Когда это произойдет, вы сможете узнать, какой из емейлов открыли. Когда корреспонденции много, ее удобно фильтровать, переключаясь между вкладками «Opened» (открытые) и «Unopened» (непросмотренные). 
К сожалению, узнать подробности о переходах по ссылкам в бесплатном режиме нельзя. Поэтому Email Tracker с базовыми функциями подойдет только тем пользователям, которым важен лишь вопрос, как узнать, что электронное письмо прочитано.
Подытоживая, придется признать, что идеального инструмента для отслеживания реакции людей на ваши емейлы нет. Но можно выбрать тот, который наиболее подходит именно вам, и помогает решить главную проблему — как понять, что электронное письмо прочитано.
А запустив рассылки через систему eSputnik, вы и вовсе забудете о такой проблеме. В разделе статистики доступна подробная информация. Можно узнать о том, сколько всего писем было отправлено и доставлено, какое количество из них было открыто, и сколько пользователей перешли по ссылкам на сайт. 
Есть также наглядная карта кликов, позволяющая сориентироваться в том, какие элементы письма заинтересовали читателей и по ним перешли на сайт. Эти и многие другие возможности eSputnik можно использовать уже прямо сейчас. И вам больше не понадобятся «костыли» в виде браузерных расширений.