Что значит пояснительная записка в технологии
Структура пояснительной записки
Пояснительная записка состоит из:
Титульный лист творческого проекта
Рассмотрим основные правила оформления титульного листа проекта.
Титульный лист творческого проекта оформляется на листе формата А4.
Поля:
Междустрочный интервал – 1,5.
Все страницы нумеруются. Номер страницы на титульном листе не ставится.
В верхнем поле титульного листа творческого проекта указывается полное название учебного заведения (размер шрифта – 16 пт.).
В среднем поле (посередине листа) пишется «Творческий проект» (шрифт – 24 пт). На следующей строке – заглавными буквами название творческой работы без слова «тема», без кавычек и без точки в конце предложения (шрифт – 28 пт.).
В правом нижнем углу титульного листа творческой работы указываются сведения об авторе творческого проекта (фамилия, имя, класс), например: Петров Иван, 5 класс, о руководителе творческого проекта (пишется «Руководитель» и указываются его фамилия, инициалы и должность (шрифт – 14 пт.).
В самом нижнем поле содержания титульного листа проекта по центру пишется место выполнения творческого проекта: Санкт-Петербург, а на следующей строчке – год выполнения работы – 2015 – без точки, кавычек, «год» или «г» (шрифт – 14 пт.).
Образец оформления титульного листа проекта
Параметры страниц творческого проекта
Текст творческого проекта печатается на листах формата А4 с одной стороны.
Поля:
Текст набирается шрифтом Times New Roman.
Размер шрифта 14.
Интервал – полуторный.
Текст на странице выравнивается по ширине.
Обязательно делайте абзацные отступы величиной на ваше усмотрение.
Содержание творческого проекта
Содержание творческого проекта или Оглавление проекта включает название глав, которые точно повторяют заголовки в тексте.
«Содержание» помещается на втором листе.
Все главы в «Содержании» начинаются с заглавной буквы.
В Содержании творческого проекта приводятся названия глав с указанием страниц, с которых они начинаются. Последнее слово главы соединяется многоточием с соответствующифм ему номером страницы.
Главы Содержания творческого проекта по технологии нумеруются, то есть обозначаются цифровыми номерами.
Образец оформления листа Содержания проекта
Ведение творческого проекта
Структура ведения творческого проекта:
При обосновании выбора своего проекта необходимо решить, почему именно эту творческую работу нужно в настоящее время выполнить.
Актуальность проекта – это степень его важности в данный момент и в данной ситуации для решения определенной проблемы, задачи или вопроса.
Простыми словами, если творческий проект в наше время будет не актуален, то зачем и для кого его создавать.
Обоснование выбора творческого проекта повышает значимость проекта и предполагаемых результатов и дает возможность использования и применения на практике разработки данного проекта.
Написание обоснования творческого проекта по технологии (обоснования выбора модели), как и по любому другому предмету, является основным требованием к любой творческой проектной работе.
Цель творческого проекта – это модель желаемого конечного практического результата (продукта), который должен быть достигнут учащимся в итоге проведения творческой работы по технологии.
Схема составления цели творческой работы:
Задачи творческого проекта описываются учащимся после цели.
Для того, чтобы определить задачи творческого проекта, нужно последовательно отвечать себе на вопрос: «Что нужно сделать, чтобы достичь цели проекта?»
Обычно задачи творческой работы перечисляются (научиться. разработать. усовершенствовать. ознакомиться. освоить. определить. выбрать. подобрать. провести. изучить. развить. соблюдать. проанализировать. закрепить. и т.п.).
В технологической части, обычно в соответствии с планом творческого проекта, необходимо разработать последовательность выполнения объекта. Она может включать в себя перечень этапов, технологическую карту творческого проекта, в которой описывается алгоритм операций с указанием инструментов, материалов и способов обработки.
В экономической части представляется полный расчет затрат на изготовление проектируемого изделия. Результатом экономического расчета должно быть обоснование экономичности проектируемого изделия.
При оценке изделия учитывается практическая направленность проекта, качество, оригинальность и законченность изделия, эстетическое оформление изделия, выполнение задания с элементами новизны, экономическая эффективность проекта, возможность его более широкого использования, уровень творчества и степень самостоятельности учащихся.
При оценке пояснительной записки следует обращать внимание на грамотность оформления, на оформление титульного листа творческого проекта, на полноту раскрытия темы задания, оформление, четкость, аккуратность, правильность и качество выполнения графических заданий: схем, чертежей.
При оценке защиты творческого проекта учитывается аргументированность выбора темы, качество доклада (композиция, полнота представления работы, аргументированность выводов), качество ответов на вопросы (полнота, аргументированность, убедительность и убежденность), деловые и волевые качества выступающего (ответственное отношение, стремление к достижению высоких результатов, способность работать с перегрузкой).
Краткие выводы по результатам выполненного проекта, оценка полноты решения поставленных задач. Последовательно излагаются полученные результаты, определяется их соотношение с общей целью и конкретными задачами, дается самооценка о проделанной работы.
После заключения принято помещать список литературы, использованной при выполнении проекта. Не следует включать в данный список работы, которые фактически не были использованы.
Вспомогательные или дополнительные материалы, которые загромождают основную часть работы, помещают в приложениях. По содержанию и форме приложения очень разнообразны. Они могут представлять собой текст, таблицы, карты, графики, рисунки. Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием в правом верхнем углу слова «Приложение» и иметь тематический заголовок. При наличии в работе более одного приложения они нумеруются арабскими цифрами (без знака №) и т. д. нумерация страниц, на которых даются приложения, должна быть сквозной и продолжать общую нумерацию основного текста. Связь его с приложениями осуществляется через ссылки, которые употребляются со словом «смотри» (см.), заключаемым вместе с шифром в круглые скобки.
Требования к оформлению пояснительной записки к творческому проекту по технологии
Онлайн-конференция
«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Требования к оформлению пояснительной записки
к творческому проекту по технологии
1. Общие методические рекомендации
2. Особенности выполнения приложений к пояснительной записке
3. Требования к структурным элементам текстового документа
3.5. Рекламный проспект изделия
3.7. Список использованных источников (библиография)
Основной целью данных методических рекомендаций является определение характера требований, порядка, методики оформления и выполнения творческого проекта для участия во всероссийской олимпиаде учащихся по предмету Технология.
1. Общие методические рекомендации
Творческий проект является самостоятельной работой учащегося, в которой он показывает умение использовать на практике полученные теоретические знания, поэтому успешному выполнению творческого проекта способствует хорошее усвоение теоретических положений по предмету Технология и по другим предметам школьного курса.
На протяжении учебного года учащийся подбирает соответствующий своей теме материал для выполнения творческого проекта по предмету Технология, а именно: обоснование выбора темы, исторический материал, установленные нормативы расхода материалов, дополнительную информацию и т.д.
Творческий проект представляет собой пояснительную записку, содержащую расчетные данные, и готовое изделие.
Объем пояснительной записки должен быть в пределах 20-25 страниц машинописного текста.
Пояснительная записка должна быть аккуратно оформлена, одним цветом на одной стороне листа бумаги формата А4 (210х297 мм) на компьютере. При заполнении листа следует оставить поля: слева – 30 мм; вверху и внизу – 20 мм; справа – 15 мм (размеры полей для всей записки).
1.1. Выбор идей и вариантов
1.2. Техника безопасности (не общего характера, а применительно к выполненным в ходе работы операциям).
В конце наименований разделов и подразделов точка не ставится.
Каждый раздел должен начинаться с нового листа, внутри раздела рекомендуется достигать полного заполнения страницы текстом.
Наименования разделов (глав) записываются в виде заголовков прописными (большими) буквами (содержание). Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух и более предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом 2 интервала. Не разрешается оставлять заголовок (подзаголовок) в нижней части страницы, помещая текст на следующей.
Опечатки, описки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте аккуратно исправленного текста.
Листы пояснительной записки нумеруются, а в содержании указывается номер листа, с которого начинается каждый подраздел.
Использованная при выполнении творческого проекта литература приводится в списке использованных источников на отдельном листе, который является завершающим листом пояснительной записки. Лист со списком использованных источников нумеруется и включается в содержание.
Каждый литературный источник в списке должен быть расположен в алфавитном порядке фамилий авторов, содержать порядковый номер, инициалы авторов. Полное наименование, издательство и год издания.
В тексте пояснительной записки можно делать ссылки на использованную литературу с указанием порядкового номера литературного источника в квадратных скобках, в необходимых случаях проставляются страницы. Например: [5] или [6 стр.20]. Также в пояснительной записке делаются сноски типа: см. приложение 2.
Содержание пояснительной записки должно кратко и четко раскрывать цель, задачи проекта, сущность и основное содержание рассматриваемых вопросов. Гипотеза в творческом проекте не пишется!
В творческом проекте можно использовать показатели и нормативы предприятий, учреждений, общественных организаций.
Иллюстрации в виде чертежей, схем, рисунков, фотоснимков, диаграмм и т.п. могут располагаться органично в тексте (возможно, ближе к иллюстрируемой части текста), либо на отдельных листах слева. Можно расположить их в конце текста или всей записки в качестве приложений. В любом случае выполняется нумерация (сквозная для всех разделов), которая вместе с подрисуночной надписью располагается внизу:
Например: «Рис. 5. Схема раскладки».
В тексте делаются ссылки на прилагаемые иллюстрации (например, «см. рис. 3»). Цифровой материал оформляют в виде таблиц или диаграмм.
При сравнении нескольких компонентов допускается выделять их цветом.
В основном же доминирует строгий черно-белый цвет.
Если же в проекте выделяются приложения, то в тексте на них делается ссылка, а над каждым из них вверху справка делается надпись. Например, «Приложение 1» и т.п.
Номер страницы проставляется вверху, в середине поля. Титульный лист не нумеруется.
Заканчивается пояснительная записка библиографическим списком источников, к которым обращался учащийся во время работы над разрабатываемой проблемой и приложениями.
Если это предусмотрено темой творческого проекта, пояснительная записка должна иметь графическую часть. Объем технической и технологической документации не регламентируется – он диктуется здравым смыслом и достаточностью для практического применения. Чертеж изделия можно выполнить на формате А4. В этом случае он будет совпадать по размерам с запиской.
2. Особенности выполнения приложений к пояснительной записке во время устной защиты
Приложением к пояснительной записке могут быть:
Стенд с образцами видов работ или эталонное изделие;
Стенд – технологическая карта, где показана последовательность превращения деталей в готовое изделие;
Стенды с видами используемых материалов, инструментов, приспособлений (по данной теме) могут быть выполнены натуральными, в масштабе уменьшения или увеличения, имитационным (макет);
Приспособления, которые предлагаются для использования;
Макеты устройств, которые можно использовать при изучении темы в быту, на производстве и т.п.
Небрежно, неряшливо выполненные наглядные пособия, безвкусно окрашенное, прикрепленное проволочками, грубыми скобами и т.д. – антирекламны, вызывают антипатию.
Поэтому конкретная манера выполнения приложений к творческому проекту должна оговариваться в беседе с руководителем проекта. Желательно, чтобы приложения имели действительно экспозиционное исполнение, а отделке внешнего вида уделялось самое пристальное внимание.
3. Требования к структурным элементам текстового документа
В верхнем поле указывается полное наименование учебного заведения.
В центре листа формата А4 дается название проекта без слова «тема» и без кавычек. Оно должно быть кратким и точным – соответствовать основному содержанию проекта.
Ниже указываются класс, фамилия и имя учащегося, выполнившего проект (в именительном падеже).
Затем фамилия, имя и отчество руководителя проекта.
В нижнем поле по центру листа указывается название города и год выполнения работы без слова «год» и «г» .
Содержание должно отражать все материалы, представляемые в пояснительной записке к защите. (Приложение №2)
Слово «содержание» записывают в виде заголовка, симметрично тексту прописными (большими) буквами.
В содержании перечисляют заголовки разделов, подразделов, список литературы, приложения и указывают номера листов (страниц), на которых они начинаются.
Также необходимо, чтобы в процессе выполнения работы каждый мог овладеть определенным перечнем исследовательских умений и навыков. А для этого на основе разработки конкретных проблем каждый учащийся должен научиться самостоятельно подбирать литературу по интересующему вопросу, работать с каталогами, картотеками, летописями, информационными обзорами, составлять собственную картотеку; конспектировать литературу; выступать публично с сообщением; составлять анкеты и проводить анкетирование, различные виды опросов, тестирование, изучать документацию, проводить экспертную оценку.
Важнейшее требование к работе – учащий представляет к защите не реферат, а описание процесса самостоятельного изготовления изделия, включающее общую экспериментальную часть с анализом опыта других людей по данной проблеме.
Включение учащихся в исследовательскую работу рассматривается как эффективное средство развития интереса в какой-то узкой области профессиональной деятельности, как возможность специализации.
Исследовательская деятельность позволяет учащимся творчески реализоваться, определить интерес на последующую жизнь.
Пример оформления содержания приведен в приложении 2.
По содержанию пояснительная записка включает:
Требования к оформлению пояснительной записки творческого проекта
Онлайн-конференция
«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Требования к оформлению пояснительной записки
к творческому проекту по технологии
1. Общие методические рекомендации
2. Особенности выполнения приложений к пояснительной записке
3. Требования к структурным элементам текстового документа
3. 1. Титульный лист
3. 4. Основная часть
3. 5. Рекламный проспект изделия
3. 7. Список использованных источников (библиография)
Основной целью данных методических рекомендаций является определение характера требований, порядка, методики оформления и выполнения творческого проекта для участия во всероссийской олимпиаде учащихся по предмету Технология.
Общие методические рекомендации
Творческий проект является самостоятельной работой учащегося, в которой он показывает умение использовать на практике полученные теоретические знания, поэтому успешному выполнению творческого проекта способствует хорошее усвоение теоретических положений по предмету Технология и по другим предметам школьного курса.
На протяжении учебного года учащийся подбирает соответствующий своей теме материал для выполнения творческого проекта по предмету Технология, а именно: обоснование выбора темы, исторический материал, установленные нормативы расхода материалов, дополнительную информацию и т.д.
Творческий проект представляет собой пояснительную записку, содержащую расчетные данные, и готовое изделие.
Объем пояснительной записки должен быть в пределах 20-25 страниц машинописного текста.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ
Пояснительная записка должна быть аккуратно оформлена, одним шрифтом и цветом на одной стороне листа бумаги формата А 4 (210х297мм) на компьютере, красная строка 1,25 – 1,5.
— верхнее, нижнее, левое – 20 мм. (в разных источниках могут быть другие цифры)
2. Текст набирается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта–14, интервал – 1,5.
Разрешается использовать шрифты различной гарнитуры ТОЛЬКО для акцентирования внимания на определениях и формулах.
Цвет шрифта – чёрный.
Рамки на листах и «рисунки для красоты» не допускаются.
3. Названия глав и параграфов:
— в содержании пишутся с ПРОПИСНОЙ БУКВЫ, остальные буквы – строчные. После номера раздела, подраздела (главы, параграфа) точку не ставят.
1 Теоретическая сущность налогов
1.1 Экономическая природа налога
— в тексте работы названия глав и параграфов пишутся прописными (заглавными) буквами.
Заголовок должен быть отделен от текста интервалом в 2 интервала.
Не разрешается оставлять заголовок (подзаголовок) в нижней части страницы, помещая текст на следующей.
4. Нумерация страниц – ВНИЗУ страницы по центру.
Номер страницы не ставится на титульном листе и содержании, но они входят в общую нумерацию страниц, так же как и приложения.
Страницы приложений нумеруются.
5. Список использованной литературы
Дается строго в алфавитном порядке.
Порядок оформления библиографического описания источника:
— если статья или реферат, то начальная и последняя страницы публикации,
— если монография, то количество страниц.
статья из сборника:
Порядок расположения источников:
книги и статьи по алфавиту, учебники, монографии;
газетные и журнальные публикации;
6. Размещение ссылок:
— внутри текста в скобках указывается либо непосредственно источник, либо номер источника в приводимом списке литературы, с указанием страницы либо полный адрес страницы в Интернете.
Например: [5] или [6 стр.20]. Также в пояснительной записке делаются сноски типа: приложение 2.
Расположение листов в пояснительной записке
1.1. Выбор идей и вариантов
1.2. Техника безопасности (не общего характера, а применительно к выполненным в ходе работы операциям).
В конце наименований разделов и подразделов точка не ставится.
Наименования разделов (глав) записываются в виде заголовков прописными (большими) буквами (содержание). Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух и более предложений, их разделяют точкой.
Листы пояснительной записки нумеруются, а в содержании указывается номер листа, с которого начинается каждый подраздел.
Использованная при выполнении творческого проекта литература приводится в списке использованных источников на отдельном листе, который является завершающим листом пояснительной записки. Лист со списком использованных источников нумеруется и включается в содержание.
Содержание пояснительной записки должно кратко и четко раскрывать цель, задачи проекта, сущность и основное содержание рассматриваемых вопросов. Гипотеза в творческом проекте не пишется!
В творческом проекте можно использовать показатели и нормативы предприятий, учреждений, общественных организаций.
Например: «Рис. 5. Схема раскладки».
В тексте делаются ссылки на прилагаемые иллюстрации (например, «см. рис. 3»).
Цифровой материал оформляют в виде таблиц или диаграмм.
При сравнении нескольких компонентов допускается выделять их цветом.
В основном же доминирует строгий черно-белый цвет.
Если это предусмотрено темой творческого проекта, пояснительная записка должна иметь графическую часть. Объем технической и технологической документации не регламентируется – он диктуется здравым смыслом и достаточностью для практического применения. Чертеж изделия можно выполнить на формате А4. В этом случае он будет совпадать по размерам с запиской.
Особенности выполнения приложений к пояснительной записке во время устной защиты
Приложением к пояснительной записке могут быть:
1. Стенд с образцами видов работ или эталонное изделие;
2. Стенд – технологическая карта, где показана последовательность превращения деталей в готовое изделие;
3. Стенды с видами используемых материалов, инструментов, приспособлений (по данной теме) могут быть выполнены натуральными, в масштабе уменьшения или увеличения, имитационным (макет);
4. Приспособления, которые предлагаются для использования;
5. Макеты устройств, которые можно использовать при изучении темы в быту, на производстве и т.п.
Небрежно, неряшливо выполненные наглядные пособия, безвкусно окрашенное, прикрепленное проволочками, грубыми скобами и т.д. – антирекламны, вызывают антипатию.
Поэтому конкретная манера выполнения приложений к творческому проекту должна оговариваться в беседе с руководителем проекта. Желательно, чтобы приложения имели действительно экспозиционное исполнение, а отделке внешнего вида уделялось самое пристальное внимание.
3. Требования к структурным элементам текстового документа
В верхнем поле указывается полное наименование учебного заведения.
В центре листа формата А4 дается название проекта без слова «тема» и без кавычек. Оно должно быть кратким и точным – соответствовать основному содержанию проекта.
Ниже указываются класс, фамилия и имя учащегося, выполнившего проект (в именительном падеже).
Затем фамилия, имя и отчество руководителя проекта.
(Образец оформления титульного листа)
муниципальное общеобразовательное бюджетное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа с. Иннокентьевка»
Как написать пояснительную записку (с примерами)
Управление проектами хорошо тем, что позволяет планировать, управлять и выполнять всю работу вашей команды. Зачастую полезно иметь эту информацию в доступном виде. Но иногда новые участники проекта или руководители хотят получить упрощённое представление о проекте. Тогда вам понадобится лаконичный способ рассказать об основных моментах проекта, не теряя внимания аудитории.
Лучше всего для этого подходят пояснительные записки. Если вы никогда не занимались их составлением, в этой статье найдётся всё необходимое для планирования, написания и представления их своей команде.
Что такое пояснительная записка?
Пояснительная записка — это обзор документа. Объём и содержание записки зависят от того, к какому документу она относится, но в целом она должна занимать не больше одной–двух страниц. В этом документе необходимо изложить всю информацию, которую должны знать ваши читатели и важные заинтересованные лица.
Представьте себе это так: если бы заинтересованные лица на уровне руководства прочитали только вашу пояснительную записку, то получили бы они всю информацию, необходимую для достижения успеха? Если да, тогда ваша пояснительная записка выполнила свою задачу.
Пояснительные записки часто прилагаются к следующим документам:
Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:
Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет данный документ.
Опишите рекомендуемое решение.
Объясните ценность этого решения.
В заключение приведите обоснование важности вашей работы.
Что такое пояснительная записка в управлении проектами?
В управлении проектами пояснительная записка — это способ внести ясность для сотрудников из разных подразделений, руководства команды и заинтересованных лиц проекта. Считайте, что это краткая презентация проекта для членов команды, у которых нет времени или необходимости вникать во все его детали.
Основное отличие между пояснительной запиской в управлении проектами и более традиционным приложением к бизнес-плану заключается в том, что первая должна быть создана в начале проекта, а второе — после составления бизнес-плана. Например, чтобы написать пояснительную записку к экологической экспертизе, необходимо составить отчёт о результатах и выводах по окончании исследования. Но для составления пояснительной записки в целях управления проектами нужно рассказать о том, какие цели преследует проект и почему он важен.
К пояснительным запискам в целях управления проектами применяются те же самые четыре правила:
Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет проект. Зачем нужен этот проект? Какие идеи, отзывы клиентов, планы продуктов и т. п. лежат в его основе?
Опишите рекомендуемое решение или цели проекта. Каким образом этот проект может решить проблему, определённую вами в первой части? Каковы цели и задачи проекта?
Объясните ценность этого решения. Что произойдёт по завершении проекта? Как это улучшит ситуацию и решит проблему, определённую в первой части?
В заключении приведите обоснование важности этой работы. Это ещё одна возможность напомнить о важности проблемы и о том, почему ваш проект имеет право на жизнь. В этой части также можно напрямую обратиться к аудитории и рассказать о том, как ваше решение улучшит ситуацию и решит проблему. В конце приведите дальнейшие действия.
Если вы никогда раньше не занимались составлением пояснительных записок, вам может быть любопытно, как они связаны с другими элементами управления проектами. Вот несколько сравнений:
Пояснительная записка и план проекта
План проекта — это программа, описывающая ключевые задачи, которые решает проект для достижения поставленных целей. В плане проекта приводятся цели, показатели для оценки его успешности, заинтересованные лица и роли, бюджет, вехи и ожидаемые результаты, временные рамки и расписание, а также план обмена информацией.
Пояснительная записка — это краткое изложение наиболее значимой информации из плана проекта. Примите во внимание наиболее важные моменты, которые необходимо довести до сведения руководителей, чтобы ознакомить их с проектом без использования его плана. Это и есть ваша пояснительная записка.
Пояснительная записка и обзор проекта
Обзоры проектов и пояснительные записки часто имеют схожие элементы: в обоих документах приводится краткое изложение важной информации о проекте. Однако обзор проекта должен быть непосредственно связан с вашим проектом. Проект и его обзор должны быть взаимозависимы.
А вот пояснительную записку можно включить в проект с помощью средства управления проектами или сделать её самостоятельным документом.
Пояснительная записка и цели проекта
Во второй части пояснительной записки должны быть подробно расписаны цели проекта (опишите рекомендуемое решение или задачи проекта). В дополнение к целям проекта здесь следует привести обоснование ценности достижения указанных целей, а также предоставить информацию о пути выполнения поставленных задач.
Преимущества пояснительной записки
Вы можете спросить: а зачем моему проекту нужна пояснительная записка? Разве недостаточно плана проекта?
Как мы уже упоминали ранее, не у всех есть время или необходимость углубляться в детали вашего проекта, чтобы понять его цели и их значимость. Инструменты управления работами наподобие Asana позволяют собрать массу полезной информации о проекте, чтобы у вас с командой было чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Пояснительная записка предназначена не столько для сотрудников, непосредственно занятых в проекте, сколько для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нём и его важности.
Эффективная пояснительная записка предлагает заинтересованным лицам общую картину проекта и его важные элементы без необходимости погружаться в детали. А если им понадобится дополнительная информация, они могут обратиться к плану проекта или просмотреть задачи, приведённые в вашем инструменте управления работами.
Как написать отличную пояснительную записку (с примерами)
Каждая пояснительная записка состоит из четырёх частей. Следуйте этому шаблону для написания отличной пояснительной записки. Когда её текст будет готов, перечитайте его и удостоверьтесь в том, что в нём приведена вся нужная информация, которую должны знать заинтересованные лица.
1. Начните с проблемы или потребности, которую нужно удовлетворить
В начале пояснительной записки объясните, почему важен этот документ (и проект, который он представляет) важен. Уделите время изложению сути проблемы, включая любые исследования или полученные вами отзывы клиентов. Расскажите, чем эта проблема важна и актуальна для ваших клиентов и почему её решение имеет значение.
Например, представьте, что вы работаете в компании-производителе часов. Ваш проект заключается в разработке более простых и дешёвых часов, которые останутся привлекательными для покупателей товаров класса люкс, но в то же время будут ориентированы на новую группу клиентов.
Пример пояснительной записки:
Последние исследования рынка 52% клиентов выразили потребность в более простой и дешёвой версии нашего продукта. В опросах клиентов, выбравших часы конкурентов, цена упоминается в 87% случаев. Чтобы наилучшим образом обслуживать наших существующих клиентов и выйти на новые рынки, нам необходимо разработать серию часов, которые мы сможем продавать по цене, соответствующей данному рынку.
2. Выделите рекомендуемое решение или цели проекта
Теперь, когда вы обрисовали проблему, объясните, в чём заключается предлагаемое решение. В отличие от аннотации или конспекта при описании решения следует пользоваться директивным слогом: постарайтесь убедить аудиторию в том, что оно является правильным. Это не столько раздел для мозгового штурма, сколько место для обоснования рекомендуемого решения.
Поскольку пояснительная записка составляется в начале проекта, не страшно, если в ней не будут приведены все ожидаемые результаты и основные вехи. Однако это ваш шанс описать в общих чертах то, что произойдёт в ходе проекта. Если вам нужна помощь в составлении обзора основных результатов и сроков проекта на более высоком уровне, подумайте о создании a дорожной карты проекта, прежде чем заниматься пояснительной запиской.
Продолжаем наш пример пояснительной записки:
Наша новая серия часов будет стоить на 20% дешевле, чем самый дешёвый текущий вариант. При этом предусмотрена возможность удешевления на 40% и более в зависимости от материалов и механизма. Чтобы добиться таких цен, мы будем:
предлагать часы в новом исполнении, включая силикон и дерево;
использовать высококачественные кварцевые модули вместо наших механизмов;
представить возможность выбора дизайна браслета с упором на гибкость, а не на традиционную роскошь.
Обратите внимание, что каждые часы по-прежнему будут проходить строгий контроль качества, чтобы сохранить скорость и точность мирового класса, присущие нашим текущим предложениям.
3. Объясните ценность этого решения
В этом разделе вы более подробно рассказываете о том, как предлагаемое решение повлияет на проблему, обозначенную в самом начале, и улучшит ситуацию. Каких результатов вы ожидаете (при их наличии)? В сюда следует включить всю необходимую финансовую информацию, риски проекта и потенциальные выгоды. Также нужно соотнести этот проект с целями и ключевыми результатами вашей компании. Как эта работа связана со стоящими перед ней задачами?
Продолжаем наш пример пояснительной записки:
Проведённые ранее исследования рынка показали, что более дешёвые варианты не повлияют на ценность или престиж бренда класса люкс, хотя это риск, который необходимо учитывать при разработке. Чтобы снизить его, команда маркетинга продукта начнёт работать над стратегией его вывода на рынок за шесть месяцев до запуска.
4. В заключение приведите обоснование важности этой работы
Теперь, когда вы поделились всей важной информацией с заинтересованными лицами, настала очередь заключительного раздела — это ваш шанс помочь аудитории понять влияние и важность этой работы для организации. Что именно нужно вынести из вашей пояснительной записки?
В заключение нашего примера пояснительной записки:
Более дешёвые и разнообразные предложения не только позволят нам выйти на новый рынок, но и расширят наш бренд в положительном смысле. Благодаря вниманию к этим новым предложениям, а также ожидаемому спросу на более дешёвые часы, мы рассчитываем увеличивать рыночную долю на 2% ежегодно. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей стратегией выхода на рынок и документацией по обратной связи с клиентами.
Пример пояснительной записки
Вот так может выглядеть ваша пояснительная записка с учётом всего вышеизложенного:
Распространённые ошибки, которые совершаются при написании пояснительных записок
Вы не станете профессионалом в написании пояснительных записок в одночасье — и это нормально. Поначалу используйте в качестве руководства шаблон из четырёх частей, представленный в этой статье. Затем, по мере оттачивания своих навыков составления пояснительных записок, примите во внимание несколько распространённых подводных камней, которых следует избегать:
Избегайте жаргонизмов
Ваша пояснительная записка — это документ, который должны быть в состоянии прочитать и понять все, начиная от участников проекта и заканчивая заинтересованными руководителями. Помните, что вы гораздо ближе к повседневной работе и индивидуальным задачам, чем руководство компании, поэтому прочитайте пояснительную записку ещё раз, чтобы очистить её от ненужного жаргона. Там, где это возможно, объясните жаргонный термин или вообще опустите его.
Помните: это не полноценный отчёт
Ваша пояснительная записка — это всего лишь резюме. Если вы обнаружите, что вдаётесь в подробности конкретных задач, сроков исполнения и вложений, попробуйте сделать шаг назад и спросить себя, есть ли место этой информации в вашей пояснительной записке. Некоторые детали важны — вам всё-таки нужно, чтобы записка призывала к действию и увлекала. Но имейте в виду, что весь объём информации по вашему проекту будет отражён в инструменте управления работами, а не в пояснительной записке.
Ваша пояснительная записка должна выдерживать проверку на самостоятельность
Вы знаете этот проект вдоль и поперёк, а заинтересованные лица — нет. Написав пояснительную записку, перечитайте её и убедитесь в её самостоятельности как документа. Есть ли контекст, который необходим заинтересованным лицам для её понимания? Если да, включите его в пояснительную записку или рассмотрите возможность ссылки на него в качестве дополнительной информации.
Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию
Ваша пояснительная записка — это живой документ, и если вы допустили опечатку, её всегда можно исправить. Однако никогда не повредит провести проверку орфографии и пунктуации или переслать записку одному из своих коллег, чтобы он посмотрел на неё «незамыленный взглядом».
Что в итоге? Пояснительная записка необходима
Пояснительная записка — это отличный способ ввести всех в курс дела и рассказать о вашем проекте. Если у него много заинтересованных лиц, которым нужно быстро понять, какую проблему решает проект и почему это важно, пояснительная записка — это идеальный вариант предоставления необходимой информации.
Дополнительные советы о том, как соединить свою стратегию высокого уровня и планы с повседневной работой, приводятся в нашей статье о стратегическом планировании.