Что означает управление документацией
Управление внешней документацией
Организация документооборота — ключевой элемент эффективной работы компании. Однако на практике мало что сравнится с ним по сложности. Количество внешних и внутренних документов, которые компания вынуждена обрабатывать ежедневно, зачастую превышает пределы разумного. К тому же остро стоит вопрос их согласованности. Чем четче сотрудники понимают поступающие к ним инструкции, внешние распоряжения и договоры, тем выше вероятность, что работа будет выполнена полноценно.
Внешние документы и управление ими
К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Они состоят из:
Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. При организации работы по повышению их эффективности следует придерживаться положений стандартов качества — ISO 10013:2001, 9001:2008 и так далее. Подобный подход даст возможность организации разработать оптимальный порядок управления документацией, которая поступает в организацию из внешних источников в бумажном и электронном виде.
Ее условно можно разделить на две группы:
Процесс и задачи управления внешней документацией
Грамотно организованная документация — эффективный управленческий инструмент, выполняющий контрольную, координационную и другие функции. Это в полной мере относится к внешней ее форме. Все документы должны быть правильно включены в систему поступления/создания, согласования, утверждения, передачи и ликвидации — чтобы было как можно меньше «лишних» процедур. Иначе компания будет терять время и средства, а у руководства не будет рычагов для контроля ситуации.
Поэтому перед руководством стоят следующие задачи:
Использование Docsvision для управления внешней документацией
Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.
Управление внешней документацией на платформе решений компании «ДоксВижн» — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:
Docsvision — широкие возможности и удобные продукты
Программная платформа Docsvision разработана в соответствии с передовыми стандартами и моделями. Совместно с обширной сетью партнеров по внедрению и центров отраслевой и технологической компетенции мы постоянно совершенствуем инструментарий — управление внешней документацией становится более прозрачным, повышается его результативность. Помимо платформы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов корпоративного уровня «ДоксВижн» предлагает множество дополнительных решений – отраслевых и специализированных. А для эффективной реализации бизнес-задачи заказчика партнеры компании «ДоксВижн» и непосредственно сервисное подразделение вендора готовы оказать широкий перечень услуг по автоматизации уникальных бизнес-потребностей заказчиков, а также поддержке заказчика на протяжении всего срока использования наших решений. Мы обеспечиваем заказчика консультационной и технической поддержкой до, во время и после внедрения решений электронного документооборота на платформе Docsvision. Также мы помогаем обучать персонал, осуществляет обслуживание, актуализацию и масштабирование системы.
Содержание понятия «управление документацией». Жизненный цикл документа, его основные стадии. Отечественный и иностранный опыт в управлении документацией
Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.
Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ.
Хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций.
Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Исторически термин “управление документацией” зародился в США. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г.
Разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.
Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.
Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации. М. Баккленд утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.
В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:
— организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
— ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
— упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
— надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
— правовом обосновании всех аспектов управления документацией.
В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов.
Управление документацией можно понимать как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.
Процессы управления документами
Процессы управления документами
директор Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), профессор, д.и.н.
По определению стандартов серии ИСО 9000, процессом называется также вид деятельности, управляемый в целях преобразования определенных ресурсов в определенный результат. При этом все процессы, осуществляемые в деятельности организации, взаимосвязаны, и зачастую результат одного из процессов (выход) образует ресурс последующего процесса (вход). Процессы управления документами, осуществляемые в системе управления документами, также тесно связаны друг с другом.
Стандарт ИСО 15489 устанавливает, что к процессам управления документами относятся:
Включение документов в документную систему
Классификация
Процесс классификации требует наличия в организации классификаторов, прежде всего, классификатора управленческой деятельности. Также к числу основных классификаторов относятся (на примере Банка России):
Классификация доступа и защиты
Организации должны иметь официальные инструкции, регулирующие, кому разрешен доступ к документам и при каких обстоятельствах. В целях разграничения прав доступа к документам и их защиты рекомендуется применять такой инструмент, как классификатор защиты и доступа, идентифицирующий права доступа и режим ограничений по отношению к документам. Чем более сложно устроена организация и более сложна ее управленческая деятельность и регулятивная среда, тем более необходима стандартизация процедур присвоения документам категорий доступности и защищенности.
Ограничения доступа следует накладывать только на установленный период, чтобы дополнительный контроль, требуемый для таких документов, не проводился дольше, чем требуется. Необходимость ограничения доступа может измениться по истечению времени.
Установление порядка и сроков хранения
Установление порядка и срока хранения документа может производиться уже в момент его включения в документную систему организации или регистрации. Однако предварительно необходимо организовать перечень документов (номенклатуру дел).
Образец СТП «Управление документацией»
Система менеджмента качества
Управление документацией
СОДЕРЖАНИЕ
1.ЦЕЛЬ
Определить порядок управления документацией (разработки, оформления, согласования, утверждения, регистрации, изменения, отмены, учета, изъятия, хранения и уничтожения) на предприятии.
2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Сокращения, использованные в настоящем стандарте, приведены в Руководстве по качеству.
3.OTBETCTBEHHOCTЬ
Общую ответственность за процесс управления документацией несет Директор по качеству.
Ответственность за управление внутренней документацией распределена согласно матрице, ответственным за регистрацию данных в матрицах является Руководитель ОМК.
4.ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА
Количество несоответствий процесса, выявленных за отчетный период времени (при проведении внутренних аудитов, по информации от сотрудников и т.д.).
5.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1 Процесс управления документацией включает в себя действия по обеспечению:
а) разработки и утверждения документов (или их закупки в случае внешней документации), проверки документов на адекватность (соответствие необходимым требованиям) до их выпуска;
6) анализа и актуализации по мере необходимости, а также переутверждения документов (выпуск новых редакций);
в) идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) наличия соответствующих (действующих) версий документов в пунктах их применения (на рабочих местах);
д) идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой, в т. ч. изменений к ним;
е) предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов (своевременное изъятие с пунктов пользования и утилизация или сдача в архив), либо применения соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей (например: для справок).
5.2 Документы, разработанные и утвержденные на предприятии (СТП, РИ, ТУ на изделия, КД, ТД, положения, инструкции, и т.д.) являются документами внутреннего происхождения.
Структура внутренней документации:
5.3 К внешней документации относятся:
5.4 Идентификация внутренней документации: все документы имеют название и обозначение, состоящее из наименования (СТП, РИ, Ф), регистрационного номера (соответствующий номер раздела технической спецификации ISO/TS 16949) и двух цифр порядкового номера (01, 02 и т.д.).
6.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
6.1 Bce документы внутреннего происхождения оформляются в электронном виде. Размер шрифта заголовков разделов — 14 (заглавные буквы), размер шрифта основного текста — 12, междустрочный интервал 1, наименование шрифта — Агіаl Narrow, поля слева — 1.25 см., поля справа — 1 см., отступ сверху 1.5 см., отступ снизу — 0.8 см., положение переплета слева, отступ слева — 1 см., отступ первой строки – 1 см., выравнивание по ширине.
На каждом листе вверху следует размещать колонтитул со следующими элементами:
a) ЛОГОТИП ПРЕДПРИЯТИЯ;
б) название документа (должно быть кратким и четко отражать назначение документа);
в) вид (СТП, РИ, Ф) и № документа;
г) дату изменения документа и/или ввода в действие;
Подлинник документа на бумажном носителе должен иметь следующие контролируемые параметры:
а) подпись лица, утвердившего документ, даты утверждения и введения в действие;
6) лист согласования;
г) лист регистрации изменений.
6.2 Содержание документа должно быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, необходимым и достаточным для применения документа в соответствии с его областью применения.
Перечень обязательных разделов:
в) термины, определения и сокращения;
е) показатели процесса (для СТП и РИ);
ж) описание процесса (например, с помощью блок-схемы или диаграммы «черепаха»).
Материалы, дополняющие положения документа, следует помещать в приложениях. Приложениями могут быть: графический материал, таблицы, расчеты, формы журналов, бланков и т.д. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки.
Примечание — заполнение документов карандашом и исправление корректирующей замазкой не допускается.
Блок 1. Выявление потребности в создании или актуализации документации.
Потребность в создании или актуализации документации выявляется по результатам проведения внутренних аудитов, совещаний, анализа требований потребителей, планирования развития предприятия.
Инициатива любого сотрудника предприятия так же может служить основанием для рассмотрения вопроса о создании или актуализации документации. Для этого специалист излагает свои соображения в любой форме, включая электронную почту, непосредственному руководителю.
Блок 2-3. Назначение ответственного, формирование команды.
Ответственным разработки (или изменения) и внедрения конкретного документа СМК назначается сотрудник подразделения (далее — разработчик), ответственный за соответствующие функции, процесс, элемент СМК (как правило, это подразделение — инициатор предложения по созданию или изменению документа), назначаются сроки выполнения, выделяются необходимые ресурсы. Разработчик формирует команду с участием представителей отделов, участвующих в процессе, и сотрудника ОМК.
Блок 4-6. Сбор необходимой информации, ее анализ и разработка/актуализация документа.
Разработчик собирает всю необходимую для выполнения задания информацию, анализирует ее на достаточность и актуальность; сотрудники других подразделений должны оказывать помощь, регулярно принимая участие в организуемых разработчиком рабочих совещаниях команды. После этого, разработчик организует оформление/изменение документа в соответствии с настоящим стандартом. Изменение документов в электронном виде осуществляется согласно РИ «Управление электронными данными».
При дополнении текста документа новыми разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, таблицами, графическим материалом, приложениями или при исключении из текста, нумерацию разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц, графических материалов, приложений изменять не допускается.
Новые разделы должны быть помещены перед приложениями, а новые подразделы, пункты, подпункты — в конце соответствующих разделов, подразделов, пунктов в порядке возрастания их нумерации.
Допускается новым пунктам (при отсутствии подпунктов), подпунктам, таблицам, графическим материалам присваивать номера действующих предыдущих с добавлением строчной буквы русского алфавита и помещать их после действующих.
При изложении текста изменения следует указывать номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц и т.д. и применять слово «заменить», «исключить», «изложить в новой редакции».
Образец: Подпункт 2.4. дополнить абзацем:
Пункт 5.6. изложен в новой редакции.
При переиздании документов исключаемые разделы, подразделы и т.д. не печатают, а указывают их номера и проставляют пометки об исключении.
Образец: 1.14 — исключен (Изм. №2).
При внесении существенных или многочисленных изменений разработчик осуществляет полную замену издания документа, при этом старый экземпляр (все зарегистрированные копии) уничтожается.
Блок 7. Согласование и утверждение документа.
При наличии предложений и замечаний K документу согласующие и утверждающие должностные лица (из подразделений, участвующих в описываемом процессе) направляют их разработчику. При повторном согласовании или утверждении документа K исправленному варианту документа прикладываются предложения и замечания.
На момент поступления к высшему руководству документ должен быть подписан разработчиком и согласующими лицами (в листе согласования). Производится согласование с высшим руководством и внесение корректировок. Если разногласий нет, документ утверждается.
Высшее руководство имеет право утвердить документ и при отсутствии согласующих подписей. В этом случае выпускается соответствующий приказ (распоряжение), в котором оговаривается дата и другие условия введения документа в действие.
Документ утверждает Генеральный (Управляющий) директор предприятия или автономного подразделения (в случае если положения утверждаемого документа касаются только этого подразделения).
Срок утверждения должен быть не более трех дней. С этого момента документ приобретает юридическую силу и становится обязательным для исполнения.
Документ утверждается без ограничения срока действия. В необходимых случаях срок действия документа может быть ограничен.
Блок 8. Регистрация и внедрение документа.
Руководитель ОМК регистрирует новый документ в матрице и осуществляет рассылку информации о нем во все заинтересованные подразделения. Ответственный за управление документом, указанный в матрице, формирует для документа рабочую папку, которая хранится в месте, исключающем ее порчу или утерю. В папку включаются подлинник, а также документы, относящиеся к разработке, согласованию, утверждению, проверкам, изменениям (листы регистрации изменений), отмене документа. Папка должна иметь название. Сотрудники предприятия используют, по возможности, электронную версию документа в формате PDF, хранящуюся на сервере, либо его копию.
Блок 9. Использование документа.
Если документ потерял актуальность, Генеральный (Управляющий) директор предприятия своим приказом отменяет устаревший документ; ответственный за управление документом переносит его в архив, а Руководитель ОМК актуализирует матрицу. Срок хранения отмененной внутренней документации минимум 15 лет.
Блок 1. Выявление потребности в создании или актуализации документации.
Потребность в закупке или актуализации внешней документации выявляется по результатам проведения внутренних аудитов, совещаний, анализа требований потребителей, планов развития.
Инициатива любого сотрудника предприятия так же может служить основанием для рассмотрения вопроса о приобретении документации. Для этого специалист докладывает свои соображения в любой форме, включая электронную почту, непосредственному руководителю.
Блок 2. Включение в план подразделения.
В случае подтверждения необходимости данного документа и отсутствия его на предприятии руководитель подразделения формирует бюджет на календарный месяц, куда включает затраты на закупку документации. Бюджет утверждается Генеральным директором.
Блок 3-4. Поиск документации и выбор источника закупки, закупка документа
Инициатор закупки документов, исходя из результатов произведенной оценки, выбирает источник закупки. Покупка может осуществляться заказом по почте, Интернету или в магазине.
Блок 5. Внедрение и регистрация документации
Регистрация нового документа производится Руководителем ОМК в матрице.
Хранение документа осуществляет подразделение, которое закупило новый документ, в месте, исключающем его порчу и утерю.
Блок 7-8. Проверка на актуальность
Проверка на актуальность проводится один раз в полугодие лицом, назначенным ответственным за конкретный документ в матрице. Рекомендуемые методы проверки:
Неактуальные документы изымаются и направляются в архив (при этом вносятся изменения в матрицу). Решение об изъятии документов принимает лицо, ответственное за хранение и актуализацию. Срок хранения документов в архиве — 15 лет.