Что относится к завершению проекта
Основные этапы и методы завершения проекта
Закрытие проекта – это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это.
Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.
На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер. Главная цель этой фазы – проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.
Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний.
Цель проведения эксплуатационных испытаний – получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в результате выполнения работ но проекту. В ходе эксплуатационных испытаний выявляются фактические эксплуатационные характеристики работы оборудования, которые подтверждают или опровергают правильность выбранной технологии.
Основные этапы фазы завершения проекта
Решение об окончании проекта принимается в двух случаях:
–после выполнения всех работ по проекту;
–в результате решения о прекращении работы на любом этапе, если будет показана неэффективность дальнейшего продолжения работы.
Примечание: работа над проектом может быть приостановлена, если потребуется изменить задание и скорректировать планово-финансовые документы.
Фаза завершения проекта включает в себя следующие этапы:
–проведение испытаний (контрольных, эксплуатационных, приемосдаточных, имитационных). Иногда название испытаний обобщаются и определяются одним термином – приемо-сдаточные. Это название точнее определяет суть этапа т.к. в результате проведения испытаний подтверждаются основания для передачи ответственности за результаты работы от исполнителей к заказчику;
–сдача проекта по акту;
–утверждение отчета по финансовым документам.
Целью проведения различного вида испытаний является получение данных,
характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе проведения проектных работ. Содержание, график проведения, временной интервал проведения, объем испытаний и условия, в которых проводятся испытания, как правило, утверждаются приемной комиссией, в состав которой входит разработчик, заказчик и независимые эксперты.
Обычно содержанием испытаний являются следующие действия:
1.Сравнение запланированных требований с реально достигнутыми.
2.Выявление расхождений между запланированными требованиями и достигнутыми.
3.Определение причин выявленных расхождений и их оценка.
4.Разработка мероприятий по устранению обнаруженных расхождений в случае, если расхождения могут быть устранены в рамках имеющегося научно – технического потенциала и финансовых возможностей во время работы комиссии.
5.Если для устранения обнаруженных расхождений необходимо время, то работа комиссии прекращается, расхождения устраняются и проводятся повторные испытания.
Что же является критерием приемо-сдаточных испытаний? Их целесообразность очевидна, когда ожидаются строго определенные конечные результаты. Об их однозначности можно говорить только в применении к материальным объектам, не включающим в себя человеческий фактор. Для проектов, где человек или объединение людей являются одним из элементов проектируемой структуры, любое испытание будет носить элементы вероятности. Здесь даже при идеально выполненном проекте неподготовленный элемент системы может «смазать» конечный результат. Часто бывает практически неразрешимой задачей заставить человека действовать в «ситуации будущего с будущим отношением к внешним, не совсем определенным воздействиям».
Нередко встречаются ситуации, когда проводить приемосдаточные испытания нецелесообразно как с технической, так и с экономической стороны. Одной из распространенных причин является отсутствие достаточного количества сырья, сложность его получения, нежелание тратить время на испытания из-за потери темпа внедрения проекта в жизнь. На помощь приходят испытания на имитационных моделях. Преимущества этого подхода к испытаниям очевидны. Можно не только проводить испытания во времени, но и в любой момент можно остановить испытания, вернуться назад и проводить последующие исследования при измененных начальных или граничных условиях. Для подавляющего числа проектов этот подход является единственным допустимым видом испытаний. Например, анализ созданных новых рыночных структур, социально-экономи- ческих систем, экологических проектов.
Трудно проверяемым параметром является эффективность и рентабельность, которую можно получить при замене одной системы (существующей) на другую (спроектированную). Здесь кроется заметное количество разногласий между заказчиком и исполнителем. Связано это с тем, что исполнитель представляет на испытания «выстраданный» проект, его действия при опытной работе высоко профессиональны. В службах заказчика таких специалистов нет. Более того, у сотрудников службы заказчика часто «нет большого желания и рвения внедрять новое», повышается качество, например, за счет различного вида новаций. Даже в простейшем случае – строительстве жилого дома – мало кто из новоселов вспоминает о строителях добрым словом, недоделок может хватить на дополнительный проект.
Отмеченные недостатки (нестыковки) таят в себе скрытые опасности – накладывают ограничения на степень востребованности разработанного проекта инфраструктурой. Можно много привести примеров, подтверждающих это утверждение. Например, в Нижегородской области в 1990-х гг. был выполнен ряд перспективных проектов: реформирование сельскохозяйственного сектора (программа «ЗЕРНО»), конверсия оборонных предприятий, программа духовного развития Нижегородской области. По задумке они своевременны, однако из-за непрофессиональности исполнителей, выполнялись автономно, абсолютно не стыковались с другими программами и имеющимися административными структурами и поэтому, естественно, кроме больших затрат привели к недоверию к идеям проведения реформ, потере темпов развития и прежнего статуса области.
По результатам испытаний объекта или его имитационной модели составляется отчет в соответствии с установленными формами. В зависимости от разной ведомственной принадлежности формы могут отличаться друг от друга. В содержательную часть включаются: обоснование и цели проводимых испытаний, фактические и запланированные результаты, результаты и рекомендации, перечень прилагаемых документов. Документация должна быть достаточной для проведения последующих работ по внедрению разработанного проекта. Объем документации зависит от размеров задач и составляется в соответствии с ГОСТами соответствующих ведомств.
Заключение
При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей.
Процессы завершения проекта не всегда носят однозначный характер, например закрытие проекта может быть осуществлено досрочно, до окончательного выполнения всех операций, поэтому можно выделить несколько сценариев завершения проектов:
1) нормальное завершение, когда проект завершается в соответствии с контрактами, его результаты передаются заказчику в установленные сроки, в оговоренном объеме и содержании и надлежащего качества и проводятся итоговые финансовые взаиморасчеты;
2) досрочное завершение проекта может иметь место по двум причинам: либо сроки отдельных процессов или всего проекта рассчитаны неверно, либо управляющий проектом пропускает некоторые этапы реализации проекта. Как правило, досрочное завершение проекта негативно сказывается на результате и достижении цели проекта;
3) долгосрочное завершение предполагает постоянные задержки по причинам незапланированных изменений или под воздействием факторов внешнего и внутреннего окружения;
4) форс-мажорное завершение имеет место, когда проект не может быть выполнен в результате обстоятельств, не зависящих от исполнителя и заказчика.
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.
Завершение проекта
Завершение проекта или фазы
Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы. При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, руководитель проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это. Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения.
Это включает в себя все действия, необходимые для административного завершения проекта или фазы, включая пошаговые методики, направленные на:
Завершение проекта или фазы: входы, инструменты, методы и выходы
Блок-схема данных при завершении проекта или фазы
Завершение проекта или фазы: входы
План управления проектом
Описан ранее.
Принятые результаты
Результаты, которые были приняты в рамках процесса подтверждения содержания
Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс завершения проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:
Завершение проекта или фазы: инструменты и методы
Экспертные оценки
Экспертные оценки применяются при проведении действий по административному закрытию. Эти эксперты подтверждают, что закрытие проекта или фазы производится в соответствии с необходимыми стандартами.
Завершение проекта или фазы: выходы
Передача конечного продукта, услуги или результата
Выход относится к передаче конечного продукта, услуги или результата, для производства которого был санкционирован проект (или в случае закрытия фазы это относится к промежуточному продукту, услуге или результату данной фазы).
Обновления активов процессов организации
Активы процессов организации, которые обновляются в результате процесса завершения проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:
Процесс закрытия проекта и его составляющие
Тема 10. Закрытие проекта
1)Сущность закрытия проекта;
2)Процесс закрытия проекта и его составляющие.
Сущность закрытия проекта
Одна из основных особенностей проекта – временный его характер, т.е. проект когда-то должен закончиться. Желательно, чтобы он завершился успешно: заказчик доволен, команда проекта получила премию. Команда проекта упорно и серьезно работает, чтобы были достигнуты поставленные перед нею цели.
Иногда окончание проекта бывает досрочным, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику (например, по причине изменения рыночной ситуации; просчетов при планировании и в ходе выполнения проекта; возникновении условий, которые делают продолжение проекта бесполезным).
Процессы закрытия проекта – финальные процессы в ходе управления проектом.
Закрытие проекта– стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов.
При закрытии проекта его руководитель должен выполнить ряд управленческих мероприятий, содержание которых зависит от характера и предметной области проекта.
Если в проекте использовалось оборудование, необходимо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения.
В контрактном проекте необходимо определить, удовлетворяют ли результаты условиям контракта; составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта.
Основными задачами процессов закрытия проекта являются:
1) сдача-приемка результатов проекта заказчику;
2) подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;
3) разрешение спорных и конфликтных вопросов;
4) утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;
5) документирование и анализ опыта;
6) извлечение уроков и обмен опытом;
7) оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;
8) роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;
9) помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.
Одной из важнейших управленческих задач менеджера проекта является извлечение уроков из прошедшего проекта. Это важно не только для него и команды проекта (необходимо, чтобы эти выводы стали доступны другим участникам проектного управления в организации, в частности менеджерам профильных проектов).
В некоторых компаниях в ходе закрытия проекта менеджер проекта обязан подготовить презентацию по итогам проекта и провести внутреннюю учебу с менеджерами проектов по теме «Уроки моего проекта».
Презентация имеет строгую структуру и шаблон.
Основными информационными блоками такой презентации являются:
— сложности, проблемы и риски, с которыми столкнулись проект и команда;
— способы, технологии и инструменты, с помощью которых сложности проекта были преодолены;
— основные выводы и рекомендации по итогам проекта, «уроки проекта».
Процесс закрытия проекта и его составляющие
В общем виде процессы закрытия проекта представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Процессы закрытия проекта
Закрытие проекта или фазы
Целью процесса закрытия проекта или фазы является обеспечение четкого, авторизованного прекращения работ по проекту или фазе и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.
Все процессы проекта, как содержательные, так и управленческие, должны быть проверены на соответствие их результатов предъявляемым требованиям.
Временные проектные структуры и системы должны быть закрыты и разобраны, команда распущена.
Закрытию может быть подвержен весь проект или его фаза. Результаты выполнения фазы проекта также проверяют на соответствие плану проекта. Заказчик осуществляет приемку промежуточных результатов.
Значительная часть работы в ходе процессов закрытия проекта или фазы – это работа с документами:
— подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;
— обмен документами – актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и т.п.;
— подготовка архива проекта;
— подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.
Помимо этого в задачи менеджера проекта входят:
1) сдача результатов заказчику;
2) решение всех спорных и конфликтных вопросов;
3) поощрение отличившихся участников проекта (фазы);
4) наказание или лишение премии;
5) роспуск команды проекта;
6) решение организационных вопросов;
7) организация возврата в подразделения участников проекта;
8) демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и т.п.).
Результатом процесса закрытия проекта или фазы является обоснованное прекращение работ, сопровождаемое достижением запланированных результатов, подтвержденным всеми необходимыми решениями и документами.
Извлечение уроков и закрытие проекта
Проект – мероприятие уникальное (опыт, приобретаемый в ходе проекта, зачастую тоже является уникальным).
Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.
Основными задачами в ходе процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются:
1) систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;
2) обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;
3) подготовка итогового отчета по проекту;
4) документирование и анализ полученного опыта;
5) проведение итогового совещания по проекту.
Очень часто в практике проектно ориентированных компаний проводятся итоговые совещания по проекту.
На них обязательно присутствуют все основные заинтересованные лица.
Команде проекта сообщают результаты проекта, заказчик излагает свое мнение по поводу успешности проекта.
Подобным образом явно фиксируется факт, что проект завершен, что списание затрат на проект более не допускается, команда завершает свою работу.
После этого закрытие проекта происходит в более неформальной обстановке (возможно даже – с фуршетом и бокалом вина).
Результатами процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются увеличение объема и структуризация знаний и опыта, полученных в ходе выполнения проекта, а также оптимизация среды для их эффективного использования.
Завершение проекта
Обычно проект считается завершенным после того, как состоялась официальная передача его результатов клиентам. Но не у всех проектов есть такая четкая граница между клиентом и исполнителем. Но в любом случае деятельность по реализации проекта прекращается.
Работа над проектом также прекращается, если проект терпит крах, т.е. от выполнения проекта отказываются, и деятельность по проекту сходит на нет. Основным критерием для принятия решения по выходу из проекта должен служить ожидаемый уровень доходности в изменившихся условиях его реализации. Выход из проекта является вынужденным, но необходимым решением в условиях снижения эффективности реализации проекта. Одновременно с принятием решения о выходе из реального инвестиционного проекта должно приниматься решение о возможных формах реинвестирования капитала.
Эффективными формами выхода из проекта являются следующие:
− отказ от реализации проекта до начала исполнения проекта;
− продажа частично реализованного проекта в форме незавершенного продукта проекта;
− продажа продукта проекта на стадии его эксплуатации;
− привлечение на любой стадии реализации проекта дополнительного паевого постороннего капитала с минимизацией своего паевого участия;
− раздельная продажа основных видов активов реализуемого проекта.
И в том и в другом случае остаются дела, которые должны быть сделаны. Но энтузиазм команды уже прошел, члены команды ждут возвращения к своим обязанностям или к другим проектам, или находятся в подвешенном состоянии, не зная, что им уготовано в будущем. Тем не менее, работу доделывать необходимо. Ситуация часто осложняется тем, что руководитель проекта и его ведущие специалисты переходят на другой проект и передают свои полномочия менеджерам поменьше. В этих условиях управлять проектом становится гораздо сложнее.
Поэтому заключительный этап часто представляет собой даже более сложную задачу, нежели начальный этап жизненного цикла проекта. Длительность завершающего этапа зависит от общей продолжительности проекта и внимательности каждого члена команды. Руководитель должен поддерживать целеустремленность команды и неуклонно вести проект к завершению. Для этого он должен направлять внимание команды на значение результатов проекта для компании и самой команды и ее членов.
В этих условиях необходимо отслеживать следующие основные моменты:
1. Выполнение оставшихся работ и создание учетной информации по ним;
2. Наличие ресурсов на оставшихся работах и их качество;
3. Соблюдение условий контрактов;
4. Вопросы, связанные с оборудованием: оно должно быть распродано, возвращено владельцам или поставлено на хранение;
5. Вопросы, связанные с участниками команды: кого и куда передать, кем кого заменить и прочие вопросы, т.к. по окончании любого проекта его команда должна быть распущена.
Операции по завершению проекта должны планироваться на этапе создания иерархической структуры работ проекта и должны быть профинансированы так же, как и любой другой этап проекта. Проконтролировать наличие таких операций в ИСР должен заказчик. Если он этого не сделал, то финансирование операций завершения должно ложиться на него. Но это не всегда в интересах заказчика. Поэтому необходимо всегда помнить о необходимости завершения проекта. Резкое и незапланированное завершение проекта приводит к появлению пробелов в информации и подрывает доверие клиентов к команде проекта и к результатам проекта.
В ходе завершения проекта вся информация по нему должна быть переведена в разряд архивной. Достигнутые результаты должны быть документально зафиксированы и утверждены. Вся необходимая информация должна быть передана потребителю проекта (заказчику), т.к. именно он будет дальше работать с результатами проекта. Обязательно должны быть соблюдены вопросы секретности информации.
При создании архива все специализированные проектные или программные исторические базы данных, относящиеся к проекту, должны быть обновлены. Если проект исполнен по контракту, или если осуществлялись значительные закупки, особое внимание следует обратить на архивацию финансовых документов. Закрытие проекта представляет собой подтверждение того, что проект удовлетворил все требования потребителя проекта по продукту проекта. Документ с накопленными знаниями является важнейшим документов при завершении проекта. Это документ, содержащий все достоинства и недостатки выполненного проекта. А также содержащий все проблемы, возникавшие в проекте и способы их решения. Часто такой документ сопровождается т.н. журналом проблем проекта.
Второй основной процесс, сопровождающий завершение проекта – это закрытие контрактов, т.е. подтверждение выполнения условий контрактов или их досрочное закрытие, включая разрешение всех возникших споров. Положения и условия контракта могут предписывать проведение специальных процедур для закрытия контрактов. Преждевременное прекращение контракта является специальной формой закрытия контрактов.
Входом для процесса закрытия контрактов является контрактная документация, включающая, в частности:
— собственно контракт со всеми прилагаемыми календарными графиками, запросами и утвержденными изменениями контракта;
— вся разработанная поставщиком техническая документация;
— отчеты поставщика по исполнению;
— финансовая документация (счета-фактуры, подтверждения платежей) и результаты проводившихся инспекций.
Закрытие контрактов производится методом контрактного аудита. Контрактный аудит – это структурированное описание процесса контрактации от планирования контрактов до управления их исполнением. Целью такого аудита является определение достижений и ошибок, которые следует учитывать в других контрактах данного проекта или организации. В результате процесса лицо или организация, ответственные за закрытие контрактов должны предоставить заказчику письменное уведомление о завершении контракта, а полный набор структурированных документов контракта должен быть подготовлен для включения в архивы проекта.
По завершении проекта должна быть проведена его постпроектная оценка, в результате которой должно быть выяснено следующее: оправдан ли перерасход средств или изменение планов, и были ли методы управления оптимальными. Постпроектная оценка производится по инициативе клиента и может проходить в течение нескольких месяцев после официального завершения проекта. Проведение постпроектной оценки может быть поручено третьей стороне. По результатам постпроектной оценки всегда составляется детальный отчет. Проведение такой оценки часто называют извлечением уроков из проекта.
Особое внимание при завершении проекта следует уделять тому, как члены команды проекта (индивидуально или в группах) будут высвобождаться, когда отпадает необходимость их использования в проекте. Своевременно должны бать разработаны соответствующие процедуры переназначения. Эти процедуры должны уменьшать издержки с помощью снижения или исключения тенденции притворяться работающим с целью заполнения времени между предыдущим и следующим назначениями. Также они должны повышать моральное состояние, уменьшая или исключая неопределенность в отношении будущей занятости. Процедуры уведомления менеджеров других проектов о доступности членов команды проекта для работы в других проектах разрабатываются и отражаются обычно в плане обеспечения проекта персоналом.