Что относится к приказам по административно хозяйственной деятельности

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

О нюансах оформления приказов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Приказы по основной деятельности: образцы-2020-2021

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.2019ХХ

Начальники отделов /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О создании комиссии по сомнительным долгам

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.

Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.

Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.

Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами /подпись/ Цветова А. А.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Итоги

Источник

Последние публикации

Новости

Главные темы месяца

Какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Приказы по административно-хозяйственным вопросам (административно-хозяйственной деятельности) и другие группы приказов: по основной деятельности, по личному составу

Приказы принято делить на три основные группы:

по основной деятельности,

по личному составу,

по административно-хозяйственным вопросам (или их называют еще «по административно-хозяйственной деятельности).

Такое разделение не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, но оно устанавливалось ранее и устанавливается сейчас нормативными актами, определяющими сроки хранения приказов.

Сейчас сроки хранения документов установлены Росархивом в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Данный Перечень утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. В нем приказы как раз и разделены на группы: по личному составу (п. 434), по основной (профильной) деятельности» (п. 19), по административно-хозяйственным вопросам (п. 19).

Для разных приказов установлены разные сроки хранения, хранятся разные виды приказов в разных делах. Приказы по административно-хозяйственным вопросам собираются в дело отдельно от приказов основной деятельности и приказов по личному составу.

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной группе обращают внимание на содержание вопросов, которые приказ регулирует.

Чем отличаются приказы по административно-хозяйственным вопросам от других видов приказов?

Приказы по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) отличаются от приказов по основной деятельности и по личному составу тем, что регулируют свою специфическую область, они направлены на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией: об эксплуатации зданий и помещений, о транспортном обслуживании, внутренней связи, об организации общей и противопожарной охраны организации и др.

В отличие от приказов по АХВ приказы по основной деятельности издаются для регулирования основной и оперативной деятельности организации в целом либо отдельных ее структурных подразделений. Ими утверждаются локальные нормативные акты, создаются комиссии, новые структурные подразделения, оформляется проведение каких-то мероприятий (по сокращению штата, по проведению конкурсов) и др.

Новичкам иногда сложно понять, к какой группе отнести приказ: к приказам по АХВ или по основной деятельности. Эти две категории они порой путают. Нет сложностей обычно, когда нужно отличить приказы по АХВ от приказов по личному составу. Последние регулируют отношения «работник-работодатель» (прием на работу, перевод, перемещение, отпуск, командировку, увольнение и др.), они содержат распорядительные предписания в отношении конкретных работников.

Иногда приказ по АХВ касается в какой-то мере правил внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актов, например, когда он регулирует пропускной режим. Приказы по основной деятельности могут тоже касаться ПВТР и других ЛНА, например ЛНА о пропускном режиме. Тут важно разграничить два вида этих приказов. Приказом по основной деятельности ЛНА может утверждаться, в него могут вноситься изменения. Приказом по АХВ изменения в ЛНА не вносятся. Однако данным приказом регламентируются работы по организации пропускного режима, установленного в ЛНА.

В отличие от приказов по личному составу приказы по АХВ не решают вопросы управления персоналом, а зачастую даже не содержат персональных данных работников.

Виды (список, перечень) приказов, которые относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам

Упомянутый выше Перечень типовых управленческих архивных документов перечислил многие приказы, которые относятся к приказам по личному составу, но не указал, какие приказы следует относить к приказам по административно-хозяйственным вопросам. Он лишь назвал эту группу приказов и установил для нее срок хранения.

Таблица. Приказы по административно-хозяйственным вопросам в Перечне

В других нормативных актах, которые бы касались всех работодателей, тоже нет перечней приказов, отнесенных к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Этот перечень работодатель определяет самостоятельно в своих локальных нормативных актах, руководствуясь содержанием конкретных видов приказов. При составлении перечня можно ориентироваться на некоторые документы государственных органов, бюджетных учреждений. К частным работодателям они не относятся, они обычно внутриведомственные, но если тема в документе раскрыта хорошо, то почему бы не позаимствовать его положения в свои локальные нормативные акты.

Например, хорошо проработан наш вопрос в документах:

В данных Памятках неплохо раскрыто, как отличить приказ по административно-хозяйственным вопросам от других приказов, какие конкретно приказы отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Так, в Памятке по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации указано:

«4.1. Приказы по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

4.2. К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы:

о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности;

об эксплуатации зданий и помещений;

о транспортном обслуживании, внутренней связи;

об организации общей и противопожарной охраны организации;

об обеспечении безопасности организации и др.

4.3. В случае если содержание зданий, служебных помещений в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройство придомовых территорий и т.п. или покупка оборудования, продажа горюче-смазочных материалов и др. являются основной деятельностью организации, приказы по этим вопросам отбираются на постоянное хранение».

В Памятке «Критерии отнесения приказов (распоряжений) к категориям: по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам» предусмотрено:

«3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

3.2. В Перечне в разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены четыре направления, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности. Приказы (распоряжения), издаваемые по указанным направлениям, следует относить к группе приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам:

3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);

3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений);

3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);

3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств).

3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.

3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия)».

Проанализировав содержание разных видов приказов, различные ведомственные нормативные акты, сложившуюся кадровую практику, мы составили список приказов, которые можно отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы (распоряжения) о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности

Приказы (распоряжения) об эксплуатации зданий и помещений

Приказы (распоряжения) о транспортном обслуживании, внутренней связи

Приказы (распоряжения) об обеспечении безопасности организации

Данные списки приказов, разумеется не полные и не закрытые. Привести все виды приказов, которые могут создаваться на практике, невозможно.

Деление приказов по административно-хозяйственным вопросам на подгруппы

Поскольку приказы по АХВ имеют одинаковый срок хранения, они могут формироваться в одно дело, регистрироваться в одном журнале – журнале регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Работодатель у себя на локальном уровне вправе самостоятельно решить, будут ли приказы по АХВ у него делиться на подгруппы или нет, а если будут, то на какие именно подгруппы. Соответственно, приказы каждой подгруппы будут подшиваться в свое дело, регистрироваться отдельно. Номенклатура дел частной компании находится в ее собственном ведении.

Регистрация приказов по АХВ. Коды (индексы) приказов

Каждая группа приказов обычно регистрируется в отдельном журнале регистрации. Как было отмечено выше, приказы по АХВ имеют один общий срок хранения, поэтому могут регистрироваться в одном журнале и храниться в одном деле. Но по решению работодателя массив приказов по АХВ может быть поделен на подгруппы, каждая из которых будет регистрироваться и храниться отдельно.

Отдельно от приказов принято регистрировать распоряжения.

При регистрации приказа его номер нередко дополняется «расшифровывающим» буквенным индексом (кодом), «подсказывающим» к какой группе или подгруппе работодатель отнес данный приказ.

Закон не устанавливает обязательное присвоение индексов (кодов) приказам по АХВ всеми работодателями. Так что каждый работодатель вправе сам решить, присваивать ли ему код (индекс) своим приказам по АХВ или нет, и если присваивать, то какой. Обычно на практике присваивают код (индекс) «АХ» или «АХД» или «АХВ».

Некоторые работодатели присваивают коды (индексы) только приказам по личному составу, а приказам по АХВ и по основной деятельности не присваивают. Это может привести к путанице. Какую-то из этих групп все-таки лучше «прокодифицировать».

В целом каждому работодателю хорошо бы иметь у себя в организации классификатор приказов и распоряжений, в котором также установить, кто в организации полномочен издавать приказы, а кто распоряжения и по каким вопросам.

Источник

Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Например, ООО «Компания»Имя и должность автора документаДолжность указывают так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность.

Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П.Вид документа«Приказ» или «Распоряжение»Номер документаУказывают номер, который присвоен при регистрации документаДатаДолжна соответствовать дате подписания или издания документаНаселенный пунктНужно указать город или другой населенный пункт, в котором издан документЗаголовокТо, о чем пойдет речь в документе.

Например, приказ «Об утверждении штатного расписания»Подпись руководителяРуководитель ставит подпись, а расшифровку печатают в документеКонтроль за исполнением приказа или распоряженияЧтобы назначить сотрудника, который будет отвечать за исполнение документа, последним пунктом в тексте указывают фамилию и должность ответственного.

Например: «Контроль за исполнением возложить на начальника отдела Петрова П. П.»

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».

Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».

Коротко

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник