Что относится к облачным ресурсам для совместной работы с коллегами
10 лучших сервисов для совместной работы
Поговорим о лучших инструментах для создания цифровых рабочих пространств, чтобы совместно вести дела, редактировать файлы, отслеживать прогресс и выполнять другие рутинные (и не очень) задачи без бесконечного переключения между сервисами.
В частности, поговорим об органайзере Notion и его аналогах разного уровня комплексности.
Notion
Notion – это популярный инструмент для совместного редактирования документов, хранения файлов и ведения расписания в едином цифровом пространстве. С помощью Notion можно удобно организовать работу с большим количеством проектов, используя различные методы визуализации информации и ее редактирования. Можно использовать стиль оформления в виде Вики, в виде календаря с расширенным количеством контента или канбан-доски.
В Notion по умолчанию доступны шаблоны для разработки новых продуктов, создания документации, управления рекламными кампаниями и других задач.
Параллельно в Notion можно вести личные проекты (финансы, заметки, список для чтения, список любимых фильмов и книг, которые надо прочитать и т.п.) и рабочие (календари, системы шрифтов и цветов для сайтов, записи с совещаний, заметки для HR-ов и т.п.). Универсальность – ключевое преимущество Notion. Для чего он будет использован, зависит исключительно от пользователя, а не от функциональности сервиса.
Сервис предоставляется бесплатно для личного использования. Для работы в команде придется купить подписку за 8 долларов (ежемесячно).
Confluence
Альтернатива Notion, разработанная компанией Atlassian (они же создали Trello и Jira). Это цифровое рабочее пространство, заточенное под задачи крупных команд разработчиков. В отличие от других проектов Atlassian, Confluence поддерживает хранение и редактирование документов, а также их комментирование. Это делает сервис немного ближе к Google Docs, нежели к Trello.
В Confluence есть удобные средства коммуникации, интеграция с любыми email-ящиками, поиск по документам и другие удобные функции. Conflunece в пару кликов интегрируется с другими утилитами Atlassian. Например, в документы Confluence можно одним кликом перенести расписание задач из Jira или дорожную карту разработки текущего проекта, которая при этом еще будет динамически обновляться.
Стоимость сервиса начинается от 5 долларов за месяц. Бесплатной версии нет, только безвозмездный тестовый период.
Dropbox Paper
Paper – это один из ключевых продуктов компании Dropbox, идея которого заключается в создании цифрового рабочего пространства, позволяющего полностью отказаться от привычных методов коммуникации и совместной работы (в частности, от электронной почты).
В Dropbox Paper у каждого пользователя есть доступ к онлайн-документам, которые можно адаптировать под свои нужды. Например, хранить там тексты для публикации на ресурсе, делать наброски документации, создать список задач для всей команды или встроить в этот документ календарь с важными событиями и совещаниями.
В документы Dropbox Paper можно встраивать не только текст и виджеты, но и медиаконтент: изображения, ролики с Vimeo, аудиодорожки с SoundCloud и даже посты из Инстаграма.
Также Paper поддерживает форматы файлов сторонних приложений. Они будут корректно отображаться в документе и будут доступны для предпросмотра и загрузки. Это позволяет использовать Paper в более сложных задачах, таких как проработка дизайна с применением программы Sketch или InVision.
Рабочее пространство в Dropbox Paper синхронизируется с одноименным облаком и доступно сразу на нескольких устройствах (через браузер и мобильные приложения).
Базовая версия Dropbox Paper доступна бесплатно, но за дополнительное пространство в облачном хранилище придется заплатить. Стоимость – от 9 долларов в месяц.
Coda – это сервис-органайзер, призванный объединить каналы коммуникации и инструменты для создания контента в единое цифровое пространство, которое не придется покидать, чтобы выполнить какую-то работу. Coda помогает избавиться от вечного копирования ссылок, текстов, задач и вставки их в мессенджеры, таблицы, системы отслеживания задач и т.п.
Новый проект в Coda выглядит как пустой документ, который можно заполнить виджетами на свой вкус. Это может быть список дел, картинки с дизайн-концептами, виджет с опросом, документ из Google Docs или таблица из Jira. Вариаций контента много, и ограничений по его размещению в Coda-документе нет.
Из интересного в Coda стоит отметить наличие готовых шаблонов для создания рабочего пространства в пару кликов. Можно найти типичный для своей команды сценарий взаимодействия и моментально объединить все его составляющие в один проект.
Например, подключить почту Gmail, календарь, мессенджер Slack, репозиторий с кодом и макет из Figma. Все необходимые для работы элементы окажутся на одной странице. По словам разработчиков, это ускоряет процесс обработки информации и в целом позитивно сказывается на эффективности команды, перешедшей в Coda.
В Coda есть бесплатный тариф с ограничениями по размеру документов. Стоимость премиум-аккаунтов варьируется от 10 долларов до 30.
Относительно молодой и не особо известный инструмент для совместной работы над документами в сети. Quip универсален и содержит в себе внушительный набор мини-приложений, нужных для совместного написания текстов, ведения учетов в таблицах, создания презентаций и отслеживания прогресса команды с помощью отдельного менеджера задач.
Идеально подходит как для управления небольшой командой сотрудников, так и для работы с масштабной группой разработчиков. Сервис удобно масштабируется под задачи любого уровня сложности в пару нажатий.
Также в Quip есть утилиты для брейнсторминга (создания интеллект-карт), аналог системы пул-реквестов, средства коммуникации, функции отслеживания изменения в документах, встроенный календарь и собственное облако для синхронизации данных. Quip доступен как в вебе, так и на мобильных устройствах.
У Quip нет бесплатного тарифа, но есть бесплатный тестовый период. Стоимость услуг начинается от 10 долларов.
Craft
Аналог Notion, разработанный эксклюзивно для платформ Apple. Craft существует только в версиях для macOS и iOS и написан на языках Objective-C и Swift. Поэтому он запускается гораздо быстрее Notion и его аналогов и работает плавнее.
В Craft акцент сделан на работе с документами, поэтому полезных дополнений по типу календарей и интеграции с Jira тут нет. Но есть продвинутая система структуризации информации с механизмами создания связей между отдельными документами, хранящимися в Craft.
У Craft строгая политика конфиденциальности, и разработчики сервиса называют обеспечение приватности пользователей одним из ключевых преимуществ своего детища. При этом здесь нашлось место групповому редактированию документов и функции публикации Craft-заметок в сети.
Также в Craft есть счетчик символов, экспорт документов в PDF, Word и прочие популярные форматы. Есть поддержка markdown-разметки, поиск по содержимому заметок, загрузка медиа в высоком качестве, хранение резервных копий до полугода и т.п.
Приложение доступно в App Store и распространяется бесплатно, но с ограничениями. Чтобы снять лимит на количество контента и получить доступ к дополнительным функциям нужно оплатить подписку (45 долларов в год).
Evernote
Один из старейших сервисов по ведению онлайн-записей. С момента выхода первой версии Evernote обзавелся таким набором дополнений, что теперь может тягаться по функциональности с такими монструозными органайзерами, как Notion.
В Evernote есть базовый набор заметочника: текстовый редактор, список задач, файловое хранилище. Также сюда встроен сканер документов (в мобильной версии), функция поиска по PDF-документам и рукописным записям, клиппер для быстрого сохранения информации из других приложений с сайтов.
Создавая новый документ, можно выбирать из десятков шаблонов. Есть календари, системы планирования финансов, шаблон для ведения заметок на совещании, нотный лист, трекеры, бизнес-планы и многое другое.
Также в Evernote появился календарь – можно подключить профиль Google и связать расписание из него с записями в заметочнике.
Вкупе с инструментами коллаборации Evernote может полностью заменить Notion. Есть версии для всех десктопных (в том числе веб) и мобильных платформ.
Evernote распространяется бесплатно, но с ограничением на количество используемых устройств. Стоимость премиум-аккаунта – от 3 долларов в месяц.
OneNote
Один из основных конкурентов Evernote, разработанный компанией Microsoft. Визуально и функционально OneNote похож на другие приложения из Office365. Можно добавлять в заметки файлы, рисовать в них, отслеживать задачи и т.п.
Функций для ведения расписания или внедрения средств коммуникации в OneNote не предусмотрено, но есть простейшие инструменты для совместного редактирования записей и хранения файлов.
Из интересных функций стоит выделить тесную интеграцию с браузером Microsoft Edge. Это упрощает поиск ссылок и записей в сети с последующим их экспортом в записную книжку OneNote.
OneNote может быть интересен тем, кто пользуется другими продуктами из семейства Office365. И тем, кому нужен бесплатный заметочник с большим набором опций. Да, Microsoft не берет деньги за использование OneNote, но ограничивает бесплатные аккаунты в пространстве для хранения записей.
Google Drive
Google Drive идеологически близок к Dropbox Paper, так как изначально тоже был облачным хранилищем, но превратился в массивное цифровое рабочее пространство с внушительным набором опций и системой расширения функций за счет установки дополнений.
Экосистема продуктов Google включает в себя Docs, Sheets, Slides и еще парочку малоизвестных приложений. Над документами, созданными в этих программах, можно работать со всеми, у кого есть профиль Google и ссылка на ваше хранилище.
Google Docs стал неким золотым стандартом и чаще всего применяется, когда нужно совместно работать над текстом. Редакторы там вносят правки, студенты сдают свои работы, а копирайтеры вместе готовят тексты для заказчиков.
Drive тесно интегрируется с другими сервисами Google (Tasks, Keep, Calendar) и поддерживает интеграцию со сторонними программами (Slack, Jira) при помощи расширений, поэтому можно настроить рабочее пространство под свои нужды и превратить Drive в подобие Notion.
Docs, Sheets и Slides можно пользоваться бесплатно. Платить надо только за хранилище в Google Drive. По умолчанию доступно 10 Гбайт под все виды файлов (включая личные).
Google Keep
Самый функционально ограниченный и избыточно простой сервис в подборке. Google Keep язык не повернется назвать органайзером, потому что это программа для создания заметок в дистиллированном виде. Тут можно писать буквы, добавлять картинки, ссылки и чек-листы.
Но такая ограниченность и отсутствие дополнительных опций некоторым пользователям (а иногда и командам) идет на пользу. Возможно, вам не нужны те возможности, что есть в Notion или Craft.
В Keep можно вести совместные заметки, добавляя туда задачи и файлы. Получаются компактные рабочие среды в духе тех, что можно создавать в Notion, но без обилия виджетов и интеграции со сторонними программами.
Keep предоставляется бесплатно, никаких подписок нет.
Вместо заключения
На этом и закончим. Почти все описанные выше сервисы можно опробовать бесплатно, так что проблем с выбором возникнуть не должно. Главное, чтобы выбранный сервис помогал решать задачи, а не становился еще одним модным цифровым продуктом, только мешающим коммуницировать с коллегами и достигать поставленных целей.
Онлайн-офис для совместной работы в облаке | ТОП-7 Лучших
Удаленный формат работы уже давно перестал быть чем-то удивительным. С каждым годом все больше компаний переходят на него полностью или частично, но 2020-й год стал переломным моментом в развитии онлайн-офисов и заставил миллионы компаний всерьез задуматься об адаптации своего бизнеса к новым реалиям организации труда.
Эпидемия коронавируса и развитие информационных технологий привели к массовому переходу компаний на удаленный режим работы, и росту востребованности специализированных сервисов. Те, кто и до этого практиковал удаленные форматы работы в Интернете смогли гораздо быстрее адаптироваться к новым условиям и минимизировать потери для своего бизнеса. А многие даже оценили преимущества такой работы и уже не захотели возвращаться в офис.
Почему бизнес выбирает онлайн-офисы
Если прагматично посмотреть на развитие удаленных офисов, становится очевидно, что такая организация имеет существенные преимущества:
Многие компании до последнего старались отрицать преимущества удаленной работы, говоря о том, что их сотрудникам тяжело дисциплинировать себя при работе из дома, и в целом – поменять свой привычный уклад жизни. Но, как обычно, кризисные ситуации открыли путь для прогресса. В 2020 году многие компании перешли на удаленную работу, опробовав мобильный офис, среди них и такие гиганты как Google, Microsoft, Uber.
Согласно совместному исследованию Ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК), НИУ «Высшая школа экономики» и Microsoft в России к середине 2020-го года 54% российских предприятий и компаний перешли на удаленный режим работы полностью или частично. Для сравнения: до весны 2020-го на удаленке работало менее 1%.
81% респондентов уверены, что придется менять бизнес-процессы и организацию деятельности компаний. При этом 47% респондентов считают, что web формат работы «приживется».
В нынешних реалиях было бы нелогично продолжать отрицать возможности онлайн-офисов для организации труда в своей компании. Сегодня интернет-технологии и так активно задействуются в широком спектре сфер бизнеса, и это не только ит или диджитал. Даже предприятия, которые занимаются производством товаров, могут переводить значительную часть своих сотрудников на удаленную работу – менеджерский состав, бухгалтеров, администраторов.
А практика 2020-го года показала, что удаленная работа возможна даже для крупных компаний с сотнями, а то и тысячами сотрудников. Главное в этом деле – правильно организовать коммуникацию. А для этого сейчас существует достаточно инструментов.
Как выбрать сервис для удаленной работы компании
Существуют десятки различных сервисов, которые позволяют комфортно скоординировать работу компании, обеспечить удобное общение сотрудников и документооборот. Чтобы подобрать оптимальный вариант для вашего бизнеса, нужно обратить внимание на несколько базовых характеристик:
Лучшие онлайн-сервисы для удаленной работы
Google Workspace
Важнейшее преимущество этого сервиса в том, что в его основе уже хорошо знакомые каждому инструменты и ресурсы – почта Gmail, Гугл документы и таблицы, календарь. Как результат пользователям не нужно тратить время на изучение нового интерфейса, внедрение такой системы происходит максимально быстро.
Помимо корпоративной почты, просмотра и совместного редактирования документов, работы с таблицами, презентациями, календарем, разработчики также предлагают собственное хранилище данных, сейф, мессенджер, голосовой и видеочат.
Р-7 офис
В частности, у него есть интеграции с популярными российскими сервисами – Яндекс.Диском, Яндекс.Переводчиком, Главредом – это пример качественного импортозамещения. Есть все необходимое и для общения команды – удобный чат, телефонные звонки, видеоконференции, демонстрация экрана
Так что это полноценный сервис для удаленной работы компании, который включает онлайн-редакторы, систему документооборота, календарь, почтовый сервер, платформу для общения команды, органайзер. Р7 офис имеет не только десктопную версия для работы на компьютере, но и мобильные приложения на iOS и Android, можно работать со смартфона, планшета, iPad.
Этот сервис входит в Реестр российского ПО и полностью соответствует необходимым для использования в госорганах требованиям, в том числе Постановлению Правительства РФ №1236 от 16.11.2015 и №325 от 23.03.2017.
Onlyoffice
Редактор создавался на базе технологии HTML5 и Canvas, благодаря чему отображение документов не зависит от браузера и операционной системы.
В целом, этот аналог Google Workspace предлагает все необходимые модули для командной онлайн-работы – корпоративная почта, совместная работа с документами, CRM, сетевой органайзер, календарь, диаграмма Ганта, раздел «Сообщество» для общения команды в чатах, форумах и блогах.
Microsoft Office 365
С его помощью можно общаться с командой в чатах, проводить голосовые и видеособрания. Система поддерживает файлы стандартного офисного пакета MS, а также ворд онлайн, предлагает пользоваться корпоративной почтой, планировщиком и календарем.
Яндекс.Диск
Тем не менее, и этот ресурс вполне можно использовать для удаленной работы. Сервис предоставляет доступ к работе с Microsoft Office Online, дает не менее 10 Гб для хранения данных (это при бесплатном пользовании сервисом), позволяет совместно редактировать документы.
Обязательно стоит упомянуть о том, что в бесплатных тарифах вас будет преследовать реклама, а загружаемый файл должен быть не более 50 Гб.
Collabora Online
Есть базовый набор инструментов: работает с основными типами текстовых документов, презентаций и таблиц, позволяет совместно редактировать данные. К сожалению, не адаптировано для русскоязычных пользователей.
На западе пользуется большой популярностью, в России пока не настолько известна. Лучше всего адаптирована для среднего бизнеса, есть интеграция с почтовыми сервисами и MS. Есть опция совместной работы с документами.
Сравнительная таблица
Вывод
Мы видим, что каждый из перечисленных сервисов, в целом, имеет необходимые функции для командной удаленной работы. Дальнейший выбор будет зависеть от специфики вашей деятельности, численности команды, рабочих процессов, которые вы планируете переносить в онлайн, используемых функций и приложений. И хотя в первую очередь на себя обращают внимание сервисы от культовых компаний – Google и Microsoft, – не стоит сбрасывать со счетов российский продукт – «R7-офис», который отлично адаптирован к российской сетевой инфраструктуре, интегрирован с популярными сервисами, входит в реестр отечественного ПО, и по функционалу не уступает иностранным аналогам.
Совместная работа с документами
Мир меняется. И теперь необязательно всей команде быть в офисе, чтобы делать совместную работу. И делать ее качественно. К счастью, есть множество инструментов, позволяющих работать дистанционно, но вместе. В этой статье рассмотрим самые популярные и проверенные.
Да, работа бывает разная, и сервисы для удаленной работы решают разные задачи. Какие-то помогают совместно дизайнить, какие-то – совместно брейнстормить, третьи — поддерживают коммуникацию, четвертые — для совместного создания документов, пятые — поддерживают весь процесс и структурируют общие задачи. Ключевое слово во всех этих случаях – совместно. То есть одновременно. И так, чтобы изменения внесенные одним, были видны другим. И было понятно, кто и что изменил. Начнем с простого, с документов.
Совместная работа над документами онлайн и их хранение
Здесь не откроем Америку. Эти сервисы уже знакомы многим. И их предназначение понятно, но очень многие до сих пор ими не пользуются. Либо используют только ограниченные функции. Зачастую один сервис включает в себя хранение документов онлайн, возможность их создавать, редактировать, сохранять в разных форматах, комментировать и делиться.
Итак, создать договор и совместно отредактировать его, описать рабочий процесс, записать свои идеи, концепции и подискутировать совместно можно в…
Google Docs и Google Drive
Google docs создан как аналог MS Words, но для работы онлайн. Все тот же знакомый текстовый редактор с довольно широкими возможностями по верстке текста. Здесь доступны выключка (выравнивание), выбор шрифта (а в гугл фонтс их много), выбор кегля (размера), возможность вставить изображения, вставить таблицу и связать ее с Google Таблицами и многое другое.
Документы, само собой, можно использовать по-разному. Составлять договоры, писать статьи, обмениваться мыслями и делать это совместно. Один человек может написать текст, а другой может его скорректировать. Или оставить свой ценный комментарий. Обсудить работу можно и в чате, который доступен тут же, в гугл-документе.
На самом деле, Google docs — это составная часть Google Drive. А в него в свою очередь входят Google презентации, Google Keep, Google таблицы, Google Photo, Google-календарь и Google-задачи. Эти сервисы готовы закрыть львиную долю задач по совместной работе небольшой компании. И конечно, Google Drive – это еще и облачное хранилище ваших файлов. Доступ к ним вы можете получить удаленно. Из дома, карантина или отпуска.
Приятным бонус: файл, созданный в Google Docs, можно скачать в формате docx, rtf, txt, ebub, html и pdf. То есть работаете в браузере и сохраняете как красивый pdf. Круто!
Обратная ситуация тоже справедлива. Вордовский файл, загруженный в Google Docs, можно будет и прочитать, и отредактировать. Удобно!
Конечно, Google в первую очередь – это бизнесмен. Поэтому бесплатно пользоваться благами этих инструментов можно только с ограничением в 15 гб для всех ваших файлов суммарно. Для кого-то этого объема будет достаточно. А кто-то захочет перейти на платный тариф. Кстати, стоит он совершенно не космических денег.
Тарифы Google Drive на 2020 год
Доступный бесплатный объем: 15 гб
Платная версия: начинается от 139 рублей в месяц или 1390 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 100 гб
Подробнее о тарифах Google Drive (Google One)
Яндекс.Диск
Аналогичный сервис от Яндекс. Тоже есть возможность хранить документы в облаке, но по умолчанию доступно 10 гб, а не 15 как у Google. Это компенсируется более доступными платными опциями. Всего 99 рублей в месяц будут стоить дополнительные 100 гб. При оплате за год стоимость месяца будет всего 83 рубля. Аналогичный тариф в Google обойдется в 1390 рублей. В масштабах года разница не такая большая. Так что можно выбирать, основываясь на привычках и предпочтениях.
В Яндекс.Диске тоже можно работать с документами, таблицами и презентациями онлайн. Это действительно удобно при совместной работе. Яндекс использует решения от Microsoft, которое называется Office 365. Для обывателя это означает только одно: легкий переход из офлайна в онлайн, ведь интерфейс знакомый по MS Office, во многом аналогичен.
В Яндекс.диск можно создавать и загружать документы, таблицы и презентации
Доступный бесплатный объем: 10 гб
Платная версия: начинается от 99 рублей в месяц или 996 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 100 гб
Подробнее о тарифах Яндекс.Диска
Dropbox
Изначально сервис работал как облачное хранилище. Поговаривают даже, что создатель придумал его после того, как на важную встречу, забыл взять флешку. И он подумал, что было бы здорово иметь ее везде, где только есть Интернет.
С Дропбоксом можно работать как в браузере, так и установив программу себе на компьютер. В этом случае у вас появляется папка Dropbox. Загружая туда файлы, вы можете быть уверены, что они появятся автоматически на всех подключенных устройствах. И конечно, они появятся в браузерной версии.
В браузере можно просматривать документы, комментировать их и даже редактировать.
При этом вы можете создать документ, используя встроенный удобный редактор Dropbox Paper.
Удобный минималистичный редактор документов от Dropbox.
Либо выбрав привычные форматы Google Docs или MS Office.
Dropbox приятен во всех аспектах. Тарифная сетка несколько отличается от Google Drive и Яндекс.Диска. Младший тариф начинается от 9,99 долларов и включает 2 терабайта дискового пространства.
Доступный бесплатный объем: от 5 гб
Платная версия: начинается от 1000 рублей в месяц (11,99 евро) или
10 000 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 2 тб
Подробнее о тарифах Dropbox
Onedrive от Microsoft
Onedrive по умолчанию работает на компьютерах под управлением OS Windows. Так что облако уже является частью естественной рабочей среды. Само собой, Onedrive так же доступен и в браузерной версии со всеми благами онлайн- версии MS Office.
Доступный бесплатный объем: от 5 гб
Платная версия: начинается от
560 рублей в месяц (6,99 долларов) или
5 600 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 1 тб
Подробнее о тарифах Onedrive
Александр Айвазов
Директор РК Ай-Маркет. Помогаю ИП, небольшим и средним компаниям быстро наладить продажи через интернет.