Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение является основой разработки всего комплекса средств информационной технологии, определяя организационное, техническое и программное обеспечение.
Информационное обеспечение– это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией.
Информационное обеспечение чаще всего определяют через ряд составляющих: совокупность справочных данных, классификаторов информации (справочно-нормативное информационное обеспечение); унифицированных систем документации; специально организованных массивов информации.
Справочно-нормативное информационное обеспечение составляют федеральные, ведомственные и локальные информационные массивы. Федеральное справочно-нормативное информационное обеспечение содержит законодательные акты и организационно-технические документы – ГОСТы и федеральные классификаторы. Ведомственные массивы содержат информацию о нормативном регулировании в области, в которой функционирует данная информационная технология, локальные ориентированы на решения локальных прикладных задач.
Система классификаторовформируется для:
· обеспечения однозначности и точности при заполнении различных первичных документов;
· адекватности представления и отображения информации в различных информационных подсистемах;
· обеспечения возможности обмена информационным обеспечением.
Среди федеральных классификаторов следует отметить:
— идентификационный номер налогоплательщика ИНН, системы ведомственных классификаторов.
В МВД России отраслевые классификаторы разрабатываются в соответствии с Приказом № 533 от 1996 г.
Массивы информации составляют данные по предметной области, специально организованные в виде баз данных.
Под данными в области информационных технологий принято понимать информацию, представленную в виде, пригодном для её передачи и обработки автоматическими или автоматизированными средствами.
База данных – специально организованная совокупность данных в виде таблицы: столбцы – поля, строки – записи базы данных.
Построение баз данных часто представляется на практике в виде двух этапов:
1-й этап – обследование всех функциональных подразделений организации с целью:
· понять специфику и структуру ее деятельности;
· построить схему информационных потоков;
· проанализировать существующую систему документооборота;
· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.
Часто в информационном обеспечении выделяют еще один элемент – схемы информационных потоков. Они отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Анализ информационных потоков должен проводиться с целью их более организации, повышения интенсивности передачи и обработки информации, поступающей от источника к потребителю.
· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
· классификацию и рациональное представление информации.
Подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется.
Таким образом, для создания информационного обеспечения необходимо:
· ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления;
· представление движения информации от момента возникновения и до ее использования в виде схем информационных потоков;
· использование системы классификации и кодирования;
Развитие рыночных отношений вызывает необходимость повышения уровня управления экономикой. Процесс управления представляет собой сбор, обработку и передачу информации для вынесения управляющих решений.
Существует разделение экономической информации по функциональному ее назначению, в рамках которого выделяют такие структурные единицы:
Создание ИС и информационных технологий (ИТ) нуждается в специальной организации информации и выделении специальной подсистемы – информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и ИТ, который отражает информацию, характеризующую состояние управляемого объекта и является базой для принятия решений управления.
При разработке ИО информационной системы определяют состав показателей, которые необходимы для решения задач различных управленческих функций, их характеристики (объем, время) и информационные связи. Составляют разные классификаторы и коды, определяют наполнение входных и выходных документов для каждой задачи, проводят организацию информационного фонда, определяют состав базы данных.
Готовые работы на аналогичную тему
ИО разрабатывается для повышения качества управления организацией через повышение достоверности и своевременности данных, которые необходимы для принятия решений управления.
Основным назначением ИО является обеспечение такой организации и представления информации, которые будут отвечать любым требованиям пользователей и условиям автоматизированных технологий.
Чтобы создать ИО необходимо:
В составе информационного обеспечения выделяют внемашинное и внутримашинное ИО.
Внемашинное ИО
Внемашинное ИО воспринимается человеком без помощи технических средств.
К внемашинному ИО относятся:
Экономические показатели содержатся в управленческих документах.
Бумажный документ представляет собой информацию на естественном языке, которое фиксируется ручным или печатным способом на бланке.
Для возможности обработки информации из документов с помощью компьютера ее нужно предварительно закодировать и классифицировать.
Внутримашинное ИО
Внутримашинное ИО размещается на машинных носителях и состоит из файлов (в виде совокупности отдельных файлов или базы данных).
[Определение] Внутримашинное ИО представляет собой специальным образом организованные данные, которые подлежат автоматизированному хранению, накоплению, обработке, поиску и передаче в удобном для восприятия техническими средствами виде. [/Определение]
Информационное обеспечение управления предприятием
Вы будете перенаправлены на Автор24
Сущность и значение информационного обеспечения предприятия
Эффективность работы функциональных и линейных руководителей, а также разного рода специалистов во многом зависит от обеспечения их деятельности, которое бывает следующих видов:
Одним из основополагающих, ключевых элементов системы обеспечения управления предприятием, несомненно, является информационное обеспечение. Оно представляет собой совокупность информационных ресурсов, а также различных способов их организации, предназначенных для реализации управленческих и аналитических процедур, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность организации.
В современных условиях роль информации все больше и больше возрастает. Информационное обеспечение управления, по сути, представляет собой связь информации с основными системами управления организации, а также с управленческим процессом в целом. Рассматривать его следует не только в целом (включая всю совокупность управленческих функций), но также и по отдельным функциональным управленческим работам (например, планированию и прогнозированию, учету и т. д.).
Информационное обеспечение управления предприятием представляет собой сбор и переработку значимой информации, которая необходима для принятия рациональных управленческих решений.
В современных условиях передача большей части информации о деятельности и положении организации на высший уровень управления, а также взаимный обмен информацией между структурными подразделениями предприятия осуществляются при помощи электронно-вычислительной техники, программного обеспечения и сети Internet.
Возможные положительные результаты от совершенствования информационного обеспечения управления предприятием
В первую очередь, это экономия издержек, благодаря снижению:
Экономия возможных расходов в будущих периодах:
Готовые работы на аналогичную тему
Возможные нематериальные выгоды:
Основные аспекты организационной стороны информационного обеспечения системы управления предприятием
Варианты организации информационного обеспечения управления могут быть различными, поскольку многое зависит в зависимости от технических, финансовых и других возможностей субъекта хозяйствования. Так, к примеру, может быть целесообразной создание и регулярная актуализация собственной информационной базы предприятия, а также использование какой-либо из специализированных баз (типа «Консультант-плюс», «Кодекс», «Гарант»). Также вполне допустимым можно считать сочетание собственных источников данных и информационных возможностей других предприятий и т.д.
Ключевым элементом информационного обеспечения управления предприятием является информационная база. Ниже, на рисунке изображен один из возможных вариантов структурирования информационной базы аппарата управления:
Основные требования к исходным данным, входящим в информационную базу
Они должны соответствовать самым различным требованиям. Основными из них можно назвать:
Тема 9 Состав и структура информационного обеспечения (ИО)
Информация, необходимая для обеспечения функционирования системы управления, представляет собой ИО.
ИО формируется в результате обработки специфического сырья – данных. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель: бухгалтерские и финансовые документы, дисплеи, магнитные носители и т.д.
Основное назначение ИО заключается в формировании и накоплении информации, внесении своевременных изменений в информационную базу, хранении и защите данных, поиске информации и выдаче ее по запросам пользователей в соответствии с разработанной технологией.
К основным функциям ИО относятся следующие:
1. наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонения от заданных режимов;
2. унификация и подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых параметров;
3. представление информации на различные уровни управления для выработки управленческих решений;
4. осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления;
5. ускорение процесса управления, т.е. получение нужной информации в заданные сроки.
Структура ИО ЭИС приведена на рис.2.1.
SHAPE \* MERGEFORMAT
система классификации и кодирования информации
программы организации информационного фонда
Унифицированная система документации
Схемы информационных потоков
Рис.2.1 Структура ИО ЭИС.
ИО ИС состоит из двух частей: внемашинного ИО и внутримашинного ИО.
2. Внутримашинное ИО
Внутримашинное ИО включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ.
Терминологически понятия «файл» и «массив» близки по содержанию. И тот, и другой представляют собой совокупность жестко организованной и поименованной информации. Однако для файла точно определено место его расположения – магнитный диск, а массив информации может быть расположен в памяти ЭВМ, может быть представлен совокупностью однородных бумажных документов.
Массивы данных являются основной частью внутримашинного ИО.
По отношению к системе управления массивы подразделяются на:
По длительности использования массивы подразделяются на постоянные, условно-постоянные и переменные.
В постоянных массивах содержатся неизменные данные (физические и материальные константы).
В ЭИС используются, как правило, условно-постоянные и переменные массивы.
В условно-постоянных массивах фиксируется информация, остающаяся неизменной в течение определенного, достаточно длительного времени. В составе условно-постоянных массивов выделяют следующие группы массивов:
¾ нормативные (нормы затрат материальных и трудовых затрат и т.д.);
¾ планово-договорные (плановые показатели работы предприятий и их подразделений и др.);
¾ справочно-табличные (справочные данные по персоналу, по характеру выполняемых работ и т.д.);
¾ расценочные (цены на материалы, готовую продукцию и т.д.);
¾ регламентирующие (данные о правовых и должностных обязанностях производственного, обслуживающего и управленческого персонала и др.) и т.д.
Переменные массивы включают постоянно изменяющиеся данные. Различают следующие виды переменных массивов:
¾ накапливаемые (хранимые) – чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, для сравнения, сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчетов нарастающим итогом;
¾ промежуточные – возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач, формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного значения для целей управления.
Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы.
При формировании информационного фонда необходимо учитывать следующие требования:
¾ полное отражение состояния объекта без необоснованной избыточности данных;
¾ однократное фиксирование данных и обеспечение многократного их использования;
¾ исключение расчетных данных из первичных массивов;
¾ рациональное построение фонда, обеспечивающее минимизацию времени поиска данных;
¾ обеспечение надежности хранения данных;
¾ обеспечение точного и своевременного внесения изменений;
¾ применение эффективных технических носителей.
Для наиболее эффективной организации информационного фонда создаются и используются специальные программы – программы организации информационного фонда. Эти программы обеспечивают:
¾ реализацию процессов создания и функционирования информационного фонда;
¾ выполнение всех необходимых вычислительных и логических действий над данными;
¾ проверку достоверности данных;
¾ одновременную работу нескольких прикладных программ;
¾ поиск информации по запросам пользователей в диалоговом режиме.
В настоящее время внутримашинное ИО проектируется в виде банка данных.
Банк данных – автоматизированная система, представляющая собой совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных.
Главными составляющими банка данных являются база данных и СУБД.
База данных (БД) – специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.
Для ввода БД в ЭВМ, дополнения ее новой информацией, поиска в ней необходимых сведений с целью их обработки, корректировки и вывода на дисплей или печать служит специальный комплекс взаимосвязанных программ, получивший название системы управления базами данных.
3. Внемашинное ИО.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации.
В результате анализа потоков информации должны быть выделены:
¾ документы, данные, источники данных, потребители данных, связи и отношения между ними;
¾ способы кодирования данных;
¾ динамика генерирования данных источниками;
¾ динамика потребности в результирующих данных;
¾ свойства и характеристики потока информации (оперативность обработки; наличие дублирующих записей и связей, объем памяти данных, график нагрузки в системе обработки данных и др.).
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
¾ исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
¾ классификацию и рациональное представление информации.
При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:
¾ к унифицированным системам документации;
¾ к унифицированным формам документов различных уровней управления;
¾ к составу и структуре реквизитов и показателей;
¾ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
Однако, несмотря на существующие унифицированные системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
¾ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
¾ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
¾ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
¾ имеются показатели, которые создаются, но не используются и др.
Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании ИО.
Система классификации и кодирования информации.
1. Классификация – распределение множества объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) на подмножества (классы) в соответствии с определенным признаком, который позволяет установить сходство или различие объектов.
Признак сходства или различия, на основании которого проводится классификация, называется основанием классификации (реквизитом).
Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами. Например, всю информацию об университете можно классифицировать по многочисленным информационным объектам, которые будут характеризоваться общими свойствами:
¾ информация о студентах – в виде информационного объекта «студент»;
¾ информация о преподавателях – в виде информационного объекта «Преподаватель»;
¾ (Задание: выделить информационные блоки для информации о факультете).
2. Разработаны 3 метода классификации объектов: иерархический, фасетный, дескрипторный.
Иерархическая система классификации строится следующим образом:
¾ исходное множество элементов составляет нулевой уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы, которые образуют первый уровень;
¾ каждый класс первого уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют второй уровень и т.д. (см. рис. 2.2.).
SHAPE \* MERGEFORMAT
рис. 2.2. Иерархическая система классификации.
Пример. Задача – создать иерархическую систему классификации для информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
Система классификации представлена на рис. 2.3 и будет иметь следующие уровни:
SHAPE \* MERGEFORMAT
рис. 2.3 Пример иерархической классификации для информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
0-ой уровень. Выбирается классификационный признак – название отделения.
1-ой уровень. Выбирается классификационный признак – название отделения.
4-ой уровень. Классификационный признак – положение по тарифной сетке: преподаватели штатные, совместители, почасовики.
5-ый уровень. Классификационный признак – наличие детей у женщин: есть, нет.
(Задание. Создать иерархическую систему классификации для информационного объекта «Факультет. Успеваемость»).
Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.
Достоинства иерархической системы классификации:
¾ использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.
Недостатки иерархической системы классификации:
¾ жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, т.к. приходится перераспределять все классификационные группировки;
¾ невозможность группировать объекты по заранее непредусмотренным сочетаниям признаков.
При фасетной классификации определяются признаки (фасеты) и устанавливается набор конкретных значений для каждого признака, в соответствии с которым и образуются независимые классификационные группировки объектов в процессе решения задач на ЭВМ.
Пример. Задача – создать фасетную систему классификации для информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
Сгруппируем и представим в виде таблицы (рис. 2.4) все классификационные признаки по фасетам:
Положение по тарифной сетке
Рис. 2.4. Пример фасетной системы классификации для информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
¾ фасет название отделения с семью названиями отделений;
¾ фасет занимаемое положение с тремя группами;
¾ фасет пол с двумя градациями;
¾ фасет положение по тарифной сетке с тремя градациями;
¾ фасет дети с двумя градациями.
Структурную формулу любого класса можно представить в виде: Ks =(отделение, занимаемое положение, пол, положение по тарифной сетке, дети).
Присваивая конкретные значения каждому фасету получим следующие классы:
К3=(МЭ, учебно-вспом. персонал, жен., есть дети) и т.д.
Таким образом, процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. Для каждого объекта задается конкретная группировка фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок следования:
При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись.
Достоинства фасетной системы классификации:
1. возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений, для создания группировок;
2. фасетную систему легко модифицировать, внося изменения в конкретные значения любого фасета.
Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, т.к. необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.
Дескрипторная система классификации.
Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:
¾ отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов, причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
¾ выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребляемых;
¾ создается словарь дескрипторов, т.е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате нормализации.
Пример 1. В качестве объекта классификации рассматривается успеваемость студентов. Ключевыми словами могут быть выбраны: оценка, экзамен, зачет, преподаватель, студент, семестр, название предмета. Здесь нет синонимов, и поэтому указанные ключевые слова можно использовать как словарь дескрипторов.
Пример 2. в качестве объекта классификации рассматривается учебная деятельность в вузе. Ключевыми словами могут быть выбраны: студент, обучающийся, учащийся, преподаватель, учитель, педагог, лектор, ассистент, комната, лекция, практическое занятие, занятия и т.д. среди указанных ключевых слов встречаются синонимы, например: студент, обучающийся,, учащийся; преподаватель, учитель, педагог и т.д. после нормализации словарь дескрипторов будет состоять из следующих слов: студент, преподаватель, лектор, ассистент и т.д.
Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:
1. Классификатор – систематизированный перечень каких-либо объектов, каждому элементу которого присвоен определённый код.
Классификаторы могут строиться по различным уровням управления, в связи с чем различают следующие виды классификаторов:
¾ общегосударственные классификаторы (ОК) разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Общегосударственные классификаторы начали создаваться в стране по постановлению Правительства в 1970-х гг. и в настоящее их создано около 40. условно общегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:
a) классификаторы трудовых и природных ресурсов, например, ОК проф. рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
b) классификаторы структуры отраслей, органов управления, административно-территориального деления, предприятий и организаций, форм собственности.
c) классификаторы продукции (промышленной, сельскохозяйственной, строительной).
d) классификаторы технико-экономических показателей, управленческой документации, системы обозначения единиц измерения и др.
¾ отраслевые классификаторы являются едиными для какой-либо отрасли деятельности, например, для бухучета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из зарплаты, видов операций движения материальных ценностей и др.;
¾ локальные составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации. Их разработка ведется на местах.
Классификация является основой кодирования информации.
2. Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации.
¾ представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинный носитель;
¾ приспособление информации к обработке на ЭВМ и передаче по каналам связи;
¾ упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов.
Условное обозначение, присваиваемое конкретному объекту, называется кодовым словом (кодом).
Код может состоять из букв, цифр и других символов. Однако чаще используются цифры. Код характеризуется:
1. длиной – число позиций в коде;
2. структурой – порядок расположения в коде символов для обозначения классификационного признака.
Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, называется системой кодирования. Можно выделить две группы методов, используемых в системе кодирования, которые образуют:
