Что нужно для выставки
Как провести выставку
Многие начинающие бизнесмены не знают, как провести выставку на достойном уровне и получить при этом эффективное продвижение компании и постоянную клиентскую аудиторию.
Выставка — это море возможностей для продвижения товаров и услуг. Также это образование контактов с новыми партнерами и клиентами; поддержание связей с давними покупателями; получение информации об отрасли; изучение потребителей; масштабная демонстрация продукции фирмы; возможность применения в реальности нового продукта; создание имиджа предприятия или производства; анализ обслуживающего персонала компании; набор новых сотрудников в фирму.
Выставка — это возможность вести деятельность с помощью огромного арсенала маркетинговых орудий: рекламные объявления, раскрутка благодаря прессе и телевидению, рассылки на электронную почту, презентации, конкурсы, торжества, конференции и т. д.
Для применения перечисленных возможностей и маркетинговых орудий, нужно очень хорошо подготовиться, а также проводить тренинги и обучающие мастер-классы для персонала компании.
Чтобы получить качественную и надежную организацию экспозиции, необходимо обратиться в компетентные организации, которые имеют опыт в проведении подобных мероприятий. Одним из таких выставочных центров является ЦВК «Экспоцентр» на Красной Пресне. Эта компания осуществляет проведение различной направленности и масштаба выставок, ярмарок, конференций, торжеств, собраний, конгрессов. В комплексе работают только квалифицированные специалисты с многолетним стажем в организации выставочных мероприятий.
«Экспоцентр» обладает более полувековым опытом в подготовке и проведении не только отечественных проектов, но также и международных мероприятий. «Экспоцентр» организовывает и собственные экспозиции, которые привлекают множество посетителей.
Ежегодно ЦВК реализует проведение нескольких тысяч различного рода выставочных кампаний. Поэтому отличным выбором в участие выставок начинающего руководителя станет именно «Экспоцентр» на Красной Пресне. Но прежде чем обращаться в выставочный центр, каждому предпринимателю нужно знать азы в вопросах: как провести выставку, и что для этого необходимо сделать.
Стадии проведения выставок
В основном, представление об экспозиции — это сама экспозиция. Однако нужно знать, что существует еще организационная и заключительная стадия. Все три стадии в совокупности дают гарантию получить в конце положительный результат — это получение новой клиентской аудитории, увеличение заказов постоянных потребителей, модернизация старой продукции и введение инновационной, ликвидация проблемных вопросов компании, улучшение имиджа предприятия и т. д. Каждая из стадий является ключевой составляющей для следующей стадии. Первая дает возможность все предусмотреть и осуществить проведение мероприятия на достойном уровне.
Сама экспозиция поставляет нужные компании контакты и маркетинговые сведения, которые надо обработать и сделать полностью готовыми для использования, сделать заключения о дальнейшей деятельности компании в подобных мероприятиях, а также подумать, как убрать допущенные недочеты в будущем.
Стоит отметить, что ЦВК «Экспоцентр» занимается всеми приведенными выше вопросами и сделает выставку на высоком уровне, с целью продвижения, как продукции, так и самого предприятия.
Однако в большинстве случаев первая и последняя стадия имеют только теоретическое применение, на практике почти никто не задумывается о процессах, которые нужно исполнить на этих стадиях. Конечно, без предварительной организации и последующей оценки, работа на мероприятии почти никогда не меняется. Однако и про сильные достижения после такой выставки тоже говорить не стоит.
Организация экспозиции имеет такие ключевые шаги:
Работа после проведения выставки имеет такие ключевые шаги:
Экспозиция – важное мероприятие в жизни любой организации, поэтому прежде чем задумываться о таком проекте, необходимо четко представлять, как провести выставку.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Подготовка к выставке за… 15 дней: чистая правда
Вы ежегодно участвуете в выставке, но вспоминаете о том, что к ней надо готовиться каждый раз в последний момент? Это не редкость. Все знают, что теоретически к выставке надо готовиться заранее — лучше всего за полгода, но на практике почему-то выходит совсем не так. Сначала находится множество прочих очень важных дел, потом кажется, что до выставки еще далеко, и — вуаля! — вдруг выясняется, что до мероприятия осталось всего-то две недели. Тут-то и начинается настоящая работа по подготовке. Надеемся, что каждый прочитавший эту статью почерпнет в ней немало полезного для себя и встретит любую выставку во всеоружии.
Что нужно для потенциальных клиентов?
Для кого Вы делаете выставку? Правильно, для них, любимых. Именно поэтому давайте пробежимся по самым основным пунктам подготовки для любого ответственного участника выставки.
1. Беджи
Беджи нужны, чтобы с первого взгляда было видно — сотрудник Вы или праздношатающийся гражданин. И чтобы не думать, как к Вам обратиться: «Э-э-э…» или «Молодой человек», а сразу уверенно говорить: «Здравствуйте, Ильдус Мисбахович!»
2. Визитки
Визитка нужна для того, чтобы, придя в офис после выставки, человек не вспоминал имя того приятного и профессионального молодого человека (Вас то есть), а нашел его на визитке — вместе с названием фирмы и контактной информацией.
3. Стенд
Стенд — это лицо фирмы. Так что можно позаботиться о нем и затем пожинать плоды, а можно вспомнить поговорки «с лица воды не пить» и «не родись красивой», и тоже соответственно что-то пожать. Обычно со стендом возникает несколько типовых проблем. А где будут лежать запасы раздаточных материалов? Куда повесят куртки сотрудники, которые будут работать на стенде? И, конечно, как привлечь внимание посетителей именно к стенду вашей компании? Очевидные, казалось бы, варианты — такие как установка плазменной панели и показ видео — на деле оказываются непростыми и реализуются обычно на троечку. Запомните: важно не какая будет диагональ у плазмы, а какая информация и с каким звуком будет воспроизводиться на ней (кстати, акустика — это отдельные хлопоты). Потребуется фильм о вашем бизнесе, который можно начинать смотреть с любого места — иначе пришедший к середине фильма на звук зритель просто не поймет о чем речь. Если у Вас такого нет — не тешьте себя надеждами, что сгодится и 30-секундный рекламный ролик, пущенный по кругу: кроме раздражения у посетителей он ничего не вызовет. Лучше озадачьтесь заранее созданием собственного видео. Практика показывает, что за 2-3 месяца можно подготовить к выставке отличный фильм в довольно-таки расслабленном режиме.
4. Раздаточные материалы (буклеты, каталоги)
Конечно, посетитель выставки будет разговаривать с вами, с вашими конкурентами, с самим собой. В конце выставки он будет помнить, что услышал и увидел на каком-то стенде что-то очень важное. Тут на помощь придут ваши буклеты или каталоги — в спокойной обстановке человек сможет внимательно, не на бегу узнать о ваших предложениях. Хорошо бы оформить все материалы в едином стиле с оформлением стенда — тогда будет легче вспомнить вашу компанию. Кстати, отличный ход — приложить к бумажным каталогам USB-драйв небольшого объема, украшенный логотипом вашей компании и содержащий электронную версию вашей презентации. Стоит это по нынешним временам недорого, а влияние на клиента оказывает серьезное: изучит он ваши файлы, потом сотрет — а драйвом будет пользоваться еще долго. 
5. Подарки
Подарки любят все. Особенно нужные подарки. Можно, конечно, пойти стандартным путем наименьшего сопротивления и напечатать календариков и пакетов, а заодно заказать партию шариковых ручек. Пакеты, конечно, пригодятся: в них с выставки привезут кучу буклетов. Потом, кстати, в пакете выбросят мусор — и помянут выставку добрым словом. Ручкой с вашим логотипом будет писать ребенок потенциального клиента. Другое дело, что на соседнем стенде будут раздаваться, вероятно, точно такие же ручки — «сделайте нам самые недорогие, пожалуйста». Поэтому на данном этапе рекомендуем задуматься — хорошо бы сделать подарки действительно оригинальными. Например, пусть у Вас на стенде можно будет получить держатель для фотографии, визитницу, магнит на холодильник, простенькую оптическую мышь или коврик для этой самой мыши, а то и карточку памяти с логотипом вашей фирмы. Помните: пусть лучше у Вас будет не так много подарков, как на соседних стендах у конкурентов — но зато они будут по-настоящему ценными и толковыми.
Своими силами или с помощью специалистов?
Нужно решить, как Вы будете все готовить. Есть два пути. Первый — поручить менеджеру (бренд-менеджеру, PR- менеджеру, секретарше) нарисовать макеты, обзвонить типографии и заказать изготовление там, где подешевле. Этот вариант называется иностранным словом «in house», или русским «на коленке». Качество, как правило, вполне предсказуемое — «наколенное». Второй путь — заказать дизайн в дизайн-студии или рекламном агентстве, печать — там же. Выполнять самому исключительно функции заказчика — отвергать или утверждать предложенные варианты дизайна, требовать результат, не вникая в технологические подробности. В этом варианте главное — найти хорошую, профессиональную студию. Всего лишь ;). Что важно: качество исполнения зачастую зависит не от большего или меньшего профессионализма дизайн-студии (делаем предположение, что Вы не пойдете в компанию «Пупкин и Ко», а выберете фирму с каким-то положительным опытом работы), а от того, как четко Вы сами знаете, чего хотите, и насколько ясные и понятные задачи Вы будете ставить студии. Если у Вас нет ясной определенности, чего Вы сами хотите — смело действуйте по методу «на коленке»: результат будет точно таким же, как в любой, даже самой дорогой и профессиональной студии. Если же Вы четко понимаете, что Вам нужно — второй вариант для Вас. И именно тем, кто выбрал второй вариант, мы расскажем о том, как можно подготовиться за две недели и один день.
Подготовка: все круги ада за 15 дней
15 дней до выставки — Вы вспоминаете, что скоро выставка, хватаетесь за голову. Ищите дизайн-студию, которая будет работать для Вас! И срочно составляйте список всего, что вам нужно. Как искать? Лучше всего по рекомендации. Или посмотрев на рекламные материалы с прошлой выставки, которые вам понравились (иногда в конце пишут сайт или телефон студии, сделавшей дизайн). Можно поискать в Интернете, обращая внимание на выложенные образцы работ и клиентов дизайн-студии. Можно обзвонить компании по телефонному справочнику, в понравившейся студии попросить приехать менеджера с образцами работ (или съездить самому).
14 дней до выставки — В этот день хорошо бы подтвердить заказ на ручки и пакеты с логотипом — именно две недели займет изготовление макетов и печать пакетов (кстати, чтобы создать макет, логотипа обычно достаточно — вряд ли от Вас потребуется что-то еще).
13 дней до выставки — К этому моменту у Вас должен быть готов полный комплект электронных документов для подготовки всех выставочных материалов. Логотип у дизайнеров, вероятно, уже со вчерашнего дня — осталось передать им тексты для буклетов и фотографии. «Всего лишь».
12 дней до выставки — Вы ждете макетов.
11 дней до выставки — Вы начинаете нервничать, звоните дизайнерам.
10 дней до выставки — Дизайнеры присылают свои варианты. Вы сначала пугаетесь, потом привыкаете, и Вам даже начинает нравиться один из макетов. Вы делаете массу замечаний. Дизайнеры сначала пугаются, потом находят замечания толковыми и вносят в выбранный макет исправления.
Здесь важно четко формулировать свое мнение и свои пожелания. Фразы «сделайте мне красиво», «что-то здесь не то, предложите еще варианты», «как-то не очень нравится, а как я хотел бы — не знаю» мы оставляем тем, кто предпочитает «наколенную» работу. Есть четкие категории — цвет, композиция, шрифт — и всегда можно сделать конструктивное пожелание.
9 дней до выставки — В первую очередь нужно завершить работу над версткой буклетов с большим тиражом — их нужно готовить в печать. Нужно внимательно проверить тексты, чтобы не было опечаток. Найти, наконец, недостающие картинки. Или отказаться от них.
Немного о печати. Тиражи от 500 экземпляров печатаются офсетным способом. Можно использовать печать серебром, золотом, пантоном, можно сделать матовое, глянцевое или выборочное лакирование. При выборе типографии следует помнить, что разные производства специализируются на разных тиражах — малых, средних, больших. Печатные машины бывают под разные форматы и различаются числом печатных секций. Некоторые машины оснащены сушкой, некоторые — нет. От всех этих параметров зависит качество и цена продукции в типографии. Общий смысл этих загадочных слов — доверьте вашей дизайн-студии, где печатать тираж. Сэкономить на этом, выбирая типографию самому, скорее всего, не удастся.
8 дней до выставки — Перед тем, как подписывать макеты в печать, проверьте их внимательно! Дизайн-студия и типография несут ответственность за внешний вид, но не за то, что написано внутри. Не забудьте проверить правильность контактной информации — телефоны, адреса и электронную почту. Почему-то именно в них чаще всего встречаются ошибки.
7 дней до выставки — Обычный срок изготовления офсетных тиражей — пять — десять рабочих дней. Пора сдавать в печать брошюры и буклеты.
6 дней до выставки — Заказывая дизайн стенда, Вы определились заранее, где будут стоять столы, ресепшен, витрины, плазма, DVD-проигрыватель или ноутбук? Вы сказали об этом дизайнерам? Тогда все хорошо. Потому что иначе часть изображений могла оказаться загороженной чем-нибудь. И еще — всегда есть искушение «втиснуть» как можно больше информации в площадь стенда. Не забывайте, что редкий посетитель будет читать надписи, расположенные на уровне колен. Или мелкий шрифт, расположенный выше головы. Сегодня надо закончить дизайн стенда!
5 дней до выставки — Оформление для стенда, не требующее сложного монтажа, такое как баннеры, плакаты, растяжки, ростовые фигуры, пикколо, поп-ап стенды и прочие мобильные разборные конструкции можно сделать за пять дней. Не забудьте скоординировать этот вопрос с дизайн-студией!
Как правило, дизайн-студии и их партнерские типографии, специализирующиеся на широкоформатной печати, могут печатать на бумаге, виниле, самоклейке, на баннерной ткани и даже на холсте. Могут «накатать» винил на пластик и вырезать ростовую фигуру. Обычно они могут предложить на выбор несколько видов мобильных (разборных) выставочных стендов, разных конструкций. Так что придется заранее оговорить с организаторами выставки тему монтажа выставки, способов крепления. Исходя из этого можно сделать люверсы, подвесы или «карманы» с тросами. 
4 дня до выставки — Уже поздно исправлять что-либо в стенде или в буклетах. Но еще можно внимательно проверить листовки и визитки.
3 дня до выставки — Обычно срочные тиражи цифровой печатью печатают один-два дня. Подписывайте в печать визитки, малотиражные листовки — дизайн-студия ждет!
Цифровая печать предназначена для печати малых и срочных тиражей (оптимально при тиражах менее 300 листов формата А4). Печатать можно на самоклеющейся бумаге, мелованной и дизайнерской бумаге или кальке. Тираж может быть любой — от одного экземпляра.
2 дня до выставки — все электронные материалы для показа на плазме должны быть готовы, проверены и записаны на несколько болванок — с запасом. Если Вы не планируете установку плазмы на своем стенде — что ж, готовы поспорить, хлопот у Вас и без этого немало.
1 день до выставки — Все, час Х настал. Сегодня Вам доставят все тиражи, а стенд уже монтируется! … Пять часов дня. Доставили тиражи? Нет? Семь вечера. Доставили тираж? Нет?! Девять вечера. Частично доставили? Частично обещали подвезти завтра прямо на выставку? Вот именно поэтому нужно было для всех подрядчиков назначать срок сдачи на день-два раньше. Забыли вам сказать ;). 
Подводные камни
А теперь — три правдивые истории из жизни. Для тех, кто учится на чужих ошибках.
Иван Охломонов, директор юридической компании «Охломонов и К», заказал оформление и монтаж своего стенда. И не стал ничего контролировать, потому что был очень занят. Все делали работники типографии. В первый день выставки приехал он на открытие выставки. И увидел, что огромное изображение логотипа на щите над стендом закреплено кверху ногами.
Секретарь компании «Альтруист» Марина Пирогова заказала визитки сотрудникам для выставки. Писать письмо ей было лень, поэтому ФИО и название фирмы она продиктовал по телефону. Макет тоже утверждать не стала — некогда. На следующий день в компанию привезли визитки. С опечатками в записанных на слух фамилиях.
А Никита Простоквашин из фирмы «Буревестник» готовился к выставке заранее. Будучи специалистом в области рекламы и маркетинга, он обзвонил дизайн-студии, выбрал ту, которая дешевле. Сделал заказ. Заплатил аванс. Варианты не понравились. Дальше работать не было смысла, а предоплату не вернули. Заказал в другой студии. Снова ориентируясь не на уровень, а на низкую цену. Сначала варианты ему не нравились, потом сроки стали поджимать, пришлось принимать, что было. Сдал файлы в типографию. Выяснилось, что файлы подготовлены в печать неправильно. Заплатил за переделку в типографии. Доплатил за срочность. К выставке успел. Вопрос — какой ценой.
Что почём?
Итоги
Надеемся, наш короткий экскурс поможет Вам в подготовке к любой выставке. И пусть каждая новая выставка удается вашей компании лучше, чем предыдущая!
На десерт: если какие-то термины, использованные в статье, не понятны Вам, обращайтесь к глоссарию дизайн-студии «100% КПД».
Благодарим за помощь в подготовке материала Маргариту Журавлеву, директора студии графического дизайна «100% КПД»
В последнее время мы наблюдаем бум различных деловых мероприятий: выставки рапортуют об успехах, компании собирают тысячные и десятитысячные клиентские аудитории. Но ключевой вопрос остается — как сделать так, чтобы мероприятие принесло эффект?
Эта статья предназначена для тех, кто не отточил бизнес-процесс «выставка» до идеала. В основном это компании, которые редко бывают на выставках или те, кому не хватает опыта и ресурсов, чтобы выжать из этой тяжелой работы максимум.
Оставляем за рамками этой статьи техническую подготовку стенда. Сосредоточимся на работе менеджеров компании, их роли в успехе и результате.
5 этапов подготовки к выставке
Сегодня мы рассмотрим 3 пункт — подготовку сотрудников к работе на выставке.
Основные цели и задачи участника выставки
Все это требует подготовки.
Контакты на выставке. Кто придет к вам?
Подготовка начинается не накануне выставки, а в момент, когда вы уже точно понимаете, что выставка включена в ваш план мероприятий. Используйте выставку на 100%!
Существующие партнеры
Это ваши поставщики сырья и упаковки, дистрибьюторы, логисты.
Сообщите им о том, что вы участвуете. В идеале, если вы находитесь в стадии подписания договора — запланируйте подписание прямо на вашем стенде.
Составьте график и сообщите партнеру, что ждете его к определенному времени.
Выводите новинку? Пригласите посмотреть воочию, что предлагаете им для продаж.
Потенциальные партнеры
Их мы поделим на тех, с кем вы ведете переговоры, и тех, кто придет «случайно», находясь в поиске. С первыми у вас есть возможность запланировать встречу заранее, со вторыми — наиболее сложная работа. Подготовьте специальную короткую презентацию о компании. НЕ делайте тяжелых каталогов! Дорогая полиграфия замечательно выглядит на вашем стенде, но она очень тяжелая, когда находится в сумке с материалами. Грустно наблюдать, когда в конце очередного дня выставки посетители выкидывают тяжелые каталоги, на которые вы потратили много времени и денег.
Журналисты
Используйте возможность парадным образом показать себя. Договоритесь заранее с теми изданиями, которые вам интересны, и пригласите их на стенд для проведения интервью или организуйте пресс-конференцию.
Конкуренты
Да, они будут. Разные. Продумайте план действий, что делать, если к вам пришли выведывать ваши секреты. Проинструктируйте новых сотрудников как отвечать на неудобные вопросы, особенно если они произносятся при потенциальных партнерах. Как задавать вопросы, если вы планируете сами зайти на стенд конкурентов.
Случайные посетители
Они потенциально не являются вашими партнерами, но могут стать потребителями.
Будьте терпеливыми в общении, так как вы не знаете всех блогеров (журналистов, известных людей, селебрити). Во времена, когда соцсети правят миром — любой пост может как создать вам репутацию, так и разрушить ее.
Инструкции — как сообщить, что вы участвуете:
Сделайте часть действий уже сейчас:
Первая, ознакомительная
Шапка — в ней логотип вашей компании и логотип выставки.
Приглашаем посетить наш стенд №, павильон № на выставке «Продэкспо-2018».
Дата проведения выставки: 05-09 февраля
Подробнее по ссылке
Вторая, напоминающая
Шапка — в ней логотип вашей компании и логотип выставки
Напоминаем о том, что вы можете посетить наш стенд №, павильон № на выставке «Продэкспо-2018».
Дата проведения выставки: 05-09 февраля
Подробнее по ссылке
Как получить клиентов с помощью рекламы по аудиториям отраслевых выставок, даже если не присутствуете на них как экспонент узнайте здесь.
Публикация баннера о вашем участии на профессиональных порталах. Посмотрите, как сделали у нас рекламу участия:
Публикация пресс-релиза на профессиональных порталах.
Например, на сайте Retail.ru вы можете бесплатно опубликовать его в «Новостях компаний», после того, как получите доступ в личный кабинет, вот здесь можно зарегистрировать компанию-поставщика.
С уважением, Александр Лихачев.
Менеджер по развитию Бизнес-центра Retail.ru,
Приглашаем вас на стенд Retail.ru на выставке Продэкспо-2018, Павильон 8/1-й уровень, зал 5, номер стенда 85B50
Дата проведения 05-09 февраля, подробнее по ссылке
Продумайте на какие деловые мероприятия попадете, с кем встретитесь и внесите всё в Google календарь или аналогичные приложения. Если кто-то вас попросит о встрече: одним кликом вы найдете окошко в плотном графике и не попадете в неловкую ситуацию, не рассчитав время и силы.
Выполните не менее 6 пунктов из перечисленных и получите более контролируемый и желаемый трафик на вашем стенде.
Контакты на выставке. Куда пойдете вы?
Деловая программа
На больших мероприятиях параллельно с экспозицией всегда идет деловая программа. Будьте внимательны и не пропустите действительно важные возможности. Мероприятия зачастую требуют дополнительных денег и отдельной подготовки.
Например, в рамках Продэкспо проходит в параллельных потоках более 20 мероприятий. На такой проект, как Центр закупок сетей, стоит выделить 2 полных дня вашего времени, один день для того, чтобы быть на деловой программе и второй, чтобы проводить переговоры с сетями.
Экспоненты
Заранее подготовьте список тех, кого вам следует посетить. Определите список стендов, обязательный к посещению. Обратите внимание, что качественно вы сможете отработать 5-7 встреч за один день. Также точно будут промежуточные — «случайные». Оставляйте свободу для ее величества случая).
Подготовьтесь. Запланируйте наиболее важные встречи, возможно, вам также придется попадать в чей-то график.
Если можете получить мобильные телефоны тех, с кем вы планируете встречаться, то добавьте их в отдельный список и список сохраните в телефоне в виде ссылки на первом экране с указанием павильона, стенда. Поверьте, вам ваши партнеры будут благодарны за то, что вы не беспокоите их своими звонками, о том, как пройти к стенду. Но встреча, пропущенная из-за того, что у вас не будет возможности задать этот вопрос из-за отсутствия телефона, порадует еще меньше.
Подготовка к выставке. Материалы для работы
Что нужно подготовить для выставки:
Презентация новинок и коммерческое предложение — все это как правило делают или заранее на замечательной тяжелой бумаге или впопыхах — распечатывая на ч/б принтере.
Есть два варианте подготовки:
Первый: заранее и добротно.
Второй, наиболее частый: впопыхах или не подумав. Например, неплохо подумать о весе бумаги, особенно если делаете большой тираж.
Если вы еще не подготовились, а выставка на носу — сделайте в виде ссылки на файл и загрузите в ваш планшет. Есть плюс — при желании получить вашу презентацию — вы можете сразу перекинуть вашему потенциальному клиенту на e-mail или в любой из мессенджеров.
Есть 1 минус. После пяти рабочих дней вы можете не вспомнить, кому именно отправляли.
Рекомендуем пересылать сразу после того, как закончили контакт с лидом все письма на специальный sales@ что-то там ящик с темой письма, которая категоризирует лид: холодный/горячий, поставщик /сеть/реклама и т. д.
Давайте рассмотрим по пунктам:
Короткая презентация — она умещается на 1 лист А4, позволяет быстро пообщаться и вручить в руки.
Тезисы, цифры, факты о компании — тоже 1-2 листа + ссылку на файл. Это для журналистов.
Анкета для потенциального клиента
Фактически — это возможность вам задать те вопросы, которые действительно важны для определения ваш/не ваш контакт.
При оформлении — оставьте место для прикрепления визитки.
И зафиксируйте 10-15 вопросов.
Альтернативой может быть — вопросы для проведения исследования по итогам дегустации продукции.
Подсказку-листовку, где купить ваш продукт. Буквально — в таких-то сетях или интернет-магазине. Да, выставка для бизнеса, но и для того, чтобы ваши потенциальные потребители могли после выставке купить заинтересовавшую продукцию — помогите им в этом.
Визитки
Да, сейчас диджитализация, но экономьте ваше и чужое время — дать визитку удобнее. Сделайте разные визитки. Для тех, кто вас заинтересовал, и тех, кто не очень заинтересовал, но настойчиво просит контакт.
Сортировщик для визиток
Сколько групп у вас? В статье мы рассматриваем 5 групп.
Сделайте коробку с отдельными отсеками и в течение дня или обязательно в конце дня сортируйте контакты согласно групп. Это серьезное облегчение при разборе контактов.
Громоотвод для ротозеев
Здесь вариантов много — от сэмплов до недорогой сувенирки. Надо быстро дать понять, что больше они ничего от вас не добьются.
Важно, чтобы данные материалы попали в руки хотя бы одного из сотрудников до того, как они появятся на выставке, так как их надо изучать не на выставке.
И теперь список — технические мелочи, про что надо не забыть
Итоги выставки зависят от правильного целеполагания
Прежде чем подводить итоги, давайте отмотаем пленку немного назад.
Для чего вы участвуете в выставках, какова главная цель?
Как по мне, ответ очевиден: продажи.
Когда мы спрашиваем наших клиентов — какова цель вашего участия в выставке, почти всегда мы слышим что-то неопределенное. А ведь только с конкретной оправданной целью можно назначить правильные KPI и добиться результатов.
Вот ТОП5 ответов, которые мы получили от экспонентов на Петерфуд-2017
посмотреть на конкурентов
встретиться с текущими партнерами, обсудить условия, подписать бумаги
“людей посмотреть, себя показать”
мы участвуем просто каждый год, вроде бы помогает
Нужно ответить себе на вопросы:
сколько контактов вы хотите получить?
какие контакты вы хотите получить?
есть ли четкое понимание как и кто должен собирать и обрабатывать контакты?
какую информацию вы хотите получить?
как, кто, когда и с кем встретится?
как и кто подведет итоги выставки?
что мерить и как рассчитать окупаемость выставки?
как понять — успешно ли прошла выставка?
В результате должна получится главная цель: получить X продаж на Y рублей в течение Z месяцев.
И несколько сопутствующих целей и задач, из которых и выходят KPI.
KPI невозможно рассчитать без учета бюджета выставки.
Бюджет выставки
Даже ответив на все вопросы с достаточной точностью и оценив свои силы — можно не угадать с KPI.
По аналогии с бюджетом переговоров мы выделяем следующие статьи расходов:
стоимость дороги, отеля, еды и пр.
на подготовку текстов и макетов
на исследование рынка, конкурентов
на подготовку презентации к переговорам
на планирование и подготовку сотрудников
стресс от смены деятельности, города, режима дня, питания
нервная напряженность перед, во время и после переговоров
контроль интонаций, мимики, слов
Важно уметь не только вычесть расходы из доходов. Нужно уметь адекватно оценивать ситуацию, чтобы оценить потенциал и поставить KPI, а затем подвести промежуточные и окончательные итоги. Завышенные ожидания неизменно приводят к разочарованию, заниженные — к недостаточной проактивности экспонента.
Итак, узнайте информацию у коллег, из отраслевых источников или сделайте выводы сами на основании своего опыта:
насколько большая выставка?
какие будут мероприятия внутри и в скольких вы принимаете непосредственное участие?
кто едет на выставку из потенциальных клиентов и конкурентов?
с чем вы туда едите: какие продукты/услуги? Какие конкурентные преимущества? Какой стенд? Какие люди на стенде?
будет ли возможность пообщаться в неформальной обстановке?
Совет напоследок: как бы не хотелось сэкономить на жилье: никогда не приезжайте и не уезжайте в дни проведения выставки, делайте запас. Будьте бодрыми и выспавшимися.
И чтобы поднять вам настроение — формула идеальной коктейльной вечеринки в рамках выставки:
Это далеко не все, что должно быть в первой части. Но, смею надеяться на то, что этот материал поможет вам в момент подготовки к вашему самому эффективному участию в выставке, и подготовка станет еще более системной!
Про то, как работать во время мероприятия и реально ли делать продажи на выставке, я расскажу в следующем материале. Если вам понадобятся все чек-листы из статьи, качайте pdf-ку.
Автор: Наталья Марова, руководитель проекта Retail.ru
Изображения: Алиса Ерофеева, руководитель направления стратегического маркетинга,интернет-агентство INTERVOLGA