Что необходимо сделать чтобы менеджер ежедневно мог реализовывать свои планы без перенапряжения

Тема 18. Основные приемы самоменджмента.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАНЯТИЮ:

1. Самоменеджмент: понятие и сущность, цели.

2. Управление временем. Роль «времени» в работе менеджера. Правила организации времени – «тайм-менеджмент».

3. Память. Механизмы памяти. Развитие памяти. Мнемоника.

4. Интеллект. Модели мышления. Креативное мышление.

5. Управление стрессом. Подверженность стрессу. Профилактика стресса.

6. Другие направления и приемы самоменеджента (порядок на рабочем столе, рефрейминг и др.).

Часто после рабочего дня менеджер констатирует: «Я целый день напряженно работал, однако многое из того, что намечал сделать, осталось невыполненным!». Обычно при этом ссылается на следующие основные причины:

— плохо подготовленные совещания, собрания;

— отсутствие делегирования ответственности;

— отсутствие выбора приоритетов;

— неумение говорить «нет»;

— неумение доводить дело до конца;

— помехи со стороны других;

— слишком большой объем чтения.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Какие еще причины, по Вашему мнению, мешают Вам выполнять все намеченное?

2. Что необходимо сделать, чтобы Вы ежедневно могли реализовывать свои планы без перенапряжения?

Составьте перечень моментов, в наибольшей степени затрудняющих управление Вашим временем. Предложите меры, которые могли бы помочь улучшить управление временем.

Перед Вами блоки цифр (таблица), расположенных в пяти колонках. В одном блоке содержать два ряда цифр. В большинстве случаев в обеих рядах стоят одинаковые цифры, но есть и отклонения. Найдите эти отклонения. Время на упражнение – полторы минуты. Остановитесь как только истечет положенное время. Сосчитайте сколько блоков вы успели просмотреть. Внимательно пройдитесь по блокам еще раз. Подсчитайте пропуски (ошибки).

Самоменеджмент: эффективность применения в Вашей работе.

Ответьте на поставленные вопросы: почти никогда; иногда; часто; почти всегда.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков из реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. В первую очередь я делаю то, что наиболее важно.

6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я стараюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить важные дела.

0 – почти никогда; 1 – иногда; 2 – почти всегда; 3 – почти всегда.

Вы не планируете все время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

У Вас хороший самоменеджмент.

Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научится рационально использовать свое время.

Источник

Логические упражнения

1.

Часто после рабочего дня менеджер констатирует: «Я целый день напряженно работал, однако многое из того, что я намечал сделать, осталось невыполненным!» Обычно при этом ссылаются на следующие основные причины:

плохо подготовленные совещания, собрания;

телефон;

отсутствие делегирования ответственности;

отсутствие выбора приоритетов;

тактика отсрочек;

неумение говорить «нет»;

неумение доводить дело до конца;

помехи со стороны других;

слишком большой объем чтения.

Приведите ответы на следующие вопросы:

1. Какие еще причины, по вашему мнению, мешают вам выполнять все намеченное?

2. Что необходимо сделать, чтобы вы ежедневно могли реализовывать свои планы без перенапряжения?

В менеджменте особое значение приобретает определение подходящего стиля руководства. Принято считать, что, прежде всего менеджер обязан задать себе вопрос, что именно он хотел бы поручить своим сотрудникам. Далее он должен определить, каков уровень зрелости сотрудников в отношении выполнения данной задачи.

Предлагаю четыре варианта действий руководителя, дающего поручение своему секретарю Марине:

1. Марина, я продиктую вам письмо, которое сегодня необходимо отправить.«Уважаемые господа, запятая… В продолжение нашей беседы…»

Здесь подробно, в деталях разъясняется, в чем заключается задача и как ее следует выполнять. Кроме того, перед отправкой письма осуществляется контроль, все ли сделано согласно распоряжению.

2. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо такому-то поставщику с дальнейшей информацией о… Ты не могла бы составить конспект письма. Чтобы в три часа мы смогли его вместе посмотреть.

При такой манере руководства разъясняется, что следует сделать, предоставляется возможность сотрудникам самим выработать предложение и, при необходимости, вносятся коррективы. В этом случае перед отправкой письма осуществляется контроль.

3. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо клиенту, которого я посетил утром, с дальнейшей информацией о… Ты не позаботишься об этом? Если у тебя есть вопросы, я готов выслушать.

В этом случае дается распоряжение (что требуется), и лишь потом следуют разъяснения, как его выполнить, в том случае, если сотрудник сам об этом попросит (например: вы сами подпишите письмо или это сделаю я?). Осуществлять ли контроль до отправки письма, зависит от того, попросит ли об этом сотрудник.

4. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо такому-то поставщику с дальнейшей информацией о… Ты не позаботишься об этом?

Данную манеру руководства называют «делегирование»: дается распоряжение о том, что требуется, а выполнение предоставляется самому сотруднику. Контроль имеет место уже после того, как письмо отправлено

Задание: определите свою позицию по различным стилям в руководстве – какой вариант вы считаете предпочтительным и почему?

Источник