Что необходимо для офиса
10 «ништяков», которые повышают продуктивность работы в офисе
Руководитель операционного департамента и отдела обслуживания клиентов в ECommPay
Офисный интерьер может улучшить работоспособность сотрудников на 30% – убеждён Артур Гоц, руководитель операционного департамента и отдела обслуживания клиентов в ECommPay.
Интерьер офисного пространства его компании создан с учетом результатов HR-исследований в области улучшения работоспособности и формирования максимально комфортной среды для них.
Вот главные лайфхаки!
1. Хороший климат
Современный климат-контроль поддерживает выбранную температуру с точностью до градуса, увлажняет и вентилирует воздух. Важность этой техники доказали ученые Гарвардского университета. Их исследования продемонстрировали прямую связь качества воздуха и эффективности труда человека.
В «свежих» помещениях люди работают на 61% лучше.
2. Правильное освещение
Польза естественного дневного света для помещения подтверждена исследованием компании Solar Energy and Building Physics Laboratory.
Результаты показали, что дневной свет позволяет сотрудникам ощущать себя бодро на протяжении всего дня, создавая хорошие условия для работы, при этом не утомляя глаза.
Там же, где преобладает искусственное освещение, люди чувствуют себя вяло и сонливо. Например, в нашем офисе есть множество больших окон, на каждом из которых есть жалюзи, на случай яркого солнца.
В офисе ECommPay света много не бывает
3. «Тихие» места
Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования, в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек. Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.
Испытуемые, пробывшие в шуме, практически сразу сдавались. Их коллеги, которым посчастливилось сидеть в тишине, прилагали больше усилий, чтобы решить задачи.
Планировка рабочего пространства далеко не всегда позволяет найти спокойный уголок особенно если у вас open space. Задача решается следующим образом: в помещении размещаются звукоизоляционные кабины, предназначенные для индивидуальных дистанционных переговоров. Если площадь позволяет, создавайте целую комнату «тишины».
В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.
Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay
«Тихая» комната, офис ECommPay
4. Спорт и здоровье
О вреде сидячего образа жизни пишут много. Проведено множество исследований, доказывающих, что работа с минимальным движением наносит урон физическому и психологическому состоянию человека. Об этом говорят и ученые Лестерского и Лафборовского университетов Великобритании, напоминая, что мы должны двигаться, тренироваться, заниматься спортом, чтобы кровь лучше циркулировала, кости, суставы и мышцы были крепкими и здоровыми, а мозг был готов решать разноплановые задачи.
Чтобы поддерживать в сотрудниках здоровый дух, в здоровом теле, в офисе следует создать спортивный зал, с необходимым инвентарем для силовых и кардиотренировок.
Зона спорта и здоровья в офисе ECommPay
5. Социальные зоны
Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.
Базируясь на этих выводах, в организации ввели неформальные перерывы для общения, после чего продуктивность сотрудников банка увеличилась на 10%.
Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.
Офис Skype – не только для работы
Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.
6. Комфортное рабочее место
Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться. Еще очень важно наличие растений.
Исследования ученых из университета Кардифа показали, что наличие растений в офисе повышает продуктивность на 15%, а также снижают стресс и напряжение.
Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.
«Живые» стены офиса «Яндекс»
«Ожившие» стены офиса ECommPay
У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.
7. Полезные вкусности
Болезнь многих компаний, особенно крупных, где день рождения случаются чуть ли ни каждую неделю, в том, что на кухне всегда есть вкусняшки.
Чтобы установить равновесие между полезной и вредной пищей, следует покупать для сотрудников фрукты и овощи. Исследователи из University of Otago доказали позитивное влияние таких продуктов не только на настроение и самочувствие, но и на продуктивность. Не стоит забывать и о пользе для организма. Здоровый работник – хороший работник.
8. Кофе
Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.
Исследователи лондонской Школы гигиены и тропической медицины установили, что кофеин улучшает память и способность концентрироваться, сокращает количество ошибок, совершаемых сотрудниками.
Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.
9. Книги
Чтение способствует креативности, улучшает концентрацию и снижает стресс, еще это лишний повод поговорить. Чтобы одобрять и поддерживать в сотрудниках желание читать, создайте корпоративную библиотеку. Совсем хорошо, если любой из членов команды сможет заказывать книги, когда в ассортименте не находится подходящей.
Библиотека в офисе американской компании Tolleson
В нашей компании литературные труды разбросаны по полкам всего офиса. Чтобы посмотреть, где что лежит необходимо зайти в электронную базу.
10. Бутылка для воды
Потребление воды улучшает работоспособность мозга. Недостаток этой жидкости негативно сказывается на способности человека решать задачи. Чтобы сделать воду максимально доступной для сотрудников каждому из них можно выделить спортивную бутылку с корпоративной символикой. Казалось бы, простое решение, но мы заметили, что с приобретением этой емкости для каждого сослуживца, потребление воды в офисе увеличилось.
Welcome pack для новых сотрудников ECommPay
Что ещё.
Наверное, еще можно выделить мотивирующие слоганы. Это плюс к хорошей атмосфере. В нашей компании они есть на всех поверхностях, на которых можно писать без вандализма. Это стены, кружки, наклейки, блокноты и другая промопродукция.
Отдельные слоганы помещены в рамочку и развешаны на стенах. «Do what is Right» (Делай то, что правильно), или «If you can dream it, you can achieve it» (Ты можешь воплотить в жизнь то, о чем мечтаешь). Это мотивирует и создает позитивную атмосферу без особых финансовых вложений.
Стены офиса ECommPay, которые можно «читать», когда нужно вдохновиться
В этом перечне способов повышения продуктивности есть менее и более затратные варианты. Начать можно с простого, а когда результат от этого появится, переходить к методам посложнее и подороже. Проверено – работает!
Что нужно для работы офиса
Для развития компании в офлайн-среде необходимо позаботиться о таком важном вопросе, как организация офисного пространства. Это необходимо, чтобы обеспечить сотрудников всем для эффективной работы и достижения высокой производительности труда. При этом следует заранее составить список необходимого и смету на расходы, иначе начинающему бизнесу придется терпеть убытки. Что нужно для офиса, который работники не захотят покидать?
Комфортное пространство
Эффективное рабочее пространство должно быть комфортным и функциональным, настраивать на рабочий лад. Если в помещении под офис предстоит делать ремонт, то стоит обратить внимание на цветовую гамму, ведь она влияет на психоэмоциональное состояние человека. Скучные серые и темные краски в полуподвальном помещении без окон вряд ли кого-то настроят на продуктивную работу, лучше использовать теплые светлые оттенки.
Кремовый, желтый, оранжевый – цвета оптимизма, энергии, энтузиазма, которые заряжают желанием больше трудиться; фиолетовый настраивает на творческий лад, помогает снять стресс, но неуместен там, где нужно принимать быстрые решения. Зеленый хорош, если нужно напрягать внимание и зрение, успокаивает нервы. Для бухгалтеров и IT-специалистов подойдет синий. При этом немаловажна и яркость цвета. Не стоит перебарщивать с насыщенными оттенками, так как они могут раздражать к середине рабочего дня, поэтому лучше использовать яркие детали и акценты, чтобы сотрудники не засыпали.
Далее следует подумать об организации офисного пространства, которое эффективно разделить на несколько основных зон: входная зона, рабочее пространство, место переговоров, кабинет руководителя, служебные помещения и территория отдыха. В среднем, на одного человека должно приходиться около шести квадратных метров помещения. Что касается рабочего пространства, то сейчас компании предпочитают открытый тип (open space), который позволяет экономить на ремонте, потреблении энергии, установке коммуникаций и систем кондиционирования, помогает легко контролировать всех сотрудников.
Такой вариант отлично подойдет отделу продаж, специалистам по техподдержке и обслуживанию клиентов, дизайнерам и архитекторам. А вот руководителей и бухгалтеров лучше посадить в отдельные помещения, так как большое количество народа создает шум и может отвлекать, если в обязанности работника входят анализ и сложные подсчеты. Ощущение уединенности в общей зоне помогут создать перегородки или экраны. В концепцию «открытого пространства» также вписываются бенч-системы – объединенное рабочее место из 4-6 столов с общей рамой. Это хороший способ сэкономить.
Не стоит пренебрегать созданием отдельного места для переговоров, это может быть специальная комната или звукоизолированная зона прямо в open space. В современном офисе должно быть и место для отдыха сотрудников. Такая обстановка не только расслабляет и делает рабочую атмосферу более комфортной, но часто приводит к решению трудных задач и разработке нестандартных идей. Легкая и свободная атмосфера особенно важна в творческом процессе, поэтому, если площадь позволяет, сделайте работникам мини-оранжерею, кофейню, зону релакса с массажным креслом или активностями, тогда мало кому захочется убегать с работы домой.
Мебель и оборудование
Идеальное рабочее место – это не только настраивающее на работу пространство, но и комфортная мебель для работника. Неудобное рабочее место может вызвать дискомфорт и пониженную работоспособность. Обратите внимание на то, чтобы мебель была надежной и крепкой, выдерживала большие нагрузки, легко собиралась и разбиралась, была мобильной и компактной, тогда ее можно будет усилиями самих работников передвинуть или же перевезти в другой офис.
Что необходимо для работы офиса? В стандартный набор входят: стол, стул, шкафы или полки для хранения бумаг и личных вещей. Стоит выбирать регулируемый по высоте и уровню наклона стул, чтобы работник не страдал от болей в спине. Не следует выбирать громоздкие столы, лучше всего небольшие, но с выдвижными ящичками или полками, чтобы компактно поместить все документы и канцелярию. Открытые стеллажи дешевле, чем шкафы с дверцами, но нужно быть уверенным, что работники будут держать в порядке документы, иначе это смотрится неэстетично.
Статичный стол и стул сегодня нужны не всем работникам, благодаря развитию информационных технологий многим, кроме поверхности под ноутбук, ничего не требуется. Простые столы, стулья или даже диваны, передвижные доски, светильники на колесах – все это поможет работнику самостоятельно выстраивать комфортную для себя обстановку.
Какое оборудование нужно для работы стандартного офиса? Конечно, компьютерная система: офисные сети (модемы, коммуникаторы, маршрутизаторы), которые свяжут все машины в единую систему, компьютеры или ноутбуки, дополнительное оборудование: МФУ, бесперебойники, АТС, IP-телефония, шредеры, телефон, а также расходные материалы и канцелярия. Кроме того, если у вас есть обеденная зона для сотрудников, то могут понадобиться: холодильник, микроволновая печь, чайник и кофеварка, возможно, диспенсер для питьевой воды.
Подсчеты и экономия
Во сколько обойдется обустройство офиса на десять человек?
Как сэкономить на аренде и обустройстве офиса?
Открывая офис, подумайте, как соблюсти баланс комфорта и экономии, чтобы вашим сотрудникам хотелось каждое утро приходить на работу, но при этом вы сами не разорились на его обустройстве. Настраивающий на работу цвет, удобная мебель, необходимое оборудование – все это важные составляющие офисного пространства, однако благодаря развитию технологий и уменьшению бумаг появилась возможность отказаться от громоздких шкафов и оставить больше свободного пространства для отдыха и творчества.
Канцелярские товары для офиса в 2020 году: список необходимого
На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, что иногда кажется — офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники. Но идти и скупать все подряд не очень целесообразно, поэтому для начала достаточно закупить только часть наиболее важных и необходимых позиций.
Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.
Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.
Письменные принадлежности расходуются быстрее всего. Данные позиции должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.
Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых аналогах сомнительного качества. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.
Список канцтоваров для офиса — что нужно в 1-ю очередь
Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю.
Далее можем расширять список, который в принципе тоже подойдёт для любой компании, но используется не в 100% случаев, в зависимости от подразделения или рода деятельности компании.
Планирование, контроль…стратегия, мозговые штурмы!
Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:
Выше перечислен минимум канцелярских принадлежностей для рабочего стола. В дополнение к данному перечню можно приобрести: подставки для карандашей и ручек, точилки и ластики, конверты (пригодятся для оправки корреспонденции), НАСТОЛЬНЫЕ НАБОРЫ ( исходя из статуса), штемпельную продукцию, бумагу для оргтехники в цветном варианте, тетради, чистящие ср-ва для оргтехники, расходные материалы, и т.д.
Кроме канцелярских принадлежностей позаботьтесь еще и о бытовых товарах: Бытовая химия — для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал, для мытья посуды, перчатки для уборки, жидкое мыло.
Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения. Успехов и процветания!
Список необходимых вещей для офисного сотрудника
Некоторые из нас проводят в офисе больше времени, чем дома. Возникает необходимость обеспечить себя комфортом именно в офисе – поскольку дом превращается в «перевалочный пункт», в который мы попадаем между приступами трудоголизма.
Вот список вещей, которые полезно иметь при себе офисным сотрудникам, которые трудятся с особым рвением.
Свежая рубашка (блузка)
На случай, если вы:
– прольете на себя кофе (конечно, от радости; например, узнаете о повышении вас в должности),
– останетесь в офисе ночевать, и утром обнаружите, что одежда потеряла свежесть,
– посмотритесь в зеркало и решите, что светло-голубой более гармонично сочетается с оттенком кругов под глазами, чем бежевый. (Шутка).
Дезодорант
Польза дезодоранта становится очевидной после жаркого разбора полетов на совещании: утренняя порция антиперспиранта может не выдержать нагрузки. Или однажды после командировки вы приедете с вокзала сразу на работу. Вот как раз и свежая рубашка пригодится.
Немного косметики (для девочек)
Вдруг в спешке утром вы забудете накрасить ресницы… Или хуже того: накрасите один глаз. Чего только не бывает, когда работаешь по 12 часов в сутки. Опять же, перед важной встречей с клиентами можно освежить макияж, чтобы выглядеть благополучной, энергичной. Посмотрелась в зеркало и поняла, что весь мир у твоих ног, включая президента банка, у которого нужно получить кредит…
Гамбургер, завалявшийся под крышкой стола с позавчерашнего ланча, не в счет. Пусть в вашем столе лежит еда для перекуса: печенье, орехи, изюм, орехово-шоколадный батончик. Это не должно составлять ваш дневной рацион. Это НЗ: на случай, если вы задержитесь на работе, не будет времени для полноценного обеда, вы забудете дома деньги, чтобы обед купить. Можно однажды выручить оголодавшего коллегу – наверняка он запомнит эту дружескую услугу (зависит от степени оголодания).
Запасная пара обуви
Актуально для осени. Вы вышли на работу в открытых туфлях, а после обеда грянул дождь и похолодало. Или вы натерли ногу модельными туфлями, и смена обуви на мягкую и комфортную приравнивается к обретению нирваны.
Деловой элемент гардероба
Актуально для представителей творческих отраслей, где дресс-код очень условен. Однажды вам может понадобиться выглядеть более официально, чем вы привыкли. Например, ваш офис посетит СЕО компании или иностранные инвесторы. Они могут не оценить стройность ног штатного программиста, который щеголяет по офису в шортах и пляжных шлепанцах. Пусть на работе будет пара деловых туфель, или брюки, или рубашка, или галстук… в зависимости от того, какие элементы делового стиля вы игнорируете. Если вы вообще не знаете, что такое деловой стиль – забудьте. Когда в офис нагрянет СЕО, замаскируйтесь под фикус, ибо галстук, надетый поверх шведки, ситуацию не спасет.
Нечто полезное, что необходимо именно вам
Для кого-то это аспирин. Для кого-то – стик с кофе. Для кого-то – фото любимого кота. В этот пункт вы можете вписать что-то свое – предмет, отсутствие которого может изрядно испортить вам настроение.
Наушники
Они нужны не только для того, чтобы иногда релаксировать. Наушники красноречивее слов говорят: «Я не расположен (-на) к разговору». Эффект усиливается десятикратно, если вы смотрите на монитор, не отрываясь, и хмурите брови. В такой момент только самый отчаянный коллега осмелится потревожить вас (или шеф, которому вы забыли отправить отчет).
Зарядка для мобильного телефона
Разумеется, можно одолжить таковую у коллег. Коллеги скажут «спасибо» за ваши призывы в корпоративном чате. Особенно если вы принципиально не носите зарядное устройство с собой и отмечаетесь по этому поводу в чате регулярно.
5 секретов идеального офиса: что обязательно должно быть в интерьере?
Рассказывает Альбина Калофати, дизайнер и арт-директор сервиса по решению задач в области дизайна и ремонта BoomPlanner.
1 Грамотное зонирование
Если говорить о расположении рабочих мест в офисах открытого типа, популярных опенспейсах, то здесь стоит заранее учесть особенности рабочей рутины каждого специалиста. Нельзя посадить сотрудников колл-центра рядом с программистами: постоянные звонки и разговоры будут отвлекать последних и очень сильно скажутся на производительности. Конечно, формат опенспейса сам по себе противоречит тишине, но на рынке есть много вариантов стеклянных перегородок. Они прозрачные, тонкие и не пропускают определенное количество децибел, — все зависит от бюджета компании и количества «говорящих» человек. Расположите бухгалтеров рядом с бухгалтерами, а менеджеров — рядом с менеджерами: так вы спасете тех и других от постоянной мигрени.
2 Много света и воздуха
Для офиса свет и воздух — два ключевых момента. Хороший дизайнер всегда внимательно посчитает количество источников света и их расположение, выберет оттенки для искусственного освещения. Часть света обязательно должна быть естественной, так что чем больше окон, тем лучше. Все окна в идеале должны открываться, чтобы была возможность проветривания. Если ваш офис находится в подвальном помещении, установите качественную систему кондиционирования.
3. Эргономичная мебель
Современный офис должен быть не только светлым, но и удобным. Поэтому перед тем, как подбирать мебель, нужно определиться с задачами каждого сотрудника — это поможет вам правильно использовать квадратные метры и сэкономить. Заранее расспросите коллег и посчитайте, кому и какая мебель нужна: например, для хранения документов бухгалтеру понадобятся вместительные шкафы, а системному администратору достаточно будет одной тумбочки.
Лучше всего выбирать мебель из натуральных материалов нейтральных цветов. При этом дерево всегда можно оттенить металлом. Например, сделать столешницу деревянной, а ножки стальными — такое сочетание обеспечит мебели износостойкость и достойный внешний вид.
4 Правильная отделка
Фактура стен, как и весь дизайн офиса, расскажет о компании больше, чем ее менеджеры. Вспомните знаменитые шоу-румы и офисы Apple: там приятно не только работать, но и покупать. Так что правило «нет обоям» актуально и для изолированных кабинетов, и для опенспейсов: обои быстро пачкаются и в деловом пространстве могут выглядеть дешево. Кроме того, стоит избегать замазок и сложных панелей — они быстро начнут раздражать даже самых непритязательных сотрудников. Откажитесь от жестких контрастов и ярких цветов — все пространство должно успокаивать и настраивать на рабочий лад. Лучше всего, если стены будут окрашены в светлые тона: бежевый, белый, серый.
5 Детали
Когда люди долго трудятся на одном месте, их рабочее место начинает обрастать хламом. У каждого обязательно найдется какая-нибудь матрешка, фигурка овечки или календарик в честь Года Дракона, подаренный коллегой на корпоративе. Сами того не понимая, сотрудники начинают накапливать вокруг себя вещи, которые портят внешний вид и атмосферу офиса, но как бы ни было больно, я призываю отказываться от «милых безделушек». Первое, что нужно сделать, чтобы гармонизировать рабочее пространство — убрать все эти вещи в дальний ящик стола. Можно сосредоточиться на ненавязчивых украшениях — растениях в лаконичных кашпо или, например, плакатах и живописи. Правда, для маленького офиса до 30 метров я советую выбрать черно-белые фотографии — если есть возможность, в тематике компании.
Несмотря на вышесказанное, мне часто приходилось переделывать работу других дизайнеров. Ставя красивые столы и цветочки, они забывали об элементарных человеческих потребностях: это кулер, кофе, обеденная зона, шкафы для верхней одежды и обуви. При планировании офиса нужно отталкиваться не от эстетичности и значения бренда компании, а от самого главного для любого бизнеса — людей.