Что не может являться документом переписки
Электронная переписка как письменное доказательство в суде
Содержание
С развитием электронных средств коммуникации значительная часть делового и частного документооборота была перенесена с бумажных носителей на электронные. В том числе, множество коммерческих опросов решается посредством переписки по электронной почте, имеющей юридическую силу в суде наравне с другими доказательствами.
Часто единственным подтверждением наличия договоренностей являются именно электронные письма.
Допустимость электронной переписки в качестве доказательства
Чтобы сообщения по электронной почте, которыми обмениваются стороны коммерческих или частных договорных отношений, были приняты и рассмотрены судом, они должны отвечать критериям надлежащего письменного доказательства. Перечислим главные из них.
Закон не устанавливает обязательного требования к тому, чтобы распечатки были заверены нотариально, однако практика показывает, что если доказательство удостоверено нотариусом, оно не вызывает сомнений в суде. В ином случае обычно требуется представить сам электронный носитель: жесткий диск, флеш-карту.
Таким образом, возможность ссылаться на переписку по электронной почте в процессе доказывания своей позиции допускается при условии, что она позволяет установить получателя, отправителя и содержание письма, а также получена законными способами, не противоречит основам гражданского процессуального законодательства.
Другие виды электронной переписки
Помимо электронной почты, для связи все чаще используются SMS-сообщения, различные мессенджеры, такие как «Whatsapp», «Telegram», «Viber» и другие. По сути сообщения из СМС и мессенджеров идентичны перепискам по электронной почте, поэтому являются лишь разновидностью электронного сообщения. Следовательно, они также могут быть приняты в качестве доказательства при условии, что отвечают всем установленным критериям.
Для приобщения переписки в SMS-сообщениях и мессенджерах в качестве доказательств по делу, подобно скриншотам, необходимо нотариальное заверение либо самостоятельное оформление: создание скриншота либо печать текста сообщений на бумаге. В последнем случае противоположная сторона часто выражает протест против принятия такого доказательства. Поэтому надежнее, заверить переписку у нотариуса — в этом случае оно будет точно соответствовать всем процессуальным требованиям и принимается судом без дополнительного доказывания.
Кроме того, требуется доказать принадлежность телефонного номера конкретному лицу, а также факт передачи сообщений. Для этого делается запрос оператору, если он зарегистрирован непосредственно на само лицо. На практике встречаются и другие случаи: когда номер телефона оформлен на организацию. При таких обстоятельствах принадлежность номера может устанавливаться по информации в договоре или на интернет-странице. Чтобы доказать факт передачи сообщения, нужно запрашивать детализацию сообщений у оператора услуг связи (интернет-провайдера).
Удостоверение электронных доказательств нотариусом
При нотариальном удостоверении юридическая сила электронной переписки многократно возрастает. В целях обеспечения доказательств нотариус находит указанную заявителем страницу в интернете, распечатывает ее в таком виде, как она содержится в браузере и составляет протокол нотариального действия. В протоколе осмотра отражается следующая информация:
К протоколу прикладываются скриншоты, снимки с экрана монитора, отражающие нужную информацию. Например, в арбитражном судопроизводстве стали привычными распечатки с официального сайта ФГУП «Почта России» о движении почтовых отправлений и получении корреспонденции лицом, с официального сайта ФССП — о возбуждении в отношении лица исполнительного производства.
Однако не скриншоты, а протокол, в первую очередь, является документом для суда. Распечатанная переписка сшивается с протоколом, скрепляется подписью нотариуса и его печатью. В результате получается не просто распечатка, а доказательство, обеспеченное нотариусом. Отметим, что удостоверить факт переписки в нотариальной конторе можно как до обращения в суд, так и в процессе рассмотрения дела.
Необходимо понимать, что в судебной практике удостоверенная нотариусом электронная переписка имеет юридическую силу, однако она подтверждает только факт ее наличия и содержание. Насколько же информация свидетельствует о факте исполнения (неисполнения) обязательств по договору — решает суд с учетом других обстоятельств.
Пример. В рамках арбитражного дела был представлен нотариально удостоверенный протокол, подтверждающий отправку исполнителем заказчику отчета, консолидирующего этапы проведения услуг. Обмен материалами осуществлялся по указанному в договоре адресу электронной почты. Однако в суде было выяснено, что переписка велась между лицами, не уполномоченными решать вопрос, ни со стороны истца, ни со стороны ответчика. Суд не счел представленные материалы доказательством факта исполнения обязательств по договору.
В каких случаях суд отклоняет электронные доказательства
Суд может не принять переписку по электронной почте, если в договоре между сторонами не был предусмотрен такой способ обмена сообщениями, не указаны соответствующие адреса, и при этом одна из сторон отрицает (оспаривает) ее наличие. Также не будут приняты материалы, отправленные (полученные) с анонимного ящика.
Кроме того, любые доказательства должны быть получены законным путем. Поэтому невозможно представить суду информацию, например, полученную посредством незаконного доступа к ней (взлома почты, использования чужих телефонов, паролей и так далее).
В коммерческих договорах необходимо указывать, что договоренности могут быть достигнуты посредством обмена сообщениями через Facebook, Instagram и (или) WhatsApp, Viber с обязательным указанием адресов и наименований аккаунтов.
Суд откажется принять письменные доказательства, если они не оформлены должным образом. Именно поэтому целесообразно обратиться к нотариусу, поскольку в этом случае все формальности будут соблюдены и материалы без вопросов будут приняты и рассмотрены судом.
Судебная практика с участием электронных доказательств
Возможность представления в суд электронных документов установлена ст. 75 АПК РФ. Однако они не всегда подтверждают требующиеся факты, а иногда и свидетельствуют о нарушении закона. Практика говорит о том, что к электронной переписке нужно относиться с учетом других обстоятельств и действующего законодательства. В качестве примера рассмотрим следующие ситуации.
Пример 1. Суд города Стрежевой удовлетворил требование работника о восстановлении его на работе. До этого сотрудник направил работодателю заявление об увольнении через WhatsApp. Администрация на этом основании издала приказ об увольнении по собственному желанию и направила копию работнику таким же путем. Однако суд счел, что это не может быть доказательством обращения работника с заявлением об увольнении, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ, для этого необходимо подать письменное заявление.
Пример 2. В рамках судебного дела № А81-7660/2019 (20.04.2020, Омск) ПАО «ГЕОТЕК Сейсморазведка» обратилось с требованием взыскать с ООО «Ямал» 79 200 руб. неосновательного обогащения, мотивируя тем, что между организациями отсутствовали договорные отношения и, следовательно, у общества не было оснований для получения денег.
Истцу было отказано в требованиях, поскольку ООО представило в суд счет на оплату, счет-фактуру, акт оказанных услуг и копии страниц, содержащих электронную переписку. Суд счел представленные ответчиком документы достаточных основанием, чтобы усмотреть наличие правоотношений между сторонами. Истец не оспаривал принадлежность ему указанного электронного адреса, что в совокупности с другими доказательствами подтверждает факт наличия возмездных отношений между сторонами.
Таким образом, следует вывод: переписка по электронной почте имеет юридическую силу, если оформлена надлежащим образом и в суде не доказана ее фальсификация. Наиболее надежный способ представления такого доказательства — нотариальный протокол осмотра. Оплата за нотариальное действие может быть взыскана с проигравшей стороны так же, как и расходы на другие юридические услуги.
X Спасибо за то, что воспользовались системой электронной записи!
Вы записаны к нотариусу Чернигову И.О. по адресу: Страстной бульвар, д. 7, стр. 1
Сохраните либо распечатайте данное уведомление и предъявите его в кабинете №3.
Просим проходить сразу в кабинет №3, МИНУЯ ОЧЕРЕДЬ, тем самым не вызывая излишнего ажиотажа среди ожидающих.
Электронная переписка как доказательство в суде
Общение по электронной почте, WhatsApp или Skype является не только мобильным способом сотрудничества, но и удобным для обеих сторон, в связи с чем многие компании не спешат оформлять договоренности в письменном виде, надеясь, что проблем не возникнет. И в случае спора единственным способом доказать свою позицию могут стать скриншоты электронных писем. В этом случае только электронная переписка может подтвердить тот факт, что между сторонами путем проведения устных переговоров и путем электронной переписки достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора и договор является заключенным (ст. 432 ГК РФ).
Согласно абз. 2 п.1 ст.432 ГК РФ к существенным условиям договора относятся следующие пункты:
О споре, возникшем между сторонами при оферте Продавца и акцепте Покупателя, возникшем в результате отказа Продавца отгрузить оплаченный Покупателем товар и требовании забрать товар на складе в городе Москва в пятидневный срок, хочу рассказать подробно.
Фабула дела
Светлана зарегистрирована как предприниматель, ее бизнес на рынке давно, была в разных ситуациях и обман может вычислить легко, но в данном случае интуиция подвела.
Продавец получил предоплату, условия договора не оспорил, претензий не заявил, но в срок товар не отгрузил. На уведомление о задержке отгрузки товара, прислал письмо по электронной почте, что Покупатель вправе забрать товар со склада Продавца в Санкт-Петербург в пятидневный срок с даты получения письма. А также предупредил, что в случае просрочки товар будет реализован другому Покупателю или может быть продан Покупателю, только уже по другой цене ― выше на 10%, чего, по мнению Светланы, и добивался Продавец. И тогда Светлана в соответствии со статьей 450 ГК РФ направила в адрес Продавца письменное уведомление о расторжении договора поставки и возврате предоплаты в течение трех дней. Продавец претензию проигнорировал.
Досудебный порядок
Заключение договора в электронной форме предусмотрено статьей 434 ГК РФ. Оферта признается заключенной в письменной форме, если подписана электронной подписью Продавца, а также путем аналогов собственноручной подписи, скана «живой» подписи и пр. (ст. 160 ГК РФ).
Принятие оферты другой стороной производится путем совершения действий по выполнению указанных в оферте условий (п.3 ст. 434; п.3 ст.438 ГК РФ). Изделия из экокожи в категорию товаров, которыми торговать дистанционно нельзя, не попадают. Значит, договор поставки является заключенным, и Покупатель вправе потребовать возврата предоплаты в случае проблем с отгрузкой.
Предугадывая позицию Продавца в суде, я попытался получить товар на складе Продавца в присутствии свидетелей на основании доверенности и накладной истца. В получении товара было отказано в связи с тем, что пятидневный срок для получения товара истек.
В суде
В судебном заседании факт переговоров о поставке товара Продавцом я подтвердил документами, скриншотом переписки по электронной почте, договором поставки, счетом на оплату и каталогом товара, факт оплаты ― платежными поручениями, факт расторжения договора поставки ― уведомлением о расторжении, почтовыми квитанциями.
Позицию стороны истца обосновал следующим образом:
В связи с изложенным, я пояснил суду, что истец вправе потребовать возврата предоплаты (статья 487 ГК РФ). Ответчик иск не признал, доказывал, что товар готов к отгрузке и находится на складе Продавца в г.Москва, просил в удовлетворении иска отказать.
Суд принял доводы стороны истца и согласился, что к отношениям сторон применимы нормы ч. 3 ст. 487 ГК РФ. Согласно этой статье в случае, когда Продавец, получивший сумму предварительной оплаты, не исполняет обязанность по передаче товара в установленный срок (ст.457), Покупатель вправе потребовать передачи оплаченного товара или возврата суммы предварительной оплаты за товар, не переданный продавцом покупателю в разумный срок (ст.457,314 ГК РФ).
Судебное решение
Суд выслушал стороны и пришел к выводу, что электронная переписка (как совокупность электронных сообщений соответствующих лиц) коррелирует с положениями ч. 1 ст. 75 АПК РФ и может рассматриваться в качестве письменного доказательства. В итоге иск удовлетворил, взыскал с ответчика в пользу истца долг, неустойку, судебные траты и издержки.
Исполнительное производство
По постановлению судебного пристава-исполнителя денежные средства с банковского счета ответчика списаны и поступили на счет истца на основании судебного решения. Таким образом, удалось доказать, что электронная переписка является надлежащим доказательством, и должник обязательств по поставке товара не исполнил. В связи с чем ответчик обязан вернуть предоплату.
Мой комментарий
Исходя из опыта проведенных мною дел в судах, рекомендую следующие способы защиты интересов заинтересованного лица в случае, если в аналогичной ситуации возникнет спор или в отношении Вашего доверителя будет совершено мошенничество посредством Интернет и необходимо будет представить доказательства при судебном разбирательстве.
2. Использование электронной подписи (ЭП) основано на положениях ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – ФЗ № 63-ФЗ) Согласно положениям закона, использование ЭЦП осуществляется в следующих случаях:
– при совершении гражданско-правовых сделок;
– при оказании государственных и муниципальных услуг;
– при исполнении государственных и муниципальных функций;
– при совершении иных юридически значимых действий.
3. Заверение документов, присланных по электронной почте у нотариуса.
4. Проведение компьютерно-технической экспертизы или рецензия специалиста. Для придания электронной корреспонденции юридической силы с целью получения надлежащих доказательств для предъявления в суде рекомендую воспользоваться правом привлечения специалиста или эксперта в соответствии со статьями 82, 87 АПК РФ, статьей 79 ГПК РФ. При этом, не имеет значение в каком виде будет выражено мнение специалиста: в виде рецензии (устной, письменной) или путем проведения досудебной (судебной) экспертизы. Нужно сказать, что для фиксации доказательств по уголовным делам, возможно привлечение работника полиции, который в соответствии с ч.1 ст.144 УПК РФ уполномочен в присутствии понятых до возбуждения уголовного дела произвести такое процессуальное действие, как «осмотр предметов или документов», а в данном случае скриншота электронной переписки и заверить своей подписью и подписью понятых. Предоставление суду рецензии специалиста (экспертного мнения(заключения) возможно в случае, если есть необходимость, например, дать заключение для разъяснения смысла слов или предложений указанных в электронной переписке с целью подтверждения факта заключения договора между сторонами. В этом случае экспертное заключение (лингвистическое исследование) может предоставить практикующий филолог, правомочный проводить лингвистические экспертизы с целью разъяснения смысла слов, словосочетаний, выражений и прочего, указанных в электронной переписке. Это значит, что специалист изучит обстоятельства дела и подтвердит суду факт заключения договора, что является надлежащим доказательством в суде.
Электронная переписка (электронное сообщение) как доказательство в уголовном процессе
В современном мире практически ни один гражданин в своей повседневной жизни и ни одно юридическое лицо в своей деятельности не обходятся без электронной переписки. И не случайно, что стороны в уголовном процессе пытаются сослаться на такую переписку как доказательство. Отсюда возникают вопросы: являются ли, к примеру, сообщения в Whatsapp, ВКонтакте или Telegram доказательствами в суде, и если являются, то при каких условиях?
В настоящей статье мы постараемся ответить на поставленные вопросы.
Сегодня всё большую популярность обретают социальные сети, различные мессенджеры и в качестве способа общения между людьми, и в качестве средства передачи информации (Вы, наверняка, не раз отправляли документы, изображения или видеофайлы своим друзьям или коллегам). Поэтому неудивительно, что всё активнее используются социальные сети и мессенджеры лицами, планирующими совершить или совершающими преступления (для организации преступлений, для распространения преступных материалов и т.д.).
В уголовном процессе в качестве источника доказательств допускаются «иные документы», если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию (ст. 84 УПК РФ). Согласно ч. 2 ст. 84 УПК РФ такие документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи и иные носители информации, полученные, истребованные или представленные в порядке, установленном ст. 86 УПК РФ. Часть 1 указанной статьи предусматривает, что собирание доказательств в ходе уголовного судопроизводства осуществляется дознавателем, следователем, прокурором и судом путем осуществления следственных и иных процессуальных действий, предусмотренных УПК РФ. Согласно ч. 2 ст. 86 УПК РФ подозреваемый, обвиняемый, потерпевший, гражданский истец, гражданский ответчик и их представители вправе собирать и представлять письменные документы и предметы для приобщения их к уголовному делу в качестве доказательств.
Защитник также вправе собирать доказательства путем получения предметов, документов и иных сведений, опроса лиц с их согласия, истребования справок, характеристик, иных документов от органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, которые обязаны предоставлять запрашиваемые документы или их копии (ч. 3 ст. 86 УПК РФ). Таким образом, доказательства могут быть получены только в результате установленных УПК РФ процессуальных действий, производимых дознавателем, следователем, прокурором и судом. Поэтому, например, взлом почтового ящика или аккаунта в социальной сети не является законным способом получения таких доказательств. Кроме того, простые распечатки почты, переписки из социальных сетей или мессенджеров не могут приниматься судом в качестве доказательств: для этого существует специальное мероприятие (нотариальный протокол осмотра). Следственные же органы могут зафиксировать переписку и без нотариуса.
При анализе судебной практики было выявлено несколько способов изъятия электронной переписки:
Подводя итог, хотелось бы отметить, что электронная переписка может являться доказательством в уголовном процессе, но лишь при соблюдении вышеуказанных условий. Как Вы уже могли заметить, на практике существует сразу несколько способов, используя которые, электронная переписка может стать доказательством в уголовном деле. Выбрать самый оптимальный из них в каждой конкретной ситуации Вам помогут опытные адвокаты Адвокатского бюро города Москвы «Ошеров, Онисковец и Партнеры».
Документоведение и делопроизводство. Рекомендовано в качестве учебного пособия редакционно-издательским советом Томского политехнического университета (стр. 6 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 |
123. Какого вида организационно-распорядительных документов не существует?
124. Каким образом нужно указывать название документа?
а) прописными буквами;
б) первая буква – прописная, остальные – строчные;
в) в зависимости от документа;
г) по решению руководителя организации.
125. Где содержатся общие положения по составлению Устава организации?
а) в Административном Кодексе Российской Федерации;
б) в Гражданском Кодексе Российской Федерации;
в) в Налоговом Кодексе Российской Федерации;
126. Какими могут быть положения об организации?
а) типовыми и индивидуальными:
б) специальными и индивидуальными;
в) типовыми, индивидуальными и специальными;
127. Какой типовой акт определяет организацию работы предприятия?
128. Должностная инструкция – это :
а) документ, издаваемый Правительством Российской Федерации в целях регламентации организационно-правового положения работника;
б) документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника;
в) документ, издаваемый организацией, в котором регламентируются условия труда работника;
г) документ, издаваемый организацией, в котором регламентируется размер должностного оклада.
129. Что не включается в текст должностной инструкции?
а) должностные обязанности;
в) ответственность работника;
г) размер должностного оклада.
130. Для каких должностей предусмотрены инструкции?
б) для исполнительских;
в) для технического персонала;
131. В каком документе содержится указание должностных окладов?
а) штатное расписание;
б) должностная инструкция;
в) положение об организации;
г) устав организации.
132. В каком документе определены структура, численность и должностной состав работников организации?
а) положение об организации;
б) список сотрудников;
в) штатное расписание;
г) приказ о приёме на работу.
133. Что такое штатное расписание?
а) документ, определяющий должностные обязанности;
б) документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов;
в) документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников с описанием их рабочих мест;
г) список сотрудников, отражающий должностной состав работников и их личные данные.
134. Какой документ регламентирует специальные стороны деятельности предприятия?
135. В каком документе можно найти информацию о правилах, регламентирующих научно-техническую деятельность организации?
а) в положении об организации;
б) в уставе организации;
в) в приказе о научно-технической деятельности организации;
г) в инструкции о научно-технической деятельности организации.
136. Инструкция – это :
а) документ, содержащий правила, регламентирующие организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия;
б) документ, содержащий правила, определяющие правовое положение организации, её права и обязанности;
в) документ, определяющий структуру и численность должностного состава предприятия;
г) документ, определяющий структуру, функции и права предприятия.
137. Правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, – это :
а) положение об организации;
б) устав организации;
в) правила деятельности предприятия;
г) специальная инструкция.
138. Устав организации – это :
а) правовой акт, определяющий порядок образования и организацию работы предприятия;
б) правовой акт, определяющий задачи и цели организации;
в) правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия;
г) правовой акт, определяющий порядок разрешения спорных вопросов на предприятии.
139. В чём состоит назначение распорядительных документов?
а) в регулировании деятельности, и обеспечении реализации поставленных задач с максимальной эффективностью;
б) в дублировании организационных документов;
в) в организации системы поощрений и наказаний работников;
г) в дополнительном информировании работников внутри организации.
140. Какой документ издаётся руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием?
141. Какой из ниже перечисленных документов не издаётся руководителем единолично?
142. Какой документ издаётся в целях разрешения спорных вопросов?
г) служебная записка.
143. По какому слову распоряжение можно отличить от других документов, издаваемых руководителем?
144. Какой правовой акт издаётся по вопросам информационно-методического характера, а также связанными с выполнением приказов, инструкций и других актов, в том числе, вышестоящей организации?
145. Какой из ниже перечисленных документов не относится к группе информационно-справочных?
а) объяснительная записка;
б) докладная записка;
146. Что не может являться документом переписки?
147. Чем определяются виды деловой переписки?
а) наличием технических средств связи;
б) предпочтениями руководителя организации;
в) требованиями вышестоящей инстанции;
г) навыками работников.
148. Предложение – это :
а) вид докладной записки;
б) вид объяснительной записки;
а) документ, содержащий обобщённые предложения по какому-либо вопросу;
б) документ, содержащий обобщённые данные по какому-либо вопросу;
в) документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период;
г) документ, содержащий краткие сведения по вопросам планируемой деятельности.
150. Что должен содержать заголовок заключения?
а) название документа или вопроса, по которому оно подготовлено;
б) номер документа или вопроса, по которому подготовлено заключение;
в) основная мысль документа;
г) содержание заголовка произвольное.
151. Какой документ содержит мнение организации или специалиста по какому-либо вопросу?
152. Что содержат списки?
а) перечисление лиц, объектов;
б) обобщённые данные по определённому вопросу;
в) перечисление лиц, объектов с распределением в них требований и норм;
г) перечисление должностей с указанием должностных окладов.
153. Документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период, – это :
154. Какие документы создаются в результате отношений, возникших между организациями и их сотрудниками?
а) должностные инструкции;
б) штатное расписание;
в) документы по личному составу;
155. Что из нижеперечисленного относится к группе документов по личному составу?
а) должностная инструкция;
б) штатное расписание;
156. Какой документ предусматривает обязательное ведение кадровой документации?
а) Гражданский Кодекс Российской Федерации;
б) Конституция Российской Федерации;
в) Постановление Совета Министров Российской Федерации «О ведении кадровой документации в учреждениях Российской Федерации»;
г) Трудовой Кодекс Российской Федерации.
157. Делопроизводство – это :
а) совокупность работ по документированию деятельности учреждения;
б) оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия;
в) правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия.
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ 7.32-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».
2. ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 г. № 28.
4. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.01.2001 г. N 125-ФЗ.
5. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Анодина, Н. Н. – М. : Издательство «Омега-Л», 2009. – 173 с.
6. Байкова, И. Ю. Настольная книга секретаря-референта / Байкова, И. Ю. – М. : Издательство «Эксмо-Пресс», 2009. – 352 с.
7. Белов, А. Н., Белов, А. А. Настольная книга специалиста службы делопроизводства : с учетом нового законодательства / Белов, А. Н., Белов, А. А. – М : Издательство «Эксмо-Пресс», 2009
8. Еремина, Н. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение / Еремина, Н. – Новосибирск : Издательство «Сибирское университетское издательство», 2009. – 192 с.
9. Кушнаренко, : Учебник / Кушнаренко, Н. Н.. – М.: Знания, 2006. – 459 с.
10. Охотников, А., Булавина, Е. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / Охотников, А., Булавина, Е. – М. : МарТ, 2004. – 288 с.
11. Стенюков, по делопроизводству / Стенюков, М. В. – М. : Издательство «ПРИОР», 2007. – 190 с.
12. Труханович, Л. В., Щур, по кадровому делопроизводству / Труханович, Л. В., Щур, Д. Л. – М. : Издательство «Дело и сервис»,2007. – 608 с.
13. Хмельницкая, О. Секретарь – лицо компании / Хмельницкая, О. – Новосибирск : Издательство «Сибирское университетское издательство», 2009. – 127 с.
14. Хмельницкая, О. Секретарь со знанием английского : телефонные переговоры, деловая переписка, прием посетителей / Хмельницкая, О. – Новосибирск : Издательство «Сибирское университетское издательство», 2009. – 147 с.
Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности
Акт – документ, фиксирующий состояние объекта и при необходимости рекомендации комиссии.
Анкета – форма представления унифицированного текста (документ), в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.
График – план работ с точными показателями сроков и объемов выполнения.
Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами (предложениями) составителя.
Должностная инструкция – документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Извещение о заседании, собрании, конференции – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.
Инструкция – правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. Целесообразно объединить все перечисленные акты в инструкцию.
Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.
Обзор – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работе в той или иной областях или о деятельности группы учреждений в определенный период.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении задания или работы, о подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.
План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм.
Правила – свод норм и требований, обязательных для выполнения.
Представление – а) документ, рекомендующий адресату осуществление действий (мероприятий), касающихся личного состава организации (перемещение, назначение, поощрение и т. п.) или ее деятельности; б) документ, содержащий информацию о фактах нарушения законности и представляемый прокурором в соответствующие инстанции.
Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Протокол – документ, фиксирующий процесс обсуждения и решения (постановления), принятые коллегиальным органом.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т. п.).
Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).
Указание – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанными с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящего органа управления.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
Приложение Б
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, предприятий и т. д.).
Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; материальной ответственности и т. д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.).
Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.).
Положения (о структурном подразделении; премировании и т. д.).
Программы (проведения работ, мероприятий и т. д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т. д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технических условий).
Структура и штатная численность.
Уставы (предприятий, объединений и т. д.).
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.