Что не может быть в среде текстового процессора microsoft word

7. Текстовый процессор Microsoft Word

В Microsoft Word (далее Word) поддерживается автоматическая коррекция текста по границам, автоматическое разбиение на страницы и расстановка их номеров, автоматический перенос и проверка правильности написания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.

Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. При помощи макрокоманд можно писать команды-программы, выполняемые в текстовых документах Word.

Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их. Word обладает широкими возможностями настройки интерфейса и режимов работы программы под индивидуальные нужды пользователя.

Загрузка Microsoft Word

Для загрузки текстового процессора Microsoft Word выполните ÿ Пуск _ Программы > Microsoft Word или два раза мышкой по пиктограмме Microsoft Word.

Интерфейс Microsoft Word

Интерфейс программы, состоит из строки заголовка (системная кнопка, имя документа, кнопки работы с окном), строки меню, панели инструментов (группа значков-кнопок), горизонтальная и вертикальная линейка, рабочий лист, вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, значки режима отображения документа и строка состояния Word.

Рис. 24. Элементы окна текстового процессора WORD

Работа с окнами

Назначение пунктов меню

Сервис – расстановка переносов, проверка правописания, подбор синонимов, включение режима автокоррекции, работа с макросами и настройка параметров Word.

В w ord так же есть меню быстрого доступа (контекстное меню), которое появляется под указателем мыши при нажатии на правую кнопку. Оно содержит наиболее часто употребляемые команды, набор которых зависит от характера выделения и объекта, над которым находится указатель в момент нажатия правой кнопки.

Панели инструментов

Для изменения панели инструментов выберите Настройка в меню Вид команды Панель инструментов. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, выберите вкладку Команды. Выберите категорию команды из списка Категории, а затем перетащите нужную команду из списка Команды на панель инструментов. Для удаления кнопки перетащите ее с панели во вкладку Команды.

а) Стандартная панель

— создать новый документ

— вставить лист Excel

— предварительный просмотр документа

— отобразить (убрать) панель таблицы и границы

— разбить текст на колонки

— вырезать в буфер обмена

— отобразить (убрать) панель рисования

— копировать в буфер

— показать (убрать) схему документа

— вставить из буфера

— отобразить (убрать) непечатаемые символы

— копировать формат (шрифта, абзаца)

— выбор масштаба отображения документа

— отменить операцию (операции)

— вызов помощника (справки)

— вернуть отмененную операцию (операции)

б) Панель форматирования

— выбор стиля форматирования

— выбор размера шрифта

— выравнивание по левому краю

— уменьшить отступ абзаца

— выравнивание по центру

— увеличить отступ абзаца

— выравнивание по правому краю

— выравнивание по ширине

— выделение текста цветом

— вкл/выкл. нумерованного списка

— вкл/выкл. маркированного списка

Горизонтальная и вертикальная линейки

Горизонтальная и вертикальная линейка показывает текущие поля страницы, отступы текущего абзаца, позиций табуляции и ширины колонки или графического объекта и позволяет их изменять.

Рис. 25. Горизонтальная линейка

Чтобы передвинуть левое или правое поле страницы, подведите указатель мыши к границе поля на горизонтальной линейке. Когда указатель изменит вид на двустороннюю стрелку, перетащите границу поля. Чтобы передвинуть верхнее или нижнее поле страницы, подведите указатель к границе поля на вертикальной линейке. Когда указатель изменит вид на двустороннюю стрелку, перетащите границу поля.

Чтобы установить или изменить отступы абзаца в документе следует с помощью мышки переместить маркеры отступов абзацев на горизонтальной линейке. Маркеры табуляции можно установить щелчком мыши на линейке, а убрать, перетащив на кнопку выбора типа табуляции.

Полосы прокрутки

Строка состояния

В ней содержится информация о текущем положении курсора и режиме редактирования.

Рис. 26. Строка состояния

Информация, содержащаяся в строке состояния:

1 – номер текущей страницы согласно расставленной нумерации;

2 – номер текущего раздела;

3 – номер текущей страницы по порядку / всего страниц;

4 – расстояние от верхнего края страницы до текущего положения курсора;

5 – порядковый номер текущей строки на текущей станице;

6 – номер текущей позиции курсора в строке;

Если нажать 2 раза мышкой по вышеперечисленным опциям строки состояния можно быстро вызвать диалоговое окно поиска, замены и перехода. Двойное нажатие мышки по следующим индикаторам позволяет вызвать соответствующую им команду.

7 – индикатор записи макрокоманды;

8 – индикатор отображения исправлений;

10 – индикатор замещения;

11 – поле состояния проверки правописания и процесса печати документа;

12 – поле отражения процесса сохранения документа.

Вид документа

В Word есть возможность использовать различные режимы и масштаб отображения документа (переключение через меню Вид или кнопки ( Рис. 24 )):

· Обычный режим — в нем удобно выполнять набор, редактирование и форматирование, не вдаваясь в детали разметки страницы;

· в режиме Разметки страницы отображается действительное положение текста, рисунков и других элементов на печатной странице. Этот режим удобно использовать для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками и графическими объектами, но требует более высокой производительности компьютера;

· режим Структура документа — позволяет просматривать, создавать и изменять иерархию заголовков и соответствующих им разделов текста;

· режим Главный документ – используется для просмотра структуры длинного документа или открытия одного из вложенных документов.

Создание нового документа

Чтобы создать новый документ с помощью используемого «по умолчанию» шаблона, нажмите кнопку на панели инструментов.

Открытие документа на жестком или сетевом диске

В меню Файл выберите команду Открыть или кнопку на панели инструментов. Установите диск и папку, в которой содержится документ, а затем выберите файл. Если файл не удается найти, воспользуйтесь специальными функциями поиска файлов.

Word распознает форматы файлов многих текстовых редакторов, электронных таблиц, баз данных и программ. Когда пользователь открывает документ, созданный в другом приложении, Word преобразует его в свой формат, сохраняя, по возможности, его первоначальное содержание и оформление. Чтобы открыть документ, созданный в другой программе, выберите соответствующий формат из списка Тип файлов.

Сохранение документа

Word автоматически присваивает имя каждому новому документу «doc1.doc, doc2.doc,…docN.doc», меняя только цифру, пока пользователь не сохранит его под другим именем. Команда Сохранить меню Файл или кнопка используется для сохранения документа не запрашивая имени файла. Команда Сохранить как используется для сохранения файла под другим именем и выбора каталога и диска его расположения.

В меню Сервис, команды Параметры на вкладке Сохранение можно установить автосохранение. Сохраняемые автоматически документы хранятся в папке временных файлов до тех пор, пока их не сохранят принудительно. Если из-за нарушения электропитания или по другой причине сеанс работы с Word оборвется до сохранения документа, то при следующем запуске программы Word будут открыты все автоматически сохраненные документы.

Защита документа паролем

Если необходимо запретить другим пользователям открывать и изменять документ, его можно защитить с помощью пароля. Каждый раз при открытии защищенного документа пользователю придется вводить пароль.

Пользователь не сможет открыть файл, защищенный паролем на открытие, не зная этот пароль. Документ, защищенный паролем для записи, можно открыть только для чтения без пароля. В этом режиме сохранить внесенные изменения можно только под другим именем.

Пароль должен быть длиной до 15 символов и состоять из алфавитно-цифровых знаков и пробелов. Строчные и прописные, русские и латинские буквы рассматриваются как разные знаки. Во время ввода пароля в поле выводится звездочка (*) для каждого введенного символа.

Сохранение документов Word в файлах различных форматов

Документ Word можно сохранить в другом файловом формате, при этом его оформление будет сохранено так же, как это могут сделать другие приложения. Если необходимо переслать документ между Word и приложением, для которого нет специального конвертора, можно импортировать и экспортировать документ в формате обычного текста. Формат обычного текста оставляет документ без большей части особенностей оформления. Поэтому когда документ Word сохраняется в ином файловом формате, желательно сохранить копию в формате Word.

Для того чтобы сохранить документ Word в другом файловом формате необходимо в поле Тип (команда Сохранить как ) выбрать нужный формат файла.

Параметры страницы

Командой Параметры страницы в меню Файл устанавливают Поля, Источник, Макет и Размер бумаги,. Данные параметры можно применить Ко всему документу, К текущему разделу, До конца документа, К выделенным разделам и К выделенному тексту.

Word позволяет работать с различными форматами бумаги, чтобы получить нужное расположение текста на бумаге необходимо предварительно установить размер бумаги и ее ориентацию. Ориентация может быть Книжная (вертикально расположение) и Альбомная (горизонтальное расположение).

Рис. 27. Окно параметры страницы

Поля определяют ширину и высоту текста на странице, то есть расстояние между текстом и краями страницы. Можно установить соответственно верхнее, нижнее, правое и левое поле, а так же расстояние от верхнего или нижнего края страницы до колонтитула. Зеркальные поля используются при печати книг, для установления левых и правых полей так, чтобы на обеих страницах листа, образующих разворот, внутренние поля страниц имели одинаковую ширину.

Используя вкладку Макет, можно изменять параметры раздела.

Автоматическая расстановка переносов.

Непечатаемые символы

Ввод и редактирование текста

Ввод символа производится в позицию, определяемую курсором. К урсор представляет собой мигающую вертикальную полоску ( | ). Для его перемещения используются клавиши управления курсором или мышь. Для перемещения курсора с помощью мыши следует установить указатель мыши в нужную позицию и щелкнуть клавишей мыши.

При вводе текста, курсор автоматически перемещается вправо в следующую позицию. Все изменения текста (вставка, удаление и другое редактирование) происходят в позиции, где находится курсор или относительно нее.

Всякий раз при достижении позиции, определяющей правую границу абзаца, курсор автоматически переходит на следующую строку вместе с тем словом, которое пересекло эту позицию, или с его частью, перенесенной по правилам переноса.

Создание нового абзаца (строки)

Режимы ввода символов

Ввод символов в тексте производится двумя способами. В одном режиме, называемом режимом вставки, символы, находящиеся справа от курсора, отодвигаются вправо на одну позицию при каждом нажатии символьной клавиши. Тем самым новые символы вставляются между старыми, не стирая их. В другом режиме, называемом режимом замещения, символы, находящиеся справа от курсора, не сдвигаются, а новые символы вводятся вместо старых, заменяя их. Для переключения режимов служит клавиша Ins.

Стирание символов и строк

Выделение фрагмента текста

Для выполнения операций сразу над несколькими объектами (слова, строки, абзацы, страницы и т.п.) их необходимо выделить. Выделение фрагмента текста можно осуществить одним из следующих способов:

§ установить указатель мыши в левое поле (он должен превратится в стрелку, направленную вправо-вверх), при нажатии клавиши мыши выделится одна строка, при двойном нажатии – абзац, при тройном – весь документ;

§ установить указатель мыши в левое поле напротив первой строки фрагмента, нажать клавишу мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на весь фрагмент;

§ установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать клавишу мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на весь фрагмент;

§ для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть на нем мышью;

§ для выделения одного абзаца можно сделать в нем тройной щелчок;

§ для выделения одного предложения следует нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью в предложении;

§ для выделения всего текста следует нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью в левом поле;

Снять выделение можно щелчком мыши в любом месте текста. При выделении нового фрагмента предыдущее выделение снимается.

Перемещение и копирование текста, таблиц или рисунков

Для копирования фрагмента текста необходимо:

1. выделить фрагмент текста;

2. щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Копировать ( Ctrl +Ins );

3. установить курсор в место, куда следует вставить фрагмент;

4. щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Вставить ( Shift +Ins ).

В процессе этой операции копия выделенного фрагмента текста помещается в буфере промежуточного хранения Clipboard, а потом попадает в документ. Вставлять фрагмент из буфера можно сколько угодно раз, но после копирования в буфер нового фрагмента текста, предыдущий фрагмент удаляется.

Для перемещения фрагмента текста необходимо:

1. выделить фрагмент текста;

2. щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Вырезать ( Shift +Del );

3. установить курсор в место, куда следует вставить фрагмент;

4. щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Вставить ( Shift +Ins ).

Переместить фрагмент текста можно следующим способом:

1. выделить фрагмент текста;

2. перетянуть указателем мышки выделение в нужное место.

Если при перетягивании выделения держать нажатой клавишу Ctrl (при этом возле указателя мыши появится знак + ), то фрагмент будет скопирован.

Этими же командами можно воспользоваться для копирования и переноса объектов в Word из других Windows-программ и наоборот. Например, оформленные в Excel таблицы можно скопировать в Word, а таблицы созданные в Word вставить и использовать для расчетов в Excel.

Поиск и замена

В Word есть возможность поиска и замены текста, форматирования и специальных символов: символов абзаца, полей, рисунков и т. п.

Отмена операций.

Word ведет запись операций, которые производятся в документе.

Для отмены последней операции редактирования необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить … или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить … или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой.

Форматирование шрифтов

Выделите текст, который необходимо отформатировать. В меню Формат выберите команду Шрифт и установите необходимые параметры. Подокно «образец» показывает, как будет выглядеть документ при заданных параметрах.

Форматирование абзацев

Не путайте отступы абзацев с установкой правого и левого поля страницы. Поля определяют общую ширину основного текста, то есть расстояние между текстом и краем страницы. При установке отступа абзаца определяется расстояние от поля до текста. При помощи отступов отдельные абзацы выделяют из всего текста документа.

Стили форматирования

Стиль форматирования – набор параметров форматирования (шрифта, абзаца и пр.), имеющий уникальное имя. Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например: заголовков, надписей под рисунками, основного текста и т.п. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу. Стили значительно облегчают форматирование документа. Кроме того, с их помощью создаются структуры и оглавления.

Если при использовании стилей требуется изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, то достаточно изменить этот стиль, то есть вовсе не потребуется применять форматирование к каждому заголовку. Достаточно будет изменить атрибуты стиля.

Стили, которые были созданы автоматически, можно переопределить. Кроме этого, существует возможность автоматического обновления созданных стилей. Word отслеживает изменение текста, в котором содержится стиль, а затем обновляет стиль и изменяет форматирование всех элементов текста с этим стилем. При желании автоматическое создание и обновление стилей может быть выключено.

Имена стилей абзацев перед названием содержат символ абзаца (¶); отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутой буквы «a«.

Чтобы быстро наложить стиль, выберите стиль абзаца или символа в поле Стиль на панели инструментов.

Списки

Колонки

Для оформления текста на странице в несколько колонок, перейдите в режим Разметки страницы и из меню Формат выберите команду Колонки и укажите параметры. Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть. Для удаления колонок нужно установить формат одной колонки.

Таблицы

— карандаш для добавления границ ячеек и рисования таблиц

— выбор типа линий обрамления

— ластик для стирания линий

— выбор толщины линий обрамления

— выбор цвета обрамления (границ)

— выбор обрамления ячеек

— включение автоформата таблицы

— вертикальное выравнивание в ячейке

— изменение направления текста в ячеке

— выравнивание ширины и высоты ячеек

— сортировка по возрастанию и убыванию

— выбор цвета заливки ячейки

Рис. 28. Панель инструментов таблицы и границы

Вставка названий

Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу. Чтобы добавить название, выберете команду Название… в меню Вставка и укажите в диалоговом окне тип надписи, т.е. постоянную часть названия (Рисунок, Таблица и т.д.) при этом Word автоматически нумерует названия. Можно создать свое название и изменить формат нумерации для различных типов элементов — например, «Таблица II» или «Формула 1-A».

После изменений в документе влияющих на порядок номеров названий необходимо произвести обновление полей, для этого выделите весь текст, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите Обновить поле. Таким образом, производится обновление полей не только названий, но и формул, оглавления, указателей и т. п.

Перекрестная ссылка

Добавление фигурного текста

Внимание! Для изменения любого графического объекта (текста, рисунка, графика, схемы и т.п.) необходимо 2 раза нажать на нем левой кнопкой мыши.

Добавление математического текста (формул)

Вставка структурных схем

Создание и вставка рисунков

С помощью Word можно легко вставлять в документы графические объекты, как созданные с помощью встроенного графического редактора Word, так и подготовленные в других программах.

Чтобы вставить имеющийся рисунок в текст, необходимо в меню Вставка выбрать команду Рисунок и указать формат и имя графического файла.

С рисованными объектами можно выполнять такие действия: группировать, разгруппировать, перегруппировать, изменить порядок расположения (передний или задний план), привязать к сетке, сдвинуть, выровнять, повернуть и отразить.

Рисованные объекты состоят из отдельных элементов (линий, стрелок, фигур и т.п.). Эти отдельные объекты необходимо объединять в группы, так как группами рисованных объектов значительно удобнее манипулировать, они быстрее отображаются на экране, чем отдельно выделенные объекты, и менее подвержены деформации. Всегда используйте группировку там, где нужно работать с несколькими объектами как с одним целым. Для этого необходимо рисованные объекты выделить при помощи кнопки (выбор объектов) с панели рисования и нажать и _.

Проверка орфографии

Проверить орфографию можно с помощью команды Правописание ( F7 ) меню Сервис. Если при проверке орфографии будет найдено слово, в котором содержится орфографическая ошибка, то его можно будет исправить вручную или заменить автоматически на предложенный вариант, а также заменить все подобные слова. Если найденное слово не содержит ошибки, то его можно добавить в словарь или пропустить.

Пользователь может создавать и подключать дополнительные словари. Командой Тезаурус в меню Сервис Язык ( Shift+F7 ) можно вызвать словарь синонимов и связанных слов для выделенного слова.

Разбиение документа на страницы

Когда страница заполняется текстом и рисунками, Word вставляет автоматический разрыв страницы и начинает новую страницу. При желании пользователь может самостоятельно разбить документ на страницы, вставив в соответствующих местах принудительные разрывы страниц. Однако, как правило, последующие исправления приводят к изменению размещения текста на странице, и эту операцию приходится повторять заново. По этой причине рекомендуется использовать описанные ниже приемы для управления расстановкой автоматических разрывов страниц.

Вставка разрыва страницы

Вставка разрыва раздела

.

Удаление разрыва раздела и страницы

При удалении разрыва раздела также удаляются параметры расположенного над ним раздела. Этот раздел становится частью следующего раздела и принимает соответствующие параметры.

Нумерация страниц

Колонтитулы

Колонтитул – это текст или рисунок, который печатается на поле каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Можно создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний или нижний колонтитул с первой страницы, использовать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Создание оглавления

Подобным образом можно создать Указатели и Список иллюстраций.

Печать документа

Параметры

В Word можно определить общие параметры выполняемых операций, а так же параметры правописания, вида, сохранения, печати, исправления, правки и др. ( Рис. 30 ) Настройка параметров производится командой Параметры в меню Сервис.

Источник