Что называется рабочим местом работника службы доу
Организация рабочих мест в службе ДОУ
Рациональная организация рабочих мест и труда работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:
планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих площадей;
размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава выполняемых ими работ
создание и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;
создание и поддержание в служебных помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата; защиту работников от воздействия вредных факторов производственной среды;
регулярное проведение в служебных помещениях и на рабочих местах комплекса работ по техническому обслуживанию и профилактике, а также необходимых санитарно-гигиенических мероприятий.
Служебные помещения, отведенные для выполнения работ (операций) по подготовке и обработке документированной информации, должны иметь планировку, обеспечивающую их достаточное естественное и (или) искусственное освещение. Площадь, отводимая на размещение одного автоматизированного рабочего места, должна составлять в общем случае не менее 6 кв. м.
С целью обеспечения необходимого комфорта, способствующего эффективному труду, рабочие места работников оборудуются однотумбовыми столами (с приставкой), обеспечивающими удобное размещение на нем оргтехники (в том числе компьютерной) и основных предметов труда, постоянно используемой в работе литературы по делопроизводству, карточек и лотков для них
Хранение специальной и справочной литературы должно осуществляться в шкафах. На соответствующих полках в строго определенном порядке должны располагаться:
инструкции и нормативно-методические документы по делопроизводству;
справочники по законодательству;
справочники по административно-территориальному делению;
орфографические и терминологические словари (справочники по написанию отдельных слов);
картотеки-указатели к сборникам нормативно-правывых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, инструкций и пр.) по вопросам ведения делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления (власти);
списки работников предприятия с указанием структурных подразделений, номеров телефонов и адресов для направления деловой корреспонденции.
Своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций) в течение всего рабочего времени, обеспечивается:
постоянным поддержанием в служебных помещениях тишины и порядка;
наличием достаточного свободного пространства между рабочими местами, не затрудняющего проход (подход) к ним; оборудованием рабочих мест средствами внутренней телефонной связи;
размещением на столах минимально необходимого для выполнения повседневной работы количества документов (материалов). надлежащий учет влияния на работников вредных факторов производственной среды и характеристик микроклимата служебных помещений;
упорядоченное чередование временных отрезков, отведенных соответственно для выполнения более сложных и менее сложных видов работ (операций);
предоставление работникам для поддержания высокой работоспособности в течение всего рабочего времени перерывов для отдыха, приема пищи и т.п.
Нормальная продолжительность рабочего времени, отведенного на выполнение работ по подготовке и обработке документов, должна составлять 8 часов, при этом продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна превышать 2 часов. Наиболее сложные и трудоемкие виды работ (операций) рекомендуется производить в первой половине рабочего времени. Время перерывов в течение рабочего времени следует устанавливать в зависимости от сложности и напряженности труда.
Стандарт рабочего места воспитателя
Ирина Забелина
Стандарт рабочего места воспитателя
Рабочее место является первичным звеном производственного процесса в создании материальных ценностей. Систему организации рабочего места с полным правом считают показателем организованности всего предприятия, так как она характеризует качество и слаженность работы всех служб организации.
Анализ рабочего места — дифференцирование рабочего места, с одной стороны, через деятельность, которая на нем совершается, а с другой — через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимых для успешного выполнения деятельности на этом месте.
Педагог передает ребенку знания, воспитатель – развивает умения. Чтобы развить ребенка в правильном направлении, нужно найти к нему индивидуальный подход, в этом огромная заслуга принадлежит воспитателям именно поэтому нужно особо отметить организацию труда воспитателя.
Анализ рабочего местасостоит из двух частей:
1. Описание рабочего места — перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используются на данном рабочем месте).
2. Спецификации рабочего места — перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и успешному выполнению задачи (по выполнению работы) на данном рабочем месте.
Важную роль в анализе рабочего места играют проектирование, а также связанные с проектированием задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни. Любое рабочее место должно наилучшим образом отвечать своему назначению и обеспечивать при этом выполнение основных и вспомогательных работ с наименьшими затратами труда. В системе мероприятий по организации рабочего места существенное значение имеет его рациональная планировка. Правильная планировка рабочего места позволяет устранить лишние трудовые движения и непроизводительные затраты энергии рабочего, эффективно использовать производственную площадь при обеспечении безопасных условий труда. Недостаточная изученность проблем организации рабочих мест в современных условиях приводит к тому, что потребности организаций в результатах использования человеческих ресурсов полностью не удовлетворяются, что снижает эффективность их работы.
Перечень документов регламентирующих и фиксирующих работу воспитателя дошкольного учреждения определяется, в первую очередь исходя из функций, которые выполняет воспитатель, его должностных обязанностей, направления деятельности, специфики учреждения, требований администрации.
В каждой групповой комнате выделено место для хранения методической документации – шкаф.
Документация разделена на блоки:
Системой хранения материала по данному блоку служат картонные папки разных цветов.Цветовая индикация папок определяется соответствующей образовательной областью:
— Познавательное развитие – красные папки;
— Художественно – эстетическое развитие – жёлтые папки;
— Речевое развитие – зелёные папки;
— Социально – коммуникативное развитие – синие папки;
— Физическое развитие – белая папка.
2.Блок: «Основная методическая документация»
Системой хранения материалов по данному блоку служат папки белого цвета,в которых размещена основная методическая документация по следующим разделам:
— Материалы по самообразованию;
— Рабочие документы;
— Материалы для работы с родителями;
Папки с методическими материалами из первого и второго блоков маркированы красной линией, что способствует визуализации системы хранения.
3.Блок: «Методическая литература»
Методической литературе необходимой для реализации воспитательно-образовательного процесса с детьми отведено определённое место. Литературу отделяю разделительные разноцветные полосы, которые соответствуют определённым цветам образовательных областей из первого блока.
Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего местанеобходимо соблюдать следующие правила:
• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь своё место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;
• канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;
• документы, с которыми работает сотрудник, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника должны быть оптимальными, т. е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.
Список предметов, находящихся на рабочем месте:
• Рабочий стол – рабочий инструмент.
• Органайзер с канцелярскими принадлежностями;
• Лоток для хранения документов на бумажном носители формата А4;
• Компьютер с точкой доступа к интернету.
Чёткая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.
Фотозарисовка «Любимые места в Подольске» «Любимые места в Подольске» Автор: Карачарова Надежда Павлиновна Я горжусь, что родилась и живу в России. Я живу в Подольске. Подольск.
«Остров-Огород». Репортаж с места событий. Пришла весна-красна,пришло время задуматься,как и чем украсить уголок природы. И вдруг появилась идея создания огорода на подоконнике!Ведь.
Циклограмма распределения рабочего времени инструктора по физической культуре Циклограмма распределения рабочего времени инструктора по физической культуре Морозовой Марины Владимировны на 2017 – 2018 учебный год.
Фотоочерк «Святые места России. Дивеево» Летом 2018 года мне посчастливилось второй раз побывать в Свято-Троицком Серафимо-Дивеевском монастыре. Кто в нём побывал один раз, непременно.
«Я себе построю дом, много места будет в нём!» Мастер-класс Все дети мечтают об игрушечных домиках. Я предлагаю Вам сделать домик из потолочной плитки. Можно использовать цветную потолочную плитку.
Консультация «Общие принципы организации рабочего места ребенка 3–4 лет с нарушенным зрением» Консультация «Общие принципы организации рабочего места ребенка 3 – 4 лет с нарушенным зрением» Составила: Дьяконова Елена Сергеевна, соавтор:.
Летняя творческая мастерская «Насекомые и места их обитания» (фотоотчет) Продолжаем творить! Цель: развитие мелкой моторики, художественного вкуса, умения ориентироваться на листе бумаги, выполнять простые инструкции.
Места, где мы ещё не бывали. Спешу продолжить делиться с вами своими впечатлениями от проведённого отпуска. Побывав на родине Деда Мороза мы решили продолжить посещать.
Фотоотчет об экологической экскурсии «Заповедные места родного края» Уважаемые коллеги! Приглашаю вас на экскурсию по заповедным местам моего родного края. Карасукский район, самый южный район, Нашей области.
Заповедные места моего края. Фотозарисовки На левом берегу реки Малая Лаба, в месте ее слияния с рекой Уруштен расположен кордон Восточного отдела Кавказского государственного природного.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА РАБОТНИКА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Ю. А. Кузьмина
Научный руководитель – О. В. Пронькина, преподаватель
ФГБОУ ВО «Хакасский государственный университет им. Н.Ф. Катанова»
Колледж педагогического образования, информатики и права, г. Абакан
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, а также эффективность работы в целом. В независимости от того, какое название имеет служба ДОУ в организации, она всегда будет иметь такую составляющую, как архив, главным работником которого является архивист.
Цель создания архивов учреждений – учет, хранение и использование образовавшихся в процессе деятельности архивных документов. Ежедневно в организации приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Исходя из понятия архив, выделяют следующие виды архивов: государственный, муниципальный, архив организации, частный архив.
Основным документом, регламентирующим деятельность архивиста, является Профессиональный стандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист», проект которого утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты. Анализ нормативного документа позволил выявить обобщенные трудовые функции и основные задачи архивиста такие, как: осуществление работ по ведению архивного дела, обеспечение сохранности и учет архивных документов. Для их выполнения архивист осуществляет необходимые трудовые действия: по обеспечению сохранности и учету документов; по комплектованию архива; по описанию архивных документов и созданию научно-справочного аппарата; по использованию документов архива; по контролю работы всех подразделений по обеспечению сохранности документов. Из перечисленных выше видов работ можно сделать вывод, что деятельность архивиста многообразна, поэтому для ее эффективной организации необходимо соблюдать требования эргономики, предъявляемые к рабочему пространству.
Рабочее место сотрудника архива – это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда. «Организация рабочего места» − это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» устанавливаются требования к помещениям основного назначения архива, к которым относят: хранилища для хранения документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними; помещения для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива.
Для рациональной организации рабочего места необходимо правильно зонировать помещение, и в каждой зоне выполнять определенные виды работ. Выделяют следующие рабочие зоны: основная рабочая зона и вспомогательная рабочая зона. Решающее влияние на эффективность труда архивиста оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения работ по ведению архивного дела.
В перечень оборудования для выполнения архивистом должностных обязанностей включены средства составления документов (персональный компьютер, принтер, копировальный аппарат и.т.д.); средства обеспечения оперативной связи (телефон); средства хранения и группировки документов (короба, папки, шкафы и стеллажи); мебель и средства малой оргтехники.
При выборе оснащения рабочего места необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и специфику выполняемых работ. Основным нормативным документом, регламентирующим требования к организации рабочего места, являются «Санитарно-гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам (ПВЭМ) и организации работы» (СанПиН), которые устанавливают требования к использованию электронно-вычислительных машин, а также к микроклимату и освещению в помещениях, оснащенных ПВЭМ.
Анализ СанПиН позволил выявить, что необходимо соблюдение условий при организации рабочего места архивиста: санитарных, эстетических, психофизиологических и технических.
К санитарным условиям относятся требования к помещениям для эксплуатации ПЭВМ; требования к микроклимату, требования к освещению помещений и рабочих мест с ПЭВМ.
В качестве источников света при искусственном освещении должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.
Для создания комфортных условий на рабочем месте архивисту необходимо соблюдениеэстетических требований с учетом психологического воздействия светоцветового климата, озеленения, направленных на стимулирование работоспособности. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с отоплением. Цветовое оформление помещения не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудника положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цвета для отделки помещений определяется архитектурными особенностями, освещением, климатическими условиями и направлениями деятельности сотрудников.
При изучении технических, эргономических условий и требований безопасности рабочего места было выявлено, что предъявляются требования к конструкциям стола, стула и рациональному размещению оборудования. Рабочая поверхность стола должна соответствовать гигиеническим требованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева, ее окраска предпочтительно светлая. В рабочем столе должны быть предусмотрены ящики для хранения канцелярских принадлежностей, картотек, деловых папок. Рабочее кресло или стул должны быть снабжены подъемно-поворотным механизмом, регулируемым по высоте и углам наклона спинки, а также – расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с неэлектризуемым и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Тип рабочего стула или кресла должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы с ПВЭМ.
К психофизиологическим условиям относятся соблюдение требований к организации режима труда и отдыха. Для обеспечения оптимальной работоспособности на протяжении рабочего дня рекомендуется устанавливать регламентированные перерывы. С соответствии с СанПиН продолжительность непрерывной работы с ПВЭМ не должна превышать 2 часов, а для профилактики зрительного утомления после каждых 25 минут работы рекомендуется выполнять комплекс упражнений для глаз.
В связи с тем, что работа архивиста отличается малой двигательной активностью, длительным нахождением в закрытом помещении, вызывающим быструю утомляемость и снижение результатов труда, при ее организации необходимо уделять большое внимание устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормативам освещения, температурного режима, устранению шумов, а также оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями и установлению рационального режима труда.
Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 3400 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Организация рабочего места службы документационного обеспечения управления
Онлайн-конференция
«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
учреждение «Братский индустриально-
г.Братск, Иркутская область
Ор ганизация рабочего места сПЕЦИАЛИСТОВ
документационного обеспечения управления
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.
Рабочее место специалиста документационного обеспечения управления (ДОУ) — это зона его трудовой деятельности, оснащенная всем необходим для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учётом антропометрических данных исполнителя.
Основными факторами, при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в процессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.
Чёткая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, найти нужную информацию, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.
В соответствии с рисунком 1, важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.
Рисунок 1 – Санитарно-гигиенические составляющие рабочего
Средства управления для установки параметров рабочего места должны быть простыми и удобными в применении.
Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, высота клавиатуры составит 70-85 см от пола, центр экрана – 90-115 см от пола. Запястья должны размещаться на одном уровне с предплечьями. Экран дисплея должен располагаться таким образом, чтобы солнечный свет и свет ламп не отражались от него и не ослепили работающего. Нежелательно устанавливать экран дисплея напротив окна, а работнику – сидеть лицом к окну. Желательно, чтобы уровень яркости экрана отвечал яркости света в помещении, чего можно добиться путем налаживания монитора. Рабочие места с мониторами располагают на расстоянии не менее полутора метров друг от друга.
При печатании текстов с бумажного документа желательно применять держатель для документов, регулируемый по высоте, углом и расстоянием. Держатель для документов уменьшает количество движений головы, шеи и глаз во время просмотра документов.
Подводя итог всему вышеперечисленному, можно сказать, что для рациональной организации рабочих мест работников службы ДОУ необходимо:
— в размещении рабочего места учитывать нормативную площадь на одного работающего;
— правильную освещённость (естественный свет должен падать слева или спереди);
— незагромождённость пространства ненужными для непосредственных рабочих операций предметами;
— обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в сеть;
— по возможности исключения отвлекающего неблагоприятного воздействия уличных раздражителей, теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств;
— выбрать форму и габариты мебели с учётом антропометрических показателей для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения;
— подобрать оргтехнику, средства механизации с максимально возможной степенью их типизации;
— организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ;
— совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.
На мой взгляд, воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата и аэроионного состава воздуха рабочей зоны, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих.
Рабочее место каждого специалиста документационного обеспечения управления должно быть организовано таким образом, чтобы не возникало препятствий и неудобств во время выполнения им служебных обязанностей.
Общая площадь приемной, где находится делопроизводитель, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
— подходы к мебели и оборудованию;
— расстановку мебели и оборудования;
— потребность – в отдельных случаях – особых условий;
— возможность установки вспомогательного оборудования.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических 1 данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.
Специалист документационного обеспечения управления — «лицо фирмы», значит его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место делопроизводителя, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места специалиста документационного обеспечения управления должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
— рабочее место специалиста документационного обеспечения управления в приемной руководителя обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
— в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся специалисту документационного обеспечения управления непосредственно в процессе работы;
— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой специалистом документационного обеспечения управления, удобной для ее размещения.
Рабочее место специалиста документационного обеспечения управления традиционно включает две зоны: рабочая, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), шкафы, и другое оборудование. Зона обслуживания посетителей, где находятся стулья или кресла для посетителей, вешалки и шкафы для верхней одежды, различные информационные стенды. Учитывая насыщенность трудового процесса специалиста документационного обеспечения управления оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места.
В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят письменные столы (обычные или специальные для компьютеров), вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала и размещения оргтехники, удобные кресла или стулья (подъемно-поворотные), шкафы обычного типа и специальные – для вертикального хранения документов, металлические сейфы. При определении габаритов мебели должны учитываться общие размеры служебных комнат и площадь, выделенная для каждого рабочего места.
Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зелёного, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Всё, что постоянно требуется сотруднику во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.
Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Размещение на рабочем месте мониторов и вспомогательных устройств не должно препятствовать работнику работать в оптимальной рабочей позе. Параметры основного оборудования должны обеспечивать работнику возможность регулирования высоты клавиатуры и наклона рабочей поверхности, поворота – расстояние дисплея, а также высоты рабочего кресла, положение его спинки, угла наклона.
Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места сотрудника службы ДОУ. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда – неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. Стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закруглённым с краёв, чтобы не затруднять кровообращение бёдер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере – без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).
Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.
Дела, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.
Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого – его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций работников службы ДОУ, автоматизации и механизации рабочих мест придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место должно быть соответственно оснащено оргтехникой.
Необходимо отметить, что при рациональной 2 планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:
— на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
— каждый предмет и средство труда должны иметь своё место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;
— канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;
— все средства коммуникационной техники (телефон и другое) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
— документы, с которыми работает сотрудник, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
— документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
— движения работника должны быть оптимальными, то есть, более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;
Соблюдение данных правил позволит специалисту документационного обеспечения управления экономно расходовать физические усилия.
Современное место делопроизводителя немыслимо без компьютера и средств связи. Компьютеры с плоским (ТРТ) экраном стали занимать значительно меньше места на рабочем столе. Но все-таки и монитор, и системный блок, и клавиатуру лучше вынести на специальный стол-приставку, освободив площадь основного рабочего стола для документов. Рядом с компьютером обычно ставится многофункциональное устройство (копир/принтер/сканер/факс) для персонального использования.
Как правило, компьютер специалиста ДОУ связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты — и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим делопроизводителю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.
Специалисту ДОУ в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости — дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.
На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС.
Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, найти любую информацию, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.
Организация рабочего места специалиста ДОУ на предприятии является важным аспектом для выполнения управленческих задач и влияет на всю деятельность предприятия.
Термин, в самом широком смысле означающий разумность, осмысленность, противоположность и рациональности.