вставить вычисляемое поле в сводную таблицу
Вычисляемое поле сводной таблицы «Excel». ( формулы в сводной таблице )
По умолчанию сводная таблица отображает поля, которые вычисляют сумму или количество значений из источника данных.
Как правило, этого хватает, чтобы обработать данные и провести простую аналитику полученной информации.
Иногда случается так, что суммы и количества из полей сводной таблицы недостаточно. В таких случаях на помощь приходят вычисляемые поля.
в этих полях можно прописать формулу, которая будет обрабатывать информацию сводной таблицы так, как Вам требуется.
О том, как записать формулу в вычисляемые поля сводной таблицы «Эксель» расскажу далее.
На основании таблицы, в которой изображены продажи товаров за несколько лет,
Таблица на листе в Excel
построена сводная таблица.
Сводная таблица в Эксель
В сводную таблицу нужно добавить вычисляемые ячейки с формулами.
Рассмотрим, как это можно сделать.
Выделяем сводную таблицу кликом левой кнопки мыши.
Перейти во вкладку «Параметры»
Кликнуть по ярлыку «Поля, элементы, наборы»
Вставить вычесляемое поле
Выбрать пункт «Вычисляемое поле»
В открывшемся окне указать имя нового поля.
Имя поля
Вставка формулы в поле сводной таблицы
Если в формуле следует использовать поля сводной таблицы, их можно внести в формулу кнопкой добавить.
Вычисляемое поле в Сводных таблицах в MS Excel
history 2 марта 2019 г.
Научимся добавлять и редактировать Вычисляемое поле в Сводной таблице MS EXCEL 2010.
Нашей задачей будет:
В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.
Исходная таблица
Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью Таблицы в формате EXCEL 2007 ).
Сводная таблица
Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню Вставка/ Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.
Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.
Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.
Создаем вычисляемое поле
Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’
Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите Параметры/ Вычисления/ Поля, элементы и наборы/ Вычисляемое поле :
Появится диалоговое окно:
Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:
После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.
После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на процентный ).
Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.
Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.
Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?
Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).
Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.
Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.
В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.
Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.
Там же можно удалить это поле.
Еще одно ограничение
Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.
Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.
Однако, перенести его в качестве строк сводной таблицы не получается.
Вставить вычисляемое поле в сводную таблицу
Сводные таблицы способны проводить вычисления, гораздо более сложные, чем простые суммирования данных. В данной статье я расскажу, как можно заставить Сводную таблицу «считать».
| Файл | Описание | Размер файла: | Скачивания |
|---|---|---|---|
| Пример | 109 Кб | 3571 |
Допустим, мы имеем такую сводную таблицу:
Нам необходимо посчитать долю каждого менеджера в разрезе месяцев. Для этого в правом окне «Поля сводной таблицы», наводим курсор мышки на поле «Сумма», нажимаем левую клавишу и удерживая клавишу мышки тянем поле «Сумма» в окно «Значения»:
Как включить видео?
Чтобы увидеть видео включите в браузере GIF-Анимацию.
Затем наводим курсор на это поле в окне «Значения» и нажимаем на него левой клавишей мышки, в выпавшем меню выбираем пункт «Параметры полей значений. «:
Как включить видео?
Чтобы увидеть видео включите в браузере GIF-Анимацию.
В открывшемся диалоговом окне «Параметры поля значений», меняем название поля, например, на «Доля»:
Переходим во вкладку «Дополнительные вычисления», в поле со списком (там, где написано «Без вычислений») выбираем пункт «% от суммы по столбцу» и нажимаем кнопку «ОК»:
После чего ваша Сводная таблица должна будет приобрести следующий вид:
Поэкспериментируйте с другими вариантами вычислений.
Еще один пример вычислений, имеем такую Сводную таблицу:
В открывшемся диалоговом окне меняем название поля, например, на «Рентабельность»:
Настройка вычислений в сводных таблицах
Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):
Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?
Другие функции расчета вместо банальной суммы
В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:
Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:
Долевые проценты
Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as) :
Динамика продаж
. то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:
. и Дополнительные вычисления (Show Data as) :
Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:
В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.
Вычисление значений в сводной таблице
В сводных таблицах можно использовать функции сведения в полях значений для объединения значений из исходных данных. Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в сводной таблице.
В сводных таблицах можно рассчитывать данные разными способами. Вы узнаете о доступных методах вычислений, о влиянии типа исходных данных на вычисления и о том, как использовать формулы в сводных таблицах и на сводных диаграммах.
Доступные методы вычислений
Для вычисления значений в сводной таблице можно использовать любые из описанных ниже методов.
Функции сведения в полях значений. В сводной таблице в области значений отображаются сводные данные, вычисленные на основе исходных данных. Рассмотрим пример с такими исходными данными:
Сводная таблица и сводная диаграмма выглядят, как показано на рисунке ниже. Если создать сводную диаграмму на основе данных из сводной таблицы, то значения на диаграмме будут соответствовать вычислениям в связанной сводной таблице.
В сводной таблице поле столбца Месяц содержит элементы Март и Апрель. Поле строки Регион содержит элементы Север, Юг, Восток и Запад. Значение на пересечении столбца Апрель и строки Север — это общая выручка от продаж, определенная по исходным данным, для которых столбец Месяц содержит значение Апрель, а столбец Регион — значение Север.
В сводной диаграмме поле Регион может представлять собой поле категорий, в котором элементы Север, Юг, Восток и Запад отображаются как категории. Поле Месяц поле может быть полем рядов, в котором элементы Март, Апрель и Май отображаются как ряды, представленные в легенде. Поле значений с именем Сумма продаж может содержать маркеры данных, которые представляют общую выручку в каждом регионе за каждый месяц. Например, один маркер данных может представлять (своим положением на вертикальной оси, т. е. оси значений) сумму продаж за месяц Апрель в регионе Север.
Ниже перечислены функции сведения, с помощью которых можно вычислять поля значений. Эти функции доступны для всех типов исходных данных, кроме OLAP.
Сумма значений. Функция по умолчанию для числовых данных.
Число значений. Действует аналогично функции СЧЁТЗ. Функция по умолчанию для данных, отличных от числовых.
Количество числовых значений. Действует аналогично функции СЧЁТ.
Оценка стандартного отклонения генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
Стандартное отклонение генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
Оценка дисперсии генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.
Дисперсия генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.
Настраиваемые вычисления. Служат для отображения значений на основе других элементов или ячеек в области данных. Например, можно отобразить значения в поле данных Сумма продаж как процент от продаж за месяц Март или как нарастающий итог по элементам в поле Месяц.
Для настраиваемых вычислений в полях значений доступны перечисленные ниже функции.
Значение, введенное в данное поле.
Значения в процентах от общей суммы всех значений или точек данных в отчете.
% от суммы по столбцу
Все значения в каждом столбце или ряду в процентах от итогового значения по этому столбцу или ряду.
% от суммы по строке
Значение в каждой строке или категории в процентах от итогового значения по этой строке или категории.
Значения в процентах от значения базового элемента в соответствующем базовом поле.
% от суммы по родительской строке
Рассчитывает значения следующим образом:
(значение элемента) / (значение родительского элемента по строкам).
% от суммы по родительскому столбцу
Рассчитывает значения следующим образом:
(значение элемента) / (значение родительского элемента по столбцам).
% от родительской суммы
Рассчитывает значения следующим образом:
(значение элемента) / (значение родительского элемента в выбранном базовом поле).
Значения в виде разности по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.
Значения в виде разности в процентах по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.
С нарастающим итогом в поле
Значение в виде нарастающего итога для последовательных элементов в базовом поле.
% от суммы с нарастающим итогом в поле
Значение в виде нарастающего итога в процентах для последовательных элементов в базовом поле.
Сортировка от минимального к максимальному
Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наименьшему из них присваивается значение 1, а остальным — значения более высокого ранга соответственно.
Сортировка от максимального к минимальному
Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наибольшему значению в поле присваивается значение 1, а каждому меньшему значению — более высокий ранг.
Рассчитывает значения следующим образом:
((значение в ячейке) x (общий итог)) / ((итог строки) x (итог столбца)).
Формулы. Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в отчете.
Влияние типа источника данных на вычисления
Доступность вычислений и параметров в отчете зависит от того, получены ли исходные данные из базы данных OLAP.
Вычисления на основе исходных данных OLAP. При создании сводных таблиц на основе кубов OLAP сводные значения вычисляются на сервере OLAP еще до отображения результатов в Excel. В сводной таблице невозможно изменить способ вычисления этих значений. Например, вы не сможете выбрать другую функцию сведения для вычисления полей данных или промежуточных итогов и добавить вычисляемые поля или вычисляемые объекты.
Кроме того, если сервер OLAP предоставляет вычисляемые поля, называемые «вычисляемыми элементами», вы увидите их в списке полей сводной таблицы. Вы также увидите все вычисляемые поля и вычисляемые объекты, созданные с помощью макросов, которые написаны на языке Visual Basic для приложений (VBA) и хранятся в книге, но не сможете их изменить. Если вам нужны дополнительные типы вычислений, обратитесь к администратору базы данных OLAP.
Если исходные данные получены из базы данных OLAP, то при вычислении промежуточных и общих итогов можно включить или исключить значения для скрытых элементов.
Вычисления на основе исходных данных не из базы данных OLAP. В сводных таблицах, основанных на внешних данных других типов или на данных листа Excel, для вычисления полей значений, содержащих числовые данные, используется функция «Сумма», а для вычисления полей данных, содержащих текст, — функция «Количество». Для дальнейшего анализа и обработки своих данных вы можете выбрать другие функции сведения, например «Среднее», «Максимум» или «Минимум». Кроме того, можно создавать собственные формулы, в которых используются элементы отчета или другие данные листа. Для этого нужно создать вычисляемое поле или вычисляемый объект в поле.
Использование формул в сводных таблицах
Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.
Элементы формулы сводной таблицы. В формулах, которые создаются для вычисляемых полей и вычисляемых объектов, можно использовать операторы и выражения, как и в других формулах на листе. Также можно использовать константы и ссылаться на данные из отчета, но не допускается использование ссылок на ячейки и определенных имен. Невозможно использовать функции листа, для которых нужны аргументы в виде ссылок на ячейки или определенных имен, а также формулы массива.
Имена полей и элементов. В Excel имена полей и элементов используются для идентификации этих элементов отчета в формулах. В приведенном ниже примере для данных в диапазоне C3:C9 используется имя поля Молоко. Для вычисляемого объекта в поле Тип, оценивающего объем продаж нового продукта на основе данных о продажах молочных продуктов, можно использовать формулу =Молоко * 115%.
Примечание: На сводной диаграмме имена полей отображаются в списке полей сводной таблицы, а имена элементов можно просмотреть в каждом раскрывающемся списке полей. Не следует путать эти имена с теми, которые отображаются в подсказках к диаграммам и соответствуют именам рядов и точек данных.
Формулы работают с итоговыми суммами, а не с отдельными записями. Формула для вычисляемого поля оперирует суммой исходных данных для каждого используемого поля. Например, формула вычисляемого поля =Продажи * 1,2 умножает сумму продаж для каждого типа и региона на 1,2, а не умножает каждое отдельное значение продаж на 1,2 с последующим суммированием полученных величин.
Формулы для вычисляемых объектов оперируют отдельными записями. Например, формула вычисляемого объекта =Молоко * 115% умножает каждое отдельное значение продаж молочных продуктов на 115 %, после чего полученные величины суммируются в области «Значения».
Пробелы, цифры и символы в именах. В имени, которое содержит два или несколько полей, их порядок не имеет значения. В примере выше ячейки C6:D6 могут называться ‘Апрель Север’ или ‘Север Апрель’. Имена, которые состоят из нескольких слов либо содержат цифры или символы, нужно заключать в одинарные кавычки.
Итоги. Формулы не могут ссылаться на итоговые значения (в примере выше — это Сумма за март, Сумма за апрель и Общий итог).
Имена полей в ссылках на элементы. Вы можете включить имя поля в ссылку на элемент. Имя элемента должно быть заключено в квадратные скобки, например: Регион[Север]. Используйте этот формат, чтобы избежать ошибок #ИМЯ?, которые возникают, если два элемента в двух разных полях отчета имеют одинаковые имена. Например, если в отчете есть два элемента с именем «Мясо» в полях «Тип» и «Категория», можно избежать появления ошибок #ИМЯ?, ссылаясь на эти элементы следующим образом: Тип[Мясо] и Категория[Мясо].
Ссылки на элементы по позиции. Вы можете сослаться на элемент, указав его позицию в отчете (с учетом того, какие элементы фактически отображаются и как они отсортированы в настоящий момент). Тип[1] — это Молоко, а Тип[2] — Морепродукты. Когда позиции элементов изменятся, например, если какие-то из них будут скрыты или снова отображены, такая ссылка, возможно, будет указывать на другой элемент. Скрытые элементы не учитываются в этом индексе.
Для ссылки на элементы можно использовать относительные позиции. Они определяются относительно вычисляемого объекта, содержащего формулу. Если текущим регионом является Юг, то Регион[-1] — это Север. Если текущим регионом является Север, то Регион[+1] — это Юг. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Если позиция, которую вы указали, находится перед первым или после последнего элемента в поле, формула возвращает ошибку #ССЫЛКА!.
Использование формул в сводных диаграммах
Чтобы использовать формулы в сводной диаграмме, их нужно создать в связанной сводной таблице. Там вы увидите отдельные значения, из которых состоят данные, а затем сможете посмотреть на результаты в графическом представлении на сводной диаграмме.
Например, на этой сводной диаграмме представлены данные о продажах для каждого продавца по регионам:
Чтобы посмотреть, как будут выглядеть объемы продаж, если увеличатся на 10 %, можно создать вычисляемое поле в связанной сводной таблице и воспользоваться формулой =Продажи * 110%.
Результат сразу отображается на сводной диаграмме, как показано на этом рисунке:
Чтобы отобразить отдельный маркер данных для продаж в регионе «Север» за вычетом транспортных расходов, которые составляют 8 %, можно создать в поле «Регион» вычисляемый объект с такой формулой: =Север – (Север * 8%).
Диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Однако вычисляемый объект, созданный в поле «Продавец», будет отображаться как ряд, представленный в легенде, и появится на диаграмме в виде точки данных в каждой категории.