Что значит срок хранения 50 75 лет

Изменились сроки хранения кадровых документов

12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. В частности, приказом установлено, что счета-фактуры придется хранить 5 лет вместо 4-х. А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Новые правила начнут действовать с 18 февраля. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Помимо прочего, комментируемым приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Напомним, что сейчас срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составляет 5 лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

По новым правилам расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 50/75 лет (п. 295 Перечня).

Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:

Как уже было сказано выше, организации и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении 5 лет, а не постоянно (п.318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).

Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего 5 лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня).

Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:

Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:

Источник

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица

Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.

Как и кто определяет сроки хранения документов

В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов.

К указанным перечням относятся:

1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);

2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.07 № 1182).

Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

ВАЖНО

Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа. При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.

Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).

Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236). Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).

ВАЖНО

Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Платежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

Сроки хранения налоговых документов

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет. Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

ВАЖНО

Исключение сделано для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).

Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет (ст. 309 Перечня № 236).

С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.

Всю переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236). Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).

СПРАВКА

Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним (ст. 224 Перечня № 236).

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

СПРАВКА

При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.

Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

ВНИМАНИЕ

В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

ВАЖНО

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

Штрафы за нарушение порядка хранения документов

ВНИМАНИЕ

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.

За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).

Новые сроки хранения документов в 2021 году: таблица с изменениями

Периоды времени хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, нужно было определять на основании приказа Минкультуры от 25.08.10 № 558. После этой даты следует руководствоваться Перечнем № 236. В таблице приведены наиболее важные для бухгалтеров документы, в отношении которых изменились сроки хранения.

Источник

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Коллективный договор ООО «Вираж»

Присланные для сведения — до минования надобности

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

Протоколы совещаний у руководителя

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Структурных подразделений — 3 года

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Графики предоставления отпусков

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

Списки работников, ушедших на пенсию

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно или 5 лет после замены новыми

Лицевые счета по заработной плате работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Заявления о выплате материальной помощи

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Листки нетрудоспособности сотрудников

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

5 лет после исполнения

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет после замены новыми

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

до минования надобности

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Справки о доходах и суммах налога физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Источник