Что значит раскрывающийся список в гугл формах
Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка
Зависимый выпадающий список в Excel и Google таблицах
20 июля 2021 г. 3490
Введение
Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.
Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:
Исходные данные:
Задача:
Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.
Рабочие файлы по ссылке ниже
Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!
Как сделать выпадающий список в Excel?
Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».
Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.
Выпадающий список готов!
Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.
Как создать зависимый выпадающий список в Excel?
Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.
Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.
Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ
Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.
Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».
У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.
Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.
Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.
Именованные диапазоны готовы.
Зависимый выпадающий список адресов готов.
Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.
Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;»-«;»_»))
То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.
Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.
Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?
Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.
Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?
Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».
И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17
Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.
В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:
Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.
Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.
Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))
где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений
Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка
Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.
Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.
Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ
Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.
В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;»-«;»_»)) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)
Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.
Аргументы функции:
Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)
Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами
Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.
С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.
Как сделать выпадающий список в Google таблицах?
В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».
Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.
«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»
Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.
Как создать зависимый выпадающий список в Google таблицах?
Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.
Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ
Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.
Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»
Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.
Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.
Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.
В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.
В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;»_»;»-«))
Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.
При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!
Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?
Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?
В ячейке G6 укажем:
Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.
Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.
Скроем вспомогательные столбцы для удобства.
Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.
Заключение
Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.
Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: Онлайн-курсы по Excel
Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: Пройти тест
Автоматическое разделение таблицы на листы
14 марта 2021 г. 1124 MS Excel Google Sheets Video Code
Таблица уже настолько большая, что Вы решили разделить ее на листы по категориям? Вручную разделять это целая вечность. В статье мы расскажем, как сделать это за несколько минут.
Как сделать анализ состава тела дома без умных весов
20 мая 2021 г. 1130 Info Health
В этой статье мы расскажем вам, как сделать анализ состава тела за 5 минут, не выходя из дома. ИМТ, процент жира, масса мышц и многое другое в одном отчете!
Полезные текстовые функции в Excel и Google таблицах
2 ноября 2021 г. 306 MS Excel Google Sheets Video File
Как привести телефонные номера к единому формату? Как сократить длинные ссылки? Как извлечь домены? Ответы на эти и другие похожие вопросы Вы найдете в статье.
Процесс анализа данных (Часть I)
6 июня 2021 г. 794 Info Statistics Analytics
Серия статей, посвященных процессу анализа данных. В них мы расскажем о базовых принципах построения практического проекта по анализу данных. Первая часть посвящена подготовке данных и описательным статистикам.
[Инструкция] Создание гугл-тестов (гугл-форм)
Спасибо пользователям Exosphere и Yuriy_krd за помощь и конструктивную критику
Иногда кажется, что создать что-то по конструктору весьма быстро и просто: хоть сайт, хоть опрос, хоть таблицы. Однако часто упускаешь из внимания какие-то обидные мелочи, из-за которых время уходит впустую и приходится переделывать работу из-за обидного пустяка. Согласитесь, неприятно. Я решил пройти все процессы за вас и предупредить о возможных неприятных мелочах, а также помочь новичкам.
В этой статье мы с вами сделаем гугл-форму, с помощью которой можно собирать данные, опрашивать сотрудников, клиентов, проводить тестирования гипотез и проч. Кстати, крайне актуальная информация в условиях удалённой работы.
Для создания тестов у вас должен быть активный гугл-аккаунт. Если у вас его нет — обратитесь к инструкции “Создание гугл-аккаунта и работа с Гугл-диском”.
Итак, создаем Форму (тестирование).
Входящая задача
Нам нужно создать тестирование, которое будет собирать набор информации.
Шаг 1 — создание теста (формы)
Переходим в гугл-диск. Для этого нажмите кнопку с точками на панели сверху справа, перейдя по ссылке https://www.google.com/ или https://www.google.ru/ Далее выберите Гугл-диск (далее по тексту Диск).
Шаг 2. Создание Теста (формы)
Как и в любом документе в Гугл-диске, начало работы начинается с кнопки “Создать+” в верхней левой части экрана. Этой кнопкой создаются папки на Диске, создаются все документы.
Нажав кнопку Создать, вы увидите меню. В нем нужно выбрать пункт “Еще”.
Создать форму можно несколькими способами:
1. Создание пустой формы:
Мы создали пустую форму (тестирование).
Шаг 3. Элементы управления
Первое, что нужно сделать — создать имя файла для формы. Это имя внутреннее, под ним форма будет храниться на Диске.
Имя создается, если щелкнуть по словосочетанию “Новая форма” в верхней левой части экрана.
В центре экрана находится поле с названием теста (формы). Его будут видеть тестируемые при выполнении. Изменим его на нужное.
Там же заполним описание к тесту (форме).
Далее автоматически создается первый блок вопроса.
В поле “Вопрос без заголовка” вам нужно вписать свой вопрос. Ниже переименовать Вариант 1 ответа на нужный. Если нужно добавить еще один вопрос — нужно нажать ниже “Добавить вопрос”. Также можно добавить вариант “Другое”, тогда в тесте появится текстовое поле, куда пользователь может внести любой иной ответ в произвольной форме.
Выпадающий список позволяет выбрать вид вопроса. В нашем случае автоматически создан вопрос с одним вариантом ответа. Если выпадающий список раскрыть, то можно выбрать иную форму вопроса.
Внизу блока есть кнопки:
Элемент управления “Настройки”
Закладка Общие и Презентация не должны вызвать каких-то вопросов. Важная вкладка “Тесты” — в ней вы можете настроить балльную оценку для каждого вопроса в форме. Для этого активируйте сдвижной переключатель “Тест” и Ваша форма перейдет в разряд теста. После активации этой кнопки вы можете назначать в списке вопросов правильные ответы и количество баллов за правильный ответ.
После активации переключателя, нажмите кнопку “Сохранить” и перейдите к вопросам. Внизу блока вопроса появиться кнопка “Ответы”:
Нажав на нее, вы перейдете в режим установки верных ответов и начисления баллов за правильный ответ.
Итак, давайте начнем выполнение поставленной в начале задачи.
Шаг 4. Создаем тест
Активируем переключатель “Обязательный вопрос”. Теперь пользователь обязан ввести Фамилию и Имя, чтобы продолжить прохождение теста.
Добавляем второй вопрос нажав на верхнюю кнопку в правой вертикальной панеле элементов управления.
Сделаем этот вопрос необязательным не активируя переключатель внизу справа блока. Даже не ответив на этот вопрос, пользователь продолжит и сможет закончить тестирование.
Создаем еще один блок с единственным вариантом ответа
Добавляем блок с несколькими вариантами ответов
Тут мы также добавили вариант ответа “Другое”.
Теперь настраиваем баллы для правильных ответов. Переходим в пункт настройки в верхней правой части элементов управления (значок шестеренки). Переходим на закладку “Тест” и активируем переключатель. Нажимаем кнопку Сохранить и возвращаемся к списку наших вопросов.
Нажав на любое пустое место блока вопроса, активируем его. Слева внизу активируем блок ответов. Выбираем нужный нам ответ верным и назначаем количество баллов.
Нажимаем кнопку готово. Баллы назначены.
Теперь нам нужно настроить регулярность вопросов и сбор адресов электронной почты.
Опять переходим в пункт “Настройки” в верхней части элементов управления. Активируем нужные нам элементы настроек.
Переходим сразу в закладку “Презентации” и проверяем, что активирован пункт “Показывать ссылку для повторного заполнения формы”. Нажимаем кнопку “Сохранить”
Шаг 4. Отправка теста (формы)
Отправка теста (формы) осуществляется путем нажатии кнопки “Отправить”. В открывшемся окне можно выбрать разные варианты отправки.
Отправка по электронной почте:
В поле “Кому” введите адреса получателей. В этом случае в закладке ответы, Вы будете видеть кто проголосовал, а кто еще не ответил на вопросы формы.
Так же форму можно сразу включить в тело письма.
Следующая закладка — отправить ссылку. В этом случае вы можете отправлять ее не только почтой, но и любым иным способом, в том числе через Мессенджер. Однако в этом случае вы будете вынуждены отслеживать ответивших самостоятельно.
Третий вариант — вставка на сайт. Это для более продвинутых пользователей. Позволяет встроить код с формой сразу в шаблон сайта.
Вы закончили создание формы.
Ссылка на тестовую форму, созданную при написании инструкции.
Инструмент “Выпадающий список” незаменим в Гугл Таблицах, если предстоит сбор и обработка данных. Он значительно облегчает и ускоряет весь процесс, избавляя Вас от необходимости ручного ввода повторяющихся данных. Создается такой список очень легко.
Как создать выпадающий список и как с ним работать
Ниже мы приведем две инструкции: с ручным вводом значений списка и с указанием диапазона. Первый — проще, а второй подойдет для работы с большим количеством значений.
Создание выпадающего списка
Самый простой вариант. Подойдет, чтобы быстро “собрать”, к примеру, несложную форму для опроса. Ну или любую другую форму, где не требуется обработки больших массивов данных. Сначала вы должны разобраться, как вообще создать Гугл Таблицу, а потом, как в Гугл Таблице сделать выпадающий список в одной ячейке или сразу в нескольких:
Готово. Теперь вы знаете, как создать выпадающий список в Google Таблицах.
Еще о работе с выпадающим списком
С тем, как сделать в Гугл Таблицах выпадающий список, мы разобрались. Осталось упомянуть еще несколько вариантов настроек, доступных для использования. В окне “Проверка данных”, в строке “Правила”, вы можете выбрать следующие настройки:
Обратите внимание: ячейки можно подсвечивать разными цветами (и в зависимости от содержимого в том числе. Для этого выделите ПКМ одну или несколько ячеек, выберите “Условное форматирование” и в форме справа назначьте правила выделения цветом.
Связанные выпадающие списки
В настоящий момент нет функционала, позволяющего создавать связанные выпадающие списки в Гугл Таблицах — подобно тому, как это делается в Excel. Пользователи вынуждены писать специальные скрипты и прикреплять их к таблице. Только так содержимое ячеек “ведет себя” нужным образом. Это требует определенных знаний в программировании — даже для того, чтобы взять готовый скрипт из сети и подогнать его под свои потребности.
Мы нашли один вариант, который вы, вероятно, сможете использовать, выбрав наиболее подходящий, чтобы сделать раскрывающийся связанный список в Гугл Таблицах. Скрипт выглядит так:
Что мы видим перед нажатием на “Сохранить” :
Подготовка окончена. Осталось прикрепить скрипт к таблице.
Прикрепление скрипта
Далее смотрим на результат — если что-то не устраивает, возвращаемся в редактор скриптов и подправляем в нем параметры проверки данных.
Google таблицы — выпадающий список
В данной статье мы научимся делать выпадающий список в Гугл таблицах, потренируемся его применять вместе с условным форматированием, используя встроенные инструменты Google Sheets.
Для чего же нужны выпадающие списки в Гугл таблицах?
Ну, во-первых списки очень облегчают работу с большим количеством одинаковых данных, когда вам в различных колонках необходимо использовать одни и те же значения, например количество проданных товаров в разные периоды времени. Товары-то одни и те же, а вот периоды разные, вот в таком случае к нам и спешат на помощь выпадающие списки.
Во-вторых, использование списков с заранее заготовленными значениями исключают ошибки при введении одинаковых данных. И потом, когда вам однажды понадобится делать проверки данных формулами, то допущенная помарочка в слове или цифре может натворить весьма немало неприятностей в расчетах. Тогда как списки из введенных единожды правильно данных исключат подобные казусы.
Как сделать простой выпадающий список в Гугл таблицах
Чтобы реализовать выпадающий список красиво и удобно (не испортив внешний вид таблицы), мы будем использовать два листа. Для этого давайте сперва добавим второй лист как это описано тут и переименуем их, как это описано в соответствующей статье здесь.
Лист на котором будет отображаться результат я так и назвал Результат, а лист, который сразу был под названием Лист 2, я назвал Данные, на нем я размещу исходные данные.
После того как мы сделали эти простые действия, приступим к заполнению данных. Для этого перейдем на лист который мы назвали Данные и добавим некоторые данные, у меня это Ягоды, Фрукты и Овощи, расположенные по порядку в ячейках A1:A3: 
Теперь перейдем на наш главный лист Результат, где мы будем делать сам выпадающий список. Поставим курсор где нам необходимо, в моем случае разницы нет и я размещу выпадающий список в ячейке A3.
Откроется вот такое контекстное меню: 
В котором мы видим следующие пункты:
Все! Жмем кнопку Сохранить и наслаждаемся результатом своего труда: 
Выпадающий список в Гугл таблицах с использованием условного форматирования
Сделать-то мы сделали выпадающий список, но теперь нам необходимо потренироваться как его использовать в работе.
Теперь добавим немного магии и воспользуемся условным форматированием для того, чтобы мы могли налету отличать данные которые выбраны в той или иной ячейке с выпадающим списком.
Допустим у нас есть некие данные, в нашем случае это Ягоды, Фрукты и Овощи. У вас это могут быть другие данные, но не это главное. Если у нас приличное количество выпадающих списков с различными данными, то выглядит все достаточно запутанно и вообще поди пойми где и что.
Чтобы как-то разбавить эту серую массу данных, нам потребуется инструмент условного форматирования. При помощи его мы в несколько кликов раскрасим наши товары в соответствующие цвета и нам будет значительно проще различать где какой вид продукта выбран.
Для начала выделим весь диапазон, в нашем случае это A1:C20 
В открывшемся окне справа мы увидим что мы применять будем форматирование к диапазону A1:C20. Ниже в форме Форматирование ячеек выберем Текст содержит, еще ниже в поле введем, например, Фрукты. Сразу увидим, что наши ячейки, которые содержат слово Фрукты, окрасились в серый цвет — так Гугл таблицы по умолчанию окрашивают ячейки.
Но нам же надо окрасить в разные цвета разные ячейки, поэтому выберем ниже способ форматирования, а именно окрасим ячейки с фруктами, скажем, оранжевым цветом. Для этого выберем нужный цвет в форме с изображенным ведерком.
Жмем Готово, наслаждаемся свежими красками в нашей серой таблице!
Теперь повторим эти действия с другими данными, нажав на кнопку Добавить правило справа, только теперь вводим в поле не Фрукты, а Ягоды и на последнем этапе Овощи, и наблюдаем вот такую картину: 
Теперь когда мы выберем нужные данные в выпадающем списке, ячейка эта будет окрашиваться в соответствующий цвет.
Вот и все, надеюсь статья была полезной. Если у вас есть еще какие-то вопросы, то пишите их в комментариях, я с удовольствием на них отвечу!