Что значит проект в электронном виде

Форматы и формы электронных документов. В чем разница?

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.

.XML – единый формат учетных документов

Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.

ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.

Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.

Форма электронного документа – не есть его формат

Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.

Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.

Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Источник

GRAMOPOD.RU

Статьи об ИТ в образовании

Как сделать школьный проект

Что такое проект и проектная деятельность

Образовательная деятельность школ регулируется Федеральными государственными образовательными стандартами (ФГОС). В этих стандартах введено такое понятие как проектная деятельность.

Проектная деятельность — это не каприз учителя, это требование Минобрнауки.

Проектная деятельность — это самостоятельная деятельность, направленная на достижение определённого результата, цели или решение какой-либо проблемы (научной, личностной или социальной).

Проект — это то, что предпринимается для создания и получения нового продукта/результата или решения проблемы.

Проекты могут быть совершенно разных направленностей: от творческих до исследовательских:

Цели проектной деятельности

Особенности проектной деятельности

Проект ограничен во времени: у него есть начало и конец. Работа над проектом происходит в несколько этапов. И время, и этапы определяются ещё до начала работы над проектом, во время его планирования.

В результате проекта должен быть создан новый продукт или выполнено исследование научной проблемы

От того, какой продукт вы хотите создать в результате проекта, будет зависеть количество этапов проекта. Но общий ход работы над проектом будет для всех одинаковый:

Этапы выполнения проекта

Шаг «Реализация задач и создание продукта» будет зависеть от конкретного проекта и может содержать неограниченное число этапов.

Содержание каждого этапа может меняться в процессе работы над проектом. Это нормально. Почему? Потому что что-то может пойти не так, могут измениться условия, вы можете узнать что-то новое, чего раньше не знали и пр. Всё как во взрослой жизни. Поэтому корректируем курс и идём дальше к поставленной цели!

Как выбрать тему школьного проекта

Тему надо выбирать актуальную и интересную. Вам должна быть интересна та область знаний, в которой вы выполняете проект. Иначе работать над проектом будет скучно, а защищать — трудно.

Есть несколько вариантов того, как школьники выбирают тему для своего проекта:

Вариант 1. Выбрать одну из тем, которые предложит классный руководитель.
Вариант 2. Выбрать школьный предмет и учителя, который предложит тему по своему предмету.
Вариант 3. Придумать тему самостоятельно. Подумайте, чего не хватает вам, вашим одноклассникам или взрослым, и попробуйте сформулировать тему проекта, чтобы решить проблему.

Так как результатом проекта должен стать новый продукт, то надо основательно подумать над тем, что можно создать в результате проекта. В следующей таблице мы приводим примеры того, что можно сделать в качестве результата проекта:

Актуальность, цель, задачи и гипотеза проекта

Об актуальности, цели, задачах и гипотезе вы будете писать в тексте проекта и рассказывать на его защите.

Актуальность — это важность проекта для настоящего времени. Если проект не актуален, не важен, то и делать его не стоит. Актуальность можно рассматривать как набор некоторых проблем, которые существуют в обществе или у какой-то группы людей (например, одноклассников, учителей, родителей), и которые нужно решить. Просто написать «тема актуальна, потому что лично мне интересна» — неправильно. Актуальность придётся раскрыть, доказать.

Например, для темы «Компьютерные игры: польза или вред» актуальность можно описать следующим образом:

Мои друзья владеют больше чем одним гаджетом. В основном, это смартфон и ноутбук. Кроме этого, у многих дома есть ещё и приставка для видеоигр. Все эти устройства становятся доступнее, поэтому в семьях их появляется всё больше. Но так ли это безопасно — надолго погружаться в виртуальную реальность? Об этом моё исследование.

Лайфхак: чтобы доказать актуальность проекта, воспользуйтесь сервисом https://wordstat.yandex.ru. На этом сервисе показывается статистика запросов пользователей на Яндексе. Чем больше люди что-то ищут, тем это актуальнее. В проект можно включить скриншоты из этого сервиса.

Цель — это глобальный результат, который хочется достичь в проекте. Например, «информирование школьников (или одноклассников) о пользе и вреде компьютерных игр«, «повышение грамотности одноклассников в области звонких и глухих согласных«.

Чтобы сформулировать актуальность и цель, ответьте на вопросы «Почему ты это делаешь?» (актуальность) и «Чего ты этим хочешь добиться?» (цель). Не надо придумывать лишних и непонятных слов, пишите так, как есть.

Задачи — это те действия, которые нужно предпринять для достижения поставленной цели. Здесь вы должны перечислить этапы работы над проектом от изучения литературы до получения продукта.

Гипотеза — это предположение, допущение, истинное значение которого неопределенно. Гипотеза строится не для всех проектов, а только для научно-исследовательского характера, и то не всегда.

Определение этапов проекта и выполнение проекта

О том, как в общем виде выглядят этапы работы над проектом, мы показали на рисунке.

Шаг «Реализация задач и создание продукта» надо разбить на несоклько этапов, определить сроки выполнения кадого из них.

Здесь мы не можем дать какие-то конкретные рекомендации, так как эти этапы будут уникальны для каждого проекта. Даже два проекта, выполненных разными авторами, но по одной теме, будут отличаться в этой части. Каждый решает свой проект по-своему, и достигает цели тоже по-разному.

Приведём пример этапов для проекта «Звонкие и глухие согласные», который предполагает создание небольшой компьютерной программы в качестве итогового продукта:

Оформление проекта

Оформление проекта — это создание текстового документа, в котором будут описаны все этапы работы над проектом, указаны цель, задачи, обоснована актуальность, написаны выводы. В текст проекта не обязательно включать много текста, большую его часть можно заменить картинками: графиками, скриншотами, фотографиями. Это, во-первых, упрощает написание текста проекта, и во-вторых, отлично его иллюстрирует и доказывает то, что вы сами его сделали.

В некоторых школах и на конкурсах от авторов требуют наличия фотографий того, как они работают над своим проектом.

В какой программе оформить проект?

Microsoft WORD — это часть пакета Microsoft Office и сама популярная программа для работы с с текстом. Но она коммерческая, и поэтому поэтому может быть и не установлена на вашем компьютере.

Что же делать в этом случае? Вариантов, на самом деле, много. Есть немало программ и сервисов, которые позволяю работать с текстом точно так же, как и WORD. И, кстати, в государственных учреждениях зачастую установлен не MicrosoftWORD, с его бесплатные аналоги. Это уже давно является чем-то вроде корпоративного стандарта.

Итак, бесплатные аналоги Microsoft Office:

Требования к оформлению

Если вы будете представлять проект на какой-нибудь конкурс, то требования к оформлению будут содержаться в Информационном сообщении этого мероприятия. Ничего выдумывать не надо: оформите так, как просят Организаторы конкурса или конференции.

Если проект готовится для защиты в школе, то требования вам может озвучить учитель. Спросите об этом вашего классного руководителя, так как в школе, скорее всего, есть специальный локальный акт, в котором всё это описано.

Если правила оформления вам не выдали или они оставлены на ваше усмотрение, то воспользуйтесь требованиями к созданию документов из ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Создание презентации и защита проекта

Это завершающие этапы. От того, на сколько качественно вы сделаете электронную презентацию, зависит то, как пройдёт защита.

В какой программе сделать презентацию?

Воспользуйтесь теми же рекомендациями, которые мы дали выше.

Какие должны быть слайды в презентации

Правила хорошего тона для оформления презентации нами рассмотрены в статье Какой должна быть презентация на конференцию или конкурс

Как написать речь защиты проекта

О том, как грамотно составить речь для защиты проекта, мы написали ранее в статье Подготовка речи для защиты проекта.

Источник

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Источник

Электронные документы: виды, форматы и требования

Компаниям и ИП необходимо документировать факты хозяйственной деятельности, чтобы защитить себя от невыполнения договоренностей и отчитаться перед госорганами. С бумажными документами все процессы затягиваются: пока согласуют, отправят, получат и подпишут в ответ — пройдет много времени. А еще затраты на бумагу, доставку и организацию архива. Поэтому документооборот активно переводят в электронный формат.

В статье расскажем, какие виды электронных документов бывают и о требованиях к ним. Как обеспечить юридическую значимость, зачем нужен оператор ЭДО, квалифицированная подпись и о многом другом.

Электронные документы и их виды

Электронный документ — информация, которую можно открыть и обработать с помощью специального ПО, а также передать по телекоммуникационным каналам связи. Структура и способ передачи данных должны быть понятны для человека.

По способу возникновения электронные документы могут быть:

Различаются они юридической значимостью. Образ (скан) — не оригинал документа, поэтому он не подойдет для госорганов. Например, отсканированные первичные документы не будут доказательством для налогового учета расходов.
ФНС и Росстандарт признают оригиналом документа только первый или единичный экземпляр документа в том формате, в котором он создавался изначально. Утвержденные форматы: XML, для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG.

В зависимости от формы документы бывают:

Структурированные (формализованные) — когда формат определяет нормативный правовой акт уполномоченного органа. К ним относятся такие форматы ЭД, утвержденные приказами ФНС:

Такие документы заполняют строго по правилам регулятора, ничего не изменяя, — иначе возникает риск ошибок при отправке документов. Кроме этого, единый формат упрощает обработку информации: налоговая инспекция по основным полям учитывает все данные быстро.

Компании и ИП должны самостоятельно проверять актуальность формата документа перед заполнением, потому что ФНС может дорабатывать свои требования к ним.

Если не хотите тратить время на проверку актуальности и обновление форм, воспользуйтесь сервисом СФЕРА Курьер. Форматы обновляются автоматически, а перед отправкой сервис проверяет полноту заполнения полей, чтобы документ прошел автоматическую проверку госоргана и точно был доставлен получателю.

Еще есть акты приемки работ, приемки и расхождений, ТОРГ-12 — их формат тоже устанавливает налоговая служба. Он рекомендованный: в работе организации могут дополнять или изменять поля на свое усмотрение. Однако по требованию налоговой службы для подтверждения расходов по налогу на прибыль документы необходимо отправить без отступлений от рекомендованного формата.

Неструктурированные (неформализованные) — когда участники хозяйственного оборота могут менять и устанавливать формат на свое усмотрение с учетом Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Любой договор, товарная накладная, доверенность, техническая документация — все, что не требует массовой обработки госоргана с помощью специального ПО.

Юридическая значимость электронных документов

Чтобы бумажный документ приобрел юридическую силу, его нужно подписать. С электронными документами порядок действий аналогичный, но придание ему юридической силы зависит от вида подписи и степени ее защиты.

Самой высокой защитой обладает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она признается аналогом собственноручной (рукописной) подписи, поэтому наделяет документ полной юридической силой. Для подписания документа КЭП не нужно заключать дополнительное соглашение, такие документы точно примут в госорганах. Выпустить КЭП может только удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры РФ.

Выпускаем КЭП для любых нужд

Любой электронный документ можно подписать квалифицированной электронной подписью, чтобы наделить его юридической силой.

Нормативные правовые акты

Гражданский кодекс РФ признает электронную форму документа в п.2 ст. 434 и устанавливает возможность подписания ЭД электронной подписью в п.2 ст. 160.

ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает определение электронного документа, необходимость подписания электронным аналогом, требования к защите информации и предписывает соответствие правилам делопроизводства.

ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» регулирует виды электронных подписей и правила их использования.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ разрешает участникам судебного процесса использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств наравне с привычными документами на бумажном носителе (п.1 ст.41, п.3 ст.75).

ФЗ 77-ФЗ от 29.12.1994 «Об обязательном экземпляре документов» разделяет электронные и бумажные документы только по способу предоставления и виду носителя. То есть требования ко всему остальному — одинаковые. Зависят они от того, что именно задокументировано, поэтому для каждого вида нужно учитывать специальные требования из правовых актов, регулирующих документооборот.

В настоящее время на рассмотрение в Государственную Думу внесен проект Федерального закона N 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты», который определяет правила конвертации, создания электронных и материальных дубликатов документов, а также хранения электронных документов.

УПД (счет-фактура) и корректировки

Статья 169 НК РФ признает равнозначными бумажный и электронный счета-фактуры и корректировки к нему и устанавливает порядок их использования. Есть требование налоговой службы: передавать электронные УПД и УКД можно только через оператора ЭДО, потому что необходимо обеспечить высокий уровень защиты данных и подтверждение их КЭП.

Формат документов и правила заполнения устанавливают Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, Приказ 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (утратит силу с 01.10.2021), Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ (вступает в силу с 01.10.2021). Своевременная проверка и обновление актуальности форм и форматов возлагается на участников экономических отношений.

До 1 октября 2021 года налогоплательщики вправе формировать корректировочные счета-фактуры по формату Приказа 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, либо по формату, утвержденному Приказа ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@.

С 01.07.2021 года, согласно изменениям в ст. 169 НК РФ, обмен УКД для поставщиков и получателей товаров, подлежащих прослеживаемости, возможен только в электронном виде.

Отчетность и первичная документация

Согласно Федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 28.11.2018, бухгалтерскую отчетность с 2021 года сдают в налоговую службу только в электронном формате, ее необходимо подписать КЭП.

Первичные документы регулирует статья 9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» и разрешает составлять их в электронном виде с применением электронной подписи. К формату первичных документов нет строгих требований, поэтому компании могут дополнять поля на свое усмотрение без ущерба для информативности и читаемости документов.

Не все документы могут принять в электронном виде: это может быть закреплено законом или договором сторон, а также из-за технических ограничений. Тогда для обмена документ придется распечатать и подписать на бумаге.

Некоторые формы отчетов в госорганы можно сдавать на бумаге, если у ИП или юрлица среднесписочная численность сотрудников — не более 24:

Договоры, соглашения, контракты

Распространяются те же правила к форме и содержанию, как у бумажных.

Стоит отметить, что законодатель подготовил проект Федерального закона N 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)», который дополнит ТК РФ новой статьей про электронный документооборот для всех работодателей.

Оператор ЭДО и сервис

По приказу ФНС электронные счета-фактуры, УПД и корректировочные документы можно передавать только по защищенным каналам связи через сервис оператора ЭДО. Кроме этого, именно оператор ЭДО проверяет квалифицированную подпись в момент отправки документа и подтверждает ее подлинность.

СберКорус (ООО «КОРУС Консалтинг СНГ») — доверенный оператор электронного документооборота, включен в специальный реестр ФНС. Сервис СФЕРА Курьер полностью соответствует всем требованиям ФНС к безопасности и позволяет подписывать документы КЭП.

Чтобы быстро начать обмен любыми видами электронных документов с контрагентами, можно подключиться к web-версии сервиса. Вход по логину и паролю.

Для работы из учетной системы есть готовый модуль 1С или интеграция с помощью API.

Переход на электронный формат документов

Переход на ЭДО с контрагентами — дело добровольное. Поэтому в первую очередь компания или предприниматель определяет для себя необходимость и обоснованность перехода, а затем предлагает партнерам присоединиться к новому формату документооборота.

Соглашение сторон

Когда решение о внедрении ЭДО принято, нужно выбрать тип электронной подписи. Для юридически значимого документооборота подходит только КЭП.

Оформить квалифицированную подпись по всем требованиям закона вы можете на нашем сайте.

Финальный этап — получить согласие о переходе на ЭДО от контрагентов. Обычно это происходит в формате конклюдентного действия, когда партнер принимает приглашение и подключается к сервису оператора ЭДО.

В сервисе СФЕРА Курьер выберите раздел «Контрагенты» и нажмите кнопку «Добавить». Введите имя, название или ИНН. Выслать приглашение можно на почту или в смс.

Когда контрагент примет приглашение, по закону будет считаться, что соглашение достигнуто. Если контрагент не использовал сервис СФЕРА Курьер, нажмите «Контрагент не найден в списке» и укажите его данные. Мы сами свяжемся с ним и поможем с подключением.

Взаимодействие с госорганами

Отправить электронные отчеты в госорганы можно через личный кабинет на официальных сайтах служб или с помощью сервиса СФЕРА Отчетность. Подписывать любые документы для госорганов необходимо только КЭП.

СФЕРА Отчетность позволяет отправлять необходимые документы в режиме единого окна. Не нужно создавать отдельные личные кабинеты, изучать правила работы, устанавливать дополнительное ПО.

Для подачи документов в суд, необходима КЭП. Отправить ЭД в суды общей юрисдикции можно через личный кабинет на ГАС РФ «Правосудие». В арбитражные — через «Мой арбитр». Авторизация на порталах через Госуслуги.

Виды документов и юридическая значимость в сервисе СФЕРА Курьер

В сервисе СФЕРА Курьер вы можете обмениваться с контрагентами разными видами юридически значимых электронных документов (260 типов), используя КЭП.

Загружайте готовый документ или создавайте необходимый прямо в сервисе. Форматы структурированных документов актуальные и обновляются автоматически.

У сервиса интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подготовить документ для отправки, нужно выбрать получателя и пройти маршрут согласования (мы поможем с настройкой). Когда все готово, нужно нажать на кнопку «Подписать», а затем отправить документ получателю.

Когда контрагент подпишет квитанцию, вы увидите уведомление, что документ «получен». Когда контрагент подпишет сам документ, документооборот будет считаться завершенным, а карточка с подробной информацией об участниках и деталях перейдет в раздел «Обработанные».

Настройка маршрутов — непростой процесс. Чтобы вы не тратили время на изучение, мы всё сделаем сами бесплатно. Оставьте заявку на подключение.

Источник