Что значит проактивная организация
Проактивное управление: решение проблемы загруженности
Безусловно, лидерство – многогранно. Все успеть – это даже не самое главное. Важно своевременно принимать верные решения. В процессе часто что-то идет не так, невозможно предусмотреть все с самого начала, но для руководителей это обычная ежедневная работа – разбираться в сложных ситуациях и решать проблемы. Поэтому работать со сложностями руководителям не так трудно, как рядовым сотрудникам. Для руководителей проблемы не являются неожиданностью. Зная, что проблемы могут возникнуть на любом этапе проекта, они всегда готовы к их решению. В этом помогает проактивное управление – инструмент, призванный сводить «на нет» количество неблагоприятных ситуаций и обеспечивать их успешное разрешение.
Оценка рисков и своевременная реакция – чуть ли не самые сложные составляющие лидерства. Существует много инструментов, помогающих решать такие задачи. К примеру, чтобы взять под контроль неизвестное, проводится деловая оценочная игра, для укрепления духа и освоения руководителями важных навыков организуют бизнес тим билдинги, а для управления рисками внедряют современные методы мониторинга ситуации.
Чем выше уровень овладения проактивным управлением, тем больше у руководителя появляется инструментов для решения возникающих проблем и резервов для развития компании.
Сложности управления проектами
Управление проектами включает в себя планирование, расчет бюджета, управление ресурсами. Но как ни планируй, результат отличается от плана примерно на 60%. Менеджеру приходится модернизировать план практически сразу после принятия. Только так можно избежать несоответствий в конце проекта, управлять процессом и не позволять изменениям негативно воздействовать на работу команды.
Со сложностями можно и нужно бороться разносторонне. Как? К примеру, в такой ситуации чрезвычайно важны управленческие навыки. Рекомендуем пройти тренинг «Вдохновляющее лидерство», чтобы команда стала для вас надежной поддержкой. Лояльность персонала важно формировать и подкреплять комплексом мероприятий для развития корпоративной культуры, а также заниматься развитием коллег, периодически проводя оценку компетентности и подготовку персонала к новым типам задач. Это пример проактивного подхода к управлению. Перечисленные меры помогут обеспечить менеджера надежным тылом и высвободить силы для работы с внешними рисками.
Проактивное управление – это управление рисками путем применения предупредительных мер для снижения количества проблем и оперативного их решения в случае возникновения. Обратный тип управления – реактивное.
Приведем пример. Работник каждый день попадает на работу одним и тем же способом. Он выходит из дома, заводит машину, едет по выбранному маршруту и через 40 минут оказывается в офисе. Перечисленные действия при проактивном и реактивном подходах выполнялись бы по-разному.
Проактивный подход. Прежде чем выехать, сотрудник смотрит прогноз погоды и уточняет степень загруженности дорог. Это помогает избежать пробок, простояв в которых можно подвести коллег или клиентов. Далее уточняет, не перекрыты ли улицы, нет ли по пути ремонта. Уточнив все это, наш вымышленный работник корректирует время и маршрут, чтобы избежать неблагоприятных ситуаций.
Реактивный подход. При реактивном подходе сотрудник рассчитывает на то, что его изначальный план будет работать идеально и без сбоев. У такого работника больше рисков сорвать срок и не попасть на работу через 40 минут.
Как мы выигрываем с проактивным управлением
Реактивно управлять проектами опасно – это может уронить репутацию компании и порой довести проект до состояния, когда легче начать с самого начала. Проактивное управление обеспечивает нас целым рядом преимуществ:
Почему проактивный – значит успешный
Существует связь между загруженностью и уровнем освоения менеджером проактивного подхода. Чем меньше освоено проактивное управление, тем меньше проектов менеджер может вести одновременно. При увеличении количества проектов до определенного объема эффективный ранее менеджер уже становится неэффективным.
Дело в том, что чем выше уровень освоения проективного менеджмента – тем ниже нагрузка на менеджера. Вот почему один и тот же объем некоторые менеджеры обслуживают без сбоев, а некоторые «не тянут».
Инструменты проактивности
К инструментам проактивности можно отнести все, что позволяет предупредить возможную проблему и справиться с ней быстрее в случае возникновения.
Сюда входят навыки менеджера:
Не менее важен для проактивного управления состав команды. Команда должна быть лояльна при внесении изменений в правила работы и корректировках плана работы.
Как развивать проактивность
Для развития проактивности важно осознать необходимость в предупреждении непредвиденных ситуаций. Подробный план и организация работы таким образом, чтобы малейшее отклонение было обнаружено, поможет держать ситуацию под пристальным контролем. Управление собственным временем позволит справляться с запланированными задачами в установленный срок и больше успевать. Умение устанавливать приоритеты даст уверенность, что самое основное будет выполнено в срок, а под риском окажутся менее критичные задачи. Управление изменениями не должно забирать много времени и должно обеспечивать полную согласованность в документации.
Эффективность наступает при постоянной проработке навыков, связанных в перечисленными выше процессами. Для этого нужно постоянно учиться – читать книги, посещать тренинги, участвовать в вебинарах.
Полезными будут книги:
Проактивное управление проблемами
Существует проактивное управление ресурсами, изменениями, продажами и т.д. В каждом случае актуальны свои инструменты, но цель одна – предупредить сбои, эффективно справиться с задачами, выполнить обязательства.
Рассмотрим подробнее процесс проактивного управления проблемами.
Процесс состоит из двух операций:
Анализ тенденций предполагает наблюдение за инфраструктурой и выявление нетипичных событий. Ему предшествует процесс определения норм. Отклонения анализируются на признаки ошибок и уязвимостей, в связи с которыми планируются предупреждающие меры.
Сбор информации должен проводиться с установленной регулярностью, информация должна быть максимально полной и охватывающей всю инфраструктуру.
Информация должна быть максимально структурирована и легко поддаваться анализу. Чем грамотнее организован мониторинг, тем меньше надобности в профессиональном аналитике. Обычно определить тенденции удается опытным менеджерам, обладающим профессиональной интуицией, которой невозможно научиться.
Планирование предупреждающих мер предполагает действия по устранению найденных отклонений и предупреждению их появления. Всегда будут находиться более и менее критичные отклонения. Меры планируются после определения критичности обнаруженных проблем и применяются по мере решения более важных.
Корректирующие действия требуют ряда операций, включающих инициацию устранения проблемы, тестирование результата, организацию обучения, работы по улучшению действующих процедур.
Проактивный подход к развитию персонала
Внедрение проактивного подхода в разные сферы подобно выше описанной схеме, но имеет свои различия. Начав применять принципы проактивного подхода, можно сделать немало открытий.
Вот пример. Неожиданные выводы ждали руководителей отделов продаж, которые решили быть проактивными. При анализе ситуации оказалось, что они уделяют слишком много своего времени слабым «продажникам», а денег в компанию больше всего приносят сильные менеджеры по продажам. Чтобы получить хоть каплю внимания руководителя смекалистые сильные менеджеры иногда даже изображали из себя слабых специалистов. Но помогать слабым руководителю намного приятнее, тогда как вопросы сильных заставляют много чего переосмыслить.
Выводы привели к решению учить и еще больше укреплять сильных, а на слабых не тратить столько ценного времени руководителя, организовав им поддержку другим образом. Это высвободило у руководителей много времени, которого раньше никогда не хватало для работы с сильными сотрудниками, приносящими основные заказы в компанию.
Проактивная компания
Если применять принципы в масштабах всей структуры, то получим проактивную компанию – которая умеет держать свою деятельность и ее результаты под контролем. Проактивной называют компанию, способную изучать себя и окружающую среду, и меняться для обеспечения опережающей реакции на возможные риски.
Такая компания руководствуется принципами «предусмотреть и предотвратить».
Проактивная компания обычно имеет четкие цели, взвешенную миссию, работающие принципы и гибкую организационную структуру. Проактивное управление предполагает признание и анализ ошибок, их устранение по результатам анализа. В такой компании ценится свобода выбора и способность к самообучению. В ней царит сильный корпоративный дух и развито обучение персонала.
Суть проактивного управления
Суть проактивного подхода – в постоянной оптимизации процессов на основе актуальных данных, что повышает вероятность успеха.
В проактивном управлении используют известное «правило Парето»: 20% скрытых угроз способны вызвать 80% критических ситуаций, наносящих вред компании.
Менеджер обязан держать ситуацию под контролем, что можно перефразировать так: «менеджер обязан быть проактивным».
Что такое проактивность и как она помогает в карьере и жизни
Что такое проактивность
Проактивность — это навык, который помогает расставлять приоритеты и не поддаваться импульсивным реакциям. Быть проактивным — значит принимать ответственность за свою судьбу, не перекладывать ее на внешние обстоятельства и окружающих.
Проактивный человек нацелен на результат и не ждет, что все получится само собой. Он понимает, как может влиять на исход, и прикладывает максимум усилий, чтобы добиться желаемого.
Если человек с развитым проактивным мышлением поставил себе цель похудеть, он попытается заранее предугадать обстоятельства, которые будут этому мешать. Например, можно продумать, чем заменить ежедневную пробежку в парке в случае непогоды. Еще одно проактивное решение — брать с собой полезные низкокалорийные перекусы, чтобы не есть фастфуд.
Проактивность и реактивность
Всех людей можно разделить по типу мышления и поведения — на проактивных и реактивных. Эти понятия в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» подробно разбирает бизнес-консультант Стивен Кови. Чтобы объяснить разницу между ними, автор вводит термины «круг забот» и «круг влияния».
Круг забот — это вещи, которые вы не в силах изменить: например, климат, политика, экономика. Круг влияния — на что вы можете повлиять: например, образование, карьера, отношения. Проактивный человек направляет свои усилия на то, что он может контролировать. Реактивный, наоборот, фокусируется на неподвластных ему обстоятельствах, а остальное пускает на самотек.
Допустим, перед HR-специалистом стоит задача закрыть вакансию и он размещает информацию об открытой позиции на сайте по поиску работы. Не получив релевантных откликов, он начнет объяснять руководству, что на рынке труда нет подходящих соискателей. Такое поведение реактивно и малоэффективно — энергия потрачена, а результат не достигнут.
Проактивный HR-специалист направит усилия на достижение результата: будет искать сотрудника среди знакомых, разместит объявления в других каналах, начнет хантить нужного работника в социальных сетях.
Реактивный человек больше похож на кризисного менеджера, решающего существующие проблемы, а проактивный — на стратега, занимающегося целеполаганием.
Реактивные люди хуже справляются со стрессом: для них он более травматичен. Они тратят силы на работу с уже свершившимися событиями: стараются смягчить последствия и компенсируют психоэмоциональные потери. Проактивный человек прогнозирует развитие сложных ситуаций, готовится к ним заранее и поэтому легче их переносит. Вот как разные типы людей смотрят на одни и те же вещи.
Реактивные
Проактивные
Как проактивность помогает в карьере и жизни
Чтобы быть проактивным, нужно развивать дисциплину, практиковать осознанность и отказываться от простых решений. Эти усилия сполна окупаются.
Карьерный рост. Тех, кто активно участвует в решении задач и работает на результат, замечает и поощряет руководство. Даже если этого не произойдет, у вас сформируется богатое портфолио, которое оценит другой работодатель. От реактивных людей, наоборот, обычно стремятся избавиться.
Понимание своих возможностей. Чем больше проблем вы пробуете решить, тем лучше осознаете, на что способны. Так вы выявляете зоны роста — понимаете, какие навыки стоит прокачать и каких знаний не хватает. Человек, который ищет отговорки и отказывается от активных действий под давлением внешних обстоятельств, никогда не узнает, в чем он действительно силен.
Достижение жизненных целей. Если вы умеете правильно расставлять приоритеты, продумывать риски и использовать ресурсы, вам легче добиться желаемых результатов. Например, эти вещи составляют основу 12 шагов по достижению любых целей, описанных Брайаном Трейси в книге Achieve Any Goal.
Психоэмоциональное здоровье. Уверенность в собственных силах и готовность встретиться со сложностями смягчают влияние стрессов и внешних раздражителей. При этом тот, кто ставит цели и движется к ним, чувствует себя счастливее. Исследователи установили, что для людей с высокими устремлениями риск подхватить болезнь Альцгеймера снижается в 2,4 раза.
Как оценить свою проактивность
Понять, насколько вы проактивны, можно только на практике. Стивен Кови предлагает отвести на это 30 дней. Но есть шанс справиться быстрее: главное — поставить цель, попытаться достичь ее, а потом изучить свои действия.
1. Сформулируйте задачу, которую хотите выполнить: например, бросить курить. Затем начертите две окружности — одну внутри другой.
2. Во внешнем круге обозначьте не зависящие от вас обстоятельства, которые будут мешать достичь цели. Здесь могут быть коллеги, если они ходят на перекуры и зовут вас собой. Сюда же стоит вписать возможные стрессы, из-за которых вас будет тянуть к сигарете.
3. Внутренний круг разделите на четыре части и в каждой укажите, как будете действовать, чтобы достичь результата. Вы можете подумать, чем замените курение: например, стаканом воды или жвачкой. Полезно будет разработать систему поощрений. Если продержитесь неделю без сигарет, то сходите в хороший ресторан.
4. Начните выполнять задачи из внутреннего круга. Старайтесь не сваливать неудачи на обстоятельства и контролировать процесс усилиями воли. Когда закончится отведенное время, проанализируйте свои действия. Так вы определите, где вели себя реактивно и проактивно.
Пять способов развить проактивность
Вам нужно выработать определенную модель поведения. Для этого придется постепенно менять подход к решению самых разных задач. В самом начале будет сложно, но со временем продуктивное мышление станет частью вашей личности.
От реактивности к проактивности – все в ваших руках
Проактивное мышление как понятие впервые было использовано В. Франклом в книге «Человек в поисках смысла». По Франклу таким мышлением обладает личность, которая полностью управляет своей жизнью и отвечает за все возникающие ситуации. А популярный американский эксперт по вопросам управления С. Кови назвал проактивность одним из главных навыков по достижению успеха в жизни. Сейчас этот термин, кроме психологии, используется в управлении персоналом, IT-сфере, менеджменте.
Реактивное и проактивное мышление – в чем разница
Реактивность и проактивность – два совершенно противоположных типа мышления. В их основе лежит реакция человека на определенное внешнее воздействие. Люди с реактивным типом мышления реагируют автоматически, не задумываясь, на возникшую ситуацию. Проактивное мышление между стимулирующим воздействием и реакцией содержит свободный выбор – каким образом человек будет реагировать на внешний раздражитель. Такие люди берут судьбу в свои руки, а не просто «плывут по течению». Они инициативны, самостоятельно ищут решения, а не ждут указаний, поэтому их обычно ценят работодатели.
Реактивный тип сначала ждет, пока произойдет событие, и только после этого начинает действовать.
Преимущества проактивного подхода к ситуациям
В отличие от человека, который реактивно реагирует на обстоятельства и привык бездействовать, проактивная личность уверенно добивается результатов. Даже речь таких людей имеет кардинальные отличия. Если от обладателя реактивного мышления часто можно услышать фразы «Я не могу», «Я не знаю – это сложно», «Если бы только…», то в речи проактивного человека больше присутствует «Я научусь», «Я узнаю», «Это мое решение».
Вот такими качествами обладает человек с проактивным типом мышления:
Основные черты проактивных компаний
Компании, как и люди, также бывают проактивные и реактивные. Реактивные компании реагируют на внешние воздействия после их проявления. А проактивность компаний заключается в прогнозировании возможных влияний и работы на их предупреждение. Проактивный бизнес управляет своей судьбой в максимально доступных ему рамках. Он старается менять то, что возможно изменить, или приспосабливается к тому, что не подлежит изменениям.
Одна из самых важных задач, которую постоянно решают компании с проактивной моделью поведения – анализ и прогноз ситуации на рынке. Они следят за новыми трендами, выявляют новые потребности покупателей, выводят на рынок новые продукты.
Можно выделить такие общие черты, которые имеют проактивные компании:
Проактивный менеджмент в бизнесе
Понятие проактивности используется и в управлении бизнесом. Появился термин «проактивный менеджмент». Руководители компаний, подразделений и отделов также обладают одним из рассматриваемых типов мышления, соответственно, их стиль управления относится к проактивному или реактивному. Проактивный менеджмент – это качественно новый подход к управлению компанией/отделом в жестких условиях современного рынка. Он подразумевает руководство фактически в режиме реального времени с молниеносным принятием решений.
Менеджеры высшего звена для успешного управления организацией должны обладать проактивностью. На практике такой руководитель всегда предвидит события, ищет благоприятные возможности для бизнеса, стремится к переменам и активно внедряет инновации. Умеет правильно расставлять приоритеты в работе.
Отсутствие проактивности у управленца означает, что решения могут быть запоздалыми, в виде ответов на сложившиеся обстоятельства. Руководитель этого типа принимает решения исходя из анализа полученной информации и предыдущего опыта решения подобных ситуаций, ему постоянно не хватает времени. А проактивный менеджер к собственному опыту добавляет еще оценку возможных перспектив. Любое его решение рассматривается в связке с долгосрочными целями. Проактивный менеджмент можно охарактеризовать двумя словами – предвидеть и предотвратить.
Есть различия и в подходе к решению задач. Руководитель с проактивной позицией мыслит стратегически, а реактивной – решает всегда тактические задачи.
Но, нужно понимать, что проактивный менеджмент не должен быть единственной концепцией при управлении бизнесом. Есть множество проблем, которые требуют реактивного мышления. Нужно соблюдать баланс между этими двумя подходами.
Как правильно подбирать персонал
Как HR-специалист может использовать понятия проактивности/реактивности при отборе персонала? Уже доказано преимущество проактивных сотрудников, которые отличаются активностью и ответственностью. Если одну и ту же сложную задачу дать решить реактивному и проактивному работнику, то их процессы решения и результаты будут сильно отличаться. Реактивный будет искать причины, как бы задание не делать и при этом избежать ответственности. А проактивный будет самообучаться, искать все возможные решения и выберет из них оптимальное.
Поэтому, при проведении собеседования менеджер по персоналу пытается выяснить, каким типом мышления обладает соискатель. В первую очередь, реактивного претендента выдадут фразы. Можно попробовать вывести его из равновесия и посмотреть на реакцию. Еще один способ – предложить пройти специальный тест.
Это не значит, что людей с реактивным мышлением не нужно брать на работу. Просто им не подходят должности, где нужны инициатива, креативность и высокий уровень ответственности.
Проактивность в маркетинге
Рассмотрим понятие проактивности в маркетинге. Обычно маркетологи использовали информацию для измерения прошлых показателей. Но для успешных кампаний нужно уметь предсказывать действия потенциальных клиентов. На сцену выходит проактивный маркетинг – прогнозирование скрытых потребностей покупателей и разработка соответствующих УТП (офферов).
Проактивный маркетолог должен использовать не только доступную информацию, но и скрытые данные о поведении и интересах пользователей. Это позволяет предвидеть поведенческие характеристики и будущие предпочтения целевой аудитории. Чтобы быть проактивным, нужно придерживаться таких правил:
Как стать проактивным – советы Стивена Кови
Благодаря советам известного эксперта можно проанализировать свое мышление и реакции, а затем попробовать изменить стереотипы поведения. Над чем стоит поработать?
В поведении любого человека есть моменты как реактивного, так и проактивного мышления. В каких-то ситуациях один и тот же человек может мыслить реактивно, а в других проактивно. Просто нужно стремиться, чтобы проактивных решений было больше.
Подведем итоги. Проактивность дает преимущества в вопросах управления, маркетинга, помогает в прогнозировании ситуаций на рынке и достижении целей. Проактивные компании гораздо устойчивее в период кризиса, на несколько шагов опережают конкурентов. Если вы хотите уверенно вести свой бизнес, а не плыть по течению, изучайте и применяйте эту концепцию.
Разница между проактивными и реактивными стратегиями
Ключевое различие между проактивными и реактивными стратегиями заключается в том, что проактивная стратегия избегает ситуации путем предвидения, тогда как реактивная стратегия реагирует после того, как произошел инцидент.
Эти два подхода широко используются в бизнесе, а также в повседневной жизни людей. Хотя проактивные и реактивные стратегии одинаково важны для выживания бизнеса, существует четкое различие между проактивными и реактивными стратегиями. По сути, проактивные стратегии — это стратегии, которые компания использует для прогнозирования возможных вызовов и угроз, в то время как реактивные стратегии — это стратегии, которые компания использует для реагирования на какое-то непредвиденное событие только после того, как оно произошло.
Содержание
Что такое проактивные стратегии?
Проактивные стратегии предназначены для прогнозирования вызовов, угроз и возможностей. Проактивный подход ориентирован на планирование на будущее. Кроме того, это помогает распознать и предотвратить потенциальные опасности, прежде чем они появятся. Таким образом, он может предсказать будущее и достичь лучших результатов. Более того, проактивные стратегии часто будут смотреть на организацию с более аналитической точки зрения. Таким образом, они учитывают множество факторов несчастных случаев, жалоб клиентов, претензий, высокой текучести кадров и ненужных расходов.
Часто компании, которые сосредоточены на проактивном подходе, более эффективны в решении проблем и решении проблем. Ниже приведены некоторые характеристики активной организации.
Характеристики проактивной организации
Тем не менее, у проактивных стратегий есть свои преимущества и недостатки.
Преимущества проактивной стратегии
Недостатки проактивной стратегии
Что такое реактивные стратегии?
Реактивная стратегия относится к решению проблем после их возникновения, без планирования на долгосрочную перспективу. В некоторых случаях могут возникнуть непредвиденные проблемы, как внутренние, так и внешние. В таких случаях компания должна быстро реагировать. И это когда компании обычно используют реактивные стратегии.
Ниже приведены некоторые характеристики реактивной организации.
Характеристики реактивной организации
У реактивных стратегий есть как преимущества, так и недостатки.
Преимущества реактивных стратегий
Недостатки реактивных стратегий
Применимость проактивных и реактивных стратегий
Планирование на будущее принесет благоприятные результаты для организации во всех аспектах. Если компания будет следовать исключительно реактивному подходу, она будет подвергаться огромному риску. Тем не менее, есть проблемы, которых бизнес не может избежать, особенно проблемы, связанные с внешней средой. В этих условиях организация должна действовать быстро, а предварительное планирование не работает. Таким образом, бизнес может не только двигаться вперед, только используя проактивные стратегии, обе стратегии выгодно оставаться в бизнесе.
В чем разница между проактивной и реактивной стратегиями?
Ключевое различие между проактивными и реактивными стратегиями заключается в том, что проактивная стратегия всегда реагирует на ожидаемые вызовы, в то время как реактивная стратегия предполагает реагирование на неожиданные ситуации. Другими словами, разница между применением проактивной стратегии и реактивной стратегии заключается главным образом в подготовке и подотчетности.
Давайте посмотрим на разницу между проактивной и реактивной стратегиями, рассмотрев ситуацию в области контроля качества. Например, если менеджер по качеству в компании воспринимает все как должное до тех пор, пока он или она не получит жалобу, это стратегия реагирования. Если менеджер по качеству проводит окончательную проверку продуктов, выборочные проверки и т.д., он мог бы избежать жалобы «это активная стратегия.
Однако могут быть определенные случаи, когда ожидаемые проблемы, тенденции и прогноз могут быть неверными. Поэтому проактивные стратегии не всегда будут успешными. Однако реактивные стратегии избегают этой ситуации, поскольку они имеют дело только с текущими проблемами или угрозами.
Заключение — Проактивные против Реактивных
Ключевое различие между проактивной и реактивной стратегией заключается в том, что проактивная стратегия используется в будущем, тогда как реактивная стратегия используется в текущем контексте. В упреждающей стратегии вы предвидите проблему и находите способы ее смягчения. Однако в реактивной стратегии все наоборот — вы сразу же сталкиваетесь с проблемой. Более того, компании, которые делают упор на проактивную стратегию, обычно более эффективны в решении проблем. Проактивные стратегии превосходят их, поскольку они позволяют компании, использующей стратегию, свободно принимать собственные решения, а не реагировать по необходимости на ситуацию, которая уже может выйти из-под контроля.