Что значит подотчетное лицо
Кто такие подотчётные лица?
Понятие «выдача денег под отчет» означает расходы на хозяйственные цели фирмы, за которые необходимо отчитаться. Несмотря на то что порядок учета такого рода расходов в организации хорошо известен и отработан на практике, ошибки возникают достаточно часто. Дальше мы поговорим о том, кто может являться подотчетным лицом, каков порядок расчетов с «подотчетниками» и как отражаются в бухгалтерском учете выданные им суммы.
Кто может брать деньги под отчет
Подотчетные лица – это работники, которым фирма имеет право выдавать денежные средства. Подотчетное лицо имеет право расходовать полученные суммы строго в целях, связанных с работой фирмы или индивидуального предпринимателя (п. 6.3 Указания 3210-У от 11/03/14 ЦБ РФ).
Согласно п. 5 Указания, работниками фирмы, ИП могут быть признаны лица, заключившие с работодателем:
Вопрос о выдаче денег сотруднику, работающему по договору ГПХ, рассматривается и в письме ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02/10/14 г. Из документа можно сделать вывод о законности такой выдачи.
Может ли руководитель рассчитывать на получение сумм под отчет? Вопрос требует внимательного рассмотрения. Директор, занимающий главную руководящую должность в фирме, может получать подотчетные суммы, если сотрудничает с фирмой по договору. Чаще всего это трудовой договор, и директор, генеральный директор являются точно такими же сотрудниками, как и остальные принятые в штат. Противоречий с действующим законодательством здесь не возникает.
Индивидуальный предприниматель не может получать деньги под отчет, поскольку у него не заключен один из видов договора (ГПХ или трудовой) с самим собой. Деньги из кассы он, однако, брать может. В расходном документе следует указать, на какие цели будет израсходована данная сумма, с указанием реквизитов документов, подтверждающих цели. Такая ссылка на целевое использование средств необходима по следующей причине. В Указании 3073-У ЦБ РФ от 07/10/13 «Об осуществлении наличных расчетов» в п. 2 говорится: ИП вправе тратить наличную выручку за проданные товары (работы, услуги) только в определенных направлениях, например в качестве оплаты за товары (работы, услуги), на выдачу заработной платы сотрудникам, под отчет им и т.п. Вместе с тем, согласно Указанию 3210-У (п. 4.1, 4.6), кассовые документы у ИП могут вообще отсутствовать. Такой порядок целесообразно соблюдать, если у предпринимателя нет наемных работников.
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации?
Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.
Посмотреть ответ
Руководящее лицо — учредитель компании — брать деньги под отчет может только в случае заключения с юрлицом одного из договоров: гражданско-правового либо трудового. В ином случае, даже будучи собственником компании, быть подотчетным лицом он не имеет права.
На заметку! Подотчетное лицо может не входить в перечень материально ответственных лиц, утвержденный Постановлением №85 Минтруда от 31/12/02 г.
Как ведутся расчеты с подотчетными лицами
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет следующий:
Чтобы выдача денег была законной, оформлять два документа необязательно, достаточно распоряжения руководителя. На нем должна быть указана сумма и срок, на который выдаются деньги. Каждая выдача средств подтверждается новым распоряжением (по тексту Письма №29-1-1-0Э/20642 ЦБ от 06/09/17 г.). Распоряжения должны быть пронумерованы.
Подотчетное лицо может получить новую авансовую сумму, даже если имеет задолженность перед работодателем.
После окончания срока, на который выданы деньги, подотчетное лицо обязано отчитаться по суммам в течение 3-х дней. Если работник был в командировке, отсчет ведется со дня возвращения. Такие правила содержатся в Указании 3210-У, касающемся наличных денег, однако во избежание споров при проверках целесообразно выдерживать этот срок и при перечислении авансовых сумм на карту подотчетного лица.
Действующее законодательство не запрещает перечисление «подотчетнику» средств на карту, без выдачи наличных из кассы. Такую возможность целесообразно прописать в ЛНА, колдоговоре. При перечислении необходимо указать, что средства относятся к подотчетным, иначе такой платеж может быть расценен контролирующими органами как доход работника с соответствующими доначислениями налогов и взносов.
Такая же ситуация возникнет, если у подотчетного лица образовалась задолженность перед работодателем, которую решено было не взыскивать. Она фактически является доходом работника.
Бывают ситуации, когда сотруднику другой фирмы приходится выдавать средства на закупку материалов, сырья, например, по договору подряда, заключенному фирмой с организацией, где он работает. Такие средства не являются подотчетными, а оформляются как выдача из кассы согласно договору подряда. В расходном кассовом ордере указываются реквизиты этого договора. Такое правило действует, несмотря на то что договор подряда имеет гражданско-правовую природу.
Как учитываются подотчетные суммы
В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:
Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.
Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.
Подотчетные лица
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
Кто является подотчетным лицом
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У).
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Срок выдачи денежных средств под отчет
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
— страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
Если организация на УСН
Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.
Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2020-2021 годах: нормативная база
Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в указ 3210-У внесли ряд поправок. Так, например, согласно новым правилам распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).
Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У
Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.
При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.
О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».
Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:
Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Необходимо ли соблюдать лимит расчетов наличными при выдаче подотчетных сумм, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете
Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.
Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.
Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ
Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:
Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).
Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по ссылке.
Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными
Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.
Итоги
Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму и не предоставил авансовый отчет о расходах? Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
Кто является подотчетным лицом?
Подотчетными лицами являются работники, которым разрешено получать денежные средства организации — через кассу и (или) безналичным путем — для оплаты каких-либо расходов, непосредственно связанных с деятельностью работодателя. При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Подотчетник получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. О расходовании этих средств затем он должен отчитаться, оформив соответствующий авансовый отчет и приложив к нему имеющиеся оправдательные документы. На основании представленного отчета бухгалтерия принимает указанные расходы к учету, а также производит полный расчет с подотчетным лицом по выданной сумме в случае перерасхода.
В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
Подробнее о том, кто имеет право получать денежные средства в подотчет, узнайте из материала «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику».
Сколько может быть в организации подотчетников?
В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в организации, а потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.
Конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет, составляется на основе целесообразности их включения в данный список. При этом руководителем организации издается соответствующий приказ.
О порядке издания подобного приказа читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020-2021».
Образец списка для работы с подотчетными лицами
Для формирования перечня сотрудников, которым разрешается получать и расходовать подотчетные денежные средства, руководитель обязан издать приказ, к которому прикладывается соответствующий список сотрудников. В нем указываются Ф. И. О. и должности работников, а также цели, на которые они могут получать денежные средства.
Данный список не имеет законодательно утвержденной формы, а потому разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Он может иметь вид приложения к положению о подотчетных расчетах предприятия или же непосредственно включаться в приказ. Образец списка подотчетных сотрудников можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец