Что значит письменное общение
Письмо как форма общения
Авторы: Боб Нельсон, Питер Экономи
Письменное общение — это также важный навык, который обязательно необходимо развивать, так как очень большая доля общения происходит в письменной форме. Достаточно вспомнить служебные записки, электронные сообщения, отчеты и т.п. Всякому служащему, который в свое время ненамеренно оскорбил чувства коллеги своим электронным сообщением, написанным на скорую руку, хорошо известно, что письменное общение — это важное умение.
Как можно усовершенствовать навыки письма? Мы, писатели, взяли на себя смелость предложить следующие рекомендации.
Реальный мир
Сегодня мы часто испытываем избыток информации, но недостаток общения. Более того, чем ближе мы становимся друг к другу с помощью электронных средств коммуникации (мобильных телефонов, пейджеров, карманных компьютеров, голосовой и электронной почты), тем меньше связи с другими людьми мы ощущаем. Иногда на фоне широкого информационного потока, который обрушивается на нас, самое лучше общение достигается при 100%-ном внимании к нужному человеку или вопросу. Как сказал однажды Рой Муди из компании Roy Moody Associates, «Самое сильное мотивационное средство — внимательно слушать другого человека». Внимательное слушание (это значит, что вы слышите все, что говорит собеседник, а не обдумываете свой ответ) — этот тот навык, над развитием которого мы должны работать ежедневно. Если вы испытываете недостаток общения в организации, имеет смысл уделить некоторое время «общению об общении» — т.е. обсудить, как можно повысить эффективность коммуникационных процессов.
Технологические достижения
За последнее десятилетие коммуникационные технологии коренным образом изменились. В то время как раньше общение внутри и между организациями ограничивалось телефонными звонками, обычными письмами и редкими телеграммами или каблограммами, сегодня возможности коммуникации значительно расширились. Новые и относительно недорогие коммуникационные технологии включают факсы, автоответчики, электронную почту, мобильные телефоны, пейджеры и т.п.
Правильные коммуникационные технологии могут в значительной мере обусловить успех организации — особенно это касается предприятий малого бизнеса. Почему? Потому что малые предприятия, как правило, способны быстрее, чем крупные компании, взять на вооружение и использовать новые коммуникационные технологии. Прежде чем согласиться на какое-то крупное преобразование, которое обойдется им в тысячи или даже миллионы долларов, большие корпорации по вполне понятным причинам хотят удостовериться в целесообразности этого Этапа. Такое положение дел дает малым предприятиям фору, которой они всегда рады воспользоваться.
Но в то же время пример того, как малые предприятия способны извлекать выгоду из новых коммуникационных технологий, преподносит уроки, которыми может воспользоваться любая организация.
Вы должны внимательно следить за стремительно развивающимися коммуникационными технологиями. Несмотря на то, что не каждый товар, который попадает на магазинные полки, обязательно станет хитом сезона, коммуникационные технологии, которые были правильно и в нужном месте применены на практике, сделают вашу организацию более гибкой, а лично вас — более эффективным менеджером. Помните: чем быстрее распространяется и используется информация внутри вашей организации, тем более конкурентоспособным и успешным будет ваш бизнес.
Разница между устным общением и письменным общением
Слова играют важную роль в процессе общения, чтобы передать сообщение так, как оно предназначено для передачи. Когда слова используются в процессе общения, это называется словесной коммуникацией. Устная передача информации может быть осуществлена в устной или письменной форме. Устная коммуникация является старейшим средством коммуникации, которое чаще всего используется в качестве средства обмена информацией. Он включает в себя сбор или распространение информации с помощью произнесенных слов.
Письменное общение, с другой стороны, является формальным средством общения, при котором сообщение тщательно составляется и формулируется в письменной форме. Он хранится в качестве источника справочной или юридической информации. В этой статье мы представили все важные различия между устным и письменным общением в табличной форме.
Сравнительная таблица
Определение устной коммуникации
Устное общение может быть либо в форме прямого разговора между двумя или более лицами, такого как общение лицом к лицу, лекции, встречи, семинары, групповые дискуссии, конференции и т. Д., Либо косвенного разговора, то есть в форме общения, в котором используется среда. для обмена информацией, такой как телефонный разговор, видеозвонок, голосовой вызов и т. д.
Лучшее в этом способе общения состоит в том, что стороны общения, то есть отправитель или получатель, могут замечать невербальные сигналы, такие как язык тела, выражение лица, тон голоса и тон и т. Д. Это делает общение между сторонами более эффективным. Тем не менее, этот режим поддерживается некоторыми ограничениями, например, когда произнесенные слова никогда не будут возвращены.
Определение письменного общения
Но поскольку все мы знаем, что все имеет два аспекта, то же самое относится и к письменному общению, поскольку общение занимает много времени. Более того, отправитель никогда не узнает, что получатель прочитал сообщение или нет. Отправитель должен ждать ответов получателя. В этом способе общения много бумажной работы.
Ключевые различия между устным общением и письменным общением
Ниже приведены основные различия между устным общением и письменным общением:
Заключение
Письменные характеристики общения, типы, элементы, преимущества
письменное сообщение это любой тип взаимодействия, который использует письменный код. Хотя он основан на одной и той же языковой системе оральности, его свойства различны. Таким образом, в отличие от других, письменная форма полностью условна. Это должно следовать шаблонам, определенным в соответствии с правилами, установленными языком.
С другой стороны, письменное общение является наиболее обычной формой формального общения между людьми и выполняет различные социальные функции. Среди его использования, это очень часто используется, чтобы зарегистрировать различные типы событий и выполнить межличностные взаимодействия.
Кроме того, еще одной из наиболее важных функций является то, что он не требует присутствия отправителя и получателя в одном и том же пространстве и времени. Следовательно, сообщение получено в отложенном виде, и взаимодействие автора (отправителя) и читателя (получателя) очень ограничено..
С другой стороны, письменное общение по сути является творческой деятельностью, которая требует сознательных усилий. Это усилие исходит от стимулов, производимых умом.
Этим он отличается от орального, где они накапливаются снаружи сенсорными рецепторами. Письменные, с другой стороны, происходят из внутренней интеллектуальной деятельности.
черты
Отложенный прием сообщения
Одной из характеристик письменного общения является то, что связано с фактором времени. В ситуации личного общения закодированные сообщения отправителя мгновенно принимаются получателем..
Но в письменном сообщении всегда есть задержка. Как правило, для этой задержки нет фиксированного срока..
Ограниченные циклы
Цикл связи состоит из четырех основных элементов коммуникации: отправитель, сообщение вместе с каналом связи, получатель и ответ или реакция. Поскольку прием сообщения происходит в отложенном режиме, цикл письменного общения более ограничен.
Тем не менее, благодаря новым достижениям в области коммуникации и информации, многие каналы позволяют завершить последний этап цикла (обратная связь или ответ) почти одновременно с непосредственным общением. Примером этого являются службы обмена мгновенными сообщениями.
Мало места для резервирования
Письменная запись ограничивает возможность резервирования. В устном общении жесты и паравербальные элементы, такие как интонация, поддерживают вербальный язык.
Это не так в письменном сообщении. Таким образом, уровень спроса выше, что заставляет эмитента использовать слова с большей точностью.
На самом деле письменное общение имеет высокую социальную ценность. Эта оценка уменьшается с повторением слов и использованием одних и тех же синтаксических паттернов. Здесь преобладают оригинальность и даже формальные инновации.
Предыдущее планирование
Как правило, письменное общение не является импровизированным актом. При написании часто выполняется ряд условий или требований. Среди них, если требуется эффективное общение, необходимо четко понимать содержание сообщения в целом и его внутреннюю формулировку..
Для этого у эмитента должна быть схема организации текста. По мере продвижения текста все элементы сообщения объединяются до соответствующих идей со значением.
Что касается типов письменного общения, существует столько же, сколько и разнообразных областей человеческой деятельности. Таким образом, каждый раз некоторые (телеграммы) исчезают, а другие появляются (например, электронная почта). Далее будут описаны только некоторые из них..
памяток
Записка является популярным средством внутренней письменной коммуникации среди членов организации. Это форма сокращенной формы письма с минимальными формами вежливости и непосредственным доступом к конкретной теме сообщения..
В этом типе связи, как правило, существуют заранее установленные форматы. Основное правило, которое необходимо выполнить, включает правильное написание и личное и иерархическое уважение Способ написания должен быть прямым и без каких-либо знакомств.
информация
Отчеты являются еще одним типом письменного сообщения. Они могут быть использованы в коммерческих, образовательных, юридических или научных целях.
В зависимости от характера и цели отчета могут существовать предварительно установленные форматы. Тем не менее, в общих чертах, отчет должен содержать краткое введение, основные цели и результаты..
В некоторых случаях графики и таблицы включены для облегчения понимания результатов. Точно так же многие отчеты содержат список рекомендаций..
литература
Компании выпускают брошюры разных форм и размеров. Некоторые брошюры имеют размер букв, другие сложены пополам или в трех разделах.
С другой стороны, они характеризуются красочностью и изобилием изображений в своих основных продуктах или услугах. Тексты немногочисленны и содержат много свободного места, поэтому буклет легко читается..
электронная почта
В настоящее время электронная почта является очень распространенной формой общения. Они используются для отправки документов, организации встреч, подтверждения назначений и связи с кандидатами на работу. Кроме того, они нанимаются для решения личных вопросов.
Несмотря на относительную неформальность, электронные письма должны соответствовать определенным общепринятым нормам. Для таких целей его формат назначает места для отправителя, получателя, темы и места, где должно быть написано сообщение..
Даже если они используются в некоммерческих целях, существуют определенные соглашения, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать негативных реакций. Среди них можно упомянуть правильное написание имен и названий, правильное использование знаков препинания и правильное соответствие предложений и абзацев.
предложения
Предложения являются документами, которые описывают будущие проекты. Они обычно имеют только одну или две страницы. Они включают в себя связанные с этим расходы по каждой конкретной задаче проекта..
Другие расходы, не относящиеся к проекту, могут быть включены, например, расходы на печать, почту и почтовые расходы..
буквы
Письма являются одной из древнейших форм письменного общения. Тема писем может быть личной или коммерческой. До появления электронных форм это были очень популярные средства связи. Как и в электронных письмах, трезвые формы и краткие сообщения использовались в коммерческих целях.
Тем не менее, личные письма показали меньше условностей в их написании. Вежливые процедуры были минимальными. Разработка темы была удобной между отправителем и получателем сообщения. Количество страниц было ограничено возможностями обоих. Постепенно они были заменены электронными сообщениями.
телеграммы
Аналогичным образом, формы вежливости были, как правило, стандартными и сокращенными формами (г-н для г-н, г-жа, для г-жа и другие аналогичные). Как и в письмах, их использование сокращается с развитием электронных СМИ.
факсы
Это был первый способ передачи сообщений, написанных в электронном виде. Хотя и его написание и чтение были сделаны на письменной бумаге, его передача была сделана в электронном виде. Его использование сократилось из-за увеличения использования электронных средств массовой информации.
Элементы письменного общения
В целом считается, что тремя основными элементами письменного общения являются структура (форма контента), стиль (письмо) и контент (тема)..
Что касается структуры, это помогает читателям понять тему. Вот почему рекомендуется разобраться в целях, прежде чем начать писать.
Что касается стиля, это связано с эмитентом в первую очередь. Тем не менее, также важно учитывать возможных получателей письменного материала. Иногда требуется использование предложений или коротких абзацев с простым словарным запасом. Иногда сообщение должно быть немного длиннее и детальнее.
Наконец, что касается предмета, это может быть очень разнообразно. Все области человеческого взаимодействия могут быть объектом письменного общения. Это включает в себя от научных предметов до личного через законы и процедуры.
выгода
Постоянство во времени
Письменное общение является постоянным средством информации. Поэтому это полезно, когда ведение записей не требуется. Точно так же это очень важно при правильном делегировании обязанностей и при установлении норм и процедур. С другой стороны, это позволяет повторять запрос сообщений.
Механизм управления
Благодаря возможности постоянства во времени письменное общение идеально в качестве инструмента контроля. Контрольные листы или результаты, законы, соглашения, среди прочего, являются документами, которые чаще всего обрабатываются через этот способ связи.
сохранение
Письменное сообщение имеет высокий уровень сохранности. Это позволяет ему быть безопасным и долговечным. Технологические достижения сделали возможными другие способы сохранения информации. Однако до сих пор документ, написанный в оригинале, остается окончательным доказательством его существования и оригинальности..
Более высокий уровень отражения
Меньшая вероятность искажения и интерпретации
В сообщениях, передаваемых посредством письменного общения, вероятность искажений меньше. В этой системе связи информация постоянно регистрируется и может быть проверена в любое время. Таким образом, меньше вероятность искажения или изменения информации.
С другой стороны, меньше вероятность неправильного толкования сообщений. В случае каких-либо сомнений, сообщение может быть перечитано столько раз, сколько необходимо, пока не будет достигнуто полное понимание..
Аналогично, скорость чтения или перечитывания может быть отрегулирована в соответствии с уровнем понимания получателя сообщения. Таким образом, можно гарантировать, что если и отправитель, и получатель обрабатывают одинаковые коды, сообщение будет доставлено в соответствии с желаемым.
недостатки
расходы
Письменное общение не экономично. Существуют затраты, связанные с материалом (среди прочего, бумагой и чернилами), а также трудом, который используется для написания и доставки писем. Эти расходы могут увеличиваться в зависимости от физического расстояния между отправителем и получателем..
Умение эффективно понимать
Использование письменного общения заслуживает больших навыков и компетенций в использовании языка и словарного запаса. Отсутствие навыков письма и плохое качество текстов негативно влияют на сообщение и ставят под угрозу их эффективное понимание..
обратная связь
Обратная связь сообщения в письменном сообщении не является немедленной. В этом типе связи процесс кодирования и декодирования идет медленно.
В зависимости от используемого кода понимание может занять больше времени, чем хотелось бы. В любом случае обратная связь удобна для получателя сообщения, а не для эмитента..
Сложность выражения эмоциональности
Будучи рефлексивной средой, в письменном общении сложнее выразить эмоциональность. Фактически, поэты и художники, которые используют эту среду, чтобы выразить красоту и эмоции, используют методы, которые трудно использовать. Иногда они успешны, но в других они не выполняют цель передачи эмоциональности художника.
Этот тип общения известен как холодный, безличный и контрастирует с другими формами общения, которые могут включать в себя словесные и жестовые особенности. По этой причине он чаще используется при передаче информации, в которой важна достоверность фактов..
Задержка или неопределенное получение
Способ письменного общения препятствует немедленному подтверждению получения сообщения. Даже в некоторых случаях невозможно определить, достигло ли сообщение предполагаемого получателя..
Недостаток гибкости
Отсутствие гибкости является еще одним из недостатков письменного общения. После того, как оригинальное сообщение было выпущено, нет возможности быстрой коррекции контента..
Любое необходимое изменение должно быть гарантировано получателем сообщения. Аналогично, каждое исправление, даже частичное, влияет на все сообщение..
Разница между устным общением и письменным общением
Ключевая разница: Устные и письменные сообщения являются обеими основными формами общения. Общение из уст в уста называется устным общением. Письменное общение включает в себя написание / рисование си
Содержание:
Устное общение можно понять просто как устную беседу. Это обычные слова и предложения, которые мы используем для передачи своих чувств, желаний, эмоций и т. Д. Окружающим нас людям. Устное общение как термин может относиться к двум лицам, участвующим в беседе, такой как личный чат, дискуссия и т. Д. Или это может означать группу людей, разговаривающих между собой, таких как встреча, собрание и т. Д. Устное общение может также означать индивидуальное общение с большой аудиторией, как это происходит в речи или публичной презентации. Помимо высказывания своих чувств и эмоций, устное общение также в значительной степени зависит от языка тела. Выглядя тривиально по своей природе, такие вещи, как походка тела, осанка, зрительный контакт и т. Д., Могут влиять на устный разговор так же, как и правильные слова в правильной манере.
Письменное общение было распространено на земле с момента появления пиктограмм. Пиктограмма была способом коммуникации, который включал в себя рисование символов или изображений на стенах пещеры или плоских поверхностях, чтобы люди могли наблюдать за ними и понимать сообщение, передаваемое через него. Письмо в основном функционирует именно на этой предпосылке, за исключением того, что теперь мы используем алфавиты, цифры, знаки препинания и т. Д. Для общения с читателями. Письменное общение развилось из того, что его понимают как инструмент для общения с использованием ручки и бумаги. Письмо теперь подразумевает и цифровые средства связи, такие как электронная почта, текстовые сообщения, общение в Интернете и т. Д.
Письменное общение считается предпочтительной формой общения, когда речь идет о государственных мероприятиях, официальной работе, официальных соглашениях и т. Д. Это связано с тем, что письменное общение более подходит для эффективной реализации в таких ситуациях, чем устное общение. Например, письменное сообщение обеспечивает возможность записи любого сообщения, как это всегда происходит в письменном виде, в то время как устное общение не может. В наше время устное общение также может быть записано с использованием различных технических средств, но устное общение не всегда записывается. Принимая во внимание, что письменное общение всегда в зарегистрированной форме. Это причина, почему письменное общение имеет преимущество перед устным общением в юридических и формальных обстоятельствах. Письменное общение не только позволяет человеку пережить и точно вспомнить разговор, но и представить его в качестве доказательства, если он / она находится в затруднительном положении.
Однако фактом остается то, что как устные, так и письменные формы общения необходимы человеческому обществу в его повседневной жизни.
Сравнение устного и письменного общения:
Устное общение
Письменное сообщение
Общение из уст в уста называется устным общением.
Письменное общение включает в себя написание / рисование символов для общения.
Устная коммуникация может быть изменена или исправлена после высказывания.
После того, как написано, оно записывается. Таким образом, сообщение либо должно быть стерто, либо записано заново.
Устное общение в основном используется для немедленного противостояния.
Письменное общение обычно не является предпочтительным для личного общения.
Устные сообщения, как правило, забываются довольно легко и быстро.
Письменные сообщения всегда записываются, поэтому они выдерживают испытание временем.
Устное общение привлекает мгновенную обратную связь от слушателей.
Письменное общение обычно не получает немедленной обратной связи, если только оно не находится в Интернете или не является электронным.
Спикеры используют свой баритон, высоту звука, изменение громкости, чтобы донести до слушателей определенные выражения.
Писатели используют определенные слова, знаки препинания и т. Д., Чтобы легко вставить выражение в текст.
Обычно грамматике не уделяется много внимания в устном общении.
Быть грамматически правильным является одним из условий эффективного письменного общения.
Письменное деловое общение
Процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения. Изучение и краткая характеристика видов и форм письменного делового общения. Документы, фиксирующие социально-правовые отношения.
| Рубрика | Этика и эстетика |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.06.2012 |
| Размер файла | 30,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Письменное деловое общение
2. Формы и виды письменного делового общения
Список используемой литературы
Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам иограничениям, которые определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями, профессиональными этическими принципамии общественными нормами поведения.
Они фиксируются, оформляются в виде протокола и существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временных рамок общения.
В нашем постоянно развивающемся мире, как никогда, важны навыки письменного делового общения. Данный процесс нельзя назвать легким, ведь человек должен обладать определенными навыками и умениями, которые необходимы для ведения деловой переписки, и относятся к числу базовых умений специалиста любого профиля. Оба этих фактора доказывают необходимость подготовки специалистов по навыкам ведения письменного делового общения. Таким образом, данная тема является достаточно актуальной.
Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения, списка используемой литературы и приложений.
1. Письменное деловое общение
письменный деловой общение документ
Письменное деловое общение отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме.
В результате стремительного развития электронных средств связи все реже и реже в деловой практике и сервисной деятельности используются почтовые отправления, однако такая необходимость все же существует по причине этикета. К примеру, в работе зарубежных фирм практикуется обязательное письменное подтверждение самого факта переговоров и достигнутых договоренностей, особенно, если переговоры состоялись по телефону. Какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту предоставляются также в письменной форме.
В любой организации прибегают к письменному общению для передачи простых и рутинных сообщений, а также в сложных и неоднозначных ситуациях.
Внутри организации, особенно крупной, постоянно циркулируют докладные записки, письма, доклады, заявления о целях компании, должностные инструкции и другие формы письменного общения. Планы компании должны быть оформлены в виде документов об основных ориентирах политики компании, отчетов о заседаниях на высшем уровне, бюджетов, предписаний и других письменных материалов.
Существует также базовое правило, которое должно служить основанием для письменного общения. Необходимо писать не так, чтобы вас поняли, а так, чтобы вас не могли понять неправильно, т.к. написанные слова, если в них есть хотя бы малейшая двусмысленность, почти всегда истолковываются негативно.
Таким образом, умение успешно общаться в письменной форме, является ценным навыком на всех уровнях управления.
Разновидности письменного делового общения, мы рассмотрим в следующей главе.
2. Формы и виды письменного делового общения
Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их предметом могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, разъяснения, отзывы, изменения и т.п.
Выбор типа делового письма определяется целью сообщения и его получателем.
В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля.
При создании делового письма очень важно правильно его оформить. Для этого необходимо использовать стандартные официальные бланки организации и помнить о необходимых реквизитах.
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран:
— деловое письмо пишется исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа;
— письмо должно быть кратким, грамотным, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления;
— деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены полное ее название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты;
— деловое письмо, как правило, состоит из шести частей: даты, адреса, вступительного обращения, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи.
Рассмотрим названные разновидности деловых писем более подробно.
Письмо-приглашение, как правило, адресуется руководителю или специалисту с предложением принять участие в каком-либо мероприятие. Направляется официально большому количеству людей. Для этого используют не только письмо, но и специальные приглашения.
Кроме письма-просьбы в коммерческой деятельности для получения каких-либо официальных сведений, документов, услуг или направления предложений на поставку товаров часто используется письмо-запрос, который используется на предконтрактной стадии взаимодействия партнеров и содержит: преамбулу с изложением причин или целей получения информации и обоснования необходимости предоставления материалов.
В письме-запросе, в отличие от письма-просьбы, в большинстве случаев содержатся ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационные документы, т. к. организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные характером и содержанием его деятельности.
Ответ на запрос также оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).
При составлении ответного письма должен наблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, который использовал автор в инициативном письме (за исключением ошибок). Не следует включать в основной текст ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо №… от …….), для нее в бланке есть реквизит, куда и вносятся необходимые сведения.
Письмо-отказ всегда должен быть обоснован, поэтому уместно начинать подобное письмо следующим образом: В связи с тем, что…, В соответствии с…В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, когда и на каких условиях сможет дать положительный ответ на данную просьбу или запрос.
Гарантийное письмоявляется особой формой письма и направляется деловому партнеру, как обязательство уплаты за услугу или покупку, либо как подтверждение каких-либо гарантий. В данном письме, употребляется термин «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские реквизиты)» и обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера». Данный вид письма, является юридическим документом. И используется в исковых заявлениях, как приложения к исковым заявлениям.
Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Иногда оно служит подтверждением своевременного получения документов, материальных ценностей, договорных бумаг.
Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение.содержит следующие данные, основные для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющие претензии. Например, замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т.д.
Письмо-напоминание, направляется в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров, получить желаемый результат. Его цель корректно напомнить партнеру о необходимость выполнения, взятых на себя обязательств. Если ситуация конфликтная, то следует упомянуть, о возможных санкциях, которые могут последовать в случае не выполнения обязательств.
Письмо-извинение, направляется в случае невозможности совершения какого-либо ранее запланированного действия. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, заключение договора, поставка и т. п. В
Письмо-извещение, посылается как благодарность выражение или готовность к сотрудничеству, информационное сообщение и т. д. и является проявлением вежливости делового партнера. Ключевыми словами в таких письмах является: доводим до Вашего сведения, ставим Вас в известность, извещаем, сообщаем и т. д. Под таким письмом подпись первого лица не обязательна, считается уместным, если его подпишет секретарь, помощник и т. д.
Письмо-благодарность, в практику деловой переписки вошло недавно, но широко используется в деловом мире, так же, как проявление вежливости, его цель поблагодарить партнера за услугу, приглашение и т. д.
Сопроводительное письмо, составляется для сообщения адресату, о направлении каких-либо ценностей, документов, товаров и т. д. Это письмо является главным бухгалтерским документов, выполняет функцию контроля за прохождением грузов и функцию ярлыка.
В сопроводительном письме используются следующие стандартные выражения: направляем, выражаем, посылаем и т. д. В конце письма обязательно делается пометка о наличие приложения. Например, перечень документов, которые направляются. Данные письма также часто используются, как юридический документ в случае возникновения споров и разногласий между партнерами.
Письмо-оферты содержит формальное предложение определенному лицу заключить сделку с указание всех необходимых для заключения условий. Является одним из вариантов письма-предложения. Получило распространение в последнее время, как вид деловой переписки составит из 2-х частей: изложение сути вопроса и предложения о сотрудничестве, обращение перед текстом письма может не употребляться.
Рекламное письмо должно не просто предлагать товар или услугу, но и стимулировать интерес клиента и желание их приобрести
Письмо-уведомление. Такие письма обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т.е. цели письма-уведомления в основном рекламные.
Помимо деловых писем, публикаций в СМИ и прямой почтовой рассылки, руководители и сотрудники подавляющего большинства компаний регулярно сталкиваются с составлением отчетов, служебных записок, распоряжений, приказов, инструкций, договоров, а также с подготовкой презентационных материалов, как правило, содержащих текстовую и графическую информацию.
Рассмотрим некоторые видыслужебных и деловых документов.
В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, описывается их фактическое состояние. Докладную записку часто поручают написать сотруднику на этапе вхождения в новую должность, после того как он провел предварительный анализ сложившейся на его рабочем участке ситуации и готов изложить свои мысли по поводу увиденного.
Аналитическая записка включает в себя подробный анализ ситуации. Излагаемые факты комментируются и увязываются с ранее поступившей информацией.
Статистическая записка содержит множество цифр, графиков, таблиц. Данные, приводимые в статистической записке, должны быть представлены в определенном порядке, в удобном для восприятия виде.
Объяснительная записка, как правило, служит для объяснения руководству каких-то личных обстоятельств подчиненного, приведших к неким, чаще всего негативным, последствиям— опоздание на работу, нарушение сроков и режима, допущение брака и т.п.
Распоряжение издается руководителем предприятия для решения оперативных вопросов деятельности предприятия. В отличие от приказа в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово («Приказываю»), которое разделяет вводную и распорядительную части документа. Во всем остальном распоряжение составляется так же, как и приказ. Но оно касается отдельных, более частных вопросов, более узкого круга лиц.
Итак, деловое общение является самым массовым видом общения людей обществе.
Деловая коммуникация существует вдвух формах: письменной и устной.
Специфической особенностью делового общения является её регламентированность, т.е.подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эта особенность процесса деловой коммуникации наиболее ярко проявляется именно в сфере письменного делового общения.
Список используемой литературы
663690, Красноярск, ул. Ленина, д.44
Тел/факс 391 24-05-16
На № 2-5/114 от 07.01.2010
Уважаемый Александр Евгеньевич!
Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании. Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца. Оплату (предоплату) гарантируем. Наш расчетный счет р/с 40702810535080000955, в Канском филиале ЗАО КБ «Кедр» г.Канск
663690, Красноярск, ул. Ленина, д.44
Тел/факс 391 24-05-16
на № 12/37 от 01.01.2010
Благодарим за запрос и сообщаем, что можем предложить Вам 200 тонн каучука.
Упаковка стандартная, в соответствии с ГОСТ.
Цена 3,5$ за килограмм.
Товар будет поставляться в течение трех месяцев (начиная с даты получения Вашего заказа) одинаковыми месячными партиями.
Качество полностью будет отвечать представленным образцам.
Настоящее предложение действительно до 15.03.2010 года.
С нами можно связаться по телефаксу (269) 4-05-16.
Финансовому директору Информационного агентства «Интер-Медиа» Иванову Ивану Ивановичу
«О формировании бюджета отдела по связям с общественностью на март 2011 года»
Согласно Вашему указанию от 01.02.2011 мною проведен анализ финансовой эффективности работы отдела по связям с общественностью. Выводы представлены в приложении 1 к настоящей записке.Результаты проведенной работы подтверждают необходимость пересмотра статей бюджета отделана март 2011 года в сторону сокращения затрат на прямую рекламу и увеличения затратна выставочную деятельность. Расчет-обоснование представлен в приложении 2.
Руководитель отделапо связям с общественностью
Генеральному директору Информационного агентства «Интер-Медиа» Сидорову Петру Николаевичу от руководителя отдела спецпроектов Тихоновой Любови Дмитриевны
Прошу предоставить мне отпуск за свой счет с 1 по 5 сентября 2011 года по семейным обстоятельствам.
ООО Информационное агентство «Интер-Медиа» Москва, 123456, ул. Вавилова, д. 3
О создании рабочей группы по проекту «Музеи Москвы»
В связи с открытием финансирования инвесторами проекта «Музеи Москвы»
1. Создать рабочую группу в составе Ковалева А.А., Петровой О.И., Иванова В.В. для осуществления оперативного управления проектом.
2. Назначить Петрову О.И. руководителем рабочей группы.
Генеральный директор Информационного агентства «Интер-Медиа»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания совета директоров
Председатель: В.И. Романов
Секретарь: З.П. Денисова
Присутствовали: 35 человек (список прилагается).
1. Принятие решения о приобретение пакета акций компании «Экспресс».
2. Об утверждении аудитора предприятия.
И.И. Дружинина о совершении сделки по приобретению акций компании «Экспресс».
Приобрести у компании «Экспресс» акции в кол-ве 100 (сто) шт. по цене 5 (пять) руб.
Председатель Совета директоров В.И. Романов
Секретарь З.П. Денисова
Риэлтерская контора «КВАДРАТНЫЙ МЕТР»
П Р И К А З 20.01.2011 №2
Об образовании филиала
риэлтерской конторы «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2»
В целях расширения деятельности фирмы и оказания гражданам соответствующей помощи по вопросам купли-продажи недвижимости
1. Помощнику директора фирмы Стоянову Е.И. образовать филиал риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» г.Заозерном к 01.04.2011 в составе:
2. Главному юристу Хрякову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о филиале риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» к 10.03.2011.
Генеральный директор Подпись В.С.Сенов
Помощник директора Подпись Е.И.Стоянов
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Исследование многопланового процесса развития контактов между людьми в служебной сфере. Изучение особенностей монологических и диалогических видов устного общения. Характеристика коммуникативной, интерактивной и персептивной сторон делового общения.
презентация [108,6 K], добавлен 22.05.2012
реферат [29,5 K], добавлен 30.10.2014
Современный этикет как составная часть внешней культуры человека и общества. Кодекс манер и правил поведения, особенности этикета письменного делового общения. Бланк фирмы: выбор бумаги и шрифтов. Визитная карточка, виды деловых писем, электронная почта.
реферат [34,4 K], добавлен 11.05.2010
Виды, формы и средства общения. Деловое общение как сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Собрание, совещание, телефонный разговор. Регламентированность делового взаимодействия. Способы познания собеседника.
презентация [1,8 M], добавлен 12.12.2013
Характеристики и признаки делового общения. Деловое общение как предметно-целевая деятельность, способ оптимизации и организации разных видов предметной деятельности (научной, коммерческой). Предмет делового общения, его статус среди других видов общения.
курсовая работа [35,1 K], добавлен 08.01.2010
Деловое общение как необходимая часть человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми, анализ разновидностей. Общая характеристика форм выражения делового имиджа. Знакомство с основными особенностями общения в профессиональном коллективе.
реферат [51,1 K], добавлен 10.12.2013
Деловое общение как необходимая часть человеческой жизни и важнейший вид отношений с людьми, его значение в деятельности в организации. Проблемы и перспективы развития делового общения в российской практике. Конфликты в деловом общении и их разрешение.
реферат [39,9 K], добавлен 25.05.2014