Что значит отправить скан документа по электронной почте

Как отправить отсканированный документ по электронной почте

БЮРО ПЕРЕВОДОВ

Бюро переводов — thewords.info — это команда переводчиков, проектных менеджеров, менеджеров по работе с клиентами. Весь процес работы Бюро переводов The Words четко описан в инструкциях и производит перевод строго в соответствии с ними.

Переводчики бюро переводов в Алматы официально производит нотариальный перевод на русский, казахский, английский, турецкий, немецкий и французский языки. Чтобы получить услугу от бюро переводов нажмите на кнопку «написать на вотсап» и мы выполним ваше задание.

Шаг 1

Поместите документ в сканер и выберите низкое разрешение. Хотя сканеры позволяют выбирать высокое разрешение, эта функция лучше всего подходит для передачи фотографий на компьютер для редактирования. Для документов разрешение 100 dpi (точек на дюйм) является хорошим выбором.

Шаг 2

Откройте Панель управления вашего компьютера и выберите «сканеры и камеры» значок, чтобы открыть мастер. Следуйте инструкциям, чтобы выбрать место для сохранения отсканированного документа. Создает новую папку на рабочем столе, чтобы сделать его легко найти файл позже. Сканируйте столько документов, сколько необходимо в эту папку.

Шаг 3

Используйте учетную запись электронной почты и создайте новое сообщение, введя адрес электронной почты получателя в поле «отправить». Вы должны написать адрес точно.

Шаг 4

Поиск в верхней части окна электронной почты, чтобы найти меню «Вставить». При нажатии на него появится раскрывающееся меню, выберите опцию «прикрепить файл» и выберите местоположение вашего документа.

Шаг 5

Выделите нужный документ в папке и дважды щелкните его, чтобы прикрепить его к сообщению электронной почты. Убедитесь, что документ был прикреплен при поиске имени файла в поле «прикрепить» над текстом.

Шаг 6

Повторите шаги с 1 по 5, Если вам нужно приложить больше документов. Отправить по электронной почте, как обычно.

Источник

Как отправить отсканированный документ по электронной почте

Как отправить по электронной почте отсканированный документ. Когда вам нужно отправить информацию по электронной почте, но документ находится на бумаге, сканирование и прикрепление документа к сообщению электронной почты позволяет передавать информацию через ваш обычный аккаунт электронной почты. Все, что вам нужно, это сканер, и вы в порядке на пути к использованию интернета для передачи файла.

БЮРО ПЕРЕВОДОВ

Бюро переводов — thewords.info — это команда переводчиков, проектных менеджеров, менеджеров по работе с клиентами. Весь процес работы Бюро переводов The Words четко описан в инструкциях и производит перевод строго в соответствии с ними.

Переводчики бюро переводов в Алматы официально производит нотариальный перевод на русский, казахский, английский, турецкий, немецкий и французский языки. Чтобы получить услугу от бюро переводов нажмите на кнопку «написать на вотсап» и мы выполним ваше задание.

Шаг 1

Поместите документ в сканер и выберите низкое разрешение. Хотя сканеры позволяют выбирать высокое разрешение, эта функция лучше всего подходит для передачи фотографий на компьютер для редактирования. Для документов разрешение 100 dpi (точек на дюйм) является хорошим выбором.

Шаг 2

Откройте Панель управления вашего компьютера и выберите «сканеры и камеры» значок, чтобы открыть мастер. Следуйте инструкциям, чтобы выбрать место для сохранения отсканированного документа. Создает новую папку на рабочем столе, чтобы сделать его легко найти файл позже. Сканируйте столько документов, сколько необходимо в эту папку.

Шаг 3

Используйте учетную запись электронной почты и создайте новое сообщение, введя адрес электронной почты получателя в поле «отправить». Вы должны написать адрес точно.

Шаг 4

Поиск в верхней части окна электронной почты, чтобы найти меню «Вставить». При нажатии на него появится раскрывающееся меню, выберите опцию «прикрепить файл» и выберите местоположение вашего документа.

Шаг 5

Выделите нужный документ в папке и дважды щелкните его, чтобы прикрепить его к сообщению электронной почты. Убедитесь, что документ был прикреплен при поиске имени файла в поле «прикрепить» над текстом.

Шаг 6

Повторите шаги с 1 по 5, Если вам нужно приложить больше документов. Отправить по электронной почте, как обычно.

Источник

Сканирование и отправка по e-mail – не лучший способ автоматизации вашего бизнеса

Почему возникают проблемы:

Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.

Что такое автоматизация процессов обработки документов?

Автоматизированные процессы обработки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и ускорению работы.

Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.

Как прикрепить файл к письму?

Часто возникает необходимость прикрепить файл к электронному письму, например, прикрепить скриншот, резюме, отчет, презентацию, таблицу и т.д. Для начала давайте определимся, что «прикрепить файл к письму» – это значит, что

Все варианты создания файлов, которые потом можно прикрепить к своему письму, я здесь не берусь перечислить, но основные варианты такие:

Кроме того, можно создать новую папку, объединить несколько файлов в одной папке, затем эту папку с файлами заархивировать, а потом уже прикрепить этот архив с файлами к почте. Для архивации есть архиваторы winRar и бесплатная лицензионная программа 7-zip (http://www.7-zip.org/).

Прежде чем прикрепить файл к письму, Вы пишете электронное письмо. В тексте письма следует упомянуть о том, что к этому письму есть прикрепленный файл с краткой информацией о содержании файла, например, так: «Для наглядности прилагаю к письму файл со скриншотом» или «В прикрепленном файле посмотрите скриншот с изображением проблемы на моем ПК».

После того, как файл прикреплен к письму, письмо можно отправлять.

Разберем на примере двух почтовых ящиков Яндекса и Майла принцип «как прикрепить файл к письму». Этот принцип для разных почтовых ящиков – Yandex, Mail, Gmail, Rambler и т.д. – везде одинаковый, особой разницы нет.

Как сканировать документ?

Иногда может появиться необходимость для сканирования любого документа (для того чтобы отправить его по электронной почте).

Очень часто сканирование документов необходимо осуществлять для того, чтобы сохранить их копии в электронном виде на жестком диске персонального компьютера. Если у вас имеется сканер, который подключен к компьютеру, то на процесс сканирования любых документов у вас будет затрачиваться минимальное время и для этого не требуется никаких серьезных умений и навыков.

Читайте: Несколько способов увеличить скорость Интернета

Для сканирования документов вам необходимо уметь пользоваться любым графическим редактором (обычно на любом персональном компьютере имеется хотя бы одна графическая программа, которая выбирается каждым пользователем по своим потребностям).

Для нормального сканирования рекомендуется пользоваться разрешением сканера равным 150 DPI или 150 точек на дюйм. Цветность изображения необходимо установить на отметку равную 8 битам. Внешний вид окна с настройками может иметь некоторые отличия, что определяется типом сканера, однако назначение у них остается прежним.

Если вы нуждаетесь в сканировании не всего документа полностью, а лишь какой-либо его части, вам нужно заранее указать это в настройках вашего изображения. Для сохранения отсканированного изображения пользуйтесь форматом JPEG с качеством низким или средним. Отсканированный документ обычно имеет размер, составляющий примерно 40-300 Кб.

Читайте: Что такое Windows?

Возможности, которыми обладают современные сканеры, позволяют отсканировать документы, имеющие одностороннюю и двустороннюю печать, без прерывания при этом выполнения операции. В ходе одной операции у вас есть возможность для сканирования многостраничных документов (сохранение документа возможно целиком, или отдельными страницами, в таком случае все отсканированные страницы будет представлены в виде отдельного файла), или одностраничных документов в неограниченном количестве.

Можно отсканировать черно-белые и цветные документы (качество отсканированного изображения при этом будет достаточно высоким). Вы можете даже отсканировать фотографии, для этого надо произвести настройки, которые соответствуют наибольшему разрешению. Многими современными сканерами очень легкостью распознаются любые типы документов (даже имеющие самый мелкий размер текста).

Если планируется отправка отсканированных документов по электронной почте, вы должны обратить внимание какой объем имеет письмо (вес прикрепленного файла с отсканированным документом бывает немалым).

Видео сканирование документов:

Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса

О том, как создать почту на Яндексе, тем самым завести себе аккаунт на Яндексе и иметь возможность пользоваться всеми сервисами Яндекса, я писала в статье «Аккаунт Яндекса».

Итак, почтовый ящик есть на Яндексе, пишем письмо, заполняя поля «Кому», «Тема» и поле для письма. Затем кликаем по кнопке «Прикрепить файлы» (цифра 1 на рис. 1):

Рис. 1 В почте Яндекс прикрепляем файл к письму

После клика по кнопке «Прикрепить файлы» перед Вами откроется окно «Выберите файлы для отправки», в котором

Рис. 2 Ищем на своем компьютере файл для отправки почтой

Собственно, на этом прикрепление файла к письму закончено:

Рис. 3 Файл прикреплен к почте Яндекса. Письмо можно отправлять.

При желании можно проверить, тот ли файл мы загрузили. Для этого кликаем по имени прикрепленного файла или по кнопке «Посмотреть» (цифра 1 на рисунке 3).

Если выясняется, что файл загрузили не тот или что-то не так, тогда надо кликнуть по красному крестику рядом с именем файла (цифра 2 на рисунке 3) – файл будет удален, и автоматически откреплен от письма.

Можно прикрепить еще несколько файлов к одному и тому же письму. Опять кликаем по кнопке «Прикрепить файл», находим файл, кликаем по «Открыть». Если файлы небольшого размера, то прикреплять к одному письму можно много файлов. На приведенном скриншоте прикреплено два файла: с именем «145_Два окна одновременно» и с именем «Опросы».

Иногда удобнее создать новую папку, все файлы для прикрепления к письму положить в эту папку, папку заархивировать и потом этот архив прикрепить к письму, также как прикрепляется обычный файл.

Как прикрепить файл к письму и отправить его

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.

Технология пересылки файлов следующая:

Пример

1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.

2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.

Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.

3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).

4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.

Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:

И открываю папку Договоры:

Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.

Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.

Это означает, что файл добавился к письму.

5. Для отправления письма нажимаю на кнопку «Отправить».

Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Как прикрепить файл к письму в почте Mail.ru

Повторяем все те же шаги, описанные выше:

Рис. 4 Прикрепляем файл к почте mail

После того, как текст письма готов,

все – файл прикреплен (рис. 5):

Рис. 5 Файл прикреплен к почте mail

Здесь красный крестик напротив имени прикрепленного файла – для открепления файла от письма.

Как понять, что к письму прикреплен файл

Если во Входящих письмах Вы увидите значок скрепки напротив полученного письма (цифра 1 на рис. 6 – кликните по рис. для его увеличения), то скрепка означает, что к этому письму прикреплен файл.

Рис. 6 Как понять, что к письму прикреплен файл

Можно кликнуть по значку скрепки (цифра 1 на рис. 6).

Тогда Вы увидите в выпадающем окне список прикрепленных файлов (цифра 2 на рис. 6). Заодно можно подумать, стоит ли открывать эти файлы. Если отправитель подозрительный, то прикрепленные файлы НЕ стоит открывать.

Обратите внимание на меню “Файлы” (цифра 3 на рис. 6). Если кликните по “Файлы”, то увидите список всех присланных Вам файлов из всех ваших письмах.

Если Вы удаляете письмо из своей почты, то одновременно с письмом удаляются и прикрепленные к нему файлы.

Упражнение «Как прикрепить файл к письму»:

Напишите три письма самому себе (на свой почтовый ящик):

Например, если упражнение выполнять мне, то я буду тренироваться, посылая письма с прикрепленными файлами с ящика info@compgramotnost.ru на тот же ящик info@compgramotnost.ru

P.S. Статья закончилась, но можно еще почитать:

Как сделать подпись в электронном письме Mail.ru?

Как сортировать письма Майл ру по папкам

Как в эл.почте Яндекс сортировать письма по папкам

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам.

Яндекс

Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

Читать дальше: Договор на возмещение транспортных расходов образец

Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.

1Почта Gmail

После того как вы зайдете в электронную почту Джимэйл, необходимо совершить следующие действия:

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Подробнее об архивации можно узнать из вот этого урока.

Нюансы

Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.

Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото».

2Почта Mail.ru

После того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, необходимо совершить следующие действия:

Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса

О том, как создать почту на Яндексе, тем самым завести себе аккаунт на Яндексе и иметь возможность пользоваться всеми сервисами Яндекса, я писала в статье «Аккаунт Яндекса».

Итак, почтовый ящик есть на Яндексе, пишем письмо, заполняя поля «Кому», «Тема» и поле для письма. Затем кликаем по кнопке «Прикрепить файлы» (цифра 1 на рис. 1):

Рис. 1 В почте Яндекс прикрепляем файл к письму

После клика по кнопке «Прикрепить файлы» перед Вами откроется окно «Выберите файлы для отправки», в котором

Рис. 2 Ищем на своем компьютере файл для отправки почтой

Собственно, на этом прикрепление файла к письму закончено:

Рис. 3 Файл прикреплен к почте Яндекса. Письмо можно отправлять.

При желании можно проверить, тот ли файл мы загрузили. Для этого кликаем по имени прикрепленного файла или по кнопке «Посмотреть» (цифра 1 на рисунке 3).

Если выясняется, что файл загрузили не тот или что-то не так, тогда надо кликнуть по красному крестику рядом с именем файла (цифра 2 на рисунке 3) – файл будет удален, и автоматически откреплен от письма.

Можно прикрепить еще несколько файлов к одному и тому же письму. Опять кликаем по кнопке «Прикрепить файл», находим файл, кликаем по «Открыть». Если файлы небольшого размера, то прикреплять к одному письму можно много файлов. На приведенном скриншоте прикреплено два файла: с именем «145_Два окна одновременно» и с именем «Опросы».

Иногда удобнее создать новую папку, все файлы для прикрепления к письму положить в эту папку, папку заархивировать и потом этот архив прикрепить к письму, также как прикрепляется обычный файл.

Читать дальше: Госпошлина за повторную выдачу свидетельства инн

Сканирование документа

Протрите стекло сканера чистой мягкой тканью. Поместите документ лицевой стороной вниз на стекло сканера. Выровняйте его с помощью направляющих маркеров по периметру стекла, а затем опустите крышку. Выберите «Сканирование» в меню принтера, выберите компьютер, на который вы хотите сканировать документ, выберите тип файла и запустите сканирование. В качестве альтернативного способа откройте программное обеспечение, которое вы установили во время установки, и отсканируйте документ со своего компьютера.

Поиск нужного документа

Найти нужные документы можно и по заданным именам – откройте окно поиска файлов в меню «Пуск» или в окне «Мой компьютер» (раздел «Поиск: этот компьютер»). Далее введите название документа и перейдите в найденную папку (клик на документ правой кнопкой и клик на пункт выпавшего меню «Показать в папке»).

Если документы имеют слишком большой объем

При невозможности прикрепления документов ввиду большого объема файла – используйте виртуальный диск почты. Почти всегда файлы автоматически загружаются на диск автоматически, но если он переполнен – имеет смысл пользоваться файлообменниками. Вы без труда найдете их в сети. Для того чтобы загрузить файлы добавьте их в архив, нажмите кнопку «Загрузить», выберите созданный архив и нажмите «ОК». По итогам загрузки вы получите ссылку на документ и сможете указать ее в письме. Получатель скачает архив и получит доступ к необходимым документам.

Есть ли альтернатива?

Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.

Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX.

Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес

При обычном сканировании и отправке документа по электронной почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более того, данный подход может навредить вашему бизнесу.

● Несоответствие нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ, отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести к серьезным последствиям.

● Разные форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.

● Ограничения форматов. Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

● Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального устройства.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы отправить документ по электронной почте

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись электронной почты, чтобы вы попали на панель управления (на главной странице) своей учетной записи электронной почты.

Шаг 3: Как только ваше новое электронное письмо будет открыто, введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому». Затем поставьте заголовок для своей электронной почты в поле «Тема» и введите свое сообщение.

Шаг 4: Нажмите на значок скрепки в нижней части окна компоновки.

Шаг 6: вы увидите, что ваш документ был прикреплен по электронной почте по имени его файла, появляющегося в синем тексте внизу окна компоновки.

Шаг 7: Если вы хотите прикрепить другой документ, снова щелкните значок скрепки и повторите шаги 4 и 5.

Шаг 8. Когда вы будете готовы отправить свое письмо, нажмите «Отправить».

Источник