Что значит организовывать собственную деятельность
Как организовать свою деятельность эффективно: 10 простых, но работающих советов
В настоящее время существуют сотни книг и тысячи доступных мобильных приложений, позволяющих повысить продуктивность. Тем не менее, самоорганизация может стать для вас жестким и сложным испытанием.
Далеко не каждый человек стремится к упорядоченной жизни, пребывая в восторге от бесконечных списков дел. Этот опыт может быть подавляющим для творческих личностей или для тех, кто не любит тратить время на организацию процесса. Да, люди обладают разными характерами, темпераментом и типом личности. Поэтому нельзя всех без исключения уместить в одни и те же рамки.
Но если существуют лучшие решения для повышения производительности, почему мы не можем воспользоваться их преимуществами? Это облегчит вашу рабочую нагрузку, а не усложнит вашу жизнь. Перед вами 10 лучших советов, позволяющих управлять временем. Взяв их за основу, вы навсегда расстанетесь с прокрастинацией и ленью.
Правильные инструменты для работы
Чтобы освоить азы тайм-менеджмента, вам необходимо запастись правильными инструментами для работы. Впрочем, этот совет пригодится вам во всех сферах жизни, поэтому точно не будет лишним. Потратьте время, чтобы купить хороший ежедневник (я предпочитаю с пронумерованными крупным шрифтом датами и ленточной закладкой), цветные клейкие стикеры, маркеры, блокнот с отрывными листами, хорошую ручку. В обязательном порядке вам понадобится приложение «Календарь» и «Таймер».
Упрощение
Не выбирайте сложные пути, поэтому откажитесь от ведения электронного ежедневника или приложения «Напоминание». По своему опыту знаю, что когда под рукой находятся ежедневник, блокнот и ручка, тратится в два раза меньше времени на заполнение. Еще один очевидный минус гаджетов: пока вы загружаете нужное приложение, вы упустите гениальную мысль, которая только что пришла к вам в голову.
Откажитесь от идеи приобрести умные часы
Умные часы на вашей руке – это не обязательный инструмент для управления временем. Вряд ли этот модный гаджет увеличит ваши интеллектуальные способности в глазах других людей. Но если вы придете на встречу и достанете из сумки стильный ежедневник и ручку, окружающие немедленно подумают о высоком уровне вашего профессионализма.
Держите свое место в чистоте
Отсутствие признаков беспорядка на рабочем столе станет благодатной почвой для достижения целей. Без сожаления расстаньтесь с вещами, которые вы не используете, переместите старые документы в архивные файлы. Творческий беспорядок хорош только при рождении шедевров живописи и поэзии. У чистого рабочего места есть еще один несомненный плюс: вы значительно экономите время на поиски нужных вещей.
Составление списков дел
В течение дня вам предстоит сделать много дел. Какие-то из них будут важными, а какие-то второстепенными. Только представьте, сколько информации придется удерживать вашему мозгу, если вы не будете составлять списки! Терпеть не можете упорядоченность? Упростите себе задачу, не расписывая по времени каждое дело. Это даст возможность сохранять спокойствие и ничего не упустить из вида.
Предварительное планирование
Заранее планируйте свой день. Это позволит сэкономить время и нервы. Даже пятиминутный просмотр записей в ежедневнике позволит избежать стресса и перегруженности. В вашей голове поселится уверенность в том, что вы держите в руках нити управления над своей жизнью.
Ранний подъем
Все мы знаем эту поговорку: кто рано встает, тому Бог подает. Ранние утренние часы могут быть самыми продуктивными. Ваш мозг работает на высокой скорости и еще не перегружен усталостью. Возьмите за правило вставать раньше на час. В это время вы можете сделать что-то полезное для себя или заняться планированием на ясную голову.
Не позволяйте спонтанным событиям вклиниваться в ваши планы
Помните, что ни одно событие не должно вклиниться в ваши существующие планы. Назначайте встречи в соответствии с вашим существующим графиком. Даже если партнеры убеждают вас в срочности мероприятия, вы должны быть непреклонны.
Сущность организационной деятельности
Понятие организации
Любая деятельность осуществляется в соответствии с какими-либо закономерностями, правилами, формами, принципами или намерениями. Деятельность организма животного осуществляется в соответствии с физиологическими закономерностями, деятельность механизма, созданного человеком, осуществляется согласно кинематической схеме, конструкции, но только деятельность человека может быть организованной.
1. Качество или форма взаимодействия элементов системы или процесса (так сказать, его «упорядоченность»).
2. Вид деятельности человека по упорядочиванию чего-либо (организовывание).
3. Какая-либо общность, объект, система, учреждение и т. п.
Применительно к хозяйственной деятельности организация как форма выражает характер взаимодействия материальных, трудовых, информационных и иных элементов субъекта деятельности в процессе создания продукции и оказания услуг.
Организация как специфический вид деятельности по упорядочиванию взаимодействия элементов в системе представляет собой совокупность научных, проектных, управленческих, распорядительских методов изучения, создания, поддержания либо преобразования имеющихся ресурсов для достижения поставленных целей.
Понятие организации как общности, объекта может быть отнесено к любому предприятию, его подразделению, отдельному коллективу, которые выступают как единое целое в рамках взаимодействия с окружающей средой.
Сущность организационной деятельности
Организация как вид управленческой деятельности является наиболее древней функцией. Необходимость появления функции «организация» определилась в результате разделения и кооперации труда человека. Очевидно, что результаты совместной работы коллектива специалистов не могут быть достигнуты сами по себе.Для достижения высоких результатов необходимо, чтобы совместные усилия были четко скоординированы, т. е. правильно подобраны участники совместной работы, каждый из которых представлял бы четко круг своей работы и ее вклад в конечный результат.Средства достижения цели должны быть согласованы.В согласовании и координации средств достижения цели и проявляется основное назначение функции «организация».
Потребность в организации возникает тогда, когда желаемый результат достигается действиями коллектива исполнителей, или, когда деятельность руководителя отличается сложностью выполнения. Наборы этих действий характеризуются следующими важными чертами:
а)желаемый результат или цель достигается коллективными действиями по планированию, анализу, учету и контролю. Это значит, что функция организации обеспечивает совместную работу групп менеджеров и специалистов, выполняющих вышеуказанные общие функции, т. е. выполнение этих видов деятельности, нуждается в организации;
б)в соответствии с принципом иерархичности для повышения управляемости в процессе достижения целей руководитель вынужден передавать значительную часть работ на нижестоящие уровни. Следовательно, эти виды деятельности должны координироваться руководителем;
в)проблемы, с которыми приходится иметь дело менеджеру, слишком велики, чтобы их можно было решать без определенной подготовки. Подготовительной деятельностью по отношению к проблемам руководителя является организация его работы. Она делает работу руководителя эффективной или облегчает ее выполнение. Иными словами, работа самого руководителя должна быть правильно организована.
Все вышеизложенное позволяет дать следующее определение.
В специальной литературе существуют так же другие определения, такие как, на пример:
«Организация— это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей».
«Когда мы говорим об организации, то подразумеваем вид организационной деятельности (функции), которая призвана обеспечить выполнение плана (программы) или создает условия для принятия плана».
Данные понятия имеют отношение к функции «организация», но, по-существу, отражают процесс формирования организационной структуры управления.Организационная деятельность осуществляется постоянно и связана с оперативными процессами управления. Подавляющая часть организационных задач сводится к подготовке и вводу управленческих решений в действие и согласованию совместной деятельности людей, организованных в группы, а также распределению и делегированию полномочий в структуре аппарата управления.
Правила организованности и самодисциплины. Самодисциплина: установка и мотивация
Преимущества
Преимущества организованности очевидны. Человек, обладающий этим качеством, может сделать хорошую карьеру, поскольку умеет вовремя решать поставленные задачи, не затягивает со сроками, создает благоприятный имидж компании. Он вызывает уважение у окружающих, поскольку никогда не опаздывает, никого не подводит и отличается ответственностью. Но самое главное – организованность позволяет достичь любых целей, которые ставит перед собой человек.
Например, организованный выпускник школы хочет стать студентом определенного вуза. Он методично готовится к поступлению, прорабатывая весь необходимый материал и успешно добивается своей цели. Далее, уже будучи студентом, он вовремя готовится к семинарам, зачетам и экзаменам. У него нет цейтнотов, потому что все делает вовремя. Шансы вылететь из вуза для него равны нулю. Напротив, зачетка работает на студента, преподаватели его любят, у него есть шансы еще в вузе найти работу не в ущерб учебе. После вуза выпускник устраивается на работу и – опять же – благодаря своевременному выполнению заданий руководства — имеет все шансы на повышение.
Можно привести и другой пример, из другой сферы. Например, человек хочет съездить в будущем году в Таиланд. Денег на эти нужды у него нет. Стоимость путевки с вылетом из Москвы составляет 1,5 тысячи долларов. Организованный человек оформляет депозит и откладывает на него по 170 долларов в месяц – на путевку плюс с собой. Опять же, благодаря своей дисциплинированности, через год он накапливает указанную сумму и отправляется в отпуск, о котором его друзья продолжают лишь мечтать.
Преимущества организованности очевидны и в других сферах жизни. Для человека нет границ. Захотел похудеть – начал заниматься фитнесом и постройнел. Всего-то и нужно, что не пропускать тренировки в фитнес-клубе. Захотел больше успевать? Спланировал свой день по-новому – вот вам и экономия времени, и появление резервов.
«Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успеть всё», Дэйв Креншоу
Способность браться за несколько дел одновременно считается добродетелью успешного человека со времён Гая Юлия Цезаря. Дэйв Креншоу с помощью конкретных кейсов разоблачает этот миф и доказывает: погнавшись за всеми зайцами сразу, вы просто сорвёте дедлайн. Вместо того чтобы пытаться сделать всё одновременно, автор советует научиться переключению между задачами. Делать это проще всего, тренируя внимание.
Книга будет полезна тем, кто хочет изменить свои рабочие привычки или просто проверить, действительно ли многозадачность так хороша, как о ней говорят.
Признаки организованности
Войти на сайт
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
Автор: Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва, кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного университета аpxитектуры и стpoительства.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Правила личной организованности и самодисциплины
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
Copyright 2014 © Элитариум
Как стать организованным?
Прежде всего, следует отбросить мысли, что организованность – врожденное качество. На самом деле каждый может стать организованным. Было бы желание. Что для этого нужно?
Став организованным человеком, вы тут же ощутите все плюсы. Больше никаких стрессов, беготни, нервотрепки и депрессии. Успехов!
Автор: Марина Тумовская
Самодисциплина и сила воли
К счастью, у вас всегда есть возможность развить этот навык самостоятельно. Причем не важно, на каком уровне он находится у вас сейчас, так как всегда есть возможность сделать его еще лучше. Сразу же стоит отметить, что самодисциплина и сила воли хоть и являются сильно похожими явлениями, но они не совсем совпадают. Хотя, возможно, соприкасаются на 90% или даже больше.
И в том и в другом случае речь идет о том, чтобы противостоять желаниям делать что-то или наоборот, чего-то не делать. Но если сила воли – это исчерпаемый ресурс или, как говорится, психологическая мышца, то самодисциплина – это образ жизни или модель поведения, как вам будет угодно. Конечно, некоторые читатели могут со мной не согласиться. Приводите свои аргументы в комментариях, с радостью подискутируем.
В связи с этим методы, применяемый для развития самодисциплины будут немного отличаться. Если хотите, сила воли – это спринт, принятия конкретных решений, а самодисциплина – это кросс, то есть возможность долго находится в выбранном векторе развития. Если вы стремитесь достичь каких-то сложных, по-настоящему трудных целей, то без этого навыка вам просто-напросто не обойтись.
Главная задача, которую необходимо решить при развитии самодисциплины заключается в том, чтобы для вас стало привычным состояние полного самоконтроля. То есть, чтобы вам больше не приходилось заставлять себя что-либо делать. Вы четко осознавали, что именно и когда именно вам нужно и делали это без лишних промедлений или психологического сопротивления. Согласитесь, неплохая перспектива?
В данный момент я учусь рисовать. У меня есть конкретная цель – начать зарабатывать на фотостоках до определенной даты. Для этого мне необходимо много учиться и практиковаться. Однако вместо того, чтобы просто развиваться в данном направлении, я решил еще и практиковаться в самодисциплине, применяя методы и приемы, описанные ниже. Все это позволяет мне достигать гораздо больших результатов и чувствовать себя гораздо более уверенным, сильным и по-настоящему целеустремленным.