Что значит неформализованный документ в электронном документообороте
Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт
Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.
ЭДО для товарного учета
Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.
Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.
Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.
Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.
Алгоритм работы с неформализованными документами
Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.
Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:
Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).
Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.
Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:
Формализация неструктурированного ЭДО
Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.
1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.
2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.
На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.
3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.
4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.
Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО
В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:
В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Как подключиться к электронному документообороту
Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.
Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.
Для чего нужен ЭДО
Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.
Также благодаря ЭДО можно:
Что можно отправлять через ЭДО
Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.
С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.
Формализованные документы
Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.
К формализованным относятся:
К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:
При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.
Неформализованные документы
Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.
К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.
Как работает ЭДО
Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:
Если вы отправляете документ
В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.
Если вы получаете документ и требуется подпись
После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.
Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.
Как выбрать оператора ЭДО
Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.
Работа с документами
Поиск документов
Для поиска необходимого документа в списке ваших Входящих или Исходящих можно воспользоваться фильтром поиска (рис. 16).
Есть 2 фильтра поиска:
1. По ИНН – выбираете фильтр по ИНН, вводите его и получите все документы по данному контрагенту. Такой запрос можно делать во всех разделах ЭДО – Входящие, Исходящие, Черновики. (рис. 17)
2.По ID Документа – Выбираете фильтр по ID, вводите его получите документ, который зафиксирован под данным номером. (рис. 18)
Получение и ознакомление с документом.
Все отправленные на имя компании документы по ЭДО доступны в разделе «Входящие» (рис. 19).
Для детального ознакомления с документом, необходимо нажать левой кнопкой мыши по строке документа. Откроется окно просмотра документа, в верхней части окна указано название компании отправителя документа, ИНН отправителя, название документа, возможность скачать сам документ и подпись к нему (рис. 20).
Подписание документа.
Для подписания документа после ознакомления необходимо в списке документов на вкладке «Входящие» нажать «Подписать». Также это можно сделать из окна просмотра документа (рис. 21 и 22).
После нажатия кнопки «Подписать» откроется окно выбора КЭП подписанта. Выбираете КЭП, и жмете продолжить (рис. 22).
Далее необходимо выбрать дату принятия товаров / услуг и нажать кнопку «Подписать» (рис.23).
После этого документ будет подписан с вашей стороны в разделе «Входящие» его статус перейдет в «Подписан» (рис. 24).
Если по каким-то причинам вы не будете подписывать пришедший документ, то его можно отклонить. Это можно сделать также с окна «Входящие» или из открытого окна документа (рис. 25).
После нажатия «Отклонить», также откроется окно подписания. Необходимо выбрать сертификаты подписанта и нажать «Продолжить» (рис. 26).
Далее необходимо указать причину отклонения и нажать кнопку «Отклонить» (рис. 27).
Статус документа изменится на «Отклонен», а отправитель в своем кабинете ЭДО увидит, что его контрагент не принял документ (рис. 28).
Отправка формализованных документов.
К формализованной документации относятся следующие документы: УПД, УКД, АКТ, Торг-12. Для отправки необходимо нажать на кнопку «Добавить документ» — УПД / УКД / АКТ / Торг-12 (рис. 29).
Чтобы отправить такие документы своему контрагенту, необходимо сформировать документ в формате XML. Для корректного формирования документа мы выпустили обработки, которые дополняют функционал систем 1С.
Список актуальных обработок можно найти по ссылке — https://platformaofd.ru/pdf/edo-files/ofd-edo.rar Архив содержит установочный файл и инструкцию по эксплуатации.
После формирования файла, вкладываем его в отправку. Далее на выбор доступны две опции.
Если нажать кнопку «Создать», то данное отправление сформируется, но попадет в раздел Черновики. Оттуда документ можно будет отправить в любое время.
Если нажать «Подписать», то, выбрав КЭП подписанта, вы сразу сможете заверить данный документ и отправить своему Контрагенту (рис. 30 и 31).
Отправка неформализованных документов.
К неформализованной документации относятся любые другие документы, которыми обмениваются контрагенты и которые хотят подписать через ЭДО. Документы должны быть следующих форматов – pdf, doc, docx, xsl, xslx, rtf.
Чтобы отправить такой документ – нажимаем на раздел «Добавить документ» — Неформализованный (рис. 32).
Далее присваиваем название документу в разделе «Тема». И вкладываем сам файл.
ВАЖНО: Размер вкладываемого файла не должен превышать 1мб.
Вводим ИНН клиента. Форма сама подтянет КПП, Наименование и ID организации в ЭДО (рис. 33).
После заполнения необходимых полей, данный документ можно сразу отправить своему контрагенту. Нажав «Подписать», вы попадаете в раздел выбора КЭП. Выбираете КЭП и жмете «Продолжить». Данный документ попадет в раздел «Исходящие» и будет отправлен контрагенту (рис. 34).
Если по каким-то причинам вам необходимо отправить документ позже, то нажатием кнопки «Сохранить», вы поместите данный документ в раздел «Черновики» и сможете вернуться к нему в любое время (рис. 35 и 36).
Получение подписей документов
После подписания документов в ЭДО, формируются подписи со стороны принимающей и отправляющей стороны.
Статус обработки документа в ЦРПТ
Каждая УПД, содержащая в себе коды маркировки после подписания отправляется в ЦРПТ. Чтобы проверить статус отправки и обработки документа в ЦРПТ, необходимо.
На главном экране ЛК Эдо включить кнопку «Документы с маркировкой» (рис. 39).
Выбираете необходимый вам документ и нажимаете на значок «i» в графе «Состояние». Значок «i» имеет 3 цветовых значения: Зеленый (документ обработан), желтый (документ обрабатывается), красный (ошибка обработки документа) (рис. 40):
Нажав на «i», вам откроется статус обработки данного документа в системе Честный знак. Каждый документ проходит несколько этапов обработки в ЦРПТ:
В случае возникновения ошибки на любом из этапов обработки – вам будет доступен для скачивания Json ответа от ЦРПТ. Скачав данный документ, можно обратиться за помощью в систему Честный Знак, чтобы вам дали ответ, почему документ не обработался.
Обмен электронными документами — осталось полшага
Обмен электронными документами — осталось полшага
Директор компании «1С-КПД», более 15 лет работает в ИТ-сфере. Руководитель более 10 проектов внедрения системы «1С:Документооборот». Соавтор учебных курсов по системе «1С:Документооборот» и книг «1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов» (2014) и «1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов» (2018).
Тенденции в области управления документами
Пандемия и массовый переход предприятий на удаленную работу скорректировала приоритеты в развитии систем электронного документооборота. Если еще полгода назад все говорили о роботах, искусственном интеллекте, больших данных, то сейчас вектор сменился. Проанализировав потребности наших клиентов, мы выделили следующие тенденции.
Тренд № 1. СЭД (системы электронного документооборота) все глубже проникают в бизнес-процессы предприятий. В последнее время организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления процессов нижнего уровня. И пандемия сильно ускорила этот процесс. Современные СЭД способны очень глубоко интегрироваться в деятельность компаний, как функционально, так и технологически. Например, система «1С:Документооборот» не имеет никаких ограничений для интеграции с какими бы то ни было решениями и это большое достижение разработчиков «1С», а функционально имеет возможности для автоматизации бизнес-процессов всех уровней управления, нет ограничений на бизнес-активности, которые поддерживает это решение. СЭД и систему «1С:Документооборот» в частности, крупные компании уже рассматривают как ключевые системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. И те преимущества, которые продемонстрировали СЭД в условиях карантина и удаленной работы, еще более усиливают этот тренд.
Тренд № 2. СЭД одна из ключевых систем для организации работы общих центров обслуживания (ОЦО). Холдинги и сложные организации, все чаще проводят реорганизацию бизнеса, выделяя центры обслуживания, и переводя эту функцию зачастую в более экономичные по затратам регионы. Такие центры выполняют обеспечивающие функции предприятия: ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, кадровый учет, документооборот и другие. Многим известны проекты создания ОЦО в таких крупных компаниях, как «Мегафон», «Северсталь» и НЛМК и многие другие.
СЭД занимает в организации таких ОЦО одну из ключевых ролей, за счет возможности создания единой информационной базы для хранения документов, организации архива, автоматизации рутинных операций, учета рабочего времени и других важный функций. О своих проектах автоматизации ОЦО на базе «1С:Документооборот» мы уже писали ранее.
Тренд № 3. Рост важности обмена электронными документами с контрагентами и государством. Это правда, старый тренд, российский рынок электронного документооборота между организациями начал развиваться еще в 1990-х годах, а массовым обмен электронными документами между компаниями стал после 2010 года. Но, к сожалению, большинство компаний откладывало этот вопрос, до нынешнего кризиса, количество компаний, перешедших на обмен электронными документами, росло очень медленно. В первую очередь это связано с тем, что технологические возможности росли быстрее, чем готовность нормативной базы, это вызывало у бизнеса ряд опасений.
Однако, в настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными финансовыми документами, полностью решены (см. врезку «Избранные законодательные акты в области электронного документооборота»), и это устраняет последний серьезный барьер к переходу на электронный документооборот. А тренды 1 и 2 еще более усиливают важность обмена электронными документами с контрагентами и государством.
Немного теории
Поясним несколько понятий, важных для понимания. Что такое электронный документ? Электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Также очень важно разделить понятие «электронный документооборот» (ЭДО) и понятие «система электронного документооборота» (СЭД). Под электронным документооборотом мы понимаем обмен электронными документами организации, это процесс. Под системой электронного документооборота мы понимаем систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также систему поддержки процессов взаимодействия между сотрудниками. Электронные документы, не имеющие оригиналов в печатной форме, могут создаваться, в свою очередь в системах электронного документооборота и подлежать обмену с контрагентами по каналам связи. На данный момент законодательство в области электронных документов достаточно полное (см. врезку) и практически все документы, за исключением некоторых кадровых документов, могут создаваться и передаваться за пределы организации в электронной форме.
Неформализованные документы организации также могут быть переведены в электронный вид и ими можно обмениваться с контрагентами. Уже есть примеры, когда компании ведут официальную переписку или обмениваются проектной документацией в электронной форме.
Здесь можно задать вполне ожидаемый вопрос: является ли отправка документов по электронной почте электронным документооборотом? Да, отправка документов по электронной почте тоже является обменом электронными документами. Но здесь нужно отметить, что такой обмен не является в достаточной степени защищённым, а значит, возможна утечка информации. Поэтому службы безопасности крупных компаний не приветствуют обмен документами по электронной почте. Так что в случае с неформализованными электронными документами, к обмену которыми не предъявляются требований на законодательном уровне, компании самостоятельно определяют способ передачи документов с контрагентами и это также может быть сервис «1С-ЭДО».
Системы готовы к электронному документообороту
Системы на платформе «1С:Предприятие 8» поддерживают электронный документооборот и позволяют обмениваться с контрагентами электронными документами. Пользователю систем фирмы «1С» не придется усложнять свой ИТ-ландшафт и нести дополнительные затраты. К примеру, в учетные системы, например «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:ERP Управление предприятием 2», уже встроен модуль сервиса «1С-ЭДО», который работает с несколькими операторами электронного документооборота, а также поддерживает роуминг с другими операторами. Этот модуль позволяет обмениваться первичными документами с контрагентами сразу из коробки.
Допустим, компании хотят, вести официальную переписку, или обмениваться проектной документацией, при этом использовать защищённые каналы для передачи информации и документов. В этом случае можно использовать систему «1С:Документооборот» со встроенным модулем обмена электронными документами, позволяющим обмениваться документами не покидая системы.
Преимущества и эффекты от обмена электронными документами
Рассмотрим подробнее плюсы обмена электронными документами с внешними компаниями.
Во-первых, сокращение издержек. Такие издержки на первый взгляд могут быть незначимыми для компании, но в совокупности и в долгосрочной перспективе их сокращение приведёт к вполне заметной экономии средств:
Во-вторых, повышение эффективности деятельности. Это выражается в скорости поиска и обмена электронными документами. Скорость обмена электронными документами в сотни, если не тысячи раз быстрее, чем обмен физическими документами через курьерские службы или почту. В настоящее время информация — это, наверное, одна из главных ценностей для любой организации, а значит, скорость и надежность её передачи должна быть на высоте, это становится серьезным конкурентным преимуществом.
В-третьих, автоматизация рутинных операций. Перевод документооборота в электронный вид позволяет автоматизировать операции и бизнес-процессы. Это может быть автоматическая обработка документов, автоматическая постановка задач и так далее. Автоматизация бизнес-процессов крайне важна для компаний и может помочь сэкономить много рабочего времени, которое тратится на монотонные однотипные задачи.
В-четвёртых, безопасность. Электронный документооборот надежнее и безопаснее классического документооборота. Сертифицированные каналы ЭДО являются достаточно защищёнными, чтобы можно было пользоваться ими для передачи конфиденциальной информации, вместо почты или курьерских служб и не переживать о том, что случится утечка информации. А операторы ЭДО очень серьёзно относятся к защите передаваемых документов, и каждый год улучшают меры безопасности каналов передачи данных.
Все без исключения клиенты после внедрения СЭД и электронного документооборота с внешними компаниями отмечают эти преимущества.
Эффекты в цифрах
Один из клиентов, оценивая экономический эффект от внедрения, помимо классических затрат на бумагу, расходные материалы и доставку, произвел интересные расчёты. Логика оценки экономического эффекта может быть следующей.
Помимо исчисляемых выгод, есть и те, которые невозможно измерить, но многие знают об их существовании: