Что значит н в номере приказа
Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:
При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Что значит присвоить номер приказу
Присвоить номер приказу — значит:
Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:
Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.
Как присвоить номер приказу
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Итоги
Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».
Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.
Для чего нужна нумерация документов
В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:
Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.
Что обозначает присвоение номера
Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:
Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.
Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?
Посмотреть ответ
Особенности присвоения номера
Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:
Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.
Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.
Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:
В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.
Какие бумаги подлежат нумерации
Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:
Все эти приказы должны быть пронумерованы.
Модели организации нумерации
Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:
Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.
Журнал регистрации приказов
Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.
ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.
У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.
Порядок присвоения номера
Рассмотрим порядок присвоения индекса:
ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.
Примеры
Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:
Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.
Приказ о нумерации приказов
Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.
Значение
Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:
Разновидности приказов
Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.
Приказы делят по разным видам. В частности:
Специфика
Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:
Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.
Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.
Элементы приказа о нумерации приказов
Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:
Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:
Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.
Нюансы
Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.
Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.
Дополнительное удобство
Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.
Сроки
Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.
Возможные ошибки
Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.
Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.
Приказ Минфина РФ № 126н: особенности применения
эксперт в закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ, кандидат юридических наук
С 1 ноября 2020 года вступили в силу изменения в применении Приказа Минфина РФ № 126н. Рассказываем, как им пользоваться
Приказ Минфина РФ № 126н регулирует условия допуска иностранного товара в системе закупок с национальным режимом. Приложения в приказе теперь разделены на два вида. Если раньше был только общий перечень, определенный Приказом Минфина, то теперь два приложения.
Более подробно об особенностях применения Приказа Минфина № 126н — в вебинаре эксперта Контур.Школы.
Условия допуска товара согласно Приказу Минфина № 126н
Первое приложение — это та же система требований, что и была раньше в Приказе № 126. Перечень, к которому нужно применять условия допуска, общий размер преференций составляет 15%. Ну а Приложение 2 — это перечень товаров, закупки которых осуществляются в рамках национальных проектов и программ. Размер преференций здесь установлен уже в 20%.
Обращаем внимание на требования формирования лотов с учетом названных приложений: не могут быть предметом контракта одновременно товары, указанные в приложениях и не указанные в них. Следовательно, если заказчику требуется совокупная закупка товаров, товарные позиции которых указаны в Приложении 1 и в Приложении 2 к Приказу № 126н и вообще не включенных в эти перечни, то речь идет о разных закупках (с учетом того, что законодательно установлены соответствующие условия допуска для приобретения названных товаров).
Условия допуска применяются исключительно в конкурентных способах закупок!
Перечни Приказа № 126н несколько изменились: из условий допуска исчезли отдельные позиции, такие как моющие средства, ферменты, стеклянные изделия и проч., при этом часть из них была добавлена в обновленный перечень. Ограничения для приобретения товаров промышленного производства в полной мере отражены в Постановлении Правительства № 617, и это тоже одно из направлений Нацрежима. Соответственно, размер преференций будет зависеть от применяемого требования в рамках закупок соответствующего товара, который попал либо в Приложение 1, либо в Приложение 2.
Помимо того, что Приложение 2 — это перечень, здесь также прописаны условия реализации того или иного национального проекта.
Преференции предоставляются исключительно странам ЕАЭС: Казахстану, Беларуси, Киргизии, Армении и России. Именно они, как правило, рассматриваются как страны — производители товаров, имеющие соответствующие преимущества. Если ранее при рассмотрении так называемых смешанных заявок предшествующий приказ предполагал определение соотношения доли российского и нероссийского товара, то обновленный Приказ № 126н изначально занимает следующую позицию: если хоть одна позиция предполагает поставку товара иностранного происхождения, то она делает эту заявку заявкой с товаром иностранного происхождения. Таким образом, Приказ Минфина № 126н четко говорит заказчику о том, что при наличии хотя бы одного наименования с иностранным происхождением заявка становится иностранной.
Подтверждение страны происхождения, как и прежде, осуществляется декларированием. Как таковой формы разработанной декларации нет, в Письме Минфина РФ от 18.01.2019 г. № 24-01-07/2281 написано, что участник должен указать в составе заявки соответствующую страну происхождения, задекларировать ее. Заказчики и поставщики здесь должны понимать, что указание страны происхождения — это не информация для соблюдения общих требований, это условия потенциального контракта. И если поставщики или заказчики сталкиваются с невозможностью исполнения соответствующих требований, то чисто теоретически выход есть — закон предусматривает возможность поставки товара с улучшенными характеристиками: ч. 7 ст. 95 указывает на то, что можно поменять страну происхождения, но товар при этом должен поставляться с улучшенными характеристиками и только из стран ЕАЭС. В самом Приказе № 126н это прямо указано.
Случаи, когда условия допуска не применяются
Об этих четырех условиях необходимо помнить при оценке заявок и определении победителей. Они помогут разобраться, где и в каких ситуациях применить преференции в 15%, а где в 20%, а в каких случаях и вовсе они будут отсутствовать. Все это установленная Приказом № 126н ситуация неприменения условий допуска.
Механизм применения Приказа № 126н
Механизм применения Приказа № 126н во многом определяется осуществляемой процедурой закупки.
В конце статьи вы найдете подборку наиболее распространенных вопросов, связанных с особенностями применения Приказа Минфина №12н, и ответы на них.
В конце статьи есть шпаргалка
Электронный аукцион
Принято выделять два метода закупки: оценочный и аукционный. При применении допуска в процессе электронного аукциона его участники, предлагающие товары иностранного происхождения, должны в цену своего предложения закладывать 15% или 20% люфта в зависимости от того, из какого перечня закупается товар. Это делается с учетом того, что цена предложения победителя, предлагающего товар иностранного происхождения, будет снижена на процент преференции для российского товаропроизводителя, производителя из ЕАЭС. Преференция установлена специально для того, чтобы участник, предлагающий товар иностранного производства, понимал, что это для него установлены дополнительные проценты снижения цены в случае, если он предложит цену победителя.
Ключевые условия, на которые необходимо обратить внимание. Во-первых, в электронном аукционе должны участвовать непосредственно те, кто предлагают товар российского производства и производства ЕАЭС. При наличии всех заявок-«иностранок» условия допуска не сработают. Именно поэтому необходимо, чтобы участвовали поставщики российских товаров и из стран ЕАЭС. Если заявку подали участники с товаром иностранного происхождения и может сложиться ситуация со смешанной заявкой, то в цену предложения следует закладывать 15-процентный или 20-процентный люфт, понимая, что такой победитель со своим предложением за вычетом ставки преференций будет определять цену контракта.
Помимо этого, необходимо обратить внимание на следующий нюанс: если победитель аукциона будет признан уклонившимся и заказчик будет предлагать заключить договор с участником № 2, а участник № 2 предлагает иностранный товар (при условии, что в аукционе участвовали поставщики российского товара), то ему будет предложено заключение контракта с ценой за вычетом соответствующей ставки преференции.
При исполнении контракта не допускаются действия заказчика, поставщика, направленные на замену страны происхождения: то есть страна происхождения, которая была определена, является необходимой для надлежащего исполнения обязательств по контракту. Замена в случае необходимости может произойти согласно положению ч. 7 ст. 95 и только товаром из ЕАЭС. Других вариантов Приказ № 126н не предусматривает.
Конкурс, ЗК, ЗП
При проведении конкурса, запроса котировок или запроса предложений применяется оценочный метод. Если речь идет о предложении заявки с товаром из России и ЕАЭС, то заказчик будет применять при оценке вычет, равный ставке преференции. Для иностранной заявки такой вычет не работает.
В отличие от аукциона, в конкурсе, запросе котировок и запросе предложений цена включается в заявку. Заказчик, оценивая заявку в этом случае, должен вычесть соответствующую ставку преференции, чтобы сопоставить заявки участников. Конечно, если условия допуска работают. В этом случае заказчик именно с целью оценки вычтет 15% или 20% соответственно, затем сопоставит ценовые предложения, в конечном итоге определит победителя.
Что делать, если…
Определение соответствия заявки на торгах установлено в рамках анализа второй части заявки, поэтому в случае одновременного предъявления Постановлений в рамках ограничений и Приказа № 126н в рамках условий допуска, необходимо понимать, что первая часть заявки не содержит каких бы то ни было документальных сведений о товаре, кроме указания страны происхождения. На этапе анализа вторых частей заявок происходит сопоставление тех требований, которые имеются в рамках соответствующего постановления Правительства РФ, определяющего ограничения. И возможно, если речь пойдет о применении условий допуска, то будет достаточно простой декларации.
Практические примеры
Рассмотрим несколько практических примеров, чтобы наглядно показать, как работать с механизмом допуска согласно Приказу Минфина № 126н.
1. Проводится запрос котировок
Начальная максимальная цена контракта — 1 млн руб.
На закупку подали заявки:
Кто будет выбран победителем при условии соответствия заявки и по какой цене может быть заключен контракт?
Это запрос котировок, следовательно, применяется оценочный метод. В составе первой части заявки должна быть представлена информация о стране происхождения товара. Участник № 2 ничего не указал, значит, его заявка должна быть отклонена заказчиком. Рассматриваться будут две заявки о поставке иностранного товара, то есть условия допуска не работают. Решение будет приниматься исходя из наименьшей предложенной цены контракта. Победитель — иностранный товар по цене 909 тыс. руб.
В рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ подходы к заявкам с неуказанной страной происхождения не совпадают. Если заказчик работает в рамках 223-ФЗ, то там, во-первых, нет перечня, к которым применяется Нацрежим, во-вторых, первая часть заявки не должна содержать страну происхождения, она просто будет признана иностранной, но не отклонена.
В закупках по 44-ФЗ неуказанная страна происхождения товара в первой части заявки является причиной отклонения такой заявки. Сведения о стране — это условие контракта, поэтому эта информация будет отражена даже в реестре контрактов.
2. Запрос предложений в рамках Нацпрограммы
НМЦК — 1 млн руб.
На закупку подали заявки:
Все участники — «иностранцы». Запрос предложений — оценочный метод. Нацпрограмма говорит о том, что преференция будет в размере 20%. Условия допуска не работают, поскольку все заявки с товаром иностранного происхождения, следовательно, победитель определяется по наименьшей предложенной цене. Победит участник, предложивший 900 тыс. руб. Уменьшения цены контракта на процент преференции не осуществляется, потому что условия допуска не сработали.
3. Электронный аукцион (Нацпроект)
НМЦК — 1 млн руб.
На закупку подали заявки:
В аукционе участвуют участники с товаром российского происхождения, при этом выигрывает «иностранец». Оценка заявок на аукционе осуществляется в два этапа: анализ первых частей заявок (если это не строительство) и анализ вторых частей заявок. Окончательно победитель определяется на этапе вторых заявок, когда результаты аукциона известны. Предположим, что вторые части заявок не вызывают вопросов — они соответствуют установленным требованиям. Обратите внимание на то, что на участие в закупке подали заявки лица, предложившие российский товар, значит, условия допуска будут работать. Есть «иностранец» подался с наименьшей ценой, то он и победит, потому что, в отличие от конкурса, запроса котировок и предложений, вычета не происходит. Роль играет именно цена предложений: раз наименьшую цену товара предлагает поставщик с иностранным товаром, то он становится победителем. Эта закупка проводится в рамках Нацпроекта, значит, уже после признания его победителем от его цены будет вычитаться еще 20%. Цена контракта: 720 тыс. руб.
4. Проводится конкурс
НМЦК — 1 млн руб.
На закупку подали заявки:
Если это конкурс, то в конкурсе применяется оценочная система, устанавливаются ценовые и неценовые критерии. Для ценового критерия используется оценка цены, расходов. В данном случае есть цена, следовательно, необходимо определиться, каким образом будет осуществляться оценка заявок для определения максимального количества баллов по цене.
Среди участников — страны ЕАЭС, значит, условия допуска не работают. Цена, по которой контракт заключен, будет определяться по наименьшей позиции. В данном случае — это товар Беларуси. Для цели оценки отнимать 15% не надо, потому что участники находятся в равных преференциальных условиях. Если бы среди участников был бы хотя бы один «иностранец», цены вычислялись бы с учетом преференций, ну а поскольку тут «иностранцев» нет, условия допуска не работают и остается исходить только из цены.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Топ‑3 вопроса, связанные с особенностями применения Приказа Минфина №126н 98 КБ