Что значит фотография рабочего дня

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Источник

Что такое фотография рабочего дня? И как с ней работать?

Фотография рабочего дня — это по сути документ. Он помогает отслеживать производственные мощности, время и интеллектуальные ресурсы. Все операции детализируются вплоть до минуты. Указываются задание, сроки начала и конца его выполнения, отвлеченность на соцсети, личные разговоры по телефону и чаепития.
По статистике интернет для удовлетворения собственных интересов в трудовые часы используют 90% сотрудников, и только 5% никогда не делают этого. Разница колоссальная, ситуация удручающая. На рабочем компьютере получают сведения, не связанные с обязанностями:

Данные о потерях времени удручают в масштабах как целых холдингов, так и мелких организаций. Фотография рабочего дня предоставляет статистику по программам, сайтам, задачам и кадрам.

Виды контроля сотрудников

Руководитель предприятия — первое лицо, которое заинтересовано в высокой производительности и инициирует контроль рабочего времени. Увлечь наемного сотрудника общими идеями на благо, побудить стать ответственным за свой фронт работ — тоже реально. В большей мере этому способствует взаимосвязь заработной платы с выполнением плана и количеством отработанных часов.
В экономических условиях на первый план выходит оптимизация вовлеченности персонала. Чем он занимается, можно определить, как минимум, двумя способами: хронометраж времени и фотография рабочего дня.

Хронометраж рабочего времени

Составить хронокарту можно достаточно быстро. За неделю или за месяц. Об аттестации сослуживца предупреждают заранее, как и о том, что он имеет право самостоятельно отмечать минуты своего прихода и ухода, фиксировать занятость в журнале каждые 15-30 минут. Точнее, начало и конец определенного дела.Такой подход, конечно, снижает работоспособность. Приходится многократно переключаться с одной функции на другую.
Можно избрать другой принцип: привлечь в качестве наблюдателя компетентного и независимого эксперта. Он нарисует более объективную картину эффективности человека или отдела, продолжительность рабочего процесса, отдельных действий и циклически повторяющихся операций.

Самофотография рабочего дня

Методика самофотографии рабочего дня заключается в фиксации всех действий. Это удобный способ наблюдать за подчиненным и научить его самоконтролю.
Трудящийся составляет специальный отчет — карту фотографии рабочего времени. Работодатель обозначает, что нужно зафиксировать:

Минус самофотографии – подчиненный заинтересован представить себя с выгодной стороны в ущерб объективности. Кроме того, сложно сконцентрироваться на одном виде занятости, приходится постоянно отвлекаться на создание карты учета.

Фотография рабочего времени

По сравнению с методом хронометража фотография рабочего дня считается более эффективным приемом. Это официальное мероприятие, которое проводят с подачи руководителя. Часто в коллектив назначают агента, о настоящих функциях которого в качестве наблюдателя никто не догадывается.
На нем лежит обязанность приходить раньше всех, чтобы зафиксировать периоды деятельности. В зависимости от назначения фотографии рабочего дня, анализируется занятость отдельного сотрудника, группы или коллектива:

Материалы, полученные в результате исследования, вписывают в бланк установленной формы. На основе сведений составляется рапорт. Далее действуют уже руководители. В их силах устранить различные проблемы «утечки» времени, провести мероприятия, чтобы увеличить эффективность труда.

Как успешно провести фотографию рабочего дня

От грамотно созданной ФРД зависит штатное расписание предприятия, перспективное планирование, бюджет и успешность организации на рынке. Руководству выгодно, чтобы метод выдал непредвзятый результат.
Потому наблюдение можно проводить негласно, от нескольких месяцев до года. Это даст верный ответ, куда уходит время. Началу аттестации предшествует приказ о целях и датах её проведения. Указывается ответственная группа из разных структур компании: специалист по охране труда, кадровик, инженер, бухгалтер.
Если цель исследования — проконтролировать соблюдение внутреннего распорядка, то стоит провести фотографию рабочего дня параллельно у группы работников. Они объединяются в структурные подразделения или по функционалу. Нарушения трудовой дисциплины будут заметны тут же.
Для оптимизации бизнес-процессов, выявления потерь времени стоит составить индивидуальную фотографию дня личности. В данном случае подробно записывается, какие операции выполняет, насколько много взаимодействует с коллегами.

Правила внесения данных в ФРД

Все результаты анализа ФРД заносят в специальный бланк в бумажном или в цифровом варианте. Форма карты устанавливается заранее в соответствии с целями. Согласно приказу в ней следует указать:

В бланке не должно быть «белых пятен». Каждое следующее действие отмечается минута в минуту вслед за предыдущим. Даже если это перекур или отдых за столом.
Фотография дня остается актуальным способом проверять, чем занимаются работники, почему они не выдерживают сроков исполнения задач. Но подобная система учета имеет серьезные недостатки:

Автоматическая фотография рабочего дня

Весь негатив от процедуры ФРД можно оставить в прошлом, если применять современные технологии. CrocoTime собирает информацию о работе сотрудников, не акцентирует внимания на процессе и не посягает на личное пространство.
Система экономит время и расходы бизнеса на привлечение дополнительных контролирующих ресурсов. Фотографирование рабочего дня с CrocoTime происходит автоматически, без формул, без лишних записей.
Менеджер анализирует трудовую активность подчиненного за любой период, оставаясь за своим компьютером. На экран выдаются часы прихода и ухода, отдыха, совещаний. Обозначаются программы, сайты, которыми пользуется сотрудник в тот или иной день, отображается статистика выполненных задач.
Таким образом, CrocoTime рисует объективную картину дня персонала: индивидуальную и по отделам.
Автоматическая ФРД с высокой скоростью формирования отчетов – преимущество, которое предоставляет программа учета рабочего времени CrocoTime.
Главное, у программы нет ограничений по количеству сотрудников. Можно оснастить агентами мониторинга до 5000 компьютеров. Еще один бонус – система избавит вас от многостраничных сообщений и сэкономит ценное время.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Как бороться с опозданиями сотрудников?

Почему люди не любят, когда опаздывают другие? Особенно подчиненные, служащие. Ответ лежит на поверхности. Никто не хочет ждать. По объективным причинам. Задерживается производственный процесс, срываются договоренности. Теряется чувство доверия и уважения между сослуживцами. По соцопросам пунктуальностью отличаются рабочие на конвейере. Труд их.

Какие результаты у правильно поставленных задач?

Весь штат сотрудников сосредоточен на работе. Каждый чувствует свою самостоятельность и уверенность, что выполняет часть общего дела. Идеальная ситуация для руководителя, который умеет донести до подчиненных четкие задачи и добиться результата. Поставить задачу правильно – умение, талант, который отличает эффективного руководителя разного.

Источник

Фотография рабочего времени — образец

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Лист фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

Источник

Фотография рабочего дня (времени): что это такое

Фотографией рабочего времени (ФРВ) называется способ наблюдения и изучения затрат рабочего времени на протяжении определенного периода времени (смены) с последовательным фиксированием всех без исключения его затрат.

Фотография рабочего времени, проводимая на протяжении одной рабочей смены, называется фотографией рабочего дня (ФРД).

Основное назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении потерь и в определении необходимых затрат времени на подготовительно-заключительную работу, времени обслуживания рабочего места, времени на отдых и личные надобности.

Данные фотографии рабочего времени используются:

Основными видами фотографии рабочего времени являются:

Индивидуальная фотография рабочего времени

Во время наблюдения записываются укрупненно действия работника по существу выполняемой работы и весьма подробно фиксируются все перерывы в работе во времени с указанием причин, вызывающих перерывы. При этом отмечается текущее время, а также перекрытия, количество изделий и операций, выполненных за время наблюдения.

Замеры времени записывают в последовательном порядке по ходу действий работника и по мере возникновения перерывов в работе раздельно по каждой категории затрат рабочего времени, обращая особое внимание на четкое выявление и фиксирование причин потерь рабочего времени и простоев.

Подготовительно-заключительная работа и обслуживание рабочего места должны фиксироваться отдельно, но в общей последовательности. Продолжительность затрат рабочего времени определяется по окончании наблюдения путем вычитания последовательных записей текущего времени.

По окончании наблюдения проставляются условные обозначения категорий затрат рабочего времени согласно принятой классификации.

После этого составляется сводка одноименных затрат рабочего времени путем выборки и суммирования одноименных затрат с указанием их повторяемости, затем определяется средняя продолжительность затрат рабочего времени.

Для получения более достоверных данных о состоянии организации труда и использования рабочего времени необходимо проведение нескольких фотографий рабочего времени в течение не менее трех смен.

На основании данных по индивидуальным фотографиям рабочего времени составляются выводы, устанавливающие:

Определяется также возможное повышение производительности труда:

Фотография рабочего времени бригады работников

Замеры затрат рабочего времени бригады производятся по текущему времени в последовательном порядке, причем записывается все, что наблюдается.

Особенно подробно фиксируются все виды потерь рабочего времени по причинам и, в частности, потерь, вызываемых несогласованностью в работе отдельных членов бригады.

Групповая фотография рабочего времени работников

Техника наблюдений при групповой фотографии рабочего времени существенно отличается от индивидуальной фотографии.

При одновременном наблюдении за несколькими работниками, не связанными общим заданием, непрерывная запись наименований приемов работы и перерывов в работе каждого отдельного работника весьма затруднительна. Поэтому при одновременной фотографии рабочего времени группы работников (обычно не более 10 человек) запись наблюдений производится через определенные промежутки времени с применением условных обозначений (индексов).

В течение 1 мин. наблюдатель в последовательном порядке по установленной очередности фиксирует с помощью условных обозначений содержание работы, выполняемой каждым работником в данный момент, и перерыв в работе.

По прошествии 1 мин. наблюдатель возвращается к наблюдению над первым работником и отмечает изменения, и так по каждому следующему работнику.

Принятая очередность должна строго соблюдаться.

По результатам выводится баланс рабочего времени для всей группы работников.

Самофотография рабочего времени

Самофотография рабочего времени применяется для массового выявления потерь рабочего времени с привлечением самих работников и дает возможность охватить одновременно фотографией рабочего времени большое количество рабочих мест.

Источник