Что значит формат проведения мероприятия

#UXEvent

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Что такое формат события (мероприятия)

Формат — такое хитрое слово, которое вроде бы всем понятно, но четкое определение сформулировать не получается. Рассуждая о форматах событий, мы сразу начинаем с вопроса, какие бывают форматы, но упускаем момент, когда стоит определиться с терминологией.

Википедия определяет его как «способ построения и подачи, форму проведения какого-либо события, мероприятия», но мне такое определение кажется поверхностным.

Уже после многих постов в рубрике Форматы событий я задумалась о том, что такое формат, синоним ли это к слову «форма» или что-то другое? Как выяснилось, всё-таки другое.

Форматы мероприятий — как жанры в кино

Мне нравится аналогия с жанрами, потому что ее легко развить глубже и тем самым улучшить понимание форматов событий.

Все мы понимаем, чем фильм жанра вестерн отличается от любовной истории или от исторической драмы.

Профессионалы в области сценарного дела знают об этом еще больше и определяют жанры фильмов по четырем конвенциям (общепринятым структурным особенностям):

Известный американский теледраматург Роберт Макки наглядно демонстрирует это в своей книге «История на миллион долларов»:

«У каждого жанра есть свои конвенции, которые определяют структуру истории: позитивный или негативный заряд ценностей в кульминационный момент, например печальный конец в сюжете разочарования; традиционный сеттинг, как в жанре вестерна; общепринятые события, такие как встреча молодого человека и девушки в любовной истории; заранее определенные роли, например преступника в криминальном фильме. Аудитория осведомлена об этих конвенциях и ожидает увидеть их воплощение в фильме».

В форматах событий тоже есть определенные конвенции, которые касаются времени, места, ролей участников.

Точно так же, как зрители в кинотеатрах, участники события, знающие о том, что они идут на конференцию, выставку или семинар, заранее осведомлены о традиционных особенностях подобного типа события, и формируют соответствующие ожидания.

Принадлежность к тому или иному жанру определяется и формальными, и содержательными признаками произведения искусства

Дело не только (и не столько) в форме, но и в содержании самого сюжета истории. Давайте посмотрим на примере.

В вестерне есть узнаваемые формальные и содержательные признаки:

Увидев на экране ковбоев, скачущих по выжженным прериям, мы наверняка скажем: ага, это вестерн! Но если в сюжете фильма не будет содержательных признаков жанра (пункты 3, 5, 6), то можем и засомневаться. Может, это просто любовная история, действие которой происходит на Диком Западе? Или историческая драма?

Как мы видим, жанр — это комплексная характеристика. То же самое можно сказать и по отношению к событиям, если мы применим подход киносценаристов к event-менеджменту. И при таком подходе неверно будет считать «формат» и «форму» синонимами.

Формат в event-менеджменте — это род события, который определяется совокупностью формальных и содержательных признаков.

И, что немаловажно добавить,

эти признаки указывают на конвенции, т.е. договоренности организаторов и участников по поводу сеттинга, ролей и особенностей программы события.

Не хватает только уровня конфликта и ценностной составляющей. Возможно, как раз эта нехватка не дает организаторам событий вывести свои проекты на качественно новый уровень, но об этом мы поговорим в другой раз.

Определение получилось громоздкое, давайте для понимания попробуем применить его на практике.

Возьмем один из устоявшихся форматов — научную конференцию

Какие признаки есть у этого формата?

1. Время/длительность

Конференция чаще всего длится от одного до нескольких дней. Период проведения конференций сильно зависит от отрасли. В каждой отрасли люди обычно знают, что, например, основная масса конференций приходится на март-апрель. Или на конец семестра. Или на конец календарного года.

2. Место

Пространство делится на типичные для конференции зоны: зону регистрации, зал для пленарного заседания и докладов, маленькие залы для специализированных секций и круглых столов, зону обеда и кофе-брейков.

3. Особые роли

Чаще всего это оргкомитет, слушатели, докладчики, приглашенные гости, эксперты. На крупных конференциях, где доклады идут параллельно, бывают кураторы потоков.

4. Особые действия

Программа стандартной конференции всегда будет включать регистрацию участников, приветственное слово на открытии, пленарное заседание, зачитывание и обсуждение тематических докладов, кофе-брейки и/или обеды, а чаще всего и банкет в конце дня.

Практически всегда конференции сопутствует дополнительная культурно-развлекательная программа для гостей и участников из других городов и стран.

И, что примечательно, после конференции обязательно публикуется сборник научных трудов докладчиков: без этого специального события можно было и не собираться, ведь публикации для ученых — это один из важных аспектов профессии.

5. Уровень конфликта = проблематика

Для научных конференций, в отличие от многих других форматов событий, характерно даже наличие «уровня конфликта», который выражается в масштабе проблематики заявленной темы.

Участники конференции могут обсуждать научные проблемы локального, национального или международного характера. Могут сфокусироваться на вопросах взаимодействия с другими социальными группами (например, взаимодействие науки с бизнесом, государственными структурами или НКО). Уровень проблематики обычно заявлен в теме и целях конференции.

Как мы видим из разбора примера научных конференций, их формат (или жанр) — это набор и формальных, и содержательных особенностей. Точно так же мы могли бы разобрать каждый формат и научиться пользоваться ими так же ловко, как это делают писатели и сценаристы.

Форматы могут быть гибкими и жесткими

В фильмах конвенции могут быть более или менее условными. Например, в том же вестерне конвенция по поводу времени и места действия — практически нерушимая, но роли и особые события могут сильно разниться от фильма к фильму.

В каких-то фильмах шериф справедливый, а вождь индейцев — злой. В каких-то — наоборот. В каких-то может отсутствовать ограбление поезда, но зато присутствовать погоня на повозках.

Также в организации мероприятий бывают жесткие форматы (они часто бывают лицензированные, брендированные) и гибкие.

Жесткие форматы событий

В жестких, как правило, конвенции определены изначально и подробно прописаны.

Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.

Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.

Гибкие форматы событий

Гибкие форматы — на то и гибкие, что их конвенции весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.

К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников.

Зачем организатору событий понимать особенности форматов

Мне кажется, многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.

Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся конвенции и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий. Как пишет тот же Роберт Макки:

Для предвосхищения ожиданий аудитории вы должны в совершенстве владеть выбранным жанром и его конвенциями.

Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.

И, наконец, давайте признаем: бывают форматы устоявшиеся и экспериментальные. Если научная конференция — это устоявшийся формат, в котором все конвенции более-менее определены, то митап — формат довольно молодой и пока что экспериментальный. Каждый организатор наполняет его как может, а потому границы жанра могут размываться.

Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.

Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.

Источник

Типы и форматы мероприятий

Какие бывают разновидности развивающих бизнес мероприятий? Как выбрать формат корпоративного мероприятия? Какое обучение подходит для сотрудников компании? Чем отличается тренинг от семинара? Чем коучинг отличается от консультации?

Эта статья не претендует на истину или полноту, а, скорее, отражает мое понимание и опыт.

Лекция
Формат, в котором ведущий/преподаватель начитывает информацию и разъясняет теорию на какую-либо тему в «режиме радио». Участники, как правило, молча слушают и записывают. Зачастую в конце отводится время на вопросы участников и ответы ведущего.

Задача: передать участникам информацию с большей результативностью, чем самостоятельное чтение книг.
Недостатки:
— наличие знаний не формирует ни понимания, ни умения делать
— зачастую приводит участников к желанию умничать и поучать других
— без тестирования оставляет в неведении — что именно поняли участники
— снижение мотивации людей скучным форматом
Распространение: в классических учебных заведениях, где основной целью является передача ЗНАНИЙ, кем-то отобранных и стандартизованных.

Презентация
Формат, в котором выступающий комментирует последовательно сменяющиеся визуальные образы и текст, чтобы донести ключевую мысль или технологию.

Задача: предоставить технологию или убедить участников в верности какого-либо решения.
Достоинства:
— формирует понимание и побуждает к действию намного лучше, чем лекция
— высокая наглядность и сжатость во времени
Недостатки: не формирует умений и не меняет качества действий/поведения.

Семинар
Формат, в котором ведущий читает лекцию, приглашая участников задавать вопросы в процессе и приглашая к открытому диалогу.

Задача: передать знания и стимулировать мыслительные процессы в нужном направлении.
Достоинства: может приводить к интеллектуальным озарениям и пониманию, которые в свою очередь могут повлиять на дальнейшие действия людей.
Недостатки:
— не формирует умения что-то делать
— зачастую приводит участников к желанию умничать и поучать других
— отсутствие обратных связей оставляет людей в иллюзиях типа «я именно так обычно и делаю»

Вебинар
Разновидность семинара с использованием специальных программ и интернет соединения в котором участники могут находиться на любом расстоянии друг от друга.

Задача: снизить затраты на сбор людей в одном месте, проводя семинар для участников, расположенных в разных местах.
Достоинства: те же, что и у семинаров.
Недостатки: те же, что и у семинаров.

Мотивационная речь
Разновидность семинара, в котором ведущий проявляет силу обаяния и эмоционально доносит идеи, вдохновляющие участников.

Задача: обеспечить толчок к изменениям в поведении за счет краткосрочного эмоционального подъема и изменения представлений участников о выбранной теме.
Достоинства: а) мощнейшая развлекательная функция; б) может стать толчком к изменениям для тех, кому не хватало «последней капли».
Недостатки:
— возникший «запал», как правило, быстро проходит и все возвращается в привычное русло
— люди на позитивной волне склонны попадать в иллюзию типа «я легко сделаю так, как говорит спикер»
— реальная уверенность в себе участников сразу или через какое-то время падает, поскольку вести себя так, как спикер они не смогут

Индивидуальная консультация
Формат, в котором эксперт в какой-либо области разъясняет участнику специальные знания на понятном ему языке и советует, как поступить.

Задача: предоставить знания в понятной неспециалисту форме, необходимые для принятия решений или выработки плана действий.
Достоинства: использует эксперта в качестве ценного ресурса, позволяя совершить меньше ошибок.
Недостатки: разница в квалификации специалиста и клиента создает ситуацию, при которой начинает казаться, что ответственность за решения переходит к специалисту. Хотя в реальности это не так и может подвести заказчика, «выключив» его сознание при реализации плана.

Управленческое собрание
Формат, в котором руководитель собирает свою команду для донесения информации, совместного анализа ситуации, постановки задач, выработки плана действий.

Задача: добиться понимания задач, их принятия и способности к качественному выполнению.
Достоинства: максимально практичный формат.
Ограничения: при отсутствии внешнего ведущего команда обусловлена «силовым полем ролей», а так же отношением и поведением ее руководителя и не может выйти за эти рамки.

Тренинг
Формат, в котором ведущий в дискуссии разъясняет методики/инструменты (эффективные способы) и организует упражнения с обратными связями от ведущего и/или участников для отработки на практике.

Задача: передать инструменты и сформировать умение их применять.
Достоинства: позволяет получить реальный прогресс за счет эффекта тренажера в упражнениях с обратными связями.
Недостатки:
— требует желания участников учиться (слышать обратные связи и исправлять ошибки)
— высокие требования к квалификации ведущего и к качеству передаваемых методик
— не используется для перехода от умения к навыку из-за высокой стоимости

Наставничество
Формат, в котором наставник (ментор) демонстрирует участнику правильное выполнение работы и корректирует его действия в таком периоде времени, который позволяет выработать устойчивый навык.

Задача: добиться прямой передачи не только умения выполнять работу с нужным качеством, но и правильного отношения к ней.
Достоинства: один из немногих способов сформировать не только умение делать что-то, но и перейти в привычку.
Недостатки: наставник, в отличие от коуча, склонен передавать только те способы выполнения работы, которые хорошо срабатывают в его исполнении и могут не подходить обучаемому.

Индивидуальный коучинг
Формат, в котором коуч с помощью вопросов и заданий помогает участнику самому найти выход из какой-либо ситуации и сформировать новый образ действий или новое качество жизни. Развивающий эффект в этом формате важнее успеха в конкретной ситуации, которая используется, скорее, как полигон.

Задача: пробудить потенциал, заложенный в человеке, помогая ему расширить границы его возможностей.
Достоинства: ответственность за происходящее лежит на участнике, что само по себе может стимулировать развитие.
Недостатки: высокие требования к личностным характеристикам и квалификации коуча.

Групповой коучинг
Формат, в котором коуч с помощью вопросов и заданий помогает группе участников самим найти выход из какой-либо ситуации и сформировать новое качество взаимодействия.

Задача: пробудить потенциал команды к самостоятельному решению задач.
Достоинства: команда ощущает свою ответственность за все происходящее.
Ограничения: высокие требования к осознанности заказчика, поскольку продуктом является не конкретные бизнес результаты, а рост способности команды их достигать.

Стратегическая сессия (или сессия стратегического планирования)
Формат, в котором ведущий (модератор или фасилитатор) сопровождает серию дискуссий и мозговых штурмов, облегчая выработку решений стратегического уровня.

Задача: вовлечь команду в выработку решений, влияющих на поведение компании на рынке и по отношению к сотрудникам.
Достоинства: выработанные решения могут иметь высокое качество и люди смогут реализовывать их с пониманием и без внутреннего сопротивления.
Ограничения: а) требует участия первых лиц; б) предъявляет высокие требования к способности людей сотрудничать и не переходить от дискуссии к спору; в) может вызывать стресс из-за того, что участники понимают — после такой сессии могут последовать серьезные изменения.

Организационная сессия (или установочная сессия)
Формат, в котором ведущий (модератор или фасилитатор) сопровождает серию дискуссий и мозговых штурмов, облегчая выработку решений и планирование тактического уровня.

Задача: разработать качественный план внедрения тех или иных решений.
Достоинства: выработанные решения могут иметь высокое качество и люди смогут реализовывать их с пониманием и без внутреннего сопротивления.
Ограничения: предъявляет высокие требования к способности людей сотрудничать и не переходить от дискуссии к спору.

Мастерская (workshop)
Творческий формат — смесь организационной сессии, группового коучинга и тренинга, в котором инструменты для отработки создаются самими участниками с помощью ведущего.

Задача: вовлечь команду в создание своих собственных технологий работы.
Достоинства: мотивация людей растет благодаря творческому процессу и реальной вовлеченности.
Ограничения: без внешней помощи люди редко выходят за рамки того, что уже знают.

Бизнес симуляция
Формат, в котором участников проводят через игру, симулирующую настоящие бизнес процессы. Когда последствия того или иного выбора участников формируются заранее разработанной программой. В своей основе может напоминать настольную игру или компьютерную стратегию.

Задача: помочь людям понять механизм (связь их действий с последствиями) в выбранных бизнес процессах и натренировать в них способность быстро принимать верные решения.
Достоинства: один из самых коротких путей к выработке нужных «рефлексов».
Недостатки: алгоритм придумывается людьми и может быть оторван от реальности.

Организационные расстановки
Формат, в котором ведущий организует изменение положения участников в физическом пространстве помещения так, чтобы были видны неформальные связи между членами команды и их можно было принять или сознательно изменить.

Задача: помочь команде выйти из разрушительных взаимоотношений и собрать такую конфигурацию, которая будет работать на сознательно выбранные цели.
Достоинства: позволяет диагностировать то, что происходит на неявном уровне. Уровне отношения участников друг к другу и восприятия своей роли в команде.
Недостатки: требует высокой квалификации ведущего и высокой готовности/смелости участников. Не все готовы столкнуться с диагностикой, которую легко оспорить, поскольку метод опирается на недоказуемые механизмы.

Центр групповой оценки (ассессмент центр)
Формат в котором участники выполняют игровые задания, а группа наблюдателей делает пометки в заранее подготовленные листы с индикаторами поведения. Индикаторы привязаны к используемой модели компетенций.

Задача: совместить развивающее мероприятие с оценочным и получить диагностику компетенций участников, проявляемых в действиях, а не в интервью.
Достоинства: за счет участия группы наблюдателей и единой модели компетенций достигается высокая объективность результатов.
Ограничения: а) модель компетенций кто-то разрабатывал и этот кто-то опирался на свои представления о том, какие качества приводят к успеху; б) люди, находящиеся в искусственных заданиях под наблюдением демонстрируют не столько навыки, сколько свои пиковые способности; в) люди в таких заданиях находятся в отрыве от реальной организационной структуры, а значит они находятся в искаженном «силовом поле».

Курс дистанционного обучения без сопровождения
Формат, в котором участники проходят обучение, изучая теорию/технологию, выполняя задания и проходя тесты в интерактивном взаимодействии с электронной программой.

Задача: сформировать понимание и развить способность принимать верные решения в типовых ситуациях.
Достоинства:
— участник получает запрограммированную обратную связь на действия при прохождении курса
— экономия средств на обучение большого количества людей (расходы только на разработку и поддержание IT инфраструктуры)
Недостатки:
— отсутствуют обратные связи на поведение
— становится понятно, как можно действовать только в типовых ситуациях
— можно не верно что-то понять а программа зарегистрирует верное понимание

Курс дистанционного обучения с сопровождением
Формат, в котором участники проходят обучение, изучая теорию/технологию, выполняя задания и проходя тесты, в интерактивном взаимодействии как с электронной программой, так и с живым человеком дистанционно.

Задача: сформировать понимание и развить способность принимать верные решения в типовых и нестандартных ситуациях.
Достоинства: наличие «живого» коуча обеспечивает разумность обратных связей и возможность использования открытых вопросов и творческих заданий.
Недостатки: а) отсутствуют обратные связи на поведение (участник может успешно пройти программу а на практике действовать формально или даже разрушительно); б) наличие качественного сопровождения резко снижает эффект экономии.

И, конечно же, существует масса комбинированных форматов, которым регулярно придумывают новые названия и аббревиатуры.

Источник

Онлайн и оффлайн мероприятия

Пандемия внесла значительные коррективы в проведение корпоративных и бизнес мероприятий, которые из офлайна постепенно переходят в онлайн пространство. В чем разница между этими форматами, и какой из них лучше? Предлагаем разобраться.

Основные понятия онлайн и офлайн мероприятий

Для начала стоит точно определить, что подразумевает каждый из форматов. Офлайн мероприятие предполагает «живое» реальное общение между людьми. Проводится в специально предназначенных для этого залах или на природе.

Онлайн события проводятся по видеосвязи через интернет, при этом их участники могут находиться в разных уголках мира.

Что лучше – онлайн или офлайн мероприятие? На этот вопрос не будет однозначного ответа. Каждый формат имеет свои особенности, достоинства и недостатки. Успех и продуктивность зависят исключительно от организаторов. Чтобы понять, какой формат подходит лучше именно вам, можно сравнить их по нескольким основным характеристикам.

5 отличий между форматами

Сейчас среди крупных компаний популярны гибридные мероприятия. Они предполагают формат, при котором сотрудники головного офиса проводят встречу в офлайне, в то время как региональные сотрудники подключаются онлайн.

Основные задачи мероприятий

Как видите, вне зависимости от формата, основные задачи компании остаются неизменными.

Востребованные форматы

Во многом формат встречи зависит от целей, которых планирует достичь руководство компании. Многие из них можно проводить как путем личных встреч, так и благодаря интернету, но есть и исключения. Любой из них команда DoctorTeam поможет провести на высшем уровне. К наиболее популярным форматам относятся следующие.

Деловые мероприятия

Корпоративный формат

Этапы проведения eventa

Организация офлайн мероприятия любого формата – непростая задача, требующая огромного количества сил и времени, для успешного проведения необходимо решить массу задач. Подготовку к нему можно разделить на несколько этапов.

Помимо основных этапов существует еще масса нюансов, о которых не стоит забывать. Чтобы не упустить ничего, и быть уверенным в результате, компании обращаются к event-специалистам.

Не стоит обольщаться, думая, что с организацией мероприятий в интернете все очень просто и не вызывает никаких сложностей. Да, в этом случае нет нужды продумывать меню и заниматься трансферами. Но от этого подготовка не становится похожа на легкую прогулку. Это не менее кропотливая работа, которая требует внимания.

Некоторые этапы подготовки схожи с теми, которые требуется пройти для проведения «живого» мероприятия.

Источник