Различают 2 вида электронных документов: формализованный и неформализованный.
Формализованный электронный документ — это документ с расширением xml, созданный по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанный участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать и сократить время на их прием при проверках. ПО налоговых органов автоматически обрабатывает такие документы.
К основным формализованным электронным документам в ЭДО относятся:
Счет-фактура — это документ, необходимый для учета НДС. В нем отражается сумма налога, которую продавец включил в стоимость отгруженного товара (оказанной услуги).
В соответствии со ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура ― это юридически значимый оригинал, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные. Счет-фактуру должен подписать руководитель или доверенное лицо. Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение четырех лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета по НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам объединить всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах, в одном документе.
Поскольку УПД включает в себя счет-фактуру, то к нему применяются те же требования законодательства, что и для электронных счетов-фактур. А именно — электронный УПД передается только в установленном ФНС формате через операторов электронного документооборота.
УКД составляется строго в соответствии с форматом, утвержденным Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ и Приказом ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ и передается только через операторов ЭДО.
Подписать электронный УКД может лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и первичных учетных документов. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько — по одной от каждого уполномоченного лица.
Электронный УКД может быть односторонним или двусторонним. В первом случае документ представляет собой один xml-файл с информацией и подписями продавца. Во втором случае ― два xml-файла: один содержит информацию и подписи продавца, второй ― информацию и подписи покупателя.
Акт приемки-сдачи работ (услуг) ― первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.
Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты ( п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ).
Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один ― с информацией исполнителя, второй ― с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.
Такие акты подписываются квалифицированной электронной подписью. Это обеспечивает им юридическую силу и позволяет представлять в налоговые органы по ТКС.
Для электронного акта приемки-сдачи работ (услуг): ФНС рекомендует формат по Приказу ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Товарная накладная (ТОРГ-12) ― это первичный учетный документ, с помощью которого оформляется передача товарно-материальных ценностей между организациями и на основании которого ведется учет этих операций.
Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.
Неформализованный документ с произвольным форматом — это любой документ, для которого нет утвержденного или рекомендуемого формата. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.
Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.
Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.
Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.
Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.
Неформализованные документы
Информационное письмо (Произвольная форма)
Товарно-транспортная накладная (1-Т, код формы по ОКУД 0345009)
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой
Формат документов в ЭДО
Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.
Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.
Счет-фактура
В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н. Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Вопрос-ответ
В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?
При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.
Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:
Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.
Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?
Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.
Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?
В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.
Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.
Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?
В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.
Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.
Поможем организовать работу с формализованными документами
Форматы и формы электронных документов. В чем разница?
Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
.XML – единый формат учетных документов
Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.
ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.
Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.
Форма электронного документа – не есть его формат
Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.
Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.
Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Можно ли отправлять по ЭДО документы в формате pdf
Вариантом обмена документов через оператора электронного документооборота (ЭДО) в настоящее время пользуются многие компании и ИП. Это удобно и быстро.
Однако в данном случае нужно быть внимательным с выставление таких документов в электронной форме.
Рассмотрим такую ситуацию: компания А и компания Б решили обмениваться документами по электронным каналам связи. Компания А отправляет акт и счет-фактуру (или документ УПД) компании Б, а компания Б принимает и подписывает эти документы электронной подписью. Можно ли будет такие документы предъявить при проверке налоговой инспекции и будут ли они юридически значимыми.
Предлагаем обратиться к абзацу 2 пункта 1 статьи 169 НК РФ, там указано, что счет-фактура может быть составлена в электронной форме в соответствии с установленными форматами и порядком.
Формат счета-фактуры (документа УПД) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@. В приказе указано, что счет-фактура или УПД должны быть составлены только в формате XML.
Это значит, что отправляя счет-фактуру или УПД по ЭДО необходимо проверить, что формат этих документов соответствует Приказу ФНС и составлен в формате XML.
Обратите на это особое внимание, т.к. при отправке счетов-фактур и УПД можно сделать выгрузку в формате ПДФ и отправить такую выгрузку контрагенту в неформализованном формате. В такой ситуации документ не будет юридически легитимным и при проверке со стороны ФНС возникнут проблемы с вычетами по НДС.
Теперь что касается акта, выставленного по электронным каналам связи.
Акт – это первичный учетный документ, которым оформляется факт оказания услуги. Утвержденной формы у акта, обязательной к применению, нет. Руководитель экономического субъекта может утвердить форму первичного документа, главное условие – наличие обязательных реквизитов. Согласно статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи» документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно.
Это значит, что подписанный электронной подписью акт (заказать квалифицированную электронную подпись сейчас!) будет являться первичным документом, который может быть предъявлен для проверки налоговой инспекции.
Теперь обратим внимание на Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@, в котором утвержден формат документов для передачи результатов оказания услуг в электронной форме. Именно в таком формате документы могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме (пункт 2 статьи 93 НК РФ). Однако, если налогоплательщик не подписывал с контрагентами документы (акты, накладные) по утвержденному Приказом формату, то при проверке и истребовании документов у налогоплательщика, эти документы могут быть представлены в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
Таким образом, счета-фактуры в электронной форме должны быть подписаны и отправлены контрагенту строго по установленному формату XML, а вот акты могут быть подписаны в любом формате, однако в этом случае, при проверке ИФНС с требованием о предоставлении документов, в налоговую инспекцию необходимо будет представлять бумажные копии электронных документов (актов, накладных) заверенные налогоплательщиком.
Кроме этого необходимо отметить, что формируя счета-фактуры в 1С, выгрузить их в формате XML для отправки контрагенту не получится. Счет-фактуру придется заполнять отдельно у оператора электронного документооборота либо докупать модуль в 1С, чтобы выгрузка работала нормально.
Мы оказываем бухгалтерские услуги организациям и ИП. Оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по тел.: (495) 661-35-70!
