Что значит фактический отпуск
График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец
Работодатели должны ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2022 год, а значит, избежать санкций.
Как правильно составить график отпусков
Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.
На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).
Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.
Что учесть при планировании отпусков
Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо у каждого сотрудника запросить информацию о планируемых датах отдыха. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.
При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).
Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит. Кроме того, следует включить в график и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. « Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда »).
А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если этот отпуск приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 — 119 ТК РФ). Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.
Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.
Утверждение графика отпусков
Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско ‑ правовых договоров и кадровых документов ».
На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.
Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2022 год — пятница, 17 декабря 2021 года.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см. постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.
Как вносить изменения в график отпусков
Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.
Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14 ‑ дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.
Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена. Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.
Особенности графика отпусков в 2022 году
При составлении графика на 2022 год нужно учесть постановление Правительства РФ от 16.09.21 № 1564 «О переносе выходных дней в 2022 году». В нем установлено, что в 2022 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 1 января на вторник 3 мая; с воскресенья 2 января на вторник 10 мая и с субботы 5 марта на понедельник 7 марта. Также см. « Определен график переноса выходных в 2022 году ».
При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 2 января являются нерабочими праздничными днями.
Поэтому если отпуск приходится на 1 или 2 января 2022 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 2 января остаются праздничными днями.
К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).
Срок хранения графика отпусков
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.
Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.
Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Образец заполнения унифицированной формы Т-7
Бланк графика отпусков
В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря. Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года. Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.
Как рассчитывается продолжительность отпуска: основные правила
Как рассчитать количество дней отпуска? Такой вопрос может возникнуть у работодателя, например:
И в том и в другом случае расчет календарных дней отпуска происходит по общей схеме. Строится она на основном отпускном правиле, которое содержится в ст. 115 ТК РФ: за каждый год работы сотруднику полагается минимум 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. Как правило, именно такой отрезок времени предоставляется для отдыха работникам большинства компаний.
Отпуск продлевается на дни болезни, исполнения государственных обязанностей и в некоторых иных случаях (ст. 124 ТК РФ).
Некоторым категориям работников положены удлиненные отпуска по закону. К ним относятся:
Организация может установить и иную продолжительность отпуска, зафиксировав это в локальном документе.
Изучайте нюансы предоставления дополнительных отпусков с помощью материалов нашего сайта:
Таким образом, первое, что нужно сделать перед тем, как рассчитать календарные дни для расчета отпуска, — это определить стаж работы сотрудника в организации.
В общем случае отпуск за первый год работы на новом месте человек может взять, отработав полгода. Но по договоренности с работодателем уйти отдыхать можно и раньше. Отдых за последующие годы предоставляется в любое время согласно установленной у работодателя очередности отпусков.
После того как стаж посчитан, нужно определить, сколько дней отпуска положено сотруднику. Исходить нужно из следующего: при общепринятом 28-дневном отпуске, предоставляемом в календарных днях, за каждый отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев).
Как рассчитать продолжительность отпуска при неполном рабочем дне (продолжительность отпуска при работе на 0,5 ставки)? Ответ на этот вопрос подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в готовое решение.
Подсчитываем отпускной стаж
Отсчет стажа начинаем с даты приема отпускника на работу. Иными словами, расчет ведется не по календарным, а по так называемым рабочим годам.
Для работника, трудоустроившегося 11.04.2020, первым рабочим годом будет период с 11.04.2020 по 10.04.2021, вторым — с 11.04.2021 по 10.04.2022 и т. д.
Производя расчет дней отпуска за отработанный период работника, учитываем время, когда он:
Ответ на вопрос, исключаются ли дни отпуска при расчете отпускных, отчасти положителен. Так, исключаем из стажа:
Сотрудник принят в организацию 11.07.2019 и работал до 20.03.2021 без отпуска. Он болел с 12.02.2021 по 21.02.2021.
Сначала определяется число месяцев в отработанном периоде.
12 месяцев (11.07.2019 — 10.07.2020) + 8 месяцев и 10 дней (11.07.2020 — 20.03.2021) – 10 дней болезни = 20 месяцев.
Число дней отпуска: 28 / 12 × 20 = 46,67 дня.
Как правильно рассчитать период отпуска, если на него выпадает праздник
В ст. 120 ТК РФ закреплено правило, согласно которому выпадающие на отпуск нерабочие праздники в сам отпуск не включаются. На практике встречаются два варианта расчета дней отпуска:
Отпуск предоставлен работнику с 04.03.2021 на 14 календарных дней. 8 марта — праздничный день, поэтому приступить к работе он должен не 18.03.2021, а 19.03.2021.
Отпуск предоставлен работнику с 02.03.2021 по 15.03.2021. Дней по календарю — 14. Но из-за того, что на этот период приходится праздник 8 Марта, отпуск считается использованным в количестве 13 дней.
Производя расчет для отпуска в неполном месяце, следует учитывать и календарные дни, которые приходятся на отработанный период, а не только рабочие (фактически отработанные). Так, и праздничные дни, а также выходные, которые не подпадают под периоды, перечисленные в п. 5 Положения, утвержденного правительственным постановлением от 24.12.2007 № 922, должны участвовать в расчете дней отпуска как те, что подпадают под отработанный период.
Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска, узнайте здесь.
Вы можете подтвердить сделанные нами выводы и расчеты с помощью Путеводителя по кадрам «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» системы «КонсультантПлюс». Для этого получите бесплатный пробный доступ к К+.
Как произвести расчет дней отпуска в 2020-2021 годах (пример)
Приведем пример расчета дней расчетного периода для отпуска в 2021 году с учетом изложенных выше тонкостей и нюансов.
Допустим, работник устроился в компанию 17.06.2018.
За период работы он:
15.01.2021 он решил уволиться, отгуляв предварительно все дни, которые не использовал за время работы.
Посмотрим, сколько дней отпуска положено за год, если в компании принят отпуск стандартной продолжительности — 28 дней.
Шаг 1. Определяем стаж
Общий стаж работы с 17.06.2018 по 15.01.2021 составит 2 года 6 месяцев и 29 дней.
Периоды болезни и отпуска мы не трогаем. Они учитываются в стаже, дающем право на отпуск, как нетрудовые периоды, в которые место работы за сотрудником сохраняется.
Отпуск за свой счет можно включить в стаж в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Таких периодов у нас 2:
Второй период в 14-дневный лимит не укладывается, значит, 7 дней превышения из стажа придется исключить.
Таким образом, отпускной стаж равен 2 годам 6 месяцам и 22 дням. Округляем до полных месяцев, отбрасывая 7 дней, и получаем 2 года и 7 месяцев.
Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период
Это 56 дней за 2 полных года и еще 17 дней за неполный год работы (28 дней / 12 месяцев × 7 месяца = 16,33 дня. Округление произведено по принятым в организации правилам (в соответствии с рекомендациями, изложенными в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17) в пользу работника. Итого 73 дня.
Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска
За время работы работник брал отпуск трижды:
Итого неиспользованных выходит 18 дней (73 – 20 – 21 – 14). Их работник может отгулять непосредственно перед увольнением — с 21.12.2020 по 15.01.2021 (с учетом новогодних каникул). Итак, расчет отпуска в 2021 году – пример с подробным описанием, произведен.
Расчет среднего дневного заработка
А теперь рассчитаем сумму отпускных. Сначала для этого нужно определить среднедневной заработок.
Расчет среднедневного заработка осуществляется за предшествующий месяцу ухода в отпуск расчетный период, равный 12 месяцам.
В заработок за расчетный период не входят следующие виды выплат (п. 3 положения № 922):
Средний дневной заработок (СДЗ) определяется по формуле:
ЗП — заработок за расчетный период, включающий все выплаты, кроме указанных в п. 3 положения № 922;
29,3 — среднее число дней в месяце (данное значение применяется только при расчете отпускных, в других случаях действуют иные расчеты СДЗ).
Обратите внимание! В заработок за расчетный период следует включить начисленные за этот отрезок времени премии, включая относящиеся к другим периодам. Однако у учета в отпускных премий есть ряд особенностей. Подробнее об учете премиальных при расчете отпуска читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».
Когда период расчета отработан не полностью, применяется следующая формула:
СДЗ = ЗП / (29,3 × МП + КД),
МП — полностью отработанные месяцы;
КД — календарные дни в неполном месяце.
Значение КД определяется по формуле:
КДо — календарные дни в не полностью отработанном месяце;
КДр — календарные дни в том же месяце, приходящиеся на время работы.
Сотрудник проработал в фирме 7 полных месяцев и 20 дней в месяце, продолжительность которого равна 30 дням, и перед увольнением решил отгулять положенный ему отпуск. За период работы ему начислено 253 000 руб. Среднедневной заработок в этом случае составит:
СДЗ = 253 000 / (29,3 × 7 + (29,3 / 30 × 20)) = 253 000 / (29,3 × 7 + 19,53) = 1 126,30 руб.
Подробнее о том, как уйти в очередной отпуск и уволиться сразу после него, читайте в материале «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?».
Если к моменту начала отпуска сотрудник не имел заработка и рабочих дней, то применяется формула:
О — должностной оклад или ставка по тарифу (п. 8 положения № 922).
Расчет отпуска в 2020-2021 годах: итоговая сумма отпускных
Отпускные рассчитывают по формуле:
СДЗ — среднедневной заработок;
ЧДО — число дней отпуска.
С 21.03.2021 по 17.04.2021 сотруднику предоставлено 28 дней отпуска. Период с 01.03.2020 по 28.02.2021 отработан полностью. Сотрудник ежемесячно получает оклад 32 000 руб. В декабре 2020 года ему начислена премия 5 500 руб. по итогам работы за ноябрь 2020 года.
ЗП = 32 000 × 12 + 5 500 = 389 500 руб.
СДЗ = 389 500 / 12 / 29,3 = 1 107,79 руб.
ОТП = 1 107,79 × 28 = 31 018,12 руб.
Обратите внимание! При выявлении ошибок в расчете отпускных их следует пересчитать. При переплате нужно удержать ее с зарплаты сотрудника строго по его согласию. При недоплате — доплатить.
Как высчитать отпускные, если дохода в расчетном периоде нет?
Как вычислить отпускные за год, если в расчетном периоде имеют место месяцы с отсутствием дохода или только с тем, который исключается из расчета? Действия здесь будут зависеть от наличия дохода в иных периодах:
Для первого варианта формулы расчета отпускных окажутся такими же, как приведенные в предыдущем разделе.
В примерах, как рассчитать отпускные за год в оставшихся случаях, приведенная в предыдущем разделе формула будет трансформирована следующим образом:
Расчет отпуска: особенности
Премии, образующие часть выплаченного дохода, включаются в расчет в особом порядке, зависящем:
Эти обстоятельства определяют возможность учета в доходе начисленных в расчетном периоде премий:
А еще при расчете отпускных нужно учесть повышение зарплаты в организации. При этом отпускные рассчитывают с учетом повышающего коэффициента.
Пересчет отпускных с учетом повышающего коэффициента производят лишь в случае, если зарплата возросла одновременно у всех работников предприятия, отдела или филиала (п. 16 положения № 922).
Сотрудникам, выполняющим сезонные работы или принятым по трудовому договору на срок не более 2 месяцев, отпуск оформляется в рабочих днях. Среднедневной заработок при этом рассчитывается так:
ДШ — число рабочих дней по шестидневке.
Итоговая сумма определяется по формуле:
ЧДОр — число дней отпуска, предоставленного в рабочих днях.
За каждый отработанный месяц срочникам положено 2 дня отпуска (ст. 295 ТК РФ).
Маляр П. В. Солдатов принят в организацию на период с 01.03.2021 по 08.04.2021.
По заявлению ему предоставлен отпуск на 2 дня — 9 и 10 апреля — с дальнейшим увольнением. Зарплата работника по договору составила 37 000 руб.
Количество дней для расчета бухгалтер посчитал по графику шестидневки. Оно равно:
39 (дней всего) – 6 (воскресенья) – 1 (праздник 8 Марта) = 32 дня.
СДЗ = 37 000 / 32 = 1 156,25 руб.
ОТП = 1 156,25 × 2 =2 312,50 руб.
Итоги
Рассчитать дни отпуска и оплату за него несложно. Главное — знать основные правила (а они, как видим, в 2020-2021 годах не изменились) и учитывать некоторые, например «праздничные», нюансы. Остальное, как говорится, дело техники.
Рассчитать отпускные или проверить ваш расчет вам поможет наш калькулятор отпускных.
Как составить график отпусков
Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.
Кто обязан составлять график отпусков
График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:
У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.
Сроки составления
График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день.
График отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021 года включительно. Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.
Какие отпуска и каких работников включают в график
В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:
В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.
График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.
У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:
Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.
Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:
Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.
В график не нужно включать:
Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.
Как оформить график отпусков
Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.
Порядок оформления
Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.
На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.
При составлении нужно проанализировать:
То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.
Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.
В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.
Форма документа
Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.
Заполнение формы № Т-7
В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.
В табличной части указывают сведения по каждому работнику:
Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.
Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.
Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.
Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.
Кто подписывает
Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.
Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.
Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.
Как ознакомить работников с графиком отпусков
В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:
Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.
Можно ли менять график в течение года
Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:
При переносе сроков отпуска в графике делают дополнительные записи. Так, в унифицированной форме № Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»:
В графе «Примечание» вписывают причину переноса.
В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.
Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков
За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:
Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.