Что означает слово комплаенс
Что такое комплаенс и зачем он нужен
Сегодня поговорим об относительно недавно пришедшем с запада в российскую деловую среду бизнес-термине «комплаенс». Это слово происходит от английского глагола to comply, который переводится как «соответствовать». Понятие «комплаенс» (compliance) означает «согласие», «соответствие».
Давайте разберемся, о каком соответствии идет речь.
Что такое комплаенс?
Государство постоянно усиливает контроль за коммерческими предприятиями. За несоблюдение законодательства и различные нарушения надзорные органы взыскивают крупные штрафы.
Владельцам компаний необходимо следить за соблюдением норм множества законов, в противном случае бизнес может понести значительный урон вплоть до банкротства. Сотрудникам, занимающим высокие должности в компании или на госслужбе, также приходится соблюдать все требования, чтобы не быть оштрафованными или не лишиться работы.
Для обеспечения соблюдения законодательства, предписаний контролирующих органов, правил различных форм объединения предприятий и условий, прописанных во внутренних документах, в организациях внедряется система контроля и управления рисками — комплаенс.
Главная цель такого внутреннего контроля за соответствием деятельности компании законодательству — это исключение рисков потери прибыли. К ним можно отнести штрафы, выплаты ущерба либо невыполнение контрактов. Кроме того, комплаенс-риски способны ухудшить репутацию компании, ограничить возможности ведения бизнеса, а также повлиять на сокращение клиентской базы.
Комплаенс направлен не только на предотвращение и обнаружение нарушений законодательства в деятельности организации, но также помогает предотвратить и выявить случаи коррупции и хищения со стороны сотрудников компании. Таким образом, предприятие может избежать обвинений в совершении экономических, налоговых и коррупционных преступлений, также комплаенс помогает исключить слабые места в корпоративной модели бизнеса.
Грамотно выстроенная система комплаенса не позволяет сотрудникам присваивать доходы и активы компании, искажать финансовую отчетность, а также получать взятки от поставщиков и подрядчиков.
Основные политики комплаенса
В большинстве компаний, вне зависимости от их сферы деятельности, применяются следующие политики комплаенса:
Существуют и другие политики комплаенса, например: политика должного изучения клиентов, контрагентов и поставщиков товаров/услуг, политика приема, обработки обращений и подготовки ответов на жалобы, политика обучения персонала и т.д.
Каждая компания, в зависимости от задач, установленных высшим руководством, акционерами и кредиторами, имеет возможность реализовывать необходимые дополнительные процессы в этой области, тем самым создавая свою уникальную структуру комплаенс-контроля, которая будет полностью отвечать интересам деятельности и безопасности предприятия.
Виды комплаенса
Видов комплаенса насчитывается более 140, к наиболее распространенным относятся:
Заключение
Комплаенс необходим для безопасности бизнеса. Работа специалистов в области комплаенса заключается в том, чтобы помогать избежать обвинения в совершении экономических, налоговых и коррупционных преступлений, предотвращать корпоративное мошенничество и утечку денежных средств.
Особым образом выстроенная система управления/контроля в организации, разработка организационной структуры, подготовка определенной документации и внутренних правил обеспечивает соответствие деятельности компании международному, российскому и иностранному законодательству, отраслевым стандартам и требованиям надзорных органов.
Говоря простыми словами, комплаенс помогает предприятиям снизить риски обвинения в противозаконных махинациях, неподобающем отношении к сотрудникам, обмане клиентов и т.п. Поэтому организации либо сами разрабатывают процедуры, с помощью которых они будут выявлять подобные риски, ликвидировать их и контролировать в дальнейшем, либо приглашают специалистов со стороны для проведения соответствующего аудита и помощи в корректировке работы компании.
Комплаенс: просто о сложном
Комплаенс (compliance) в переводе с английского означает «соблюдение соответствия». Применительно к бизнесу термин «комплаенс» – это способность действовать в соответствии с регулятивным порядком, набором правил.
Комплаенс – система, обеспечивающая выявление и ликвидацию рисков несоответствия деятельности организаций и граждан нормам законодательства, установленным регулятивным правилам и стандартам, рисков применения юридических санкций или санкций регулирующих органов, существенного финансового убытка или потери репутации в результате несоблюдения норм, касающихся бизнес-деятельности.
Комплаенс – это часть системы управления, организующая контроль управления рисками, возникающими из-за несоблюдения:
Комплаенс в российском законодательстве
Система регулируется перечнем документов государственного уровня.
Федеральные законы:
Отдельные статьи Уголовного, Налогового кодексов РФ, Кодекса об административных правонарушениях.
Подзаконные акты:
Указы Президента РФ:
Акты органов исполнительной власти субъектов РФ:
Локальные нормативные акты:
Функция комплаенс на предприятии
Развитие функции комплаенс в организации складывается из следующих ее этапов:
Если рассматривать эти этапы становления более подробно, можно выделить ряд характерных для каждого из них положений:
Этап
Текущая ситуация
Что сделать, чтобы перейти к следующему этапу
— Комплаенс-функция только начинает свое формирование;
— В компании нет ответственного сотрудника;
— При срабатывании комплаенс-риска компания приостанавливает свою деятельность и всеми силами пытается справиться с угрозой или нивелировать последствия
— Очертить карту рисков;
— Назначить ответственных сотрудников
— Компания начинает осознавать периметр систематически срабатываемых рисков;
— Функция возложена на юридический отдел / службу безопасности и бухгалтерию;
— Цикличные риски минимизированы (но не исключены полностью);
— Импульсивные риски продолжают срабатывать с разной степенью убыточности для компании
— Выделить и обучить ответственного сотрудника (комплаенс-офицера);
— Доработать карту рисков с учетом импульсных и репутационных рисков;
— Запустить процесс формирования этического комплаенса
— Генеральный директор и топ-менеджмент прошли курсы по комплаенсу;
— Появился комплаенс-офицер – специальный сотрудник с четко описанным регламентом работы и целевыми задачами;
— Комплаенс-функция описывается в регламентах работы смежных подразделений и в основных документах компании;
— Периметр рисков включает в себя не только цикличные риски, но и импульсные риски. Компания начинает задумываться над имиджевыми рисками;
— Формируются задатки этического комплаенса
— Автоматизировать функцию комплаенса;
— Использовать системный дью-дилидженс стратегических и тактических решений;
— В комплаенс-функцию заложить механизмы дальнейшего саморазвития
— Комплаенс-подразделение насчитывает 4-6 человек;
— Рутинные комплаенс-процессы автоматизированы;
— Комплаенс-функция принимает участие в стратегических решениях компании;
— Весь периметр рисков подконтрольный и прогнозируемый;
— Комплаенс-функция превентивно предупреждает срабатывание всех направлений рисков;
— Систематически проводится обучение для сотрудников компании, мониторится реализация норм комплаенс;
— В комплаенс-функцию заложены механизмы дальнейшего самостоятельного развития
— Системный, сторонний мониторинг функции комплаенс с целью подтверждения правильности вектора ее развития;
— Функция автоматизирована, играет огромную роль в принятии решений
Комплаенс для «чайников»
Как всем известно, слепая или полуслепая погоня за сверхприбылью привела к раздуванию «мыльных пузырей», которые в определенный момент полопались. После чего как регуляторы, так и органы управления компаний всерьез обратились к функции управления рисками. И если ранее последнее во многих компаниях сводилось к консультативной функции, то теперь она становится все в большей степени контрольной, когда не только устанавливаются стандарты работы, но и осуществляется надзор за надлежащим исполнением политик и процедур.
Между тем современные практики различают несколько видов рисков – финансовые, операционные и бизнес-риски. Далее можно осуществить их сегментацию, где в числе финансовых выделяются риски ликвидности и кредитные риски, в числе операционных – риски систем и персонала, в числе бизнес-рисков – риски стратегий и репутации. Безусловно, это не исчерпывающий перечень, а указанные риски поддаются более детальной классификации. Но, так или иначе, всех их объединяет одно – они несут финансовые потери, в числе которых как упущенная прибыль в результате недостаточного развития бизнеса, так и прямые финансовые издержки.
Многие управленцы задумываются о прямых издержках, поскольку зачастую расстаться сложнее с тем, что уже имеешь, чем с тем, что может быть заработано в будущем. А потому контроль бизнес-рисков, в частности репутационных, получил свое развитие в последнюю очередь. С другой стороны, если рассмотреть данный риск под увеличительным стеклом, то мы увидим, что он может обойтись гораздо дороже остальных.
Причины и следствия
Теперь отстранимся от предыдущей сюжетной линии и обратимся к реализовавшимся рискам, иными словами проблемам, которые возникли на предприятиях вследствие наступления определенных событий. Проблемы бывают различных масштабов, а информацию о наиболее крупных из них нам очень часто удается видеть на первых страницах деловой прессы, а также иных СМИ. При этом традиционно многих интересует, что произойдет с прямыми виновниками этих событий, но при этом не все задумываются, какие меры были предприняты в отношении того персонала, чье бездействие или недостаточный профессионализм привели к потерям.
Практически любое происшествие в организации означает, что контроль в той или иной сфере не налажен или это сделано не должным образом. Соответственно, виноват не только тот, кто допустил нарушение, но также и тот, кто не предпринял всех необходимых мер для того, чтобы этого не произошло. Это может говорить об отсутствии или недостаточной эффективности превентивных механизмов, которые должны противодействовать образованию неблагоприятных ситуаций.
Часто контрольные функции «настраиваются» так называемым реактивным методом: выявленные в результате некоего события недочеты системы исправляются «заплатками» – в виде авторизации платежей, «принципа четырех глаз» и т. п. Далее всем заинтересованным лицам – акционерам, кредиторам, инвесторам, контрагентам и другим – сообщают, что виновные найдены и меры приняты. И этот цикл может повторяться до тех пор, пока в компании не будет внедрено управление рисками, которое направлено на заблаговременное их предупреждение.
Собственно, эффективное управление рисками строится на трех китах: «выявление» (умение идентифицировать риски), «предупреждение» (контроль рисков) и «реагирование» (умение правильным образом действовать в определенных ситуациях). Любые контрольные функции имеют своей целью снижение вероятности возникновения любого риска и / или смягчение последствий его реализации. Минимизация последствий часто выражается в том, что сотрудники организации знают, что они будут делать при реализации риска и как они продолжат свою деятельность.
Управление рисками потери деловой репутации
Положительную репутацию формирует как отсутствие общеизвестных связанных с лицом неблагоприятных случаев, возникших по его вине или в результате упущений в его деятельности, так и деяния, направленные на следование правовым и культурным нормам.
Как уже говорилось, на данном этапе развития экономики настало время думать о рисках потери деловой репутации, а также выстраивать систему управления рисками, которая сводится к их выявлению, предупреждению и реагированию.
В этой связи необходимо предпринимать комплексные меры по разработке механизмов, при помощи которых можно свести к минимуму риск вовлечения компании в процессы, которые могут обернуться для нее не только финансовыми потерями, но и потерей доверия со стороны общества в лице регулирующих органов, инвесторов, партнеров, акционеров, клиентов и т. д. Идея создания одного из таких механизмов возникла сравнительно недавно и получила название «комплаенс».
В последние несколько лет этот термин получает все большее распространение в российском бизнес сообществе. Само слово комплаенс является русской производной от английского compliance, что означает «соответствие». Деятельность комплаенс в организации сводится к обязанности соответствовать внутренним политикам и процедурам организации, которые разрабатываются с учетом местного законодательства и ведущих международных практик.
Управление репутационными рисками в компании реализуется путем разработки внутренних документов и создания условий, в которых все сотрудники и прочие лица, работающие от имени организации, будут вести себя в соответствии с высокими профессиональными и этическими стандартами по отношению как к внешним, так и внутренним участникам рынка. Таким образом, компания приобретает и поддерживает свою репутацию достойного участника рынка, работа с которым не несет дополнительных рисков.
Практика иностранных компаний
В мировой практике финансовых институтов найдется немало случаев, когда вследствие упущений в сфере комплаенс организация теряла своих клиентов, контрагентов и терпела значительные убытки. Именно поэтому политика комплаенс проводится в иностранных организациях уже не первый год, причем речь идет не только о финансовых организациях, но и о производственных предприятиях, медицине, торговле, государственных органах и многих других сферах.
Во многих юрисдикциях и в различных финансовых институтах понятие комплаенс включает разные направления, такие как инвестиционный комплаенс (регулирующий вопросы «правильной» и «честной» продажи инвестиционных продуктов), налоговый комплаенс (регулирующий вопросы максимального соблюдения налогового законодательства), принципы справедливого отношения к клиентам (Treat Customer Fairly) и справедливого кредитования (Fair Lending Policy), использования персональных данных и т. д. Большое количество политик разного рода, которые зависят от специфики деятельности конкретной финансовой организации, влечет за собой различие в толковании и содержательном наполнении функции комплаенс в различных юрисдикциях и организациях.
Основные политики комплаенс
Существует ряд стандартных политик, которые независимо от географии и / или специфики деятельности в той или иной степени традиционно применяются в большинстве организаций:
1. Кодекс корпоративной этики (кодекс корпоративного поведения) – как правило, это достаточно общий документ, который затрагивает практически все аспекты деятельности организации. В нем говорится о морально-этических принципах, стандартах поведения, приоритетах организации и обязанностях сотрудников.
2. Политика противодействия отмыванию доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма тем или иным образом реализована во всех финансовых и многих нефинансовых организациях развитых и развивающихся стран. Она препятствует проникновению преступно нажитых доходов в легальный сектор экономики и предупреждает финансирование терроризма. На сегодняшний день это один из самых главных инструментов борьбы с легализацией теневых доходов и основывается на нормах международного права и рекомендациях международных групп.
3. Политика принятия и дарения подарков, приглашений на мероприятия – ее функция заключается в том, чтобы разграничить понятия «подарок» и «взятка» / «откат» или, иными словами, обозначить черту, после которой подарок становится подношением с целью получения возможности манипулирования должностным лицом в своих интересах. Наличие таких политик особенно актуально в странах, где национальными традициями диктуется необходимость такого рода взаимодействия с регулирующими органами, партнерами и контрагентами. Политика, как правило, не запрещает дарения, а ограничивает их стоимость и внедряет процедуры по осуществлению соответствующего контроля.
4. Политика сообщений о нарушениях этических стандартов существует в большинстве западных организаций и регулирует порядок и способы сообщения о нарушениях сотрудниками банка (с правом на анонимность), а также порядок последующего расследования и документирования этих нарушений. Стоит отметить, что качественная реализация данной функции является одним из самых эффективных способов борьбы с нарушениями внутри компании.
5. Политика, регулирующая конфликт интересов, задает этические стандарты поведения сотрудников при возникновении конфликта интересов, а именно в случаях, когда: интересы сотрудника могут противоречить интересам компании; интересы одного клиента могут противоречить интересам другого клиента и т. д. В частности, на работников накладывается обязательство способствовать выявлению и предупреждению случаев возникновения конфликта интересов, а также декларируется, что интересы компании должны всегда ставиться выше личных интересов ее отдельных сотрудников.
6. Политика контроля покупок ценных бумаг сотрудниками устанавливает порядок контроля операций на рынке ценных бумаг сотрудниками финансовых организаций. В частности, в ней могут устанавливаться ограничения на покупку ценных бумаг определенных компаний (как правило, тех, с которыми данная финансовая организация в этот момент проводит какую-либо сделку), запрещаться «короткие» продажи ценных бумаг, а также регламентироваться специальные порядки согласования операций сотрудников на рынке ценных бумаг с должностными лицами компании. Основной смысл данной политики состоит в том, чтобы с ее помощью избежать нецелевого использования рабочего времени, служебной информации в целях личного обогащения, обезопаситься от упреков в неэтичном поведении сотрудников на рынке ценных бумаг (market timing).
7. Политика «Китайской стены» необходима для разграничения информационного поля в деятельности организации, как правило финансового сектора, с целью предотвращения конфликтов интересов и создания условий для честной конкуренции. Эта политика реализуется практически во всех передовых инвестиционных компаниях, где особенно актуально такое разграничение, поскольку обладание непубличной информацией о чьем-либо финансовом состоянии, инвестиционных планах, дополнительных эмиссиях может повлечь ее использование, например сотрудниками иного подразделения в целях извлечения дополнительной прибыли. Возведение данного информационного барьера позволяет организации не только предотвращать возникновение конфликта интересов, но и обслуживать всех клиентов без ограничения.
8. Политика взаимодействия с регулирующими органами. Вопрос эффективного и правильного взаимодействия с регулирующими органами является весьма актуальным на сегодняшний день, поскольку даже весьма законопослушные организации сталкиваются в такой ситуации с рядом практических сложностей.
9. Политика конфиденциальности информации регулирует неразглашение данных о клиентах и их операциях. Она подразумевает не только формирование общей культуры обращения с клиентскими данными, но и организацию хранения и соблюдение определенных стандартов при обработке персональных данных. Выделяют также и другие политики, такие как политика должного изучения клиентов, контрагентов и поставщиков товаров / услуг; принципы приема и обработки жалоб; политика обучения персонала и иные внутренние документы. При этом каждая организация, в силу задач, установленных высшим руководством, акционерами и кредиторами, может реализовывать дополнительные процессы в этой области, создавая при этом свою уникальную структуру комплаенс-контроля.
Общие принципы комплаенс
В мировой практике финансовых институтов найдется немало случаев, когда вследствие упущений в сфере комплаенс организация теряла своих клиентов, контрагентов и терпела значительные потери. Именно поэтому политика комплаенс проводится в иностранных организациях уже не первый год. Наличие одних лишь вышеперечисленных политик в организации совсем не означает, что она в полной мере приложила все усилия для соблюдения законодательства и минимизации правовых и репутационных рисков. Необходимо правильно выстраивать рабочий процесс таким образом, чтобы все потенциальные проблемы отслеживались и решались в режиме реального времени.
Существует несколько общих принципов, соблюдение которых необходимо для эффективного построения функции:
В то же время важно понимать, что существует некая грань, после которой функция комплаенс не только минимизирует риски, но и ограничивает бизнес. Следует определять сферы, где риски комплаенс присутствуют в наименьшей степени и где организация не может позволить себе осуществлять деятельность. Правильное обозначение этой грани, без ее смещения в ту или иную сторону, способствует наиболее эффективной организации рабочего процесса, без конфликтов с остальными подразделениями и с минимизацией риска. При этом необходимо отслеживать рыночные тенденции и изменения законодательства для своевременной корректировки этой грани.
Работая в соответствии с указанными выше аспектами, организации выстраивают не только надежный комплаенс-процесс, снижая свои репутационные риски, но и одновременно облегчают себе работу с международными контрагентами, поскольку в числе требований при установлении партнерских отношений все чаще встречается наличие политик и организации процесса комплаенс, соответствующего ведущим мировым практикам.
Если говорить о нашем рынке, то в связи с интеграцией российского бизнеса в мировую экономику очевидна необходимость в надлежащем отражении ведущих мировых комплаенс-практик в политиках и процедурах местных организаций. Должное соблюдение основных принципов комплаенс и их эффективная реализация ведут к установлению принципа справедливости в отношениях между участниками рынка, минимизации правовых и репутационных рисков, а также напрямую влияют на успех и целостность самой организации и на благополучие ее персонала, что в итоге повышает эффективность бизнеса.
Что такое комплаенс: от А до Я
Если вы заняты любым бизнесом, ваша компания и сотрудники должны соблюдать комплаенс. Это что? В переводе с английского compliance означает соответствие, соблюдение правил. Иногда встречается написание «комплайнс», но чаще «комплаенс». Это необходимость действий компании в соответствии с приказом, законом, набором правил или норм. Часто контроль за соблюдением всех этих требований обеспечивает специальная служба комплаенс.
Соответствие таким правилам означает, что деятельность организации должна отвечать нормам законодательства, а также любым внутренним или внешним стандартам. Несоблюдение может привести к ущербу как для компании, так и для ее клиентов.
Есть законы, которые касаются бизнеса и призваны защищать его. А также всех, кто с ним взаимодействует: клиентов, партнеров, сотрудников и общественность. Некоторые правила относятся к бизнесу, другие — к потребителям. Существует также комплаенс, который касается и тех, и других. Хороший пример таких нормативных требований как для «юриков», так и для «физиков» — комплаенс по борьбе с финансовым мошенничеством. Поскольку и частные лица, и компании могут использовать дебетовые и кредитные карты.
Комплаенс и безопасность: в чем разница
Важно понимать, что соблюдение каких-либо нормативных требований не всегда обеспечивает безопасность. Поэтому безопасность и комплаенс — это разные вещи, хотя многие их путают.
В чем разница? Безопасность — чёткий набор технических систем, инструментов и процессов. Которые используются для защиты информационных и технологических активов предприятия. Соблюдение комплаенс не входит в этот круг задач. Безопасность может включать, например, физический контроль за теми сотрудниками, которые имеют доступ к корпоративной сети.
Кибербезопасностью, в частности, в России занимается управление К. Что такое отдел К или управление К? Это специальное подразделение МВД РФ, которое занято предотвращением преступлений в сфере ИТ. К комплаенс они имеют косвенное отношение.
Комплаенс фокусируется на данных, которые обрабатываются и хранятся в компании. И на том, какие нормативные требования к ним применяются. Основная цель — управлять рисками, что выходит за рамки безопасности. При этом компании соблюдают политики, правила и законы и покрывают физические, финансовые, юридические и другие виды рисков. Комплаенс обеспечивает соответствие организации минимуму требований, связанных с соблюдением правил. Безопасность из них составляет лишь малую часть.
Классификация комплаенс
По типу соответствия различают 2 типа: нормативно-правовой и корпоративный.
Нормативно-правовой комплаенс соответствует правилам и положениям, установленным государствами и отраслями, где работает компания.
Корпоративный — это гарантия того, что компания действует законно в рамках внешних и внутренних правил, установленных ею самой.
В корпоративном комплаенс также выделяют 2 основных уровня:
Комплаенс внешний и внутренний можно комбинировать. Например, продукция компании может проходить соответствие на требования федеральных законов и на внутренний стандарт. Это может затруднить процесс соблюдения всех нормативных требований.
Хотя организации и могут «саморегулироваться» с помощью отраслевых стандартов, их политика должна всегда соответствовать местным и национальным законам той страны, где они работают.
Кроме того, любой комплаенс можно классифицировать по 2 следующим критериям.
Кто определяет нормы и обеспечивает их соблюдение
Комплаенс могут определять:
Например, Международная организация по стандартизации ISO разрабатывает и публикует международные стандарты — такие, как ISO 9000 для управления качеством. Но он не является обязательным на государственном уровне.
Какие проблемы решаются
Это может быть узкий круг проблем:
Один и тот же комплаенс может обеспечиваться Правительством или отраслью. Например, безопасность пищевых продуктов регулирует Федеральный закон «О качестве и безопасности пищевых продуктов» от 02.01.2000 N 29-ФЗ. А также международный отраслевой стандарт BRCGS по безопасности пищевых продуктов.
Для международных организаций важно знать и соблюдать требования регулирующих органов стран, в которых они работают. Например, то, что является стандартной процедурой по охране здоровья и безопасности в США, может быть запрещено на производственных площадках в Китае.
Преимущества комплаенс
Организация бизнеса, отвечающего всем нормативным требованиям, отнимает много времени и сил. Напрашивается вопрос: какую ценность компании вообще приносит соблюдение комплаенс?
Преимущества надежной программы:
С чего начинается комплаенс
Все компании должны знать текущие протоколы комплаенс для своей отрасли. Постоянный мониторинг ситуации гарантирует, что бизнес и его сотрудники всегда будут в курсе изменений законодательства.
Кроме того, способность быстро сообщать персоналу об изменениях в правилах, касающихся здоровья и безопасности, — практически обязательное условие после COVID-19.
Вот основные области комплаенс для любого бизнеса:
Что такое комплаенс-контроль
Пренебрежение законами, нормативными актами и стандартами приводит к высоким потенциальным рискам для бизнеса. Поэтому важно контролировать их соблюдение, это и есть комплаенс-контроль.
Что такое комплаенс-контроль на предприятии? Это процесс, с помощью которого менеджеры компании планируют, организуют, контролируют и руководят деятельностью, обеспечивающей соблюдение законов и стандартов.
Эти действия могут включать:
Почему комплаенс-контроль важен для бизнеса
Комплаенс по действующему законодательству является обязательным. Если вы заключили официальные договора с клиентами, положения этих документов также становятся юридическими требованиями и корпоративными нормами.
Не соблюдая букву закона, вы столкнетесь с дорогостоящими судебными разбирательствами и можете нанести репутационный ущерб своему бизнесу.
Также важно и соблюдение других стандартов и правил. Они могут быть не только внешними, но и внутренними. Хорошим примером могут служить стандартные рабочие процедуры и политики.
Некоторые рассматривают соблюдение внутренних правил бизнеса как часть комплаенс, другие — нет. Однако, если вы только начинаете, советуем включать все возможные стандарты — корпоративные, нормы законодательства и отраслевые.
Как Walmart попала в такую ситуацию? Суд установил, что компания ввела внутренние нормы финансового комплаенс. Сотрудники знали о требованиях, но не выполняли их и не обеспечивали их соблюдение.
Два подхода к комплаенс-контролю
В любом контексте все начинается с проверки контрольных показателей на соответствие нормам. Это могут быть нормы законодательства, отраслевые стандарты и правила, которых должна придерживаться компания. В любом случае организации должны планировать, внедрять и обеспечивать соблюдение нормативных требований. Есть 2 способа сделать это. И тот, который вам нужен, зависит от типа контроля.
1. Строгое соблюдение законов и норм
Вкратце этот подход можно описать так: все знают законы и строго соблюдают их. Это достаточно жесткая и непоколебимая позиция.
Бывают случаи, когда это оправдано и идти на компромисс не стоит. Например, если сотрудник на рабочем месте ставит под угрозу здоровье и безопасность — свои или других людей. Часто такое возникает, когда не соблюдаются правила при работе со сложным оборудованием. Например, рабочий пилит деталь, не надев перчатки или не защитив рабочее место — и отлетающий мусор может кого-нибудь поранить. Наказание должно последовать незамедлительно. Все остальные сотрудники, у которых может возникнуть соблазн делать то же самое, должны знать: вы серьезно относитесь к соблюдению норм. То же относится и к законодательству. Законы не подлежат расширенному толкованию. Но их важно соблюдать, чтобы бизнес не закрыли.
Однако, когда есть возможность вольной интерпретации «буквы закона», все не так однозначно. Например, если рассматривать соблюдение каких-то норм, прописанных нечетко, жесткий подход может не сработать. Вот 2 примера.
Стандарт по производству продукции может предусматривать:
Один стандарт понятен. Другой весьма неоднозначен. Какая длина — правильная?
Вот еще один пример:
В первом из этих двух случаев сотрудник точно знает, когда он может отключить электропитание. Во втором никакой ясности нет. Что значит «основной процесс»? Можете ли вы винить сотрудника, когда он ошибочно решит, что процесс — не основной? В конце концов, он — специалист по техническому обслуживанию, а не топ-менеджер.
Вывод — всегда внимательно проверяйте тексты стандартов и убедитесь, что они обеспечивают абсолютную ясность.
2. Гибкий подход к существующим стандартам
Хотя законы не подлежат обсуждению, некоторые стандарты могут быть смягчены. Например, несколько применяемых норм могут противоречить друг другу. И тогда становится непонятно, какая из них — правильная. Выхода тут два. Остановить все процессы до тех пор, пока ответственное лицо не примет окончательное решение. Или разрешить некоторым сотрудникам снизить соответствие одному из стандартов, чтобы работа могла продолжаться.
Вот простой пример, который обязательно приведет к изменению нормативных требований.
У компании «А» есть договор с компанией «Б». Следующий логистический стандарт является частью юридического соглашения:
«Все заказы в компании «А» будут доставлены на адрес, указанный компанией «Б», в течение 24 часов».
Вроде бы противоречий нет, все понятно. Но предположим, что компании «А» делают заказ, который нужно доставить в офис компании «Б», доставка до которого займет больше суток. Следует ли менеджеру по продажам отклонить такой заказ? Потому что выполнить такую поставку в соответствии с утвержденным стандартом невозможно.
Скорее всего, менеджер «А» примет заказ после того, как проинформирует сотрудника «Б» о проблеме логистики. И получит подтверждение, что в данном случае от стандарта можно отступить. Тогда менеджер действует в интересах своей компании и в интересах клиента.
В этом примере важно понимать, что у представителя компании «Б» нужно получить письменное разрешение на отклонение от стандарта. Иначе договоренность на словах будет трудно доказать.
Когда вступают в силу противоречивые нормы, важно определить, какие решения могут принимать ваши сотрудники. Определите, кто уполномочен делать это, при каких обстоятельствах и каким образом. И убедитесь, что в договоре предусмотрены необходимые изменения.
Как начать работу с комплаенс-контролем
Соблюдение норм и правил важно для любого бизнеса. Вот 10 шагов, которые нужно пройти, чтобы внедрить комплаенс.
Инструменты комплаенс-контроля
Ведение комплаенс-контроля может показаться большой дополнительной работой. Это, безусловно, потребует постоянства и некоторых усилий. Но есть инструменты, которые можно использовать, чтобы облегчить свою работу.
Благодаря современным технологиям не обязательно создавать тонны бумажной документации. Достаточно выбрать программное обеспечение, которое поможет гарантировать: ваша компания соблюдает все необходимые нормативы, какими бы они ни были. Самые популярные решения — это, например, ESPEAR, file.one, Searchinform, Intelligent Compliance Manager, Zecurion и другие.
Какие бы методы и инструменты вы ни выбрали, помните об основах:
Безусловно, комплаенс-контроль бывает довольно дорогим и сложным для реализации. Это зависит от размера организации и области ее деятельности. Однако без этого процветание вашего бизнеса может оказаться под угрозой.
Комплаенс и проверки
Комплаенс необходим, чтобы компании соблюдали стандарты, продолжали вести бизнес и обслуживать клиентов. Он устанавливает минимальные требования для различных предприятий. Какие аспекты деятельности компании будут попадать под проверки?
В зависимости от типа бизнеса, внутренние и внешние правила и нормы определяют, что вы можете и чего не можете делать. А также то, что нужно знать при управлении повседневными операциями, чтобы избежать комплаенс-риска.
Что такое комплаенс-риск
Комплаенс-риск — это негативные последствия для бизнеса —от финансовых до репутационных потерь. К которым приводит несоблюдение существующих норм. И незнание их не является оправданием.
Комплаенс-риск включает в себя юридические и финансовые санкции за невыполнение требований законодательства, внутренних и внешних нормативных актов. Чтобы соответствовать требованиям, «правила игры» должны быть четко определены. Необходимо учитывать следующее:
Риски различаются в зависимости от отрасли и типа бизнеса. Поэтому практически невозможно просчитать все виды, с которыми вы можете столкнуться. Простыми словами, все комплаенс-риски — это негативные последствия, которые можно свести к нулю, если применять 2 простых правила:
Как классифицировать комплаенс-риск
Если компания не соблюдает нормативные требования, она подвергается комплаенс-рискам. Чтобы лучше понять и управлять ими, рекомендуется классифицировать их по типу воздействия:
Комплаенс-риск: типы
Наиболее распространенные типы комплаенс-рисков — это факторы, которые влияют на большинство предприятий, в том числе:
Как снизить уровень комплаенс-риска
Мало выявить типы рисков — нужно оценить их уровень и провести работу над ошибками. То есть максимально снизить их. Вот несколько советов, как это сделать.
Сбор информации внутри компании из всех источников
Используйте все данные, чтобы лучше понять риски, с которыми сталкивается как отдельный сотрудник, так и целый отдел. Регулярно собирайте информацию и проводите оценку масштаба озвученного риска. С точки зрения вероятности наступления такого события, а также величины его последствий. Например, вовремя замеченное пренебрежение проверкой аккаунтов сэкономило бы компании Walmart огромные деньги.
Автоматизация процессов
Используйте специальные инструменты анализа данных и программное обеспечение, которое облегчит управление рисками. Их функции могут быть разными — начиная с обеспечения точности данных до выявления подозрительных действий. Программы также могут использоваться, чтобы избежать рисков непредоставления нужной информации вовремя. Например, некоторые бухгалтерские платформы автоматически формируют и рассылают нужные отчеты в налоговую в назначенный период. Чтобы избежать негативного влияния человеческого фактора.
Делегирование полномочий и определение обязанностей
Убедитесь, что каждый сотрудник понимает свою роль и обязанности в защите компании от комплаенс-рисков. Это должно быть подтверждено не только в устной, но и в письменной форме. Например, прописано в трудовом договоре или во внутреннем стандарте компании.
Постоянный мониторинг и внесение изменений
Если процесс описан, но почему-то не работает, обязательно проведите ревизию всех внутренних стандартов. Возможно, какой-то из них тормозит всю работу. Например, норма по обработке персональных данных слишком сложная и задействует несколько человек в разных отделах. Тогда стоит пересмотреть «исходник», назначить единое ответственное лицо и упростить процедуру в целом.
Как управлять комплаенс-рисками
Некоторые компании предпочитают ничем не управлять. Они считают штрафы частью затрат на ведение бизнеса. Другие пользуются серыми схемами, чтобы исключить риск пострадать от нарушения норм. И то, и другое не выдерживает никакой критики, если бизнес собирается долго работать на рынке.
Вот 3 варианта того, как можно упростить управление комплаенс-рисками:
Независимо от подхода, который вы выберете, управление комплаенс-рисками необходимо для правильного ведения любого бизнеса — большого или малого. Комплаенс-риск не зависит от типа или размера компании. Он требует наличия необходимых процессов для защиты как клиентов, так и самих предприятий. Невыполнение этого простого правила может привести к нежелательным и потенциально негативным последствиям. И наоборот — грамотное управление комплаенс-рисками поможет снизить общую нагрузку на бизнес. И придать ему стабильность в постоянно меняющемся мире. Обычно ведение комплаенс в организации обеспечивают специальные сотрудники — комплаенс-менеджеры.
Комплаенс-менеджер: функционал
Комплаенс-менеджер должен иметь четко определенный функционал по обязанностям, задачам и ответственности.
Обязанности
Комплаенс-менеджер, ответственный за соблюдение нормативных требований, обязан работать с руководством и персоналом для выявления возможных комплаенс-рисков. В его функционал также входит разработка и управление комплаенс-систем внутреннего и внешнего контроля. При выявлении текущих или новых комплаенс-рисков его задача — грамотно оценить их и управлять ими.
Задачи
Все задачи такого сотрудника входят в комплаенс-менеджмент. Это включает в себя следующие позиции:
Ответственность
Общая ответственность специалиста по комплаенс заключается в организации внутренней комплаенс-службы. Это функция эффективной поддержки бизнеса по всем нормативным документам. Служба комплаенс отслеживает соответствие документооборота требованиям отрасли, действующему законодательству и внутренним стандартам компании.
Словарь и термины комплаенс: всё, что нужно знать
С понятием комплаенс тесно связаны такие термины, как:
Чтобы вы могли свободно ориентироваться в этой сфере, мы расшифруем их все.
Регулирование
Термин «регулирование» относится к набору обязательных правил, изданных частным или государственным органом. Он должен обладать необходимыми полномочиями: надзор за соблюдением установленных норм и применение санкций за нарушения.
Хотя единого мнения не существует, основные цели регулирования заключаются в следующем:
Характеристики эффективного регулирования:
К регулируемым отраслям в большинстве стран относятся финансы, противопожарная безопасность, рекламная деятельность.
Первичное законодательство
Первичное законодательство относится к законам, стандартам или постановлениям, принятым законодательными органами определенной юрисдикции. К примеру, Федеральный закон «О защите прав потребителей» N 2-ФЗ — первичный законодательный акт. Он обязателен для выполнения всеми предприятиями, которые работают с потребителями на территории России, — например, салонами красоты.
Вторичное законодательство
Законодательный орган во многих юрисдикциях имеет право делегировать или подчинять законотворческие полномочия другим органам. Которые затем могут принимать свои подзаконные акты, часто называемые «вторичными» законами. Подзаконные акты обычно разрабатываются регулирующим органом, который уполномочен делать это в соответствии с основным законом. К примеру, территориальный Роспотребнадзор может регулировать требования для предприятий бытовых услуг, в том числе, салонов красоты, расположенных в Москве. И это будет дополнительный список требований для столичного бизнеса, которым необходимо соответствовать.
Что такое нормативные стандарты или правила
Стандарты обычно устанавливают общие принципы, согласно которым регулируемый бизнес должен вести свою деятельность. Правила эти подробны и касаются каждой регулируемой деятельности и функции. Для нашего примера с салоном красоты таким стандартом является, например, Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 51142-2019 «Услуги бытовые. Услуги парикмахерских и салонов красоты. Общие технические условия».
Нормативные инструкции
Иногда регулирующий орган выпускает подробные инструкции для компаний о том, как именно должно проходить фактическое выполнение ими своих юридических и нормативных обязательств. Борьба с отмыванием денег и финансированием терроризма, например, — одна из областей, для которой большинство регулирующих органов во всем мире выпустили собственные инструкции.
Какие функции обычно выполняют надзорные и регулирующие органы
В общих чертах регулирующие органы выполняют следующие функции:
Существует 2 метода, с помощью которых контролируется соблюдение нормативных правил: надзор на месте и общий надзор.
Правоприменение
Это необходимая часть процесса надзора в том смысле, что регулирующий орган должен обеспечивать соблюдение этих правил. Правоприменение — это как расследование, сбор и обмен информацией, так и наложение штрафов.
Правоприменение обычно влечет за собой следующие процессы:
Общие правоприменительные полномочия любого регулирующего органа включают:
Сертификат соответствия
При организации бизнеса в соответствии с нормативными требованиями многие компании получают сертификаты соответствия от определенного регулирующего или отраслевого органа. Сертификация демонстрирует соблюдение компанией руководящих принципов, установленных действующими стандартами отрасли.
Например, помимо соответствия ГОСТам, компания-производитель пищевых продуктов может получить стандартный сертификат соответствия для систем менеджмента безопасности пищевых продуктов SGS. Это сертификация «гарантирует целостность процесса производства пищевых продуктов, а также соблюдение правил безопасности пищевых продуктов».
Кроме того, компании могут получать сертификаты по другим международным отраслевым стандартам, таким как:
ТОП-6 советов по внедрению комплаенс в любой компании
Вот 6 шагов, которые помогут запустить программу.
1. Начните с исследования
Первым шагом является полное понимание юридических и отраслевых регулирующих норм, которым должна следовать компания. Имейте в виду, что надзорные органы могут меняться в зависимости от отрасли и страны, в которых вы работаете.
2. Обеспечьте контроль и установите цели
Определите, кто будет ответственным за составление комплаенс и контроль его соблюдения. Как правило, крупные компании назначают директора по комплаенс, который возглавляет соответствующий отдел в организации. Дополнительно усилия этого департамента обычно поддерживаются другими сотрудниками из разных отделов для полного соблюдения нормативных требований.
После того, как нужная команда сформирована, установите цели для корпоративной программы комплаенс. И приступайте к созданию внутренних документов на ее онсове. Это могут быть различные политики, схемы процедур и кодекс поведения, если они еще не приняты. Но учтите: документы, возможно, потребуется обновить после завершения полной оценки комплаенс-рисков.
3. Оцените комплаенс-риск
При запуске программы с нуля проведите оценку комплаенс-рисков в своей организации и на производственных площадках, чтобы узнать, где находятся слабые места.
4. Устраните слабые места
После оценки рисков примите соответствующие меры по устранению любых уязвимых областей, которые могут помешать компании соблюдать требования соответствующих надзорных органов. Иногда это может быть быстрое исправление или же полная переработка процесса.
5. Проведите обучение сотрудников
Сотрудники являются важным фактором в обеспечении соблюдения комплаенс. Поэтому важно обучить их соблюдению нормативных требований и подчеркнуть важность этих мероприятий в корпоративной культуре.
Совет: предлагайте сотрудникам ежегодно проходить тренинги по комплаенс. Правила могут часто меняться. Регулярное обучение помогает сотрудникам идти в ногу с текущими стандартами, чтобы они всегда делали все правильно.
При обучении сотрудников предоставьте всю необходимую документацию. Чтобы у персонала всегда был «референс», к которому они смогут обратиться, если столкнутся с необходимостью решить сложную задачу. Стоит хранить такую документацию в общем доступе, чтобы сотрудники всегда могли найти ее, где бы они ни находились.
6. Сделайте комплаенс постоянным
Этот последний шаг, пожалуй, самый важный. Создание успешного комплаенс — это постоянное стремление соответствовать требованиям регулирующих органов и руководящим принципам компании.
Эти усилия должны включать:
Резюме
За считанные месяцы пандемия затронула многие компании по всему земному шару. Мировые рынки пытаются справиться с долговременным воздействием последствий COVID-19. Соблюдение постоянно меняющихся правил и норм будет иметь ключевое значение для их восстановления. А, значит, введение комплаенс практически в любой компании увеличит защиту бизнеса. Соответствие всем требованиям также защитит сотрудников, клиентов, профессиональные сообщества и другие заинтересованные стороны. Это позволит компании работать безопасно и предсказуемо.
Это весь комплекс проверок по соблюдению требований комплаенс, который оказывают бизнесу сторонние организации. Можно привлечь компанию, которая оказывает комплаенс-услуги. Чтобы всесторонне изучить, как у вас соблюдаются нормы, правила и стандарты. И получить список выявленных нарушений, чтобы вы могли их устранить.