Что оценивается при исследовании системы управления материально технического снабжения объекта
Регламентация процесса управления материальными запасами
Основной задачей руководства и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.
Грамотное управление способствует увеличению оборачиваемости запасов, снижению уровня неликвидов, позволяет освободить денежные средства.
Чем крупнее предприятие, чем большим объемом ресурсов приходится управлять, тем более заметны сложности в организации материально-технического снабжения, тем важнее проведение работ по оптимизации процесса управления МТР.
Регламентировать процесс управления запасами можно с помощью разработки и внедрения в компании «Положения об управлении материально-техническими ресурсами».
Процесс этот необходимо рассматривать в комплексе, ведь управления запасами — это планирование, осуществление закупок, учет запасов, управление группами запасов, обеспечение процесса управления запасами.
1. Планирование МТР
Первая глава Положения посвящена планированию процесса приобретения запасов — планирование бюджета (денежные показатели) и планирование закупок (натуральные показатели).
Рис. 1. Планирование бюджета МТР
1.1. Планирование бюджета МТР
Основой бюджета поставок материально-технических ресурсов являются производственная программа, программа капитального ремонта и программа инвестиций компании (далее — Программы) (рис. 1.) Срок формирования бюджета МТР — август-сентябрь года, предшествующего году планирования.
А) Производственные единицы (цеха, филиалы) и производственные отделы Аппарата управления, на основании Программ формируют бюджет закупок МТР и передают его в отдел материально-технического снабжения (ОМТС).
Б) Отдел МТС согласовывает с планово-экономическим отделом лимитов затрат на приобретение МТР, при необходимости проводит корректировку.
В) Отдел МТС передает согласованные показатели бюджета и Программы в Управление материального снабжения.
На основании сформированных лимитов затрат на МТР, с учетом имеющихся остатков МТР на складах, формируется план поставок.
Отдел МТС совместно с Управлением материального снабжения формирует помесячный план финансирования МТР и оборудования, исходя из сроков поставки и изготовления. При формировании плана финансирования учитывается состояние расчетов с контрагентами и ожидаемая дебиторская и кредиторская задолженности.
При возникновении необходимости корректировки бюджета руководитель дает указание директору Управления материального снабжения для внесения соответствующих поправок. Управление материального снабжения направляет в финансовый отдел на согласование изменения в план финансирования МТР. После рассмотрения финансовый отдел направляет в УМС и ОМТС откорректированный план финансирования.
1.2. Планирование закупок МТР
Рис. 2. Планирование поставок МТР
С целью формирования плана поставок МТР осуществляется заявочная кампания, которая проводится в один или два этапа в срок до ноября года, предшествующего срокам поставки по следующему алгоритму:
А) Отдел МТС, согласно финансовому плану, предоставляет в Управление материального снабжения контрольные цифры в денежном выражении по затратам на материальные ресурсы, а также доводит их до производственных единиц Общества.
Б) Производственные единицы предоставляют:
– в производственные отделы Аппарата Управления — пообъектные и сводные ведомости потребности в МТР и оборудовании;
– в Управление материального снабжения — согласованные с производственными отделами Общества ведомости потребности в МТР и оборудовании.
В) В случае отклонения от плановых показателей в сторону увеличения, начальники производственных отделов производят корректировку плана поставок, основываясь на выполнении Программ Общества, выделяя приоритетные виды работ.
Г) Начальники производственных отделов Администрации производят проверку содержания заявок филиалов на предмет исключения из них технически или морально устаревших наименований МТР и предоставляют в Управление материального снабжения:
– сводные потребности МТР по всем направлениям расхода;
– распределение заявленных МТР в разрезе производственных единиц Общества.
Д) Управление материального снабжения, на основании предоставленных документов, составляет предварительный план поставок МТР в номенклатурном и стоимостном выражении и производит сверку с доведенными плановыми показателями. После согласования и корректировки передает предварительный план поставок МТР в ОМТС.
Е) ОМТС проверяет предварительный план поставок МТР на соответствие финансовому плану и утверждает предварительный план поставок у генерального директора Общества.
Ж) План поставок МТР с разбивкой по направлениям деятельности и помесячным срокам поставки, с указанием номенклатуры, доводится до производственных единиц Общества.
2. Осуществление закупок МТР
2.1. Централизованные поставки
В некоторых компаниях, являющихся частью холдингов или вертикально-интегрированных структур, существенная доля закупок материальных ресурсов производится централизованно через материнскую компанию. В таком случае в данной главе необходимо регламентировать взаимодействие с вышестоящей организацией по вопросу приобретения МТР.
2.2. Поставки по прямым договорам
Каждая компания в процессе производственной деятельности имеет дело с десятками и сотнями контрагентов, осуществляющих компании поставки материальных запасов. Необходимо описать весь спектр вопросов, касающихся приобретения МТР по прямым договорам с контрагентами: поиск контрагентов, порядок заключения договоров, осуществления оплаты, сверки денежных расчетов и т.д.
2.3. Организация тендерных закупок
Тендерные закупки являются обязательными только для госструктур, но находят все большее применение и в коммерческих компаниях.
Наиболее предпочтительным способом закупок является проведение открытого конкурса.
Размещение заказов на тендерной основе — пожалуй, тема отдельной статьи или отдельного регламента.
2.4. Поставки по договорам лизинга
Финансовый лизинг является современным распространенным инструментом, позволяющим предприятию приобретать оборудование на заемные средства, проводя ускоренную амортизацию и экономя при этом на налогах. При этом приобретение в лизинг — процедура специфичная, учитывая взаимодействие лизингополучателя с несколькими организациями — банком, лизингодателем, поставщиком оборудования. В вопросе приобретения по лизингу необходимо четкое взаимодействие служб компании — финансистов, бухгалтерии, отдела МТС, производственных отделов. Если вы планируете приобретать оборудование в лизинг, имеет смысл посвятить поставкам по договорам лизинга отдельную главу Положения.
3. Учет МТР
В данной главе описываются вопросы приема-отпуска, классификации и оценки запасов.
3.1. Прием и отпуск МТР
3.2. Классификация и оценка запасов
К материально-производственным запасам относятся активы, соответствующие требованиям Положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.
Материалы при их постановке на учет оцениваются в размере фактических затрат на их приобретение.
Оценка материалов и готовой продукции при их выбытии производится по способу средней себестоимости.
Готовая продукция оценивается при постановке на учет по сокращенной производственной себестоимости.
Товары, приобретенные для перепродажи, оцениваются при их постановке на учет в размере затрат по их приобретению, но без учета расходов по их доставке (включая погрузочно-разгрузочные работы), которые относятся на расходы на продажу. При выбытии товары оцениваются по способу средней себестоимости.
4. Управление группами материальных запасов
В этой главе описываются методы управления материальными запасами на предприятии. Выделяются несколько групп производственных запасов, соответственно для каждой из них формируется своя стратегия управления.
Виды производственных запасов:
4.1. Текущий запас — основной вид запаса, поэтому норма оборотных средств в текущем запасе является главной определяющей величиной всей нормы запаса в днях.
Текущий производственный запас предназначен для ведения производственно-хозяйственной деятельности компании.
На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материалов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в производстве.
Наличие оптимальных запасов на предприятии, которое можно обеспечить путем организации управления и контроля за потоками материальных и финансовых ресурсов, за состоянием и уровнем запасов позволяет компании бесперебойно функционировать при малом объеме «омертвленных» материальных ресурсов и небольших размерах отвлеченных оборотных средств, вложенных в эти запасы.
Организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятиями, которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки). Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение ежедневной (недельной, декадной, месячной или иной периодичности) информации о фактическом наличии запасов на складах предприятия и степени их соответствия установленным нормам. Это позволяет осуществлять непрерывный контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.
4.2. Страховой (аварийный, гарантийный) запас — второй по величине вид запаса, определяющий общую норму. Страховой запас необходим на каждом предприятии для гарантии непрерывности процесса производства в случаях нарушений условий и сроков поставок материалов поставщиками, транспортом или отгрузки некомплектных партий.
Оперативный запас предназначен для использования в текущей производственной деятельности предприятия. Отпуск материалов производится после согласования с заместителем руководителя компании по направлению деятельности.
Оперативный запас устанавливается в размере 60–80% от страхового.
Неснижаемый запас предназначен только для использования в исключительных случаях.
Неснижаемый запас составляет 20–40% от объема страхового запаса.
При снижении уровня страхового запаса ниже неснижаемого необходимо его пополнение до уровня страхового.
Материалы страхового запаса должны систематически заменяться по истечении срока годности в соответствии с техническими условиями на них.
Необходимо осуществлять учет поступления и расходования страхового запаса не реже 1 раза в квартал.
Нормы страхового запаса должны быть утверждены руководителем (заместителем руководителя компании).
4.3. Транспортный запас создается на период разрыва между сроком грузооборота и документооборота. При поставках материалов на дальние расстояния срок оплаты расчетных документов опережает срок прибытия материальных ценностей. Транспортный запас не устанавливается в тех случаях, когда срок получения материалов совпадает со сроками оплаты расчетных документов или опережает его.
4.4. Технологический запас создается на период времени для подготовки материалов к производству, включая время на анализ и лабораторные испытания. Учитывается технологический запас в общей норме в том случае, если он не является составной частью процесса производства.
4.5. Подготовительный запас, необходимый на период выгрузки, доставки, приемки и складирования материалов, принимается также в расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам. Нормы этого времени устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки, исходя из технологических расчетов или путем проведения хронометража.
4.6. Неликвидные запасы — медленно реализуемые или нереализуемые запасы.
В процессе ежегодной инвентаризации определяются запасы, относящиеся к данной группе. Каждое предприятие само решает, по какому критерию запас относить к категории неликвидов. Например, один из вариантов — считать неликвидом товар, находящиеся на складе без движения в течение 12 месяцев.
Необходимо систематически проводить анализ причин появления неликвидов, чтобы устранить эти причины в будущем.
Необходимо сокращать инвестиции в медленно реализуемые и нереализуемые виды запасов и, возможно, даже перестать их закупать.
4.7. АВС- и XYZ-анализ
АВС- и XYZ-анализ является несложным, но достаточно эффективным инструментом управления запасами, строящимся на принципе Парето, более известного как «правило — 20 на 80». XYZ-анализ — изучение стабильности продаж, — обычно используется вместе с ABC-анализом, позволяющим выделить ключевые для фирмы-продавца товары. Проведя такой анализ в своей компании, мы получили достаточно неожиданные результаты и провели корректировку тактики управления некоторыми категориями своих запасов.
Ввиду достаточного количества публикаций, подробности проведения АВС- и XYZ-анализа в данной статье мы опускаем.
5. Обеспечение процесса управления материальными запасами
Данная глава описывает вспомогательные функции процесса управления материальными запасами.
а также любые другие отчеты, в соответствие со спецификой предприятия.
5.2. Программное обеспечение
В этом подразделе описывается программное обеспечение, служащее для автоматизации учета МТР компании, будь то широко распространенная 1С:Склад или сложная ERP-система, имеющая многоуровневое территориальное распределение. Программное обеспечение используется для учета складских операций прихода, расхода и перемещения и подготовки данных для отражения выполненных складских операций на бухгалтерских счетах.
5.3. Обеспечение безопасности
5.4. Подготовка кадров
Обучение специалистов в области логистики осуществляется с целью повышения эффективности и качества труда работников, овладения новыми методами и навыками работы в условиях рыночной экономики и реализуется в соответствии с системой внутрифирменного образования руководителей и специалистов.
В данном подразделе освещаются вопросы профессиональной переподготовки и повышения квалификации специалистов. Необходимо определить приоритеты, периодичность проведения, возможно, и перечень учебных заведений.
Для разработки «Положения об управлении материальными запасами» в компании целесообразно создать рабочую группу, состоящую из заинтересованных специалистов под руководством заместителя руководителя предприятия, в ведении которого находятся вопросы снабжения и логистики.
После разработки «Положения об управлении материальными запасами» необходимо проведение его согласования со всеми подразделениями компании, участвующими в процессе планирования и использования МТР: финансово-экономической службой, отделом капитального строительства, производственными отделами и службами, бухгалтерией и т.д. После согласований Положение утверждается приказом руководителя предприятия и приобретает статус распорядительного документа, обязательного для исполнения.
Системное видение процесса управления МТР позволяет осуществлять стратегическое и тактическое планирование, повысить эффективность управления материальными запасами, сделать прозрачной систему материального снабжения, повысить качество основного продукта.
© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021
Что оценивается при исследовании системы управления материально технического снабжения объекта
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Интегрированная логистическая поддержка продукции военного назначения
ПЛАНИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ
Формирование номенклатуры предметов снабжения
Integrated logistic support of military products. Supply support planning and management. Forming the nomenclature of supplies
Дата введения 2019-06-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Акционерным обществом «Научно-исследовательский центр «Прикладная Логистика» (АО НИЦ «Прикладная Логистика»)
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 482 «Поддержка жизненного цикла экспортируемой продукции военного и продукции двойного назначения»
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает порядок, содержание работ и основные требования к формированию номенклатуры предметов снабжения, необходимых для обеспечения эксплуатации изделий.
Настоящий стандарт распространяется на продукцию военного и двойного назначения, в т.ч. поставляемую на экспорт в рамках военно-технического сотрудничества с иностранными государствами, и предназначен для применения при организации и проведении работ по обеспечению технической эксплуатации продукции.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 27.002 Надежность в технике. Термины и определения
ГОСТ 27.507 Надежность в технике. Запасные части, инструменты и принадлежности. Оценка и расчет запасов
ГОСТ 18322 Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения
ГОСТ 25866 Эксплуатация техники. Термины и определения
ГОСТ Р 51725.1 Каталогизация продукции для федеральных государственных нужд. Федеральная система каталогизации продукции для федеральных государственных нужд. Основные положения
ГОСТ Р 53392 Интегрированная логистическая поддержка. Анализ логистической поддержки. Основные положения
ГОСТ Р 54090 Интегрированная логистическая поддержка. Каталоги и перечни предметов снабжения. Структура и состав данных
ГОСТ Р 55930 Интегрированная логистическая поддержка экспортируемой продукции военного назначения. Применение процедур каталогизации. Общие требования
ГОСТ Р 55933 Интегрированная логистическая поддержка экспортируемой продукции военного назначения. План интегрированной логистической поддержки. Общие требования
ГОСТ Р 56113 Интегрированная логистическая поддержка экспортируемой продукции военного назначения. Планирование материально-технического обеспечения. Основные положения
ГОСТ Р 56129 (МЭК 62402:2007) Интегрированная логистическая поддержка экспортируемой продукции военного назначения. Управление номенклатурой устаревающих покупных комплектующих изделий
ГОСТ Р 56136 Управление жизненным циклом продукции военного назначения. Термины и определения
ГОСТ Р 57105 Интегрированная логистическая поддержка. Анализ логистической поддержки. Требования к структуре и составу базы данных
ГОСТ Р 58297 Интегрированная логистическая поддержка. Многоуровневое техническое обслуживание и ремонт. Основные положения
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 56136, ГОСТ 27.002, ГОСТ 18322, ГОСТ 25866, а также следующие термины с соответствующими определениями:
изделие финальное (final item; product): Сложное изделие, не нуждающееся в дальнейшей промышленной переработке, предназначенное для поставки (продажи) с целью его самостоятельного применения по назначению и состоящее из конструктивно, функционально и информационно связанных составных частей (изделий и материалов, в том числе систем, подсистем, программных и аппаратных средств).
составная часть (part): Самостоятельная часть изделия (образца), предназначенная для выполнения определенных технических функций в его составе.
3.1.3 предмет снабжения (item of supply): Изделие или группа изделий производства, являющихся объектами самостоятельной поставки и выделяемых из множества других изделий по заданному набору технических и эксплуатационных характеристик, существенных для процессов интегрированной логистической поддержки.
3.1.4 номенклатура предметов снабжения: Перечень предметов снабжения, необходимых для обеспечения технической эксплуатации финального изделия, представляемый в виде документа в электронной и/или бумажной форме и используемый при планировании и управлении материально- техническим обеспечением.
3.1.5 система материально-технического обеспечения: Упорядоченная совокупность организационной структуры, документов, расчетных моделей и результатов расчетов, обеспечивающих выполнение процедур закупки и управления запасами материальных ресурсов, необходимых для технической эксплуатации финального изделия.
запас (reserve): Совокупность запасных частей одного типа (типономинала, типоразмера), характеризуемая начальным уровнем, суммарными затратами, стратегией пополнения и показателем достаточности.
стратегия пополнения запаса (reserve replenishment strategy): Совокупность правил, на основании которых пополняют (восстанавливают) запас в комплекте ЗИП.
3.1.8 средства технической эксплуатации: Технические устройства, запасные части, инструменты, материалы, предназначенные для осуществления комплекса работ по технической эксплуатации финального изделия.
3.1.9 период начальной эксплуатации: Период эксплуатации финального изделия после его поставки заказчику (как правило, первые два года), в течение которого осуществляется адаптация системы технической эксплуатации в части обеспечения материальными ресурсами.
3.2 Сокращения
В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:
4 Общие положения
4.1 Работы по формированию номенклатуры ПС выполняют с целью эффективного планирования и обеспечения закупок материальных ресурсов с последующим поддержанием их запасов на оптимальном уровне в соответствии с задачами по планированию МТО по ГОСТ Р 56113.
4.2 Формирование номенклатуры ПС заключается в выполнении комплекса мероприятий по разработке, согласованию, оценке и поддержанию в актуальном состоянии перечня ПС, необходимых для обеспечения ТЭ ФИ.
4.3 В номенклатуру ПС включают средства технической эксплуатации: запасные части, инструменты, материалы, КПА, КИП, вспомогательное и учебное оборудование.
4.4 Мероприятия по формированию номенклатуры ПС включают в раздел «Планирование МТО» Плана ИЛП по ГОСТ Р 55933 для выполнения в координации с другими видами деятельности по ИЛП: анализ логистической поддержки, планирование ТОиР, разработка и сопровождение эксплуатационной и ремонтной документации, планирование и организация процессов упаковывания, погрузки/разгрузки, хранения, транспортирования, планирование и организация процессов утилизации ФИ и его СЧ.
4.5 Для принятия обоснованных решений по МТО, учитывающих технические, организационные, финансовые возможности заказчика, предусматривают выполнение формализованных процедур согласования номенклатуры ПС между разработчиком (изготовителем, поставщиком) и заказчиком.
4.6 Формирование номенклатуры ПС следует осуществлять с использованием результатов АЛП.
4.7 С целью оптимизации затрат на подготовку и управление данными по номенклатуре ПС рекомендуется использовать единую БД для проектов поставки ФИ различным заказчикам с учетом модификаций конструкции (комплектаций) ФИ, специфических требований заказчиков к эксплуатации, обслуживанию и МТО.
5 Порядок проведения и содержание работ по формированию номенклатуры предметов снабжения
5.1 Формирование номенклатуры ПС выполняет разработчик ФИ в кооперации с разработчиками СЧ ФИ с привлечением, при необходимости, изготовителей (поставщиков) и согласовывает ее с заказчиком.