Что отражают календари ресурсов

Ресурсы проекта

Настройка доступности ресурсов

Назначение числа единиц ресурсов

В поле Макс. единиц указывается, как данный трудовой ресурс работает над проектом – в режиме полной или частичной занятости, или же он вместе с несколькими аналогичными ему ресурсами объединен в один ресурс.

Если требуется указать, что ресурс посвящает проекту все свое время, устанавливают значение 100 %. Если же помимо этого проекта, ресурс занят при выполнении других проектов, следует установить, какую часть рабочего времени ресурс может быть использован. Например, 50 % означает, что ресурс может быть использован в текущем проекте 50 процентов своего рабочего времени. Значение в поле Макс. единиц может и превышать 100 %. Например, если требуется указать, что в проекте на условиях полной занятости будет участвовать группа ресурсов, например два редактора (два компьютера), в поле Макс. единиц следует указать значение 200 %.

Следует иметь в виду, что процентное значение единиц задается исходя из показателей доступности, установленных в календаре ресурса. По умолчанию календарем ресурса служит Стандартный календарь проекта, предусматривающий 40-часовую рабочую неделю. Но если назначить ресурсу другой базовый календарь или настроить имеющийся календарь ресурса, максимальное число единиц будет выводиться из этого календаря.

Величина единиц доступности ресурса может быть различной в различное время.

На вкладке Общая в таблице Доступность ресурса необходимо указать период доступности ресурса. В таблице Доступность ресурса в поле Доступен с вводят дату начала, в поле Доступен до – дату окончания периода доступности, а в поле Единицы – значение доступности. Таких периодов для одного ресурса может быть несколько, в том числе и с разным уровнем доступности (рис. 5.2).

Для материальных и затратных ресурсов поле Макс. единиц недоступно, поскольку ресурсы не связаны с календарями или иными объектами, которые показывали бы их доступность.

Количество используемого материального ресурса зависит от конкретного назначения и устанавливается с помощью единиц назначения. При желании в поле Единицы измерения материалов можно указать единицу измерения.

Календарь ресурса

По умолчанию, для каждого ресурса автоматически создается календарь, параметры которого совпадают с параметрами основного (базового) календаря проекта. Однако некоторые трудовые ресурсы могут иметь свой персональный график работы, кроме того, необходимо учесть периоды отпусков или неполную занятость ресурса на задачах данного проекта. Календари ресурсов затрагивают определенный ресурс или категорию ресурсов. Из календаря ресурсов видно, что некоторые ресурсы работают только стандартное рабочее время, тогда как другие работают три полные смены, или что член команды проекта может быть недоступен из-за отпуска или участия в семинаре, или, к примеру, что некоторые сотрудники работают лишь по определенным дням недели согласно условиям контракта.

Календарь, отличный от календаря проекта, для ресурса может быть выбран в столбце Базовый календарь таблицы представления Лист ресурсов (см. рис. 5.1).

Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, если они отличаются от установленного базового календаря проекта, может быть создан собственный календарь ресурса. Для создания календаря ресурса следует в диалоговом окне Сведения о ресурсе на вкладке Общие (см. рис. 5.2) нажать кнопку Изменить рабочее время. Календарь ресурса (рис. 5.3) создается точно так же, как и календарь всего проекта (см. «Создание проекта» )

Для материальных и затратных ресурсов выбрать календарь и, тем более, изменить календарь невозможно, поскольку ресурсы не связаны с календарями или иными объектами, которые показывали бы их доступность.

Источник

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как создать календарь в Excel для определения наличия ресурсов

Определение наличия ресурсов является последним по очередности — но не по своей значимости — шагом, который необходимо выполнить, прежде чем приступать к составлению календарного плана проекта.

Для выполнения проекта Grant St. Move мы подключили IТ-ресурсы — Стиви и Эйми. Они (а также подрядчик, помогающий им) должны завершить прокладку кабеля и выполнить разводку проводов в электрических щитах на каждом этаже до появления в новом здании первых работников. Как мы знаем, физический переезд работников из трех старых зданий на новое место работы начнется 15 сентября. Нам также известно, что прокладка кабеля займет две недели. Эта задача будет выполняться подрядчиком. Выполнение разводки проводов в электрических щитах на каждом этаже займет неделю (правда, при этом потребуется дополнительная помощь со стороны подрядчика). Кабель должен быть проложен до того, как начнется разводка проводов в электрических щитах. Добавляя небольшое «буферное» время для учета всевозможных непредвиденных обстоятельств, приходим к выводу, что прокладка кабеля должна начаться 18 августа.

Пообщавшись со Стиви и Эйми, мы узнаем, что у Стиви запланирована на 23 августа небольшая хирургическая операция, после чего ему понадобится еще два дня на восстановление. Мы могли бы учесть это обстоятельство, отодвинув начало прокладки кабеля на три дня, т.е. на 15 августа. Однако Стиви и Эйми не смогут приступить к разводке проводов в первом электрическом щите до тех пор, пока не будет проложен кабель хотя бы на одном этаже. Стиви вернется на работу до начала работы с электрическими щитами, поэтому дата начала прокладки, 18 августа, является вполне приемлемой. Обратите внимание: сейчас самое подходящее время для составления плана действий на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (например, если Стиви не вернется на работу к запланированному сроку после хирургической операции). Мы искренне желаем ему скорейшего выздоровления, но мало ли что может случиться…

Манипуляции с календарным планом существенно затрудняются при наличии большого количества исполнителей проекта. Однако есть способы, позволяющие справиться с этой задачей. Во-первых, вы можете создать электронную таблицу с перечнем названий всех ресурсов. Введите названия месяцев (или недель, если продолжительность выполнения проекта относительно невелика) в заголовки столбцов. Затем укажите даты, когда эти ресурсы не будут доступны для вас.

Как альтернативный вариант можно было бы создать календарь ресурсов. И в этом случае имеет смысл рассказать о разнообразных шаблонах программы Excel. В Microsoft Excel предусмотрено большое количество шаблонов рабочих книг, которыми вы могли бы воспользоваться (какой смысл в том, чтобы заново «изобретать велосипед»!).

Щелкните на кнопке Файл и в появившемся меню выберите команду New (Создать). Затем в списке Templates (Шаблоны) появившегося диалогового окна Create Workbook (Создание книги) щелкните на элементе Calendars (Календари). В результате ваших действий в центральной части этого диалогового окна появятся эскизы шаблонов, на основе которых можно создавать календари (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны календарей, расположенные на официальном Web-узле компании Microsoft

Щелкните мышью на эскизе шаблона, которым вы собираетесь воспользоваться, а затем — на кнопке Create (Создать), находящейся в правом части диалогового окна Create Workbook (Создание книги). Примечательно то, что в следующий раз, когда вы попытаетесь загрузить какой-либо из шаблонов календарей, вместо эскизов шаблонов в диалоговом окне Create Workbook (Создание книги) появится список категорий шаблонов (рис. 2).

Рис. 2. В правой части диалогового окна Create Workbook (Создание книги) приведен список категорий шаблонов

В данном случае из списка категории шаблонов мы выбрали ссылку Yearly (Ежегодный), после щелчка на которой в центральной части диалогового окна Create Workbook (Создание книги) появились эскизы шаблонов выбранной нами категории (рис. 3).

Рис. 3. Эскизы шаблонов категории Yearly (Ежегодный)

Как видно из этого рисунка, вы можете выбрать шаблоны календарей с книжной или альбомной ориентацией листа бумаги, календари с несколькими рабочими листами и т.п. В данном случае мы щелкнули на эскизе календаря Perpetual Calendar (Вечный календарь). В этом шаблоне данные каждого месяца находятся на отдельных рабочих листах, вкладки которых расположены вдоль нижней кромки окна рабочей книги (рис. 4).

Рис. 4. Календарь ресурсов

Щелкните на вкладке рабочего листа интересующего вас месяца, а затем на требуемой дате. Введите соответствующую информацию и нажмите Enter. В данном случае мы указали дни августа, когда Стиви по известной причине будет отсутствовать на рабочем месте (см. рис. 4).

Кроме того, календари можно использовать для указания дат или времени, которые не должны учитываться в календарном плане проекта. Скажем, из календаря можно вычеркнуть праздничные дни или отметить любые другие временные периоды (например, дни совещаний, когда работы по вашему проекту проводиться не будут). Мы еще вернемся в этом разделе к календарям, когда будем рассматривать их как один из способов отображения календарного плана проекта.

Вы можете также создать календарь в SharePoint с помощью функции календаря, а затем экспортировать соответствующие события в электронную таблицу Excel. SharePoint, кроме того, имеет преимущество в возможности создавать напоминания, уведомляющих, если в какое-либо из этих событий внесены изменения.

Источник

Работа с календарями в Project

Хотя в Project автоматически предоставляются стандартные параметры календаря (с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00), они могут не подходить для ваших проектов. Ниже указано несколько статей, в которых можно найти ответы на вопросы о внесении изменений в расписание.

Статьи о календаре

Совет: Если вам не нужен календарь, удалите его.

Как связаны все эти календари?

В Project существует четыре типа календарей: базовые календари, календари проектов, календари задач и календари ресурсов.

Базовые календари используются как шаблоны для календарей проектов, задач и ресурсов. Они определяют стандартное рабочее и нерабочее время для всех проектов в организации. В них указано, сколько часов сотрудники работают в день, сколько рабочих дней в неделе и есть ли исключения, такие как праздники. По умолчанию в Project настроены три базовых календаря: «Стандартный», «24 часа» и «Ночная смена».

Календари проектов, ресурсов и задач основаны на базовом календаре, но изменены с учетом уникальных рабочих дней и часов для отдельных проектов, ресурсов или задач. Эти уникальные календари особенно полезны для учета отпусков за свой счет, смен или задач, выполняемых оборудованием, которое работает круглосуточно и без выходных.

В сочетании все эти календари определяют планирование работы над проектом.

Пример

Предположим, что ваша организация находится в Москве, а обычная рабочая неделя длится с понедельника по пятницу (с 8-часовым рабочим днем). В базовом календаре отражены эти рабочие дни и часы, а также праздники, такие как День независимости (12 июня) или Рождество (7 января).

Руководитель проекта начинает новый проект, который выполняется с 1 по 15 июня и требует рабочей недели со вторника по субботу.

В базовом календаре показана рабочая неделя с понедельника по пятницу. В нем также отмечен выходной 12 июня.

Календарь проекта использует базовый календарь в качестве отправной точки, но в нем субботы стали рабочими днями, а понедельники — нерабочими.

Одна из задач проекта выполняется в другой стране, в которой 12 июня не является праздником. В календаре задачи указано, что 12 июня — рабочий день.

Наконец, у ресурса, который будет работать над задачей, не такое расписание, как у остальных сотрудников организации. В календаре ресурса указано, что вторник — нерабочий день, а со среды по субботы сотрудник работает по 10 часов.

Когда Project планирует задачу, он учитывает календарь назначенного ресурса, календарь задачи, календарь проекта и базовый календарь.

Это позволяет Project вычислять даты начала и окончания для задач и проектов.

Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2007.

В этой статье

Что такое базовый календарь?

Базовый календарь — это шаблон, на основе которого создаются календари проекта, ресурсов и задач. В нем определяются стандартное рабочее и нерабочее время для проекта. В нем указывается, сколько рабочих часов в каждом рабочем дне, сколько рабочих дней в каждой неделе, а также все исключения, например праздничные дни. Вы можете использовать базовый календарь в качестве календаря проекта или основы для календаря ресурса. Базовый календарь также можно применять к определенным задачам.

В Project по умолчанию есть три базовых календаря.

Стандартный. В этом базовом календаре отражен традиционный рабочий график: с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00 с часовым перерывом.

24 часа. В этом базовом календаре отражен график без нерабочего времени. 24-часовой календарь можно использовать для планирования ресурсов и задач на разные смены в течение суток или для непрерывного планирования аппаратных ресурсов.

Ночная смена. В этом базовом календаре отражен график ночных смен в период с ночи понедельника по утро субботы с 23:00 до 8:00 с часовым перерывом.

Кроме того, вы можете создать собственный базовый календарь. Он будет полезен, если у вас есть альтернативные расписания для нескольких ресурсов (например, ресурсов, работающих неполный рабочий день, 12-часовые смены или без выходных).

Что такое календарь проекта?

В календаре проекта определяются рабочие и нерабочие дни и время для выполнения задач. Этот календарь обычно соответствуют традиционному рабочему времени в организации. В Project этот календарь используется для планирования задач, которым не назначены ресурсы или которые имеют фиксированную длительность. По умолчанию в качестве календаря проекта используется стандартный базовый календарь, а с помощью других базовых календарей вы можете определять альтернативные расписания.

календарь проекта определяет, когда может происходить работа над проектом. В этом календаре все дни недели рабочие.

этом календаре работа может происходить только по рабочим дням.

В календаре проекта отражены рабочие дни и часы для всего проекта. Вы можете указать особые дни, например корпоративные праздники. Можно также указать другое нерабочее время для тех периодов, когда весь коллектив будет занят деятельностью, не связанной с проектом, например корпоративные собрания и выездные мероприятия.

Чтобы настроить календарь проекта, в диалоговом окне Сведения о проекте в списке Календарь щелкните календарь. Дополнительные сведения об открытии и изменении календаря проекта см. в статье Настройка рабочего времени, отпусков и праздников для проекта.

Что такое календарь ресурса?

Календари ресурсов позволяют планировать рабочие ресурсы (людей и оборудование) только на те периоды, когда они доступны для работы. Они действуют для определенного ресурса или категории ресурсов. По умолчанию рабочее время в календаре ресурса настраивается в соответствии с календарем проекта. Но вы можете изменить календарь ресурса, чтобы отразить в нем индивидуальные сведения о графике ресурса, например отпуск, отгулы или время технического обслуживания оборудования.

В диалоговом окне Сведения о ресурсе на вкладке Общие щелкните Изменить рабочее время и укажите нерабочее время в календаре ресурса. Вы также можете создавать или назначать разные базовые календари отдельным ресурсам или группам ресурсов, чтобы указать особые рабочие часы. Например, вы можете назначить ресурсу календарь, созданный для плотников, которые будут работать в то время, когда все остальные не работают.

Совет: Если у вас есть ресурсы с альтернативными графиками, например неполным рабочим днем или ночной сменой, мы рекомендуем настроить и применить отдельный базовый календарь для каждой смены. Используйте календари ресурсов для учета исключений в рабочем времени отдельных ресурсов.

При составлении графика проекта Project использует календари ресурсов для планирования задач, для которых не указана фиксированная длительность и не назначены ресурсы. Например, если в календаре ресурса указана неделя отпуска, Project не запланирует задачу на эту неделю.

изначально параметры календаря ресурса совпадают с календарем проекта.

После настройки нерабоходящего времени ресурса календарь ресурса отображает, что этот ресурс не доступен для работы над проектом в течение последних трех дней второй недели или в первые четыре дня три недели недели.

Если вы изменяете рабочее время в календаре ресурса, которому уже назначена задача, задача перепланируется с учетом внесенных изменений.

Что такое календарь задачи?

Календари задач позволяют планировать задачи в нерабочее время, определяемое календарем проекта или ресурса. Например, вы можете настроить календарь для задачи, над которой необходимо работать ночью или в выходные.

Вы создаете календарь задачи в диалоговом окне Изменение рабочего времени как новый базовый календарь. Затем вы применяете базовый календарь к задаче на вкладке Дополнительно в диалоговом окне Сведения о задаче.

Если вы применяете календарь задачи к задаче, которой уже назначены ресурсы, по умолчанию задача планируется на рабочее время, общее для календаря задачи и календарей ресурсов. Если вы хотите, чтобы для планирования задачи использовался только календарь задачи, в диалоговом окне Сведения о задаче на вкладке Дополнительно установите флажок Не учитывать календари ресурсов при планировании.

Дополнительные сведения о доступе к календарям задач и работе с ними см. в том, как создать календарь для задачи в Project или создать уникальное расписание для определенного ресурса.

Как параметры настройки календаря влияют на рабочее время?

Параметры календаря на вкладке Календарь в диалоговом окне Параметры (меню Сервис, команда Параметры) определяют назначения времени в приложении Project, но не определяют, когда можно планировать рабочую нагрузку. Рабочее и нерабочее время определяется только в календарях.

На вкладке Календарь можно задать используемые по умолчанию значения параметров, например первый день рабочей недели, первый месяц финансового года, время суток для любой введенной вручную даты, общее количество рабочих часов в день и количество дней в месяце. Параметр Время начала по умолчанию определяет начальное время, которое приложение Project по умолчанию назначает задачам, когда вы указываете дату начала без времени. Параметр Часов в дне определяет количество часов, которое приложение Project использует для вычислений при назначении задачи, если вы указываете длительность в днях, например по умолчанию задано 8 часов в день. Ввод длительности 2 дня равнозначен вводу длительности 16 часов.

Изменяя рабочее время в календаре, не забывайте, что Project использует параметры с вкладки Календарь для определения количества часов в дне, неделе или месяце. Если рабочее время в календаре отличается от значения параметра Часов в дне или Часов в неделе на вкладке Календарь, то в поле длительности вы можете увидеть не то значение, которое ожидаете. Например, если календарь настроен для четырехчасового рабочего дня, а по умолчанию задано восемь часов в день (в диалоговом окне Параметры), задача, рассчитанная на один день, будет отображаться в двух днях. Вероятно, имеет смысл согласовать параметры календаря и рабочее время на вкладке Календарь.

Источник

Календари проекта

Прежде чем приступить к планированию рабочего времени, следует сказать несколько слов о том, что такое календари (применительно к Microsoft Project).

Календари определяют порядок планирования ресурсов, назначаемых задачам, и, соответственно, порядок планирования самих задач.

Основным является базовый календарь. Его используют календари проекта, ресурса и задачи, но у каждого ресурса может быть собственный календарь, отличающийся от остальных.

Календари создаются для трудовых ресурсов (сотрудников), но не для материальных, то есть считается, что, например, копировальный аппарат доступен всегда, а сотрудник, работающий с этим аппаратом, имеет свой рабочий график.

Не следует путать календарь в качестве рабочего графика (календарь проекта, календарь ресурса, календарь задачи) и представление «Календарь». Во втором случае это просто один из вариантов отображения информации.

В Microsoft Project используется несколько календарей для определения доступности ресурса и способа планирования задач.

Календарь проекта. Этот календарь используется для назначения расписания работы по умолчанию для всех задач проекта.

Календарь ресурса. Для каждого вводимого ресурса Microsoft Project создает отдельные календари ресурсов на основе параметров в стандартном календаре. Можно изменять эти календари, нажав кнопку «Изменить рабочее время» на вкладке «Общие» в диалоговом окне «Сведения о ресурсе». Можно также создать и назначить календари ресурсов для отдельных ресурсов или групп ресурсов для задания определенных рабочих часов.

Календарь задачи. Задачи планируются на основе рабочего времени в календаре проекта. Однако можно в календаре задачи настроить рабочее время из календаря проекта, если имеются задачи, которые необходимо завершить к разным срокам, в особенности задачи, не зависящие от ресурсов. Календарь задачи особенно полезен для оборудования, работающего и выполняющего задачи ночью или в выходные дни, что в календаре проекта определено как нерабочее время.

Базовый календарь. Базовый календарь это Календарь, задающий стандартное рабочее и нерабочее время для набора ресурсов, который может использоваться в качестве календаря проекта или задачи. Отличается от календаря ресурса, задающего рабочее и нерабочее время для отдельного ресурса. Используется в качестве шаблона для календаря проекта, календаря ресурса и календаря задачи. Microsoft Project предоставляет три базовых календаря. Экранная форма выбора календаря представлена на рисунке 2.6:

· «Стандартный (рабочие дни с 8:00 до 17:00, с часовым перерывом)»;

Если вас устраивает стандартные шаблоны календарей, то достаточно выбрать его из списка представленного на рисунке далее.

Рисунок 2.6 – Выбор стандартного календаря для проекта

Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации. Для выбора календаря необходимо открыть закладку «Проект» / «Изменить рабочее время».Экранная форма представлена на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Вкладка «Проект»

Далее система откроет окно представленное на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Экранная форма окна «Изменить рабочее время»

Если вас не устраивает стандартный календарь, то необходимо нажать кнопку«Создать новый календарь…».Система откроет окно представленное на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Окно «Создание нового базового календаря»

Необходимо зафиксировать новое название календаря. Выбрать вариант сохранения – «Создать новый базовый календарь»и нажать кнопку «ОК».

Если вы планируете пользоваться стандартным календарем но хотите изменить рабочее время, то необходимо далее перейти к этапу «Определение рабочего времени проекта». Для этого необходимо перейти на закладку «Рабочие недели» и нажать кнопку «Подробности…».Пример экранной формы представлен на рисунке выше.

Для проекта «Учебный проект», который взят в качестве примера, выберем шаблон «Стандартный».

Например, для проекта «Учебный проект» заданы рабочие часы с 10 до 14ис 15 до 19.

Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку «Применить для всех дней».

Если не хватает двух смен, то следует щелкнуть на надписи «Указать дополнительные смены», тогда можно будет создавать до пяти смен в сутки.

Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу «Ctrl». Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней, и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими.

Так же необходимо определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет, все единицы времени на часы.

Источник