Что отражается в платежном календаре

Платежный календарь в 1С 8.3 — настройки, формирование

Одна из задач руководства — спланировать бюджет так, чтобы в организации всегда были деньги. Наиболее простой инструмент в бюджетировании — платежный календарь. И он есть в обычной 1С:Бухгалтерия 3.0!

Разберем ключевые вопросы работы с этим важным инструментом управленческого учета:

Платежный календарь в 1С

Для чего предназначен

Отчет позволяет вести оперативное планирование движения денег за указанный период с подробной детализацией данных. Этим Платежный календарь отличается от Бюджета движения денежных средств (стратегическое планирование), где информация выводится укрупненно.

Платежный календарь в 1С помогает проанализировать:

При использовании календаря руководитель видит, когда возможна нехватка денежных средств и в каком размере. И на основе этих данных принимает решение о предотвращении кассовых разрывов: например, взять кредит или договориться с контрагентами о переносе оплаты на другой день.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В календаре не анализируются данные по:

В Платежном календаре выводятся только плановые данные по дням. Остаток денежных средств формируется в зависимости от остатка денег на каждый день и плановых данных.

Если остаток с учетом плановых платежей меньше плановых поступлений, возникает кассовый разрыв. Он в отчете выводится красным шрифтом: 693 214,35 (остаток денег на конец дня 01.04.2020) — 800 000 (плановые платежи) + 0 (плановые поступления) = — 106 785,65. Как с ним бороться, читайте здесь

Настройки 1С

Нюансы формирования отчета

Если хотите пользоваться платежным календарем, обязательно заполняйте сроки оплат в документах — иначе информация в платежном календаре не будет достоверной.

При занесении данных в 1С не в хронологическом порядке, а также при формировании отчета «задним числом» суммы в расшифровке Остатки денежных средств на текущую дату и Остаток денег могут различаться.

Ниже по каждому дню указана расшифровка суммы относительно прошлого дня в цветовой раскраске. При нажатии на такую ячейку выводится документ, который формирует планируемую сумму платежа (оплату).

Если по контрагенту запланированы поступления (платежи) по нескольким документам в один день, они выведутся одной суммой, а при расшифровке отобразятся все документы, из которых складывается сумма. В каждый документ можно перейти, чтобы посмотреть или отредактировать данные.

Слева по каждому разделу выводится дополнительная информация, не отраженная в календаре: например, просроченные платежи и поступления.

Как бороться с кассовыми разрывами

Если отчет показал «красные» суммы, значит есть кассовый разрыв — не хватает денег на оплату всех долгов перед контрагентами или бюджетом на конкретную дату.

Убрать кассовый разрыв с помощью платежного календаря можно, только сдвигая сроки оплаты по поставщикам или по покупателям. Другие данные править нельзя!

А еще — напомните покупателям о просроченных платежах или попросите отсрочку по вашим оплатам.

Перенос сроков не влияет на резерв по сомнительным долгам: при формировании резерва дата в документе Реализация (акт, накладная) не анализируется.

Сформированный резерв не влияет и на платежный календарь: он строится только по срокам, и ему все равно — есть гарантийное письмо, резерв и т. д.

Отображение и анализ данных в Платежном календаре

Узнаем, что входит в каждую категорию, на какие особенности обратить внимание при формировании отчета и его анализе:

Оплата от покупателей

Оплата от покупателей показывает запланированные поступления в зависимости от Срока оплаты по документам:

При этом в отчете сумма отражается со знаком «+» в размере неоплаченной части:

В цепочке оформления документов «Счет — реализация» планируемое поступление отражается по дате, указанной в Счете, независимо от срока оплаты, установленного в документе реализации.

Ссылка Просрочено — информация о просроченных поступлениях:

Если созданный Счет на оплату не выбран в документе реализации, программа не сможет их автоматически сопоставить. Из-за этого в отчете данные дублируются: выводится и Счет, и реализация, а это искажает анализ платежного календаря!

Кроме того, если не выбран Счет на оплату при регистрации фактической оплаты в базе, Статус оплаты автоматически не изменится в Счете. И такой Счет отразится в календаре, как планируемое поступление.

Дополнительно внимательно следите при отмене проведения фактических оплат: Статус оплаты Счета в этом случае не меняется на Не оплачен и он уже не отражается в календаре. Если такая ситуация произошла, зайдите в Счет и измените Статус оплаты вручную.

Поэтому очень важно указывать Счет — как в документах отгрузки, так и в документах оплаты!

Прочие поступления

Данные из раздела Прочие поступления не влияют на прогноз остатка денег в конце дня, а выводятся только для информации в легенде отчета.

В этом разделе отображаются:

Налоги и взносы

Раздел Налоги и взносы отражает информацию по запланированным платежам из Списка задач бухгалтера по начисленным налогам и взносам.

Не оставляйте в базе неактуальных деклараций и черновиков — помечайте их на удаление и удаляйте сразу!

Если уплата налога возможна частями (например, НДС уплачивается в размере 1/3 от начисленной суммы каждый месяц в течение следующего квартала), в Платежном календаре планируемый платеж отобразится в полной сумме на каждый срок платежа. Поэтому рекомендуем для точного анализа зайти в расшифровку суммы и посмотреть, сколько реально планируется заплатить.

Платежи поставщикам

Раздел Платежи поставщикам показывает запланированные платежи в зависимости от Срока оплаты по документам:

При этом сумма в платежном календаре отражается со знаком «-» в размере неоплаченной части:

В цепочке оформления документов «Счет — поступление денег» планируемый платеж отражается по дате, указанной в Счете, независимо от установленного срока оплаты в документе поступления.

Ссылка Просрочено — информация о просроченных платежах:

Кроме того, если не выбран Счет на оплату при регистрации фактической оплаты в базе, Статус оплаты автоматически не изменится в Счете, и такой Счет отразится как планируемый платеж. Дополнительно внимательно следите при отмене проведения фактических оплат: Статус оплаты Счета в этом случае не меняется на Не оплачен, и он уже не отражается в календаре. Если такая ситуация произошла, зайдите в Счет и измените Статус оплаты вручную.

Поэтому очень важно указывать Счет — как в документах поступления, так и в документах оплаты!

Зарплата

Раздел Зарплата отражает информацию по запланированным платежам из Списка задач бухгалтера по выплате зарплаты, в т. ч. за первую половину месяца.

При переходе по ссылке с просроченными данными открывается Список задач бухгалтера.

Периодические платежи

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Карточка публикации

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Источник

Платежный календарь: назначение, планирование и исполнение

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Платежный календарь: назначение, планирование и исполнение

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Распространенная ситуация, с которой сталкиваются практически все бизнесмены: пришло время платить по счетам, а свободных денег для перечисления зарплаты, налогов и других обязательных сборов в бюджет, платежа по кредиту, аренды и др. не оказалось. Все задачи и проекты бросаются, собственникам уже не до стратегических планов – судорожно начинается поиск денег, отправляются запросы на очередные кредиты, перекредитование и так далее.

Всех этих текущих проблем с деньгами и «горячки» с их поиском можно легко избежать, если есть платежный календарь. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день месяца не оказалось нужной суммы для перечисления каких-то обязательных и неотвратимых платежей.

Для чего нужен платежный календарь?

Платежный календарь – один из основных инструментов оперативного финансового планирования. Для его составления используются как безналичные денежные средства, так и наличные. Период определяется для каждой компании индивидуально, в соответствии с периодичностью основных платежей.

Обычно платежный календарь составляется ежедневно с прогнозом на один или несколько месяцев. Особенностью формирования платежного календаря является его постоянная актуализация, в соответствии с фактическими данными.

Основной целью составления платежного календаря является балансирование денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления гарантировали оплату грядущих расходов, что позволяет избежать кассовых разрывов. Важно отметить, что составление платежного календаря не будет оправдано, если в компании нет обязательного регламента по платежам.

Кассовый разрыв – это временный недостаток денежных средств, необходимых для оплаты текущих расходов в полном объеме и точно в срок. Главные причины возникновения – неумение планировать (или полное отсутствие планирования) движение денежных потоков. Избежать кассовых разрывов поможет составление платежного календаря.

Планирование платежного календаря организации

Все данные стекаются в «Управленку» автоматически. В сервисе клиент может видеть:

Доступ к сервису осуществляется круглосуточно в режиме онлайн в личном кабинете клиента 1С-WiseAdvice.

Для целей прогноза платежей в «Управленке» есть специальный инструмент – «Платежный календарь», который позволяет планировать потоки денежных средств в наглядной и удобной форме.

В календаре можно задать два вариант отображения: «по дням» и «по неделям».

Вариант «по дням» удобен для оперативного планирования на несколько недель, вариант «по неделям» подходит для среднесрочного планирования.

Рис. 1 Платежный календарь

В платежном календаре «Управленки» могут отображаются текущие регулярные платежи компании и рассчитанные налоговые платежи из «1С:Бухгалтерия». Добавление планируемых операций списания и поступления денежных средств осуществляется, не выходя из календаря. Операция автоматически заполнится данными выбранной строки (дата, наличные/безналичные, счет/касса, статья движения денежных средств).

Использование платежного календаря позволяет сбалансировать денежные потоки в компании простым перемещением платежей мышкой между датами и счетами.

Анализ платежного календаря организации

Проводить анализ платежного календаря в сервисе «Управленка» удобно с помощью сводного графика по денежным средствам.

Рис. 2 Сводный график по денежным средствам

Диаграмма отображает текущий по всем счетам и кассам остаток с учетом данных планирования. Если график опускается ниже нуля, запланированных поступлений недостаточно для покрытия всех выплат по организации. Прогнозирование движения денежных средств способствует оперативному принятию мер по недопущению кассового разрыва. Также, если на счете долгое время хранится крупная сумма денежных средств, можно запланировать ее более оптимальное использование.

Рис. 3 Операция в Предприятии

Для корректировки итогового сальдо движения денежных средств в платежном календаре можно:

Результатом формирования платежного календаря является сбалансированный план движения денежных средств, позволяющий функционировать компании без кассовых разрывов.

Исполнение платежного календаря

После подготовки платежного календаря казначей формирует реестр платежей, в соответствии с запланированными операциями. Его исполнение происходит на основании платежных поручений, отправленных в банк.

При выполнении платежа операция исключается из платежного календаря, изменяя текущий остаток денежных средств. В платежном календаре сервиса «Управленка» выводятся только запланированные суммы.

При недостатке денежных средств для выполнения всего плана платежей возможно:

Автоматизация платежного календаря предприятия

Платежный календарь можно составить с помощью таблиц Excel. Такой вариант формирования платежного календаря позволяет реализовать базовые инструменты для информирования собственников и принятия управленческих решений. Но Excel используется в основном для базового финансового планирования. При росте количества платежей, настройка платежного календаря становится более трудоемкой задачей.

После автоматизации составления платежного календаря компания может полностью использовать все возможности оперативного управления денежными средствами. Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализации, внесение оперативных изменений и существенного сокращения срока подготовки реестра платежей.

Для составления платежного календаря и достижения вышеописанных целей можно использовать сервис «Управленка», функционал которого включает интерактивное управление платежным календарем. Причем использовать его можно сразу, без настроек.

Если необходим более широкий функционал для управления денежными средствами, можно использовать различные программы, разработанных на базе «1С Предприятие». Их функционал подбирается для каждой организации в процессе внедрения. Например, продукт группы компаний WiseAdvice «WA Финансист» с модулем «Управление денежными средствами».

«Платежный календарь WA:Финансист» позволяет сформировать данные оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств в виде графика платежей в наглядной форме с возможностью настройки аналитики любой глубины.

Платежный календарь формируется на основании согласованных заявок на расход денежных средств и заявок на их поступление. Для каждой заявки можно указать:

Источник

Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Поступления

от сдачи имущества в аренду

Платежи

за сырьё и материалы

выплата заработной платы

оплата взносов во внебюджетные фонды

оплата процентов по кредитам

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.

Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Источник

• визитки установка дверей шаблоны →