Что относится к внутренним документам
Внутренние документы организации: перечень
Содержание
Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений. Внутренние документы обеспечивают управленческую работу, содержащую процедуры, официальные полномочия, организационные ценности и другое. Некоторые внутренние документы разрабатываются в связи с требованием действующего законодательства.
Внутренние нормативные документы бывают разных видов, каждый из которых предназначен для решения задач конкретной фирмы. Чаще всего их разделяют по назначению, содержанию и регламенту согласования. Перечень внутренних документов организации зависит от следующих факторов:
Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.
Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.
Виды внутренних документов организации
Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.
Организационно-правовые нормативные акты
Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.
Распорядительные документы организации
Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.
Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:
Информационно-справочные документы
Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.
Договоры
Договор – один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников и т. д. Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках и т.д.
Это могут быть договоры:
Служебные бумаги по основной деятельности
Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:
Финансово-бухгалтерские документы
Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.
Документы по трудовым отношениям
Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.
Обязательные трудовые документы:
Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →
Личные документы
Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.
Требования к оформлению внутренних документов организации
Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.
Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.
Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:
Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам – взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.
Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.
В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.
Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:
Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и т.п.
Как Doczilla Pro помогает бизнесу?
Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.
При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:
Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.
Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.
Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.
Внутренние документы организации: основные характеристики
Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.
Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.
Устав
Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.
При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.
Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.
Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.
Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.
Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.
Какие еще внутренние документы организации существуют?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.
Договоры
Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.
Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).
Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью. 
Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).
В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок. 
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.
Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.
Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.
Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть строгим.
Распорядительные документы организации
Различают следующие виды распорядительных документов:
Внутренние документы кредитной организации
Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).
Роль первичного документа в бухгалтерском учете
Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.
Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).
О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Обращаем внимание, что с 26.10.2020 действуют новые санкции за неправильное хранение документов. Подробнее об этом читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета
Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2020-2021 годах может быть таким:
Образец такого акта смотрите здесь.
О правилах оформления этого документа читайте здесь.
О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в этой статье.
Об особенностях применения этого документа читайте здесь.
Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.
Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к перечню.
ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2020-2021 – список был предложен выше:
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2020–2021 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.
Какие сведения должны содержать формы первичных документов
Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:
Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.
Получите бесплатный доступ к К+ и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.
О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета
Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?
Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.
Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:
После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.
По внешнему виду выделяют следующие регистры:
Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:
По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:
Итоги
Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.
Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.
После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.