Что относится к свойствам документированной информации

Новости

Подготовлен новый тест на знание требований МС ИСО 50001:2018

Новые методические пособия в Разделе «Методические материалы»!

Опубликована новая редакция стандарта ИСО 50001:2018

Сертификаты

Документированная информация

Стандарты на системы менеджмента требуют от организаций разрабатывать и поддерживать определенный набор «документированной информации».

Согласно ИСО 9000:2015:

«Документированная информация это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит».

Термин «документированная информация» заменил ранее используемые в стандартах термины «документ», «документированная процедура», «запись».

Основной причиной изменения терминологии является развитие информационной среды, появление новых носителей информации.

Носитель информации должен позволить эту информацию сохранить и обеспечить к ней доступ соответствующих пользователей. Помимо традиционного бумажного носителя широко применяются различные электронные носители: компьютерные файлы, базы данных…

Стандарты на системы менеджмента требуют наличия в системе менеджмента двух видов документов:

1. «Руководящие документы», описывающие «что и каким образом необходимо сделать в будущем». К таким документам относятся: стандарты, положения, регламенты, методики, инструкции, приказы, распоряжения, политики, планы, программы…..

На необходимость обязательного руководящего документа в стандарте указывает фраза «Организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию».

2. «Отчетные документы», описывающие «что сделано и какие результаты достигнуты». В редакциях стандартов, выпущенных до 2015 года, такие документы назывались «записями».

На необходимость обязательного отчетного документа в стандарте указывает фраза «Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию».

Подсказку, в каких конкретно пунктах международных стандартов содержатся требования к наличию обязательной документированной информации, можно найти в файле «Документированная информация».

Особенность управления руководящими документами состоит в том, что большинство этих документов периодически пересматриваются и в них вносятся изменения. Важно обеспечить, чтобы версии документов были соответствующим образом идентифицированы, и чтобы был обеспечен доступ пользователей к актуальным версиям документов.

В отчетные документы изменения не вносятся. В них фиксируются достигнутые результаты. Важно идентифицировать отчетный документ, чтобы было понятно к какому моменту времени он относятся, чтобы через определенный промежуток времени документ можно было найти и использовать в качестве свидетельства выполнения требований или в качестве исходной информации для анализа данных.

Источник

Свойства документированной информации

Свойства документированной информации.— это качест­ва, признаки, которые присущи документу вне зависимостиот того, осознаются они человеком или нет. Свойства теснымобразом связаны с содержанием понятия документа и его ос­новными функциями. Документированная информацияобла­дает большинством тех же свойств, что и информация вооб­ще. Эти свойства также можно разделить на внутренниеи внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника инфор­мации, ее приемника и объекта или явления, которое она от­ражает.

Наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. Ких числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документированная информа­ция обладает свойствами оперативности и ретроспективное™ ивсегда имеет целевое назначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Любая документированная информация имеет знаковую форму. Прячем возможна запись информации на материаль­ный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе

говоря, информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным вид) старения и возможности разрушения, что предопределяет ещё одно свойство— бренность документированной ин« формации.

Возможность размножения информации, передачи её с од­ного носителя на другой связана с таким свойством информа­ции, как транслируемость.

Следствие размножения — мультипликативность инфор­мации, т. е. возможность одновременного существования од­ной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документированной информация является её рассеяние. Будучи зафиксированной на материаль­ном носителе и отделившись таким образом от субъекта, ин­формация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности, подчиняется определённым закономерностям.

С рассеянием документированной информации тесно свя­зано ещё одно её свойство — дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и исполь­зоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способст­вует рассеянию информации, а с другой — помогает оптими­зировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с после­дующим декодированием.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: полнота, полез­ность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выра­жается, как правило, в соответствии информации своему целе-

Свойства и структура документированной информации

₀му назначению. При этом ценность любой информации мо­жет быть реализована только в рамках определённой инфор­мационной системы, в качестве элемента этой системы, свя­занного с другими её структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документированной информации зависит прежде всего от степени её вовлечённости в сферу обществен­ного бытия человека. Отражая определенные социальные от­ношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической сре­ды его бытования.

Одна и та же информация может иметь различную цен­ность для разных потребителей. К примеру, сообщение о над­вигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в сте­пи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стреми­лись заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документирован­ную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо дей­ствовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной ин­формации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, учёного, т. е. чис­ло ссылок на неё в течение года.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную не­определённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной ин­формации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и получен­ной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информа­ция никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксиро­вать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому все­гда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего необходимо различать семантическую (смысло-

1 Коган В. В. Человек в потоке информации. Новосибирск, 1981. С. 59.

2 Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С. 158.

Свойства и структура документированной информации

вую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семанти­ческая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зави­сит от уровня его знаний в той области, с которой связана дан­ная информация.

Будучи неотъемлемой составляющей человеческой дея­тельности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит эле­мент субъективности. Документ составляется человеком, ко­торый по своему усмотрению производит отбор тех или иных

1 Суханов А. П. Мир информации (история и перспективы). М: Мысль, 1986. С. 125-129; Бельковец Л. П. Нужны ли алгоритмы чте­ния. // Делопроизводство. 2000. № 2. С. 70.

фактов, определённым образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспри­нимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности доку­мента.

С полнотой и субъективностью связана достоверность ин­формации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все­го от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности информации нередко бывает свя­зана с преднамеренным её искажением— дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно ис­кажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её откло­нения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Понятие новизны также относительно. Одна и та же ин­формация, утратив новизну в оперативной среде, может ока­заться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

1 См., в частности: Коренченко Р. А. Общая теория организации. М.: Юнити, 2003. С. 169.

Свойства и структура документированной информации

С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации— её доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищённость— свойство документированной информа­ции, которое характеризует невозможность несанкциониро­ванного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономич-ность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной инфор­мации является её адекватность (определённость), т. е. со­ответствие отражённых в документе фактов, событий, пока­зателей самому объекту или явлению, а также задаче кон­кретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степе­ни адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Изучение свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практической документной деятельности, в действительно­сти тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретиче­ские проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифициро­ванных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки инфор­мации; при определении принципов и критериев её ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информа­ции реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источ­ников.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства доку­ментированной информации. Они находят свое выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Источник

Документированная информация: ее свойства и специфические признаки.

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся.

Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления.

Полезность информации – ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Дата добавления: 2015-01-19 ; просмотров: 34 ; Нарушение авторских прав

Источник

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник