Что относится к признакам компрометации деловой переписки

Основные сценарии компрометирования корпоративной переписки по электронной почте

Пользователи должны понимать, почему важно знать о таких инцидентах, и как правильно себя вести при возникновении этих случаев.

Введение

Многие из вас хотя бы раз получали письма примерно следующего содержания:

Когда среднестатистический пользователь слышит о мошенничестве, связанном с электронной почтой или фишингом, то чаще всего вспоминает о письмах, пример которых приведен выше: ломанный английский, подозрительный обратный адрес, поддельные ссылки и так далее. Хотя подобные электронные письма являются худшими формами спама, но до сих пор приносят прибыль.

Сразу же возникает вопрос, почему?

На первый взгляд, кажется, если бы мошенник нанял носителя английского языка и составил бы более адекватное письмо, итоговый результат был бы лучше. Однако существуют теории, что подобные письма рассылаются намеренно и направлены на очень специфического адресата, вследствие чего схема до сих пор работает.

Отсюда начинают произрастать другие схемы, а конкретно – целевой фишинг и мошенничество в том числе в сфере корпоративной переписки с использованием электронной почты, которые могут быть еще более эффективными и оказаться причиной очень серьезных последствий. К сожалению, практика подтверждает эту гипотезу.

Согласно данным ФБР, мошенничество подобного рода укладывается в один из трех нижеуказанных сценариев.

Сценарий первый: поддельные счета

Эта схема обычно связана с поддельными сообщениями от организации, с которой целевая компания хорошо знакома. При реализации этого сценария обычно отсылается запрос на отправку платежа на определенный счет, выглядящий очень правдоподобно. Если получатель не вдается в подробности, запрос может быть обработан на общих основаниях, и деньги отправятся на счет мошенника.

Сценарий второй: обман от имени руководителя

Эта схема подразумевает кражу электронной почты руководителя компании и рассылку поддельных писем сотрудникам с этого адреса, которые обычно работают в финансовом отделе и отвечают за обработку запросов на перевод денежных средств. В поддельных письмах могут быть запросы на покупку, безналичные переводы и другие финансовые транзакции, на первый взгляд выглядящие легитимно.

Сценарий третий: компрометирование учетной записи

Эта схема является комбинацией двух предыдущих. Вместо отсылки писем от имени скомпрометированного аккаунта внутри компании, сообщения отсылаются от другой организации или контакта, к которым есть доступ. Здесь также могут использоваться входящие счета и запросы на оплату для других компаний.

Практические примеры

После рассмотрения основных типов мошенничества переходим к примерам из жизни.

Налоговые угрозы

В этом случае обычно звонят от имени налоговой службы или сопутствующей организации и в агрессивной манере заявляют примерно следующее: «У вас есть задолженность, которую нужно погасить прямо сейчас или отправитесь в тюрьму. Не вешайте трубку или отправитесь в тюрьму!» и все в таком духе.

Однако вы легко можете проверить звонящего, особенно если регулярно взаимодействуете с налоговой службой. С другой стороны, этот вид мошенничества может быть весьма эффективным из-за одной простой истины: «Никогда не связывайтесь с налоговой службой». Люди вряд ли захотят привлекать внимание сборщиков налогов и часто, в следствие страха, платят не задумываясь.

Внезапная проблема во время путешествия

В этом случае используются письма или текстовые сообщения, подражающие какой-либо персоне. Обычно жертве сообщают об ограблении во время нахождения заграницей и нужде в деньгах. Здесь также довольно легко выявить достоверность информации, особенно если отправитель обедает в соседнем помещении.

Фальшивые благотворительные организации

Липовые благотворительные фонды обычно проявляют активность во время праздников, поскольку в эти периоды много людей хотят помочь другим, особенно в конце года. Как правило, некто звонит и говорит: «Привет, я Джон Маклэйн из местного отделения крупного фонда. В данный момент мы собираем пожертвования. Сможет ли ваша компания оказать посильную помощь? Как я могу к вам обращаться?» Проще не бывает. Первоначальный поиск может помочь в выявлении базовой информации о звонящем. Кроме того, есть сервисы, которые могут оказаться крайне полезными во время проверки.

Например, в сервисе Wayback Machine собран огромный объем архивов. Чем более известный сайт, тем большая вероятность, что имеются все версии страниц, в том числе созданные несколько лет или даже десятилетий назад. Например, архивная версия сайта redcross.org имеет историю, начиная с 1996 года. Если благотворительная организация создана недавно и не имеет длинной истории, следует провести более тщательную проверку прежде, чем отправлять деньги.

На что следует обращать внимание

Хорошая новость: в данный момент можно выявить мошенничество подобного рода прежде, чем пострадает пользователь или вся организация. В целом следует придерживаться следующего алгоритма:

Кто отправитель?

Особенно в больших организациях редко возникают ситуации, когда счет или запрос на оплату приходит напрямую от управляющего.

Почему банковский перевод?

В эпоху, когда практически у каждого есть учетная запись в PayPal или другой платежной системе подобного типа, может быть немного странным существование компаний, взнимающих комиссию за один перевод. Банковский перевод – один из наиболее предпочтительных методов получения денег от жертвы, и, если подобный запрос поступает, вероятно следует задуматься и провести более тщательную проверку.

Подарочные карты

Еще одна схема, набирающая обороты – подарочные карты (например, от Apple). Злоумышленник говорит, что заказал несколько подарочных карт, и просит отослать штрих-коды на обороте. Эти карты ничем не отличаются от наличных и во многом быстрее и безопаснее, чем переводы. Соответственно, следует проверять, кому вы отсылаете подобную информацию.

Сайты знакомств

Честно говоря, я не задумывался об этой схеме, пока не начал проводить исследование для этой статьи, однако охота на одиноких мужчин и женщин через сайты знакомств – чрезвычайно эффективно для злоумышленников, промышляющих мошенничеством в сфере электронной переписки. Вначале в течение нескольких дней происходит разговор на задушевные темы, а потом просьба о банковском переводе или подарочной карте. Ничего не подозревающая жертва зачастую захочет оказать помощь, и подобная схема может повториться несколько раз.

Как и в предыдущих случаях, следует проявлять внимательность и не доверять людям, с которыми вы общаетесь в сети.

Крайняя необходимость

Этот аспект, который всегда возникает в мошеннической схеме: крайняя необходимость здесь и сейчас. Даже не важно, в чем заключается потребность. Нужно сподвигнутьвас на импульсивные действия прежде, чем вы успеете сообразить или позвонить кому-то еще.

Если вы попали в похожую ситуацию, просто остановитесь, сделайте глубокий вдох и дистанцируйтесь от текущего момента. Задумайтесь о происходящем и прокрутите разговор и произошедшие события в своей голове еще раз на предмет возможных нестыковок. При необходимости проверьте информацию еще раз. В противном случае последствия могут быть очень неблагоприятными с финансовой точки зрения как для вас, так и для организации, где вы работаете.

Заключение

К сожалению, мошенничества подобного рода, которые связаны в том числе с корпоративной электронной перепиской, не исчезнут в ближайшее время. Наилучший способ избежать этих ситуаций – реализовать меры безопасности, которые затруднят контакт с сотрудниками вашей организации, представляющих особый интерес для злоумышленников.

Вне зависимости от того, решите ли вы использовать цифровые подписи, кодовые фразы, зашифрованные коммуникации или комплексные системы, первое, что нужно сделать – поставить в известность сотрудников о возможном возникновении подобных ситуации. Пользователи должны понимать, почему важно знать о таких инцидентах, и как правильно себя вести при возникновении этих случаев.

Источник

Деловая профессиональная переписка: основы и правила

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

Деловая переписка необходима, так как:

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Источник

Особенности деловой переписки.

Деловая переписка — один из видов письменного общения контрагентов посредством делового письма; это метод письменного обмена информацией между контрагентами в процессе их деловой деятельности.

Особенности деловой переписки: в бизнесе деловые переговоры являются главным аспектом, но нельзя недооценивать и важную роль деловой переписки в этой сфере. Успех в бизнесе зависит не только от качественно проведенных переговоров, но и от умения грамотно осуществлять деловую переписку.

Навыки правильной переписки увеличивают шанс продвижения любой деятельности — предпринимательской, управленческой, общественной и другой профессиональной деятельности.

К деловой переписке относятся:

Какие бывают виды деловых писем вы можете узнать, перейдя по этой ссылке Виды деловых писем.

Способы передачи деловой переписки бывают:

Задачей деловой переписки является обмен деловыми письмами.

Целью деловой переписки является решение, которого достигнут стороны в процессе обмена деловыми письмами (заключение договора, поставка товара, оказание услуг и т.д.).

Главным инструментом деловой переписки является деловое письмо.

Деловое письмо — это обращение, адресованное от одного участника деловой переписки к другому участнику этой переписки. Цели или характер деловых писем бывают самыми разными, можно сказать любыми: установление взаимовыгодных партнерских отношений, уточнение условий сделки, приглашение, напоминание, благодарность, рекомендация, требование и множество других целей.

Цели письма породили виды писем (оферта, запрос, рекламация и др.). То есть если ваша цель заключить договор на определенных условиях, то этот вид письма будет называться офертой; если вы хотите пригласить адресата на мероприятие, то этот вид письма называется письмом приглашением и т.д.

При составлении делового письма необходимо придерживаться двух важных правил деловой переписки:

Задачей делового письма является эффективное взаимодействие участников/контрагентов деловой переписки. Под эффективным взаимодействием подразумевается получение результата от письма.

Источник

10 основных правил деловой переписки

Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Правила внутрикорпоративной деловой переписки

Содержание письма

Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема в письме нужна по двум причинам:

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

Приветствие

Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

Структура

Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Статья «Разновидности делового письма»

Аннотация. Рассматривается классификация деловых писем. Дается пояснение видам деловых писем.

Ключевые слова. Деловые письма, классификация деловых писем, коммерческая корреспонденция.

Разновидности деловых писем

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу [1].

Документация разнообразна по выполняемым ею функциями, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют некоторые факторы, которые позволяют разделить документы на типы и виды.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки:

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

Деловые письма подразделяются на следующие виды:

Письмо-просьба. В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В таком деловом письме дается какая-либо информация, которая не требует ответа или подтверждения со стороны.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Письмо-напоминание. Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу

В последнее время большой интерес повысился к коммерческой корреспонденции. С помощью этого типа документа можно установить и поддержать деловые отношения. Важно уметь вести коммерческую переписку [1].

Коммерческие письма составляют, когда заключают коммерческие сделки. Успех сделок зависит от того, насколько грамотно и убедительно составлено письмо.

К коммерческой корреспонденции относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-претензия.

Письмо-запрос – это документ, который представляет собой обращение лица или организации с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Когда нет возможности лично или по телефону решить этот вопрос, применяют письма-запросы.

В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделок [1].

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку…

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам…

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение..

Мы заинтересованы в срочной поставке…

Желательно, чтобы поставка была произведена в течение… и др. [1]

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию:

— о принятии запроса к рассмотрению;

— о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

— об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

— об изменении условий запроса;

— об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя [1].

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту) [2].

Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера, который желает заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условии поставки в зависимости от характера товара [1].

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…

Товар будет поставляться в … квартале текущего года…

Платеж производится через… (указание банка) и др. [1]

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупе товара, он откланяет его принятие [1].

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, который представляет собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков [2].

Рекламация должна содержать:

— основания для предъявления претензии;

— доказательства – ссылки на нормативные акты, документы;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация предъявляется в письменном виде и должны быть приложены документы, которые подтверждают рекламацию и имеют полную доказательную силу обеих сторон и в определенный срок.

В ответе на рекламацию сообщаются:

— претензия принята к рассмотрению;

— претензия удовлетворяется полностью или частично;

— денежная оплата произведена;

— претензия откланяется полностью или частично [1, 2].

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века. Она позволяет общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляет как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем [3].

На что обратить внимание при деловой переписке:

— важный момент для любого делового письма – обращение к конкретному лицу, с правильным написанием ФИО, должности, названия фирмы;

— независимо от того, пишете вы электронное деловое письмо или бумажное – оно должно быть на бланке фирмы со всеми реквизитами;

— этика, корректность и уважение – единственно допустимый тон для деловых писем.

— письмо должно быть выдержано в сухом, деловом стиле – лучше избегать эмоциональных оборотов из обычной речи [5].

Деловое письмо, написанное с учетом этих нюансов, произведет лучшее впечатление о своем отправителе. А в мире бизнеса это поможет открыть нужные двери.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.

Введенская Л.А. Русский язык и культура речи:? Учебное пособие для вузов / Л.А.Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Изд. 28-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 539 с. – (Высшее образование).

Источник