Что относится к почтовым расходам
Что относится к почтовым расходам
Подстатья 221 Услуги связи
На данную подстатью КОСГУ относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе:
услуги почтовой связи:
— пересылка почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления);
— оплата маркированных почтовых уведомлений при пересылке отправлений с уведомлением;
— пересылка пенсий и пособий;
— пересылка почтовой корреспонденции с использованием франкировальной машины;
— приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков;
— абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками;
услуги фельдъегерской и специальной связи;
услуги телефонно-телеграфной, факсимильной, сотовой, пейджинговой связи, радиосвязи, интернет-провайдеров:
— абонентская и повременная плата за использование линий связи;
— плата за предоставление доступа и использование линий связи, передачу данных по каналам связи;
— плата за регистрацию сокращенного телеграфного адреса, факсов, модемов и других средств связи;
— плата за подключение и абонентское обслуживание в системе электронного документооборота, в т.ч. с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации;
— плата за приобретение sim-карт для мобильных телефонов, карт оплаты услуг связи;
— плата за оказание услуг по бронированию сетевых ресурсов, необходимых для осуществления присоединения к сети общего пользования;
— оплата услуг связи в целях кабельного и спутникового телевидения;
— плата за предоставление детализированных счетов на оплату услуг связи, предусмотренное договором на оказание услуг связи;
— расходы арендатора по возмещению арендодателю стоимости услуг связи;
Почтовые расходы при УСН
Вопрос отражения почтовых расходов по доставке товара, в том числе при возврате его покупателю, является достаточно спорным. Рассмотрим, как правильно отразить почтовые расходы в базе по «упрощенному» налогу в случае, когда фирма торгует своим ранее приобретенным или произведенным товаром.
Дистанционная торговля в настоящее время является очень популярным видом деятельности. Компании нередко продают товары дистанционно в другие города и регионы, отправляя заказы через отделения почтовой связи после того, как покупатель сделал выбор через интернет или в каталоге. Покупатель оплачивает и получает товар в своем почтовом отделении, а оно, в свою очередь, переводит полученные деньги в адрес компании (раздел 6 Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п).
Почтовые расходы при продаже товара
Согласно Налоговому кодексу почтовые расходы можно учитывать при расчете базы по «упрощенному» налогу как расходы, связанные с приобретением и реализацией товаров (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо как расходы на почтовые услуги (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) сразу после их оплаты покупателем (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
По мнению автора, порядок применения обеих статей идентичен и позволяет принимать почтовые расходы к налоговому учету сразу после осуществления и оплаты.
В течение нескольких лет Минфин России настаивал на том, что расходы, связанные с реализацией товаров, должны учитываться в составе стоимости приобретенных товаров, и в расчет базы по «упрощенному» налогу их следует включать только в части, относящейся к реализованным товарам. То есть для учета расходов в торговой деятельности (автор говорит не о покупной стоимости товаров, а о прочих расходах) надо было непременно дожидаться реализации товаров (письма Минфина России от 25.12.2008 № 03-11-05/312, от 15.02.2007 № 03-11-05/32).
Такая точка зрения была связана с действующей ранее редакцией Налогового кодекса, согласно которой «упрощенцы», занимающиеся торговлей, могли включать в состав расходов лишь те затраты, которые непосредственно связаны с реализацией товаров и получением доходов (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ (в ред. Федерального закона от 21.07.2005 № 101-ФЗ)).
В настоящее время действующая, актуальная редакция Налогового кодекса (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ) позволяет учитывать расходы, связанные с реализацией товаров, в том числе и на почтовую доставку, в периоде, когда эти затраты фактически произведены и оплачены, без дополнительных условий. Достаточно только документального подтверждения факта оказания почтой услуг и факта оплаты этих услуг.
Такой порядок учета подтверждают письма Минфина России (письма Минфина России от 16.08.2012 № 03-11-06/2/110, от 08.09.2011 № 03-11-06/2/124, от 01.10.2007 № 03-11-04/2/242) и судебная практика (пост. Девятнадцатого ААС от 19.02.2013 № 19АП-257/13, ФАС УО от 14.11.2012 № Ф09-10644/12). Отметим, что в этих документах речь идет не конкретно о почтовых расходах, но общий подход очевиден.
Рассмотрим учет почтовых расходов на примере.
Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» 04.10.2016 приобрела для реализации товар, заплатив 2000 руб.
Товар по цене 3900 руб. был заказан покупателем и отправлен ему наложенным платежом 18.10.2016.
Стоимость почтовых расходов составила 540 руб.
Покупатель получил товар 20.10.2016.
Почта перевела оплату покупателя в сумме 3900 руб. на расчетный счет компании 21.10.2016.
В книге учета доходов и расходов были сделаны следующие записи (см. ниже).
Почтовые расходы при продаже товара 
Почтовые расходы при возврате товара
В Письме ведомство подчеркнуло, что при применении УСН затраты, связанные с продажей товаров (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), следует учитывать как расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, а также как расходы, связанные с приобретением и реализацией товаров, в том числе по хранению, обслуживанию и транспортировке, после их фактической оплаты.
При этом расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, следует признавать по мере их реализации. То есть затраты на почтовые услуги, связанные с нереализованными товарами, в том числе через компьютерные сети, при расчете базы по «упрощенному» налогу не учитывают. Ведь в данном случае не было факта реализации.
Отметим, что иногда возврат ранее реализованного товара (например, некачественного), производят в следующем налоговом или отчетном периоде.
Согласно разъяснениям Минфина России в данном случае необходимо на возвращаемую покупателю сумму денежных средств уменьшить доходы того налогового (отчетного) периода, в котором произведен возврат (письма Минфина России от 07.05.2013 № 03-11-11/15936, от 25.03.2013 № 03-11-11/114).
Таким образом, при определении налоговой базы текущего налогового (отчетного) периода компании следует уменьшить полученные доходы на возвращаемые денежные средства на день их списания со счета в банке и (или) возврата из кассы. Одновременно нужно уменьшить расходы на стоимость приобретенного товара и согласно позиции Минфина России на сумму почтовых затрат.
Рассмотрим все вышесказанное на примере.
Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» в сентябре 2016 г. отправила по почте некачественный товар.
Денежные средства возвращены покупателю, в налоговый учет внесены изменения 03.10.2016.
В книге учета доходов и расходов были сделаны следующие записи (см. ниже).
Почтовые расходы при возврате товара 
В данном случае понесенные почтовые расходы «пропадают» для целей налогового учета, являясь примером риска предпринимательской деятельности.
Марина Карманова, главный бухгалтер компании «Консалтинговая группа «Экон-Профи»
Как учитывать почтовые расходы
Отправка по почте корреспонденции, писем по-прежнему имеет место в деловом обороте любой фирмы. Специфика бизнеса может включать в себя значительный объем почтовых расходов. Учет и отражение в расходах таких сумм — тема нашей статьи.
Суть почтовых расходов
Почту используют все службы организации для:
Почтовыми отправлениями с фирмой обмениваются деловые партнеры, контролирующие органы, госорганы, сотрудники.
Расходы фирма несет непосредственно на почте, при отправке корреспонденции, а также при покупке предварительно марок, конвертов. Очевидно, что почтовые расходы относятся к хозяйственной, производственной деятельности фирмы, но прямой связи с производственным процессом не имеют.
Это управленческие расходы. Они связаны с учетом запасов, которые регламентируются начиная с текущего года ФСБУ 5/2019. В большинстве случаев управленческие расходы в себестоимость запасов включать нельзя.
Данное правило может иметь исключения:
Почтовые расходы должны быть строго документированы (квитанции, почтовые чеки) и экономически обоснованы.
Подсказка! Марки, конверты с марками – это денежные документы, а не материалы.
Учет и проводки
Сразу подчеркнем основное еще раз: по правилам ФСБУ 5/2019 управленческие расходы, а значит, в большинстве случаев и почтовые расходы, на себестоимость продукции относить нельзя. Данные суммы учитываются по принципу «директ-костинг». На счет 20, как было раньше, со счета 26 они не списываются — это грубая ошибка. Списание идет сразу на счет 90.
Почтовые расходы могут быть связаны непосредственно с оказанием услуг почтой. Тогда они прямо списываются: Дт 26 (или 44) Кт 71 — через подотчетное лицо, например, секретарь отправляла письма. Возможен вариант и Дт 26 (44) Кт 60, если есть соответствующий договор с почтой.
Расходы, связанные с приобретением марок, ведутся через 50/3 счет (денежные документы). В действующем плане счетов на это есть прямое указание. Конверты с марками отразятся проводкой Дт 50/3 Кт 71.
Если приобретались немаркированные конверты, марки отдельно, основные проводки:
Пример отражения в учете маркированных конвертов. Нередко при покупке марок, конвертов в отделении почты все действия с письмами выполняют ее работники, в том числе и наклеивание марок, заклейку конвертов, отправку. Здесь имеет место оказание услуг, затраты можно сразу зафиксировать на счете 26 (44).
Другой случай: конверты с марками, марки приобретаются в офис, а затем выдаются для использования по мере необходимости. Тогда их нужно сначала оприходовать полностью, а затем провести выдачу и расход:
При последующем использовании (выдача конвертов с марками для отправки писем):
Затраты на оплату услуг почты, оприходование маркированных конвертов, стоимость выданных и использованных для отправки писем конвертов проводится на основании авансового отчета сотрудника.
Когда сотрудник, ответственный за отправку писем (секретарь, курьер), берет конверты и отправляет почту, а затем отчитывается, в АО вместо «выдача наличных (списание с р/счета)» делается пометка «выдача денежных документов». Оправдательным документом служит чек почты. Как правило, к отчету прилагается опись адресатов отправки, показывающая, сколько конвертов фактически израсходовано.
Почтовые расходы учитываются на дату утверждения АО как прочие расходы.
Особенности при УСНО
В ст. 346.16 НК РФ (п. 1-18) почтовые расходы указаны как уменьшающие базу, облагаемую налогом, а в ст. 346.17 НК РФ указан порядок признания этих сумм — после оплаты (п. 2-1). Подтверждаются данные положения и письмами Минфина (например, № 03-11-11/03 от 18/01/10).
Почтовые расходы, как и иные материальные расходы в НУ, учитываются в периоде, когда они фактически имели место. Возвращаясь к примеру с конвертами, отметим, что при УСНО («доходы минус расходы») списывать стоимость конвертов по мере использования нельзя, только в момент оплаты за них. Налоговая может признать отступление от этого правила нарушением порядка признания расходов и оштрафовать фирму по ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) ».
Возмещение сотруднику отправки почтовой корреспонденции: какие КВР и КОСГУ?
О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
Какой КВР и КОСГУ применить при возмещении расходов сотруднику при отправке почтовой корреспонденции?
ОТВЕТ
Расходы учреждения по отправке почтовой корреспонденции (в том числе через подотчетное лицо) отражаются по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.
ОБОСНОВАНИЕ
Расходы учреждения по отправке почтовой корреспонденции (в том числе через подотчетное лицо) отражаются по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ (пункт 51.2.4.4 Порядка N 132н*, пункт 10.2.1. Порядка N 209н**).
51.2.4.4. По элементу вида расходов «244 Прочая закупка товаров, работ и услуг» отражаются расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на закупку товаров, работ, услуг, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, не отнесенные к иным элементам видов расходов подгруппы 240, в том числе расходы на оплату услуг почтовой связи (с учетом комплекса расходов, связанных с использованием франкировальных машин);
10.2.1. На подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе услуги почтовой связи:
О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
Учет почтовых расходов
Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.
– оплата почтовых услуг через подотчетное лицо;
– использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг;
– оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.
Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.
Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц
Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049)[1]. К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, обычно это контрольнокассовый чек, квитанции, накладные. Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные), что на практике бывает наиболее часто, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, в квитанции отражается вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).
В соответствии с Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 № 168н «Об утверждении бюджетной классификации» расходы по почтовым услугам учитываются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР.
В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых расходов отражаются следующими бухгалтерскими записями:
– выдана из кассы в подотчет сумма денежных средств на оплату почтовых расходов:
Дебет счета 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы»
– подотчетное лицо отчиталось за произведенные расходы:
Дебет счета 401 01 211 «Расходы на услуги связи»
Дебет счетов 201 05 510 «Поступления денежных документов» (в случае приобретения подотчетным лицом марок и конвертов для отправки корреспонденции), 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
– возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы:
Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»
Кредит счета208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»
Оказание почтовых услуг с применением франкировальных машин
Почтовые услуги по отправке корреспонденции могут быть оказаны учреждениям с использованием франкировальной или маркировальной машин. По своей функциональной направленности они отличаются друг от друга незначительно. Что такое франкировальная (маркировальная) машина и каковы ее функциональные характеристики?
Франкировальная машина (маркировальная машина) – машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.
Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины организация заключает с почтовым отделением договор на ее обслуживание. Однако одного договора для использования в работе франкировальной машины недостаточно. Необходимо получить разрешение на ее применение. Согласно Приказу Министерства информационных технологий и связи РФ от 29.09.2006 № 127 «Об утверждении административного регламента федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин» (далее – Административный регламент) государственная услуга по оформлению разрешения предоставляется на основании письменного заявления в территориальный орган Россвязьнадзора. Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора, на территории осуществления полномочий которого предполагается использовать франкировальную машину.
В заявлении указываются (п. 6.3 Административного регламента):
– полное наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
– наименование модели (серии) франкировальной машины;
– место установки франкировальной машины;
– возможные дата и время проведения проверки.
К заявлению прилагаются:
– копия технического паспорта франкировальной машины;
– нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
– копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
– копии сертификатов соответствия;
– оттиск клише франкировальной машины.
После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления о выдаче разрешения Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается. При утрате разрешения или его порче оформляется новое.
Маркировальные машины могут:
1) суммировать произведенные организацией почтовые расходы;
2) вычитать почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.
Наиболее удобный для бюджетных организаций вариант (особенно при оплате почтовых расходов за счет бюджетных средств) – суммирование произведенных почтовой организацией расходов. В этом случае можно избежать уплаты авансовых платежей. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
– на сумму отправленной корреспонденции:
Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»
Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»
– на сумму произведенной оплаты:
Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»
Кредит счетов 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи», 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма,
организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.
В этом случае в бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов будут отражаться следующими записями:
– на сумму авансового платежа:
Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»
Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»
– зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:
Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»
Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»
Обратите внимание: Постановлением Правительства РФ от 23.02.2007 № 126 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п. 37 Постановления Правительства РФ от 22.02.2006 № 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год»).
Пример 1.
Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС – 543,36 руб.)
и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи: