Что относится к организационным методам кадрового аудита

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

Источник

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Источник

Аудит кадрового состава

Аудит кадрового состава организации – это комплексный анализ одной из сфер деятельности, итоги которого учитываются при принятии управленческих решений. Важно, чтобы результаты такой оценки были достоверными и точными. Поэтому стоит проводить аудит кадровых процессов регулярно. Компания «Проверка Труда» предлагает клиентам свои услуги в этой сфере.

Суть аудита кадровых процессов организации

Многие думают, что подобные проверки проводят, чтобы найти уже допущенные нарушения и ошибки. На самом деле это отличный способ оценить риски, предупредить сбои, а при желании даже повысить эффективность работы в исследуемой сфере.

В сфере управления персоналом экспертный анализ, аудит и кадровое планирование позволяют оценить потенциал бизнеса и обнаружить точки роста, работа с которыми позволит увеличить прибыли. Кроме того, это важная работа с рисками. Изучив документацию в сфере подбора, оформления, обучения сотрудников, выплаты зарплат, организации отпусков, перемещений по должностям и увольнений, специалисты определяют, соответствует ли она требованиям действующего законодательства.

Цели проведения

Изучая эту сферу функционирования бизнеса, аудиторы оценивают:

Когда нужен кадровый аудит персонала

Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.

Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:

— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.

— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.

— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.

— Вступление в силу изменений в законодательстве.

— Планирование крупного набора персонала.

— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.

Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!

На чем фокусируется кадровый аудит

Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:

Этапы проведения кадрового аудита персонала организации

Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.

На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.

2. Получение данных.

Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.

3. Обработка данных.

Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.

4. Формирование отчета.

В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.

Методики кадрового аудита персонала организации

Эксперты могут выбирать методы работы в зависимости от масштабов бизнеса, сферы его деятельности и целей проверки. В их распоряжении разные методы:

— аналитические: изучение документов и статистики;

— социально-психологические: опросы, интервью, наблюдение за коллективом;

— экономические: оценка финансовых показателей в сравнении с социальными.

Итоги аудита персонала

Завершив анализ этой сферы функционирования предприятия, эксперт сделает ряд выводов об успешности его работы и имеющихся перспективах.

— Дефицит и профицит кадров

— Качество управления персоналом на всех этапах

— Тип руководящего стиля и его соответствие задачам

— Микроклимат в коллективе и его влияние на результат

— Потребности в развитии компетенций, повышении квалификации сотрудников.

— Потенциальные возможности для перевода работников на более высокие должности.

— Причины выявленных проблем, ошибок, рисков. Возможности для преодоления имеющихся проблем.

Анализ, аудит и кадровое планирование – это специализация экспертов компании «Проверка Труда». Мы предлагаем клиентам услуги по защите их интересов, в том числе при проведении проверок и после них. Мы знаем, как пройти обязательный кадровый аудит без штрафов и готовы помочь вам в этом!

Оставьте заявку и мы подготовим коммерческое предложение!

Источник

Кадровый аудит: цель аудита по кадрам и кадрового делопроизводства, пошаговая инструкция, виды, цели и задачи

В широком смысле аудит — независимая проверка финансово-хозяйственной деятельности отдельно взятого предприятия. В отличие от ревизии, которую проводят с целью финансового контроля, аудирование помогает улучшить финансовые показатели. Кадровый аудит — это одно из направлений аудита, цель которого — снизить риски нарушения трудового законодательства в компании, улучшить работу с кадрами. По итогам проверки руководитель узнает о реальном положении дел и компетентности своих кадровиков, получает шанс укрепить трудовую дисциплину, позаботиться о соблюдении прав своих сотрудников.

Виды аудита

Обязательный — для проверки финотчетности или в случаях, установленных федеральными законами. Распространяется на торговцев ценными бумагами, фонды, имеющие статус международных, и другие предприятия, установленные статьей 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008г. «Об аудиторской деятельности». Срок проведения — один раз в 1-5 лет. Аудирование проводит специализированная компания, выигравшая открытый конкурс.

Внешний — с привлечением сторонних специалистов. Основание — решение собственников, инвесторов, предстоящая проверка инспекции по труду. Преимущество — независимая экспертиза, качественный аудит кадрового делопроизводства, профессиональные консультации в сфере налогообложения, управления персоналом.

Внутренний — самостоятельная проверка силами отдельно взятого предприятия по решению руководства, собственников. Цель аудирования — контроль работы персонала, оценка реального состояния дел, защита интересов компании и ее владельцев.

Высокая частота проверок способствует оптимизации рабочего процесса, сведению к минимуму ошибок и рисков. Руководитель лучше понимает, как работает его кадровая служба, может оценить уровень компетентности сотрудников, реальное состояние делопроизводства.

Проверка кадровой службы

Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.

Грамотный консалтинг помогает:

● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;

● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);

● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);

● снизить репутационные риски.

Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.

Когда нужен аудит

Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:

● при слиянии, разделении компаний;

● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;

● при сокращении штата или увеличении численности работников;

● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;

● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.

Кому доверить аудит по кадрам

Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.

Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.

Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.

Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.

Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.

Внешний независимый аудит обеспечивает:

1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.

2. Обоснованность кадровых решений.

3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.

4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.

5. Защиту компании на случай трудовых споров.

Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция

Поскольку порядок проведения независимого аудирования не регламентирован законом, консалтинговые фирмы действуют по самостоятельно разработанным инструкциям, предлагают заказчикам различные пакеты услуг (в зависимости от целей проверки). Например, экспресс аудит предполагает проверку документов и составление отчета, в котором фиксируют нарушения, указывают последствия и размеры штрафных санкций. На цену консалтинговых услуг влияет объем работ, срочность проведения проверки. В среднем, начинается от 120-150 тыс. руб. Если такие расходы не запланированы, можно привлечь к проверке работников предприятия и сделать аудит собственными силами.

Что нужно сделать — пошаговая инструкция для внутреннего (самостоятельного) аудирования

Издать приказ о проведении проверки с указанием целей, определением сроков, создании группы аудирования. Обычно в состав группы включают начальника и работника отдела кадров, юриста, главного бухгалтера (или ответственного за оплату труда). Приказ подписывает руководитель предприятия.

Комиссия самостоятельно составляет план действий. Например, при аудите кадрового делопроизводства он выглядит так:

1. Определение перечня документации, подлежащей проверке.

2. Проверка наличия и юридическая экспертиза документов.

3. Соблюдение правил архивирования и условий хранения документации по кадрам.

Для оценки аспектов рабочего процесса обычно проверяют:

1. Правильность оформления заявлений сотрудников, заполнения трудовых книжек, заключения договоров.

2. Правильность составления приказов по кадрам.

3. Ведение личных карточек работников.

4. Наличие и содержание должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, колдоговора, документов по ОТ.

Если документооборот большой, а сроки поджимают, можно проверить выборочно, например, только документы, отсутствие которых влечет штрафные санкции и работодатель несет ответственность, согласно действующему трудовому и административному законодательству.

Основные моменты, на которые нужно обратить внимание

1. Работников предприятия знакомят со всеми внутренними приказами под роспись.

2. Каждая компания обязана принять меры по обеспечению правомерности и конфиденциальности обработки персональных сотрудников (Федеральный закон № 152-ФЗ от 26.07.06г.).

3. В графике отпусков отмечают очередные отпуска, переносы времени отдыха, фактическое пребывание персонала в отпуске. Если отдых по графику, работника уведомляют об этом минимум за 2 недели до его начала письменно, с подписью об ознакомлении (ч.3, ст. 123 ТК РФ).

4. Действующее штатное расписание и изменения к нему утверждают приказом, который подписывает руководитель компании.

5. Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в котором фиксируют отработанное (или неотработанное ) время для расчета зарплаты персонала или статотчетности. Формат бланка табеля разработан Госкомстатом, но организации и ИП имеют право применять другие способы контроля.

6. Приказы по личному составу и основной деятельности хранят отдельно.

7. Трудовые книжки регистрируют в книге учета движения. Сотрудник, ответственный за их ведение, обязан своевременно вносить записи о внутреннем движении и поощрении работников.

8. В личных карточках персонала записывают актуальные данные (прием, перевод на другую работу, смена фамилии).

9. Кадровые журналы прошивают, нумеруют, скрепляют печатью предприятия и подписью руководителя.

Заключительный этап — составление отчета. В документе отражают порядок проверки, сроки, когда она проведена. Описывают проверенную документацию, указывают нарушения и дают рекомендации по исправлению. Руководитель компании назначает ответственных за устранение недочетов на каждом участке, принимает решение по нерадивым сотрудникам (наказание, обучение, увольнение).

1. Определение проблем в работе персонала.

2. Оптимизация затрат на содержание работников.

3. Экспертиза кадровой системы и рисков ее деятельности.

Если рекомендации по оптимизации работы сотрудников будут учтены руководством предприятия, фирма будет готова к любым кризисным ситуациям.

УСПЕЙТЕ ДО НГ!

Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.

Источник

Методы проведения аудита персонала

Причины (случаи) проведения аудита персонала

Процедура аудита персонала, как правило, проводится в таких случаях, как:

— смена собственника или руководства компании;

— передача системы управления кадрами специализированной организации;

— смена руководителя отдела кадров;

— подготовка к аудиту финансово-хозяйственной деятельности или к внешней ревизии;

— формирование архива кадровых документов;

— существенные изменения трудового законодательства;

— резкое изменение показателей движения и обеспеченности предприятия персоналом.

Для проведения аудита персонала необходимо обозначить методы и определить этапы организации данной проверки. В общем видении, аудит персонала на предприятии проводится по следующим направлениям:

— аудит кадрового потенциала на предприятии;

— аудит функций системы управления персоналом на предприятии;

— аудит организационной структуры;

— аудит функционального разделения труда на предприятии;

— аудит эффективности управления персоналом.

Разберем каждый пункт, а вернее направление более подробно.

Аудит кадрового потенциала предприятия

На данном этапе необходимо изучить, как качественные, так и количественные характеристики персонала предприятия. Для этого должен быть подобран определенный набор показателей. На наш взгляд, наиболее актуальной системой таких показателей, являются показатели оценки кадрового потенциала предприятия, предложенные А.Я. Кибановым (таблица 1).

Таблица 1 – Критерии и показатели оценки кадрового потенциала предприятия

Как отмечает Воронин И.Э. «определить кадровый потенциал одним показателем невозможно. Поэтому применяется система показателей, отражающая различные стороны трудового потенциала организации». К ним можно отнести следующие показатели:

— анализ списочного состава работников по социально-демографическим характеристикам;

— анализ структуры кадрового состава по психологическим характеристикам;

— оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса;

— оценку соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности;

— анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей;

— проверку и анализ данных об использовании рабочего времени;

— оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики причин движения работников, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;

— определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

— исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);

— сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, мест общественного питания);

— диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.

Аудит функций системы управления персоналом

К основным функциям системы управления персоналом на предприятии относят: подбор, отбор, наем, аттестацию, планирование, мотивацию, обучение и переобучение кадров. С этой точки зрения необходимо определить, а желательнее построить общую схему функций управления в графическом виде. После чего, охарактеризовать каждый элемент этой системы с выявлением сильных и слабых сторон. В таблице 2 представлено содержание аудита функций системы управления персоналом.

Таблица 2 – Содержание аудита функций системы управления персоналом

Таким образом, рассмотрев содержание аудита функций системы управления персоналом, можно сделать вывод о том, что в организации необходимо комплексно подходить к данному этапу аудита персонала, что позволит более точно сформировать итоги аудита и принять, в последующем, рациональные управленческие решения.

Аудит организационной структуры

Данное направление аудита подразумевает под собой контроль структуры и механизма управления организацией с учетом общепринятых норм, стандартов, принципов и законов. Организационный аудит предполагает осуществление контроля организационной структуры, определение степени соответствия структуры управления масштабу и специфики деятельности фирмы. Аудит определяет цели и задачи, стоимость, функции и способности к развитию действующей структуры.

Цель организационного аудита — это выявление финансовых и организационных рисков формирования структуры, финансовых потерь, которые несут такие риски для предприятия. На данном этапе должно быть определено текущее состояние фирмы или ее отдельных подразделений, а также составлен прогноз в части развития ее структуры, необходимости закрытия фирмы или ее подразделений, внесения корректировки или проведения реинжиниринга структурных связей и бизнес-процессов. Кроме того, на данном этапе проводится анализ правовой формы и действующей организационной структуры.

Аудит функционального разделения труда

Разделение и кооперация труда на предприятии являются важнейшими факторами, определяющими его производственный процесс. Проверка системы разделения труда, должностных обязанностей работников, оценка выполнения поставленных работникам задач, служит средством формирования мнения о целесообразности и рациональности разделения труда. В свою очередь, на тех предприятиях где развита система кооперации труда, аудиторская проверка способна оценить эффективность деятельности, например того или иного цеха или бригады. С помощью проверки оценивается качественный и количественный состав бригад, формируются предложения по их оптимизации.

Аудит эффективности управления персоналом

Оценочным критерием эффективности управления персоналом на предприятия, служит показатель производительности труда. Данный показатель представляет собой абстрактный набор соответствующих показателей. Так, к показателям производительности труда относят выработку на одного рабочего. Кроме того, сам показатель производительности труда может рассчитываться, как в денежной, так и натуральной форме. Дело в том, что различные авторы в своих научных и учебных изданиях по-разному трактуют понятие и предлагают оценивать и рассчитывать производительность труда. Прежде всего, это связано с формами и видами деятельности предприятий, отличающихся друг от друга. В частности, если коммерческое производственное предприятие выпускает определенную продукцию, то и уровень производительности труда на таком предприятии будет рассчитан как отношение объемов производства (или выручки) к среднесписочной численности персонала. Если же предприятие оказывает услуги, то уровень производительности труда на таком предприятии будет рассчитан как отношение выручки от оказания услуг к среднесписочной численности персонала. Если предприятие занимается торговой деятельностью, то уровень производительности труда на таком предприятии будет рассчитан как отношение объемов продаж к среднесписочной численности персонала. Но, возникают определенные трудности расчета уровня производительности труда в бюджетных, государственных и муниципальных предприятиях, что определено отсутствием таких показателей в этих учреждениях как: выручка и товарооборот.

В процессе аудита эффективности управления персоналом производится исследования факторов, повлиявших на изменение уровня производительности труда. Качественными показателями эффективности управления персоналом могут быть показатели, характеризующие движение персонала, а также его качественный состав.

Методы, подходы и этапы аудита персонала

В практике управления персоналом и аудита персонала, существуют разные подходы к методологии и этапам его проведения. В частности, хотелось бы отметить подход Н.В. Яшковой, которая выделяет следующие этапы аудита персонала:

— аудит движение персонала;

— аудит обучения персонала;

— аудит аттестации персонала;

— аудит оценки персонала;

— аудит стимулирования персонала;

— аудит продвижения персонала;

— аудит оценки персонала на соответствие профессиональным стандартам;

— аудит оценки персонала с позиции кадровой безопасности.

Таким образом, автор выделяет этапы аудита персонально более детально, чем были рассмотрены нами эти этапы выше. Однако, сама суть и процедуры аудиторской проверки в обоих случаях идентичны.

Скубенко Д.В. выделяет следующие этапы кадрового аудита:

— подготовительный. На подготовительном этапе определяются цели аудита, осуществляется подбор персонала для проведения аудиторской проверки, разрабатываются внутриорганизационные документы (приказ, распоряжение), определяются сроки, задачи, исполнители и участники проверки, проводится инструктаж исполнителей и участников, разрабатывается план сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

— второй этап — этап сбора информации. В процессе сбора информации проводится мониторинг персонала, проверяется документация и отчетность, проводятся наблюдение, опросы, анкетирование, беседы, осуществляется предварительная обработка статистических данных. Компьютерная техника и современные информационные технологии позволяют ускорить и качественно оформить эти процедуры. Этап обработки и анализа информации. Полученная информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, графиков, диаграмм, а потом по разработанному алгоритму осуществляются анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с другими аналогичными организациями или научно обоснованными нормами.

— третий — заключительный этап. На этом этапе готовится отчет о результатах аудиторской проверки, формулируются выводы и рекомендации по рационализации труда персонала и совершенствованию службы персонала организации.

Несколько иную классификацию методов аудита персонала предлагает К.В. Шпота, к первой группе автор относит методы оценки, основанные на сравнении объектов аудита: метод сравнения по парам, рейтинг сравнения и метод сравнительных анкет. Вторая группа представлена методами, основанными на оценке потенциальных возможностей аттестуемого: метод анкетирования и тестирования.

Метод прямого наблюдения предполагает наблюдение за процессом деятельности работников на своих рабочих местах, процессом управления вышестоящими сотрудниками, а также соответствия условия трудовой деятельности работников, требуемому законодательству.

Метод анализа документов основан на исследовании таких управленческих документов в области учета персонала как: трудовые договоры; графики отпусков; Положения «О персонале»; Положения «Об оплате труда»; штатное расписание; трудовые книжки; табели учета использования рабочего времени; приказы по личному составу; личные дела сотрудников компании; сведения о среднесписочной численности работников.

Метод опроса основан на проведении обобщенных опросов всех сотрудников, а также на проведении опроса отдельных категорий работников. Опрос разрабатывается заранее и должен быть построен так, чтобы учитывать специфику деятельности персонала в организации и особенности его межличностного общения.

Методы оценки, основанные на сравнении объектов аудита: метод сравнения по парам, рейтинг сравнения и метод сравнительных анкет. Данные методы применяются в целях сравнения отдельных категорий работников, либо определении из совокупности групп, тех работников, которые обладают рядом отличительных признаков. Например, к таким признакам могут быть отнесены: повышенный или пониженный уровень производительности труда; профессиональной подготовки, нарушения трудовой дисциплины и т.д.

Методы, основанные на оценке потенциальных возможностей аттестуемого: метод анкетирования и тестирования. Все люди, в т.ч. сотрудники отдельных предприятий, могут иметь большой трудовой потенциал, но скрывать его в силу своих личных особенностей. В связи с чем, в компании в процессе аудита персонала, проводится тестирование и анкетирование сотрудников. Анкеты и тесты не должны быть идентичными, их необходимо построить таким образом, чтобы учесть специфику деятельности отдельных категорий работников.

По результатам проведения кадрового аудита, руководство и менеджеры компании, могут сделать выводы относительно:

— обеспечения кадровой безопасности предприятия;

— баланса трудовых ресурсов на предприятии;

— качественных и количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом;

— преобладающего руководящего стиля в организации;

— внутреннего климата в коллективе;

— социальных отношений среди сотрудников;

— возможности внедрения инноваций;

— причин изменения уровня производительности труда;

— трудового потенциала на предприятии.

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

— в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;

— во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

— название и номер документа;

— сведения о лицах, проводивших аудит;

— информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;

— подписи проводивших аудит лиц;

— перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;

— рекомендации по устранению нарушений.

Таким образом, аудит управления персоналом представляет собой комплексный процесс, состоящий из взаимосвязанных блоков. Общая цель которых, провести оценку и выявить направления совершенствования эффективности управления персоналом на предприятии в целом.

Пример результатов аудита персонала

Таблица 3 — Результаты аудита персонала в ООО МКК «ххх»

Таким образом, первоочередной проблемой в ООО МКК «ххх» является отсутствие комплексной оценки персонала на предприятии. Так, в компании на протяжении всего периода ее существования, аудит персонала не проводился ни разу, в связи, с чем в организации отсутствует методология, а также принятые локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие эту процедуру. Причиной сложившейся проблемы является недопонимание руководством компании значимости проведения аудита персонала, а также отсутствие профессионально подготовленного специалиста по вопросам проведения данного вида проверки.

Следующей выявленной проблемой является уровень коэффициента абсентеизма, уровень которого составил по итогам 2018 и 2019 года 6,2%, что больше аналогичного периода 2017 года на 0,2%, данное увеличение показателя вызвано повышением времени отсутствия сотрудников на работе.

Высокий уровень текучести кадров, не соответствующий рекомендованному методикой проведений аудита персонала проверки, является проблемой, которая влияет на качественный состав работников организации и общий его стаж работы в компании.

Организационная структура, представленная руководством компании, имеет неверное построение. Не отражена полная взаимосвязь подчиняющихся и подчиняемых элементов, что требует ее полной перестройки, а так же перераспределения функций и обязанностей работников отделов и служб.

Неэффективная система оплаты труда и стимулирования трудовой деятельности персонала, определена превышением темпов роста заработной платы работников над темпами роста производительности его труда. В таких условиях снижается уровень мотивации сотрудников к повышению эффективности осуществления своей деятельности, связанной с продажей кредитных продуктов предприятия.

Снижение уровня производительности труда, уровня выполнения плановых показателей и общего количества объемов выданных кредитов и займов. Причинами снижения уровня выполнения планового задания по выдаче займов и ипотечных кредитов является, во-первых, повышение уровня конкуренции на рынке кредитования физических лиц, во-вторых снижение качественных характеристик персонала организации. За счет последнего фактора, общее количество выданных займов и кредитов в расчете на 1 работника снижается из года в год. Основной проблемой, которая способствовала формированию данной тенденции, является недостаточный уровень профессиональной подготовки кадров, снижение количества персонала, повысившего уровень своей квалификации, а также отсутствие системы аттестации персонала в 2019 году в компании.

Возможные последствия выявленных проблем по результатам аудита представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Возможные последствия выявленных проблем по результатам аудита персонала в ООО МКК «ххх

Результаты проведенного аудита персонала предприятия показали, что в компании имеются существенные проблемы, требующие, в первую очередь разработки и внедрения комплексной оценки персонала в ООО МКК «Сибирский Капитал», а также устранения выявленных в ходе проведенной аудиторской проверки проблем за счет разработки соответствующих управленческих решений.

Таким образом, по результатам проведённых исследований, можно сделать следующие основные выводы:

— ООО МКК «Сибирский Капитал» одна из ведущих компаний в Кемеровской области, специализирующихся на микрофинансировании, действующая с 2011 года. Результаты проведенного анализа основных экономических показателей деятельности ООО МКК «Сибирский Капитал» показали, что на протяжении последних трех лет в компании наблюдается общее снижение объемов выдачи займов, что в первую очередь вызвано повышением конкуренции в данной отрасли. Сложившаяся ситуация может отрицательно повлиять на финансовую устойчивость компании, а также отразиться на показателях ее эффективности функционирования, которые и так находятся на довольно низком уровне;

— проведенный аудит персонала ООО МКК «Сибирский Капитал» позволил определить ряд проблем, которые требуют решения, данные проблемы связаны, прежде всего, с отсутствием комплексной оценки персонала на предприятии;

— в компании, также были выявлены проблемы связанные с существующей системой управления персонала и эффективностью его использования, к таким проблемам можно отнести: несоответствующий нормативному значению коэффициент абсентеизма; высокий показатель текучести кадров; неверно построенная организационная структура; неэффективная система оплаты труда и стимулирования трудовой деятельности персонала; снижение уровня производительности труда и выполнения плановых показателей.

Источник