Что относится к кассовым операциям относится
Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)
Расчетно-кассовые операции: что это?
Понятие расчетно-кассовых операций включает в себя всю совокупность расчетов наличными деньгами:
Отношения с банком регулируются договором расчетно-кассового обслуживания. Прием и выдача банком наличных денежных средств своим клиентам является одной из составных частей этого обслуживания и в последние годы все больше сокращается в объеме. Так, например, зарплата, в основном, выплачивается через банковские карты, а прием-выдача наличных ИП и физлицам осуществляется преимущественно через банкоматы. Даже выдачу денег подотчетным лицам на хозрасходы фирмы предпочитают осуществлять переводом их на корпоративную банковскую карту.
При этом совершенно избавиться от наличных расчетов невозможно. Всегда есть лица, не имеющие банковской карты, есть срочные расчеты, есть выплаты в валюте для зарубежных командировок, есть наличная выручка. Поэтому сохраняет актуальность соблюдение порядка ведения кассовых операций (КО), установленного в РФ. Мы рассмотрим ту его часть, которая регулирует отношения между фирмами, ИП и их сотрудниками и которую обычно связывают с понятием кассовых операций.
Нормативно-правовая база КО
Установление правил ведения кассовых операций является прерогативой Банка России (ст. 34 закона РФ от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О ЦБ РФ»). На сегодняшний день существует 2 действующих документа, разработанных Банком РФ и регулирующих эти правила:
ВНИМАНИЕ! Указание Банка № 3210-У с 30.11.2020 действует в редакции указания Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Какие нововведения в порядке учета кассовых операций нужно учитывать с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
В отношении юрлиц и ИП Центробанк устанавливает следующие правила КО:
Для юридических лиц, не относящихся к субъектам малого предпринимательства, также предусмотрен порядок расчета лимита остатка наличных денег в кассе, установление обязанности сдачи в банк сверхлимитной наличности и условий, при которых этот лимит может быть превышен.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Если в организации лимит кассы не установлен, но есть движение наличных денег, ответственность за это законодательством не предусмотрена. Однако отсутствие лимита расценивается налоговыми органами как.
О квалификации нарушения и ответственности за него читайте в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Кроме того, Банком РФ разработаны условия расчетов наличными деньгами (указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У), которые регулируют:
Нормативное регулирование бухучета КО
Бухучет КО регулируется правилами по ведению бухучета (приказ МФ РФ от 29.07.1998 № 34н) и ПБУ 3/2006 (приказ МФ РФ от 27.11.2006 № 154н), посвященным учету валютных обязательств.
При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным командировкам.
Подробнее о валютных операциях читайте в материале «Валютные операции: понятие, виды, классификации»
Бланки первичных документов, применяемых при оформлении КО, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий закон о бухучете отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402), в отношении КО эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).
Этим же документом Госкомстата установлена форма актов инвентаризации наличных денежных средств и документов строгой отчетности, хранящихся в кассе. Порядок проведения инвентаризации подчиняется правилам, установленным приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.
Напомним, что инвентаризация обязательна:
Виды КО и документы по их оформлению
По видам кассовые операции делятся на приходные и расходные.
Основными операциями прихода являются:
Наиболее частые операции расхода:
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Выручку, поступившую наличными в кассу организации от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг, можно использовать только на следующие цели.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ предоставляется бесплатно.
Расчеты наличными между юрлицами, к которым для этих целей приравнены ИП, ограничены суммой 100 000 руб. по одному договору. Предел для расчетов с физлицами не установлен. Суммы расчетов с банками не лимитируются. Все это предусмотрено указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У.
Приходные операции оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) формы КО-1, состоящим из двух частей, одна из которых (квитанция) является отрывной и при приеме денег передается их вносителю. При этом на поступившую непосредственно в кассу выручку и авансы от покупателей дополнительно должен быть пробит кассовый чек на ККМ, установленной в помещении кассы. Выручка, полученная от регулярной розничной торговли, ежедневно по окончании рабочего дня приходуется в кассу в соответствии с показаниями контрольных чеков ККТ.
При проведении расходных операций выписывается расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2, в котором получатель денег прописью указывает полученную сумму, приводит реквизиты документа, подтверждающего его личность, и расписывается в получении. К РКО, как правило, прилагаются документы, обосновывающие величину выдаваемой суммы:
Правила оформления ПКО и РКО приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все документы по КО, оформленные в течение дня, отражаются в кассовой книге формы КО-4. При необходимости могут оформляться журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств (форма КО-5).
Кассовые документы могут оформляться в электронном виде и подписываться электронными подписями. Допускается внесение исправлений в них. Исключение составят ПКО и РКО (п. 4.7 указания Банка РФ № 3210-У).
Проверку правильности ведения КО осуществляет ИФНС.
Подробнее о проверках кассы ИФНС читайте в материале «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»
КО в организациях, не относящихся к субъектам малого предпринимательства (СМП)
Фирмы, не являющиеся субъектами малого предпринимательства (СМП), обязаны установить предельную сумму допустимого остатка наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Этот предел определяется юрлицом самостоятельно по одной из двух предложенных в приложении к указанию Банка РФ № 3210-У формул: от объема поступлений или от объема выплат.
Суммы, превышающие установленный лимит, должны быть сданы в банк. Превышения допускаются только в дни, отведенные для выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней), а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если организация осуществляет в эти дни кассовые операции.
Особенности КО при наличии обособленных подразделений
Для фирм, имеющих обособленные подразделения, возможны два варианта (п. 2 указания Банка РФ № 3210-У):
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 обособка, которая сдает всю наличность в кассу головного предприятия, вправе не вести кассовую книгу.
Ведение кассовой книги для обособленного подразделения в любом случае обязательно. Копии листов ее передаются в головной офис в порядке, который установит фирма.
Особенности КО для малых предприятий
В сравнении с фирмами, обязанными применять прядок ведения КО в полном объеме, для СМП этот порядок несколько упрощен: у них нет обязанности устанавливать лимит остатка (п. 2 указаний Банка РФ № 3210-У), а следовательно, и сдавать в банк сверхлимитные средства.
Особенности КО для ИП
Еще больше возможностей для упрощения КО есть у ИП:
Кроме того, у ИП нет ограничений на выплату им денежных средств из кассы на личные нужды.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Поступившую в кассу наличную выручку ИП вправе расходовать, помимо выплат на личные (потребительские) нужды, на следующие цели.
Остальные расчеты наличными ИП осуществляют за счет денег (с учетом установленного лимита наличных расчетов), поступивших в кассу с их банковских счетов.
Подробнее смотрите в К+. Это можно сделать бесплатно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У).
А об изменениях в учете подотчетных сумм с 2017 года читайте здесь.
Как отразить кассовые операции в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.
Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций
В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:
Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.
Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил
Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 5587-У, дейстующих с ноября 2020 года, и № 4416-У от 2017 года).
Операции, которых коснулись изменения
Изменения в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020
Порядок ведения кассовых операций, действующий с 2017 года
Выдача денег под отчет
Правила расчетов не изменились за исключением следующих аспектов:
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.
Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату.
Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу.
Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений
Обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу, если они не хранят денежные средства, а сдают их в кассу головной организации.
Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У).
Утверждены требования работы с автоматическими усройствами для приема и выдачи денег без участия работников (торговым автоматам)
Изменено название программно-технических средств на автоматические устройства для приема и выжачи денег без участия работников.
Они должны автоматически принимать и выдавать банкноты и уметь распознавать не менее 4-х машиночитаемых защитных признаков по всей площади денежного знака, приведенных в абз. 14–19 пункта 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П.
Программно-технические средства должны «уметь» распознавать банкноты по 4 защитным признакам, установленным нормативным актом ЦБ.
Новые правила при приеме и выдаче банкнот
При приеме денежных банкнот кассир обязан проверить их платежеспособность. При этом он обязан принять банкноты не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие потертости, посторонние надписи, проколы, утратившие углы или края и прочие незначительные повреждения.
Кассиру запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более повреждений таких как посторонние надписи из 2-х или более знаков, нарушение целостности банкноты, утраченный угол (более 32 кв.мм) или оторванный край (длиной 7 мм и более), а также иных повреждений, указанных в абз. 6–15 пункта 2.9 положения ЦБ № 630‑П. Такие банкноты следует сдавать в банк.
Идентификаця получателя денежных средств
При выдаче денежных средств кассир обязан проверить документ, удостоверяющий личность.
Об остальных нововведениях вы можете узнать из материалов КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к системе К+.
Пошаговый алгоритм ведения кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины описали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Помимо Указаний №3210-У, бизнесменам обязательно нужно соблюдать Указания Центробанка «Об осуществлении денежных расчетов» от 09.12.2019 №5348-У. Согласно данному документу фирмы и ИП вправе расходовать наличность, полученную за проданные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:
Индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный способ ведения кассовых операций. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учитываете денежные средства предпринимателя. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Объединим требования Указаний ЦБ в удобную схему:
Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций
И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.
При этом к нарушениям относятся:
Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Итоги
В порядок ведения кассовых операций в 2021 году внесение изменений пока не планируются. Продолжают действовать правила с поправками от 2020 года, действующие с 30.11.2020. Часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с обособками и порядком работы с поврежденными банкнотами.
Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение
Контрольно-кассовая дисциплина в 2020–2021 годах
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ. » от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:
Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.
Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2020–2021 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.
Кассовая дисциплина обязательна для всех.
В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины
Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:
Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:
В отношении операционной кассы основные правила таковы:
Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. здесь.
Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.
Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.
Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.09.2020 по 30.11.2020 (64 рабочих дня) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Что надо знать о работе с ККТ
Требования к применяемой в 2020–2021 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.
С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.
Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.
Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».
Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.
Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов
Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).
В операционной кассе оформляются 2 вида действий:
Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.
Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.
ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.
Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.
О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:
Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.
Проверку кассовой дисциплины в 2020–2021 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).
Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:
Как проводится проверка кассовой дисциплины
Проверка кассовой дисциплины в 2020–2021 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:
При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.
При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.
Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):
Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:
Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:
Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2020-2021 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:
Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:
Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.
О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.
Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).
Итоги
Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.
В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2020–2021 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.
Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.