Что относится к документированной информации доо
Документационное обеспечение управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении
Елена Ботникова
Документационное обеспечение управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов. Документы – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
В основных государственных документах (Закон «Об образовании в РФ» 2013г., Национальная доктрина образования Российской Федерации до 2025г., «Стратегия развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на (2014-2020годы)»., государственная программа РФ «Информационное общество» (2011-2020годы) большое внимание уделяется использованию в области образования современных телекоммуникационных и информационных технологий, электронных средств, создающих единое информационное пространство, способствующее повышению качества дошкольного образования.
Проблемы документооборота учреждений нашли свое отражение в трудах зарубежных учeныx в oблacти упpaвлeния: P.В. Гутча, C. Двopaчeка, A. Xaйeка, Т. Питepe, X. Peшкe, X. Шeллe, тaк и в трудах oтeчecтвeнныx: В. Н. Буpкoва, В. И. Вopoпaeва, З. М. Гaльпepинa, И. И. Мaзу., М. Л. Paзу, В. Д. Шaпиpo, М. В. Шeйнбepга, и дp., в работах акцентируется внимание на значимость управленческой информации.
Теоретические вопросы управлениярассмотрены в работах: Н. Н Кушнаренко., М. П. Бобылева., Е. П. Смирновой., Л. Н. Кaчaлинa., В. А. Кудpяeва., К. Г. Митяeва., А. В. Пшeнкo., В. В. Бapoнoва., Г. Н Кaлянoва., И. Н. Титoва, Н. В. Варадиноваи др.
Этимологический анализ показывает, что термины документационное обеспечение управления и делопроизводство согласно ГОСТа Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» одинаковые по значению. Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Понятие Документационное обеспечение управления применяется с 1970-х гг., когда в сферу работы с документами стали внедряться средства вычислительной техники и информационные технологии. «Документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. С вступлением в силу 1 марта 2014г нового стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», были разделены два понятия документационное обеспечение управления и делопроизводство,из них выделили три:делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;
Документационное обеспечение (управления,ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. На данный момент в литературных источниках эти понятия никак не отслеживаются, и мы рассматриваем их как синонимы. В данной работе рассматриваем под «документационным обеспечением управления», документирование и организация делопроизводства посредством компьютерных технологий работы с документами. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление, организация работы с документами это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в дошкольном учреждении. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль над сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
Документооборот дошкольного учреждения включает в себя совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений. От четкого выполнения каждой операции при работе с документами зависит не только скорость их перемещения, но и эффективность процесса управления в целом.
Повторение типовых стадий документооборота и функций работы с документами позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для ее автоматизации. В современных организациях следует учитывать, что документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. Все стадии принятия управленческих решений сопровождаются восприятием и оценкой информации человеком. Организация документооборота в дошкольном учреждении имеет специфические черты, связанные как с человеческим фактором, так и с особенностями управления.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации организационной формы делопроизводства.
В течение года по дошкольному учреждению проходит большое количество различных документов. Чтобы проанализировать документооборот дошкольного учреждения, нужно видеть весь объем входящих, исходящих и внутренних документов. Документопоток объема документооборота в дошкольном образовательном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г., можно увидеть в таблице
Таблица Документопоток и объем документооборота в дошкольном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г.
Входящие Внутренние Исходящие
Приказы 98 Распоряжения 35 Отчеты 28 (в ПФ и отдел образования)
Письма 15 Учебные планы 6 Табель учета рабочего времени 15
Телефонограммы 3 Списки обучающихся 48 Заявки 121
Служебные записки 36 Личные дела обучающихся детей (126) Служебные записки 21
Объяснительные записки 3 Карты развития(126) Объяснительные записки 3
Приказы по личному составу 198
Служебные письма 19
Из проведенного анализа мы сделали вывод, что объем документооборота дошкольного образовательного учреждения выделяется множеством информационных потоков (входящие, исходящие, внутренние, а также большим видом документации.
Изучение практики и теоретический анализ источников выявили особенности документооборота дошкольных образовательных учреждений:
Образовательную и управленческую деятельность дошкольного образовательного учреждения сопровождают документы, так как они являются основой документооборота и организацией учебного процесса.
В связи с введением ФГОС в дошкольных образовательных учреждениях увеличился объем документации (как в сфере управления. так и в учебной деятельности).
Отдаленность документов создаваемых и обрабатываемых в различных отделах (бухгалтерия отдалена от кадровой службы).
Малое количество унифицированных документов.
Многолетнее хранение документов (от 10 до 70 лет).
Большие трудовые затраты на составление и подготовку документов.
Отсюда можно сделать вывод, что в дошкольных образовательных учреждениях обращается многообразие различных видов документов, которые имеют определенные этапы прохождения, и образуют документооборот учреждения, регламентируемый нормативно-методической и законодательной базой. Также нужно учесть что нормативно – законодательная база постоянно меняется и совершенствуется, в связи с этим организация работы с документами выражает существенную составную часть документационного обеспечения управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении.
В течение исследования, нами был разработан социально – педагогический инструментарий, целью которого являлась – оценка состояния документооборота и делопроизводств, требовалось обнаружить и раскрыть недостатки в организации делопроизводства.
В результате анализа отметили следующие недостатки в организации делопроизводства: неизбежная потеря документов, следовательно и информации; попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу, большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия; избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами.
Полученные данные говорят о необходимости совершенствования системы документооборота в дошкольном образовательном учреждении. Данную проблему на сегодняшний день можно решить внедрением системы электронного документооборота в дошкольном учреждении.
В настоящее время существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.
Основными преимуществами электронного документооборота будут являться:
экономия организационно-технических затрат;
упорядочение технологии работы с документами (переход дошкольного учреждения на единую систему делопроизводства и документооборота);
ускорение прохождения документов в дошкольном учреждении за счет электронной технологии рассылки документов и резолюций;
полный контроль за документами и работой персонала с ними;
Повышение эффективности работы с документами.
В связи с этим мы пришли к выводу, что система электронного документооборота в дошкольном образовательном учреждении, может быть естественной составной частью деловых процессов, которые направлены на обеспечение образовательной и управленческой деятельности. Существующие технологии в современное время приводят к тому, что нужно пересматривать действующие принципы, методы ее управления. Система электронного документооборота позволяет провести управление дошкольным образовательным учреждением на новый уровень управления
1. Андреева, В. И.Делопроизводство в кадровой службе: практ. пособие с образцами док. / В. И. Андреева. 3-е изд., испр. и доп. М. : Бизнес-шк. «Интел-Синтез», 2000.
2. Кирсанова, М. В.Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр. : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М. : ИНФРА-М;Новосибирск: Сиб. соглашение, 2003.
3. Кирсанова, М. В. Делопроизводство в органах государствен-ной власти и местного самоуправления: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. М. : ИНФРА-М;Новосибирск: Сиб. соглашение, 2004.
4. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учебник / В. А. Кудряев [и др. ].М: ИНФРА-М, 1999.
План работы на летний оздоровительный период в дошкольном образовательном учреждении » План работы на летний оздоровительный период» в дошкольном образовательном учреждении Цель работы: Сохранение и укрепление физического.
Программа «Современные подходы к оздоровлению детей в дошкольном образовательном учреждении» (часть 4) «Программа «Современные подходы к оздоровлению детей в дошкольном образовательном учреждении». часть 4. Профилактика плоскостопия. Упражнения.
«Предметно-развивающая среда по экспериментированию в дошкольном образовательном учреждении» (опыт работы) Предметно-развивающая среда по экспериментированию в дошкольном образовательном учреждении. Люди, научившиеся… наблюдениям и опытам, приобретают.
Педагогический проект в дошкольном образовательном учреждении по экологическому воспитанию «Экоогород» Педагогический проект в дошкольном образовательном учреждении по экологическому воспитанию «Экоогород» Составила: Воспитатель МБДОУ.
Примерная разработка педагогической технологии основанной на эффективности организации и управления образовательным процессом Группа раннего возрастаТема: «Время сказок»«Художественно-эстетическое развитие» (познавательное развитие, речевое развитие) Русская народна.
Тематическое перспективное планирование по ПДД в дошкольном образовательном учреждении ема занятия Программное содержание Оборудование Предварительная работа Словарная работа Компонент ДОУ Сопутствующие формы работы Сентябрь.
Обеспечение психологической безопасности пребывания ребёнка в дошкольном учреждении Выступление на ГМО заместителей заведующих по безопасности на тему: «Обеспечение психологической безопасности пребывания ребёнка в дошкольном.
Взаимодействие с семьёй в планировании воспитательного процесса в дошкольном образовательном учреждении Федеральный государственный образовательный стандарт выдвигает новые задачи перед дошкольными образовательными учреждениями. Взаимодействие.
Защита и реализация прав ребёнка в дошкольном образовательном учреждении Полторацкая Н. Н., Барнаул, АлтГПА Научный руководитель: Атемаскина Ю. В., к. педагог. н., доцент ЗАЩИТА И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРАВ РЕБЕНКА В ДОШКОЛЬНОМ.
Защита и реализация прав ребёнка в дошкольном образовательном учреждении Актуальные вопросы педагогики и психологии образования : материалы V всероссийской научно-практической конференции молодых ученых, магистрантов,.
Документационное обеспечение управления ДОУ
Елена Богатырева
Документационное обеспечение управления ДОУ
Сообщение из опыта работы
Документационное обеспечение управления дошкольным образовательным учреждением является одним из элементов системного подхода к организации управления.
Делопроизводство
– это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Она является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений.
Сегодня в нашей системе образования активно используется электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет решить управленческие задачи значительно быстрее, эффективнее и качественнее. Преимущества: сокращение времени доступа к информации, дублирования документов и информации, упрощение доступа к данным, повторное использование информации, повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок.
Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.
Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества, достоверности и оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. В конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.
В 2016 году после документарной проверки Управления образования были выявлены некоторые недочеты и несоответствия в локальных нормативных актах нашего детского сада. Я решила глубоко изучить методику управления потоком документов, привести в соответствие все локальные акты ДОУ, создать недостающие документы в соответствии с требованиями федерального Закона «Об образовании в РФ и обобщить свой опыт работы по данному направлению
Цель опыта:
изучение и совершенствование документационного обеспечения управления детским садом и процесса создания управленческих документов.
Задачи:
1. Уточнить общие представления о делопроизводстве в ДОУ.
2. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства в дошкольной организации.
3. Проанализировать основные управленческие документы МБДОУ ЦРР ДС №51.
4. Опираясь на результаты анализа, изменить некоторые локальные акты в соответствии с федеральными требованиями, регламентирующими правилами составления и оформления документов, организации работы с ними и Уставом ДОУ, а также создать недостающие нормативные документы.
Актуальность обозначенной темы состоит в том, что
— анализ документационного обеспечения является одним из методов системы оценки качества образования,
— все проверки вышестоящих организаций начинаются с проверок документов учреждения,
— организация работы с документами – это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
— требование о наличии официального сайта ДОУ, где в свободном доступе публикуется большое количество локальных нормативных актов, вызывает необходимость более тщательно организовывать работу с документами.
Делопроизводство имеет длительную историю. Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. В современном виде делопроизводство родилось в России в 1811 г.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет
совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Государственную политику в сфере информационно-документационного обмена определяет Конституция Российской Федерации.
Важнейшие документы (представлены на слайде) – Государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ, опубликованная в 1991 г. и государственные стандарты в делопроизводстве (ГОСТ, последний вступил в силу 1 июля 2017 года «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, федеральный Закон «Об образовании в РФ», ФГОС ДО.
В понятие делопроизводства входит:
1. Документирование информации (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.
Хочу кратко остановиться на организации работы с документами.
В управленческой деятельности ДОУ можно выделить два направления: внешний и внутренний документопоток, который включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри ДОУ, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.
Внешний документопоток – входящие документы.
Внутренняя информация включает следующие виды документов, которые ДОУ во главе с его руководителем разрабатывает, издает и ведет самостоятельно, назначение которых — оперативное руководство деятельностью образовательного учреждения.
— организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников (устав, учредительный договор, регистрационные документы, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и проч.);
— распорядительная документация – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, инструкции и другие);
— информационно-справочные документы, содержащие информацию о фактическом положении дел в учреждениях и служат основанием для принятия распорядительных документов (справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телеграммы и телефонограммы).
Еще к внутренним документам относятся документы по личному составу, стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития ДОУ: образовательная программа ДОУ; бюджетная смета, программа развития и т. д. ; медицинские документы.
Таким образом, создается информационно-поисковая система документов.
Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с указанными сроками. Если срок не указан, то документ исполняется в течение 10 дней, телефонограммы — в течение 2-х дней, жалобы — в недельный срок. Документ считается исполненным, если вопросы, поставленные в нем, полностью разрешены. В журнале регистрации документов делается соответствующая запись. Документ снимается с контроля после исполнения.
В своем выступлении хочется поделиться опытом работы над одной из сторон документационного обеспечения управления – созданием организационных документов.
Изучив теорию делопроизводства, основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, мы приступили к работе над разработкой и корректировкой локальных нормативных актов.
Основным нормативным документом по делопроизводству в нашей организации является
Инструкция по организации делопроизводства в МБДОУ ЦРР ДС №51,
утвержденная приказом заведующего от 25.12.2014 № 122/01-01-10. Она устанавливает единые правила составления, оформления документов и работы с ними. Инструкция по организации делопроизводства базируется на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражает специфические особенности работы с документами, характерные для нашей организации. Другими словами можно сказать, что данная инструкция индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов МБДОУ ЦРР ДС №51, так и технологии их обработки.
Создавая такую инструкцию, мы пользовались Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взяли из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Структура нашей Инструкции состоит из 9 частей:
• подготовка, оформление и выпуск документов,
• порядок компьютерного набора и размножения документов,
• особенности работы с документами в электронном виде,
• формирование номенклатур дел, формирование дел, подготовка дел к последующему хранению,
• использование печатей и штампов,
• порядок внесения изменений и дополнений в Инструкцию,
Номенклатура дел на 2018 год,
утвержденная приказом заведующего от 09.01.2018 г. № 1/01-01-10, — это систематизированный перечень или список наименования дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.
Структура номенклатуры дел
01. Административно-хозяйственный персонал
01-01. Руководство и канцелярия
01-02. Административно-хозяйственная часть
01-03. Бухгалтерский учет и отчетность
02. Педагогический персонал
02-01. Воспитательно-образовательная работа
03. Учебно-вспомогательный персонал
03-01. Кадровое обеспечение
03-03. Гражданская оборона.
Кроме того в период с 2016 года внесены изменения в некоторые Положения МБДОУ ЦРР ДС №51:
— Положение о педсовете.
— Положения о комиссии по урегулированию споров между участниками образовательных отношений.
— Положение о бракеражной комиссии.
— Положение об оплате труда.
— Правила внутреннего распорядка и др.
Вновь созданы следующие локальные акты:
— Положение о языке образования.
— Положение о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел воспитанников МБДОУ ЦРР ДС №51.
— Порядок выдачи расчетных листов.
— Порядок обеспечения условий доступности для инвалидов.
— Порядок привлечения пожертвований от физических и юридических лиц.
— Положение о внутренней системе оценки качества и др.
Заключение
В результате проведенной работы были созданы, переработаны и приведены в соответствие с Уставом ДОУ, требованиями федерального Закона «Об образовании в РФ» многие нормативные акты ДОУ.
Плановая и внеплановая выездные документарные проверки Министерства образования и науки Челябинской области в октябре 2016 года показали хорошие результаты, замечаний в ходе проверок не выявлено.
Формирование предложно-падежного управления у дошкольников с ОНР Формирование предложно-падежных конструкций и преодоление недоразвития психических процессов: пространственного гнозиса и праксиса у старших.
Обеспечение безопасности воспитанников ДОУ Актуальность задачи обеспечения безопасности воспитанников очевидна, она является одной из приоритетных в ДОУ. Главной целью охраны жизни.
Обеспечение преемственности ДОУ и школы «Если мы поставим правильно дошкольное воспитание ребят, мы тем самым поднимем школу на более высокую ступень.». Н. К. Крупская Преемственность.
Обеспечение эмоционального комфорта комфорта детей в соответствии с ФГОС до «Психологический комфорт в ДОУ» Обеспечение эмоционального комфорта комфорта детей в ДОУ в соответствиис ФГОС ДО «Психологический комфорт в ДОУ». Детский сад является.
Организация педагогического мониторинга в системе управления качеством образования Организация педагогического мониторинга в системе управления качеством образования О. В. Вьюнова МДОУ Тисульский детский сад № 4 В дошкольном.
Особенности управления дошкольными учреждениями на современном этапе Особенности управления дошкольными учреждениями на современном этапе В научно-исследовательской литературе под условиями понимается «совокупность.
Особенности управления персоналом в дошкольной образовательной организации Изменения, которые сегодня происходят в системе общего образования, обусловлены объективной потребностью в изменениях, адекватных развитию.
Обеспечение в ДОУ преемственности со школой Дети, пришедшие в подготовительную группу, проведут год под знаком подготовки к школе. На первое место выдвигается несоответствие между.
Развитие саморегуляции и управления двигательной активностью у дошкольников РАЗВИТИЕ САМООРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ ДВИГАТЕЛЬНОЙ АКТИВНОСТИ У ДОШКОЛЬНИКОВВ методической литературе по вопросам физического воспитания.
Документационное обеспечение образовательного процесса по трудовому воспитанию Цель: систематизация работы педагогов по трудовому воспитанию с детьми раннего дошкольного возраста. По своему содержанию труд детей дошкольного.