Что отдать сотруднику при увольнении
Увольнение: какие документы нужно выдать работнику
В день увольнения работнику положено выдать полный расчет и ряд документов. Смотрите перечень и переходите по ссылкам для получения комментариев и образцов:
Эти документы выдаются независимо от волеизъявления увольняющегося и строго в день увольнения. Если выдать их в день увольнения не представляется возможным из-за отсутствия работника на работе, ему направляется уведомление о необходимости получить эти документы с запросом об отправке их по почте.
Подробные рекомендации о том, как действовать, если работник не может получить документы в день увольнения, вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
По заявлению работника также нужно выдать:
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
К документам, выдаваемым в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, относятся, например (ч. 1 ст. 62, ч. 2, 4 ст. 84.1 ТК РФ):
1) копия приказа о приеме на работу;
2) копии приказов о переводах на другую работу;
.
Полный перечень можно увидеть в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Эти документы он может запросить не сразу, а спустя какое-то время после увольнения. Их все равно нужно будет ему предоставить. Срок на выдачу — три дня с момента получения от работника соответствующего заявления.
Отказ выдать документы — это нарушение, наказуемое по ст. 5.27 КоАП РФ:
За невыдачу трудовой книжки работнику также причитается компенсация по ст. 234 ТК РФ в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения и до получения трудовой на руки.
Что отдать сотруднику при увольнении
Согласно положениям ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку либо сведения о его трудовой деятельности у нанимателя. Кроме того, другие документы при увольнении сотрудника, связанные с работой, предоставляют только по его требованию в тот же срок.
Таким образом, в ТК РФ не закреплено безусловное обязательство работодателя выдать увольняемому документы по его трудовой деятельности без официального запроса. Однако другими законодательными актами установлена обязанность нанимателя в обязательном порядке выдать в день увольнения (п. п. 2 – 2.3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ):
Также к числу обязательных документов отнесена справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Она содержит сведения о доходах, с которых уплачивались взносы в ФСС за текущий год и 2 года, предшествующих ему. Она необходима для начисления больничного у следующего работодателя сотрудника.
Какие документы выдать по требованию работника
Помимо указанных выше выписок и справок, в последний рабочий день по письменному запросу сотрудника ему должны быть выданы следующие документы при увольнении (по собственному желанию, инициативе работодателя или иным основаниям):
В последнем случае это могут быть:
Законодательно до сих пор не урегулирован вопрос об обязанности работодателя предоставлять копии локальных актов, связанных с оплатой труда, трудовой дисциплиной, учетом рабочего времени (правила внутреннего трудового распорядка, колл. договор, положение о структурных подразделениях, коммерческой тайне, оплате труда). Судебная практика по данному вопросу так же неоднозначна.
Часть судей предполагают, что работодатели должны только знакомить сотрудников с этими актами (при этом их нормы распространяются на всех работников компании) и не обязаны давать выписки из них (апелляционные определения Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020 по делу № 2-7632/2019, Московского горсуда от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016).
Вместе с тем, есть судебные решения, где указано на необходимость выдачи таких копий работнику (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Компании придется отдельно рассматривать каждый конкретный случай обращения и принимать решение о выдаче таких документов при увольнении самостоятельно. Однако если в подобных копиях нет персональных данных других сотрудников, их можно выдать.
Обязанность выдать указанный выше перечень документов сохраняется и после того, как сотрудник уже уволен. Но в этом случае передать их нужно в течение 3-х рабочих дней с момента письменного обращения бывшего работника (ст. 62 ТК РФ).
Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении
При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.
Семь обязательных документов
1. Трудовая книжка
Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.
2. Расчетный листок
Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.
При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.
Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.
Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.
3. Справка о сумме заработка за два года
Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).
Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.
4. Форма СЗВ-М
Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.
Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.
5. Форма СЗВ-СТАЖ
Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.
Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.
6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам
Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.
7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»
Как подтвердить, что работник получил документы
1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).
2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).
3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.
Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Полный список документов при увольнении
Разбираем полный список документов при увольнении-2019. Из-за чего с бывшим сотрудником может возникнуть конфликт?
Расчетный лист
Трудовая книжка
В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.
Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).
Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
Медицинская книжка
Справка о сумме заработной платы
Спасибо, что дочитали!
Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.
Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в статье.
СЗВ-СТАЖ
Расчет по страховым взносам
В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.
Документы по заявлению сотрудника
Штраф за невыдачу документов
Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя — от 1000 до 5000 рублей.
За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Документы при увольнении сотрудника в 2021 году
Считается, что оформление увольнения сотрудника не представляет сложности. А необходимым является только наличие надлежащего основания (уведомление о будущем сокращении, соглашение сторон, заявление служащего и т.д.) после чего уже можно перейти непосредственно к составлению приказа. Однако процесс увольнения приказом вовсе не заканчивается. Поскольку вначале необходимо произвести расчет выплат, что полагаются при увольнении, а также перевести их. Затем, требуется передать сотруднику довольно внушительный набор документов, вне зависимости от того поступала ли от него такая просьба. В данной публикации имеется подробный перечень бумаг, которые необходимо передать работнику в процессе его увольнения в 2021 году. В противном случае к руководителю и самой организации могут быть применены штрафные меры. Которые весьма значительны.
Обязательный перечень документов
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
Расчетный листок
Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом. Образец расчетного листка создается и утверждается работодателем.
Трудовая книжка
Когда трудовая книжка сотрудника подлежащего увольнению ведется с использованием бумажного носителя, то ее необходимо вернуть в последний день выполнения им своих обязанностей. В том числе, если этому дню предшествовал отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Информация относительно необходимых записей, что следует внести в трудовую книжку в ходе увольнения смотрите в соответствующей статье «Правильное оформление трудовой книжки: образец и правила».
Тогда как в случае использования сотрудником трудовой книжки в электронной форме, процедура несколько другая. В последний день следует выдать сведения согласно форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; «Заполнение формы СТД-Р и выдача ее сотруднику).
Оформление данного документа допустимо как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить данный файл посредством усиленной квалифицированной электронной подписи. Имейте в виду, что работник имеет право выбора относительно того, каким способом он должен получить в процессе увольнения форму СТД-Р. Что он и обязан сделать, оформив надлежащее заявление (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно! В том случае, если работник использует трудовую книжку в бумажной форме, то выдача ему СТД-Р не обязательна. Согласно письму Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Является ли необходимостью выдача СТД-Р в случае отказа от электронной трудовой книжки»).
Выписка из формы СЗВ-М
Такую выписку следует оформить за месяц увольнения. В ней должны содержаться сведения относительно работодателя и самого увольняемого. Она должна быть надлежащим образом заверена. Для чего на ней следует указать ФИО и должность сотрудника, имеющего полномочия заверять документы. А также его подпись и дата. В том случае если организация располагает печатью, то выписка должна быть заверена также и ей.
Выписка из РСВ
В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе. Аналогично выписке из СЗВ-М, данная выписка должна быть также заверена.
Выписка из формы СВЗ-СТАЖ
Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).
Справка 182н
Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.
Совет! В состав комплекта документов следует включить справку о доходах в количестве нескольких экземпляров.
Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.
В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32. Вне зависимости от того за чей счет она была оформлена.
Точно также нужно отдать бывшему сотруднику оригиналы всех документов, что он передал за время найма. Например, медицинские справки, сертификаты, дипломы и прочее.
Внимание! Все вышеперечисленное должно быть выдано работодателем по собственной инициативе. Исключением является только справка о доходах.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
Документы по требованию
При наличии заявления от увольняемого сотрудника необходимо вручить ему и остальные документы.
Справка о доходах
Справка для службы занятости
Служебным названием данного документа является «Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости». В письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 приводится ее рекомендуемый вид.
Копия приказа об увольнении
Такой документ выдают согласно части 2 статьи 84.1 ТК РФ. В которой прописано требование об обязательном визировании нанимателем. Правила, согласно которым заверяются копии аналогичны выпискам из СЗВ-М и прочих форм. Документ должен быть выдан в случае, если он имеет «индивидуальный» характер. К примеру, при его составлении по форме № Т-8, утв., постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.
В случае увольнения нескольких работников одном приказе (к примеру, применена форма № Т-8а), тогда выписка может быть оформлена в произвольном виде. Выписка должна содержать сведения о дате, номер приказа, данные о самом сотруднике ФИО, должность, подразделение), причину и дату увольнения. Кроме того, должна быть информация относительно лица приказ подписавшего (должность и ФИО).
Записка-расчет
Согласно форме № Т-61, записка должен содержать данные об неиспользованных и использованных к моменту увольнения отпусках, а кроме того, расчет соответствующих выплат.
Прочие документы
Кроме того, при наличии заявления со стороны увольняемого следует передать копии всех иных документов, имеющих отношение к работе (предоставлении отпусков, наказаниях и поощрениях, переводах, приказы о приеме и т.д.).
Внимание! Не следует забывать, что все упомянутые в данной части документы следует вручить сотруднику лишь после его требования. В то же время, нужно учитывать, что данное требование нуждается в письменном оформлении (ст. 62 и 80 ТК РФ). Вместе с тем справка о доходах должен быть выдана по устному обращению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Вследствие этого, обычно данную справку получают при увольнении в числе обязательных к выдаче документов, о которых шла речь в первой части.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении
В случае если увольняемому работнику не выдали документы, когда это является обязательными, либо сделали это несвоевременно, то на организацию может быть наложен штраф. В настоящее время это от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, дополнительно штраф может быть взыскан с руководителя. В этом случае это будет от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае повторного, в течение года правонарушения штрафные меры будут усилены. До 70 000 руб., — для организации, и 20 000 руб., для руководства. Для последнего может быть применена дисквалификация на протяжении до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Также материальная ответственность наступает в случае задержки с выдачей материальной книжки по статье 234 ТК РФ. Согласно абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2, со стороны организации потребуется оплатить то время, на протяжении которого бывший сотрудник не имел возможности приступить к трудовой деятельности, вызванной отсутствием трудовой книжки.
Важно! На основании статьи 234 ТК РФ., подобная ответственность предусмотрена также в результате несвоевременной выдачи СТД-Р. Впрочем практическое применение данной нормы может быть затруднительным. Ввиду того что данная информация может быть получена из других источников. Например, на портале Госуслуг, МФЦ либо Пенсионном фонде (ст. 66.1 ТК РФ).
Работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения
Что делать в случае неявки работника для получения документов необходимых к выдаче или тогда, когда увольнение пришлось в день, когда он не работал? Правила действий в подобной ситуации регламентируются в пределах выдачи сведений о трудовой деятельности и трудовой книжки.
Когда выдача работнику СТД-Р в последний день является невозможной, то необходимо данные сведения оформить на бумажном носителе. После чего следует переслать его заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Тем самым наниматель будет освобожден от ответственности за невыдачу сведений. Вероятно подобным образом следует поступать и в ситуации неподачи заявления относительно выбора способа выдачи СТД-Р (электронный или бумажный) в процессе увольнения.
Немногим более сложной будет ситуация, когда в последний день работнику не представляется возможным вручение трудовой книжки. В данном случае разумным поступком будет направление уведомления. В котором будут указания относительно необходимости явиться лично, либо выразить согласие на почтовую доставку.
Отправить СТД-Р либо уведомление нужно в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения сотрудника. Однако желательно произвести это под конец дня, когда происходила процедура увольнения. Здесь важным будет наличие документа, который бы подтвердил оправку. Поскольку только факт направления данной формы освобождает от ответственности. По этой причине необходимым является использование регистрируемого почтового отправления. А также уведомление о вручении и опись вложения. Квитанция и опись должны быть сохранены. В случае невозвращения уведомления, необходимую информацию о доставке можно распечатать с сайта Почты России.
Данное письмо работнику следует оправить согласно указанного им адреса официального места жительства, иначе говоря, «прописки». В том случае, если в личной карточке имеются иные его адреса, желательно использовать их для отправки уведомления дополнительно. В случае возврата всех отправленных конвертов обратно, их следует сохранить не распечатанными совместно с документами, свидетельствующими о том, что они были отправлены.
При наличии письменного согласия на почтовую пересылку трудовой книжки со стороны увольняемого, ее следует отправить по адресу, который был им указан. Точно также желательно использование регистрируемого почтового отправления. Кроме того, важны опись и уведомление о вручении. В случае отсутствия согласия на почтовую доставку, трудовая книжка должна быть сохранена нанимателем. Направление трудовой книжки за границу запрещено в любом случае. А документ должен остаться у нанимателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210).
Схожим образом можно поступить в части оставшихся документов, что требуется передать увольняемому.
Совет. В случае отсутствия сотрудника на месте в день увольнения, ему следует отправить два письма. В первом должно быть напоминание о необходимости получения трудовой книжки либо сведениями СТД-Р. Во втором напоминание забрать другие документы, необходимые к выдаче. Что удостоверяет выполнение нанимателем всех требований со стороны ТК РФ. И еще точно установить, факт согласия на пересылку конкретных документов. В случае отсутствия ясно выраженного согласия в письменной форме, то факт отправки ее по почте будет признан нарушением (ч. 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ). Следует отметить, что пересылка всех остальных документов, за исключением СТД-Р, без наличия на то согласия сотрудника, не освобождает работодателя от обязанности их повторной выдачи в случае личного обращения.