Что определяет формуляр документа

Формуляр документа: понятие, структура, виды.

Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информац-ых элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информац-ые элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информацые элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Информацый элемент док-та, характер-ий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр-образец документа – модель построения формы док-та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр.

Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов.

Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные.

Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицир-ой формы док-та или бланка док-та.

Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Источник

1. Правила ведения формуляра, паспортов и этикеток

1. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ФОРМУЛЯРА, ПАСПОРТОВ И ЭТИКЕТОК

1.1. Общие положения

1.1.2. Ответственность за состояние (хранение) и правильное ведение формуляра, паспортов и этикеток несут лица, уполномоченные вести их при эксплуатации, ремонте, хранении и транспортировании изделия, знающие правила их ведения.

1.1.3. Формуляр, паспорта и этикетки должны следовать вместе с изделием при его передаче из одной эксплуатирующей организации в другую, в ремонт и из ремонта и т.п.

1.1.4. Записи в формуляре, паспортах и этикетках необходимо вести чернилами (шариковой рукой) четко, без помарок и подчисток. Записи карандашом не допускаются. Ошибочную запись необходимо аккуратно зачеркнуть и сделать правильную запись.

Исправление оговаривают на той странице, на которой введено исправление, заверяют подписью соответствующего должностного лица и печатью. Запрещается вводить в формуляр, паспорта и этикетки отдельные листы, изготовленные от руки и не соответствующие установленным формам.

1.1.5. В каждый раздел (подраздел) формуляра, паспорта и этикетки должны быть внесены только те записи, которые предусмотрены формой конкретного раздела (подраздела). Произвольные записи и записи от руки допускаются в предусмотренных разделах (подразделах).

1.2. Ведение формуляра

1.2.1. Раздел 1 «Правила ведения формуляра, паспортов и этикеток» является обязательным. Особенности ведения некоторых разделов формуляра установлены в настоящем подразделе.

В подразделе 4.1 «Комплектующие изделия и изменения в комплектации» перечисляют комплектующие изделия (комплексы), устанавливаемые на авиационную и воздухоплавательную технику, имеющие формуляры, паспорта и этикетки, ресурсы и сроки службы которых равны или больше установленных для основного изделия. Эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия при замене комплектующего изделия в процессе эксплуатации и ремонта основного изделия производят запись в подразделе о вновь установленном изделии, указывая дату его установки и заводской номер.

В подразделе 4.3 «Изделия с ограниченным ресурсом (сроком службы)» записывают только те изделия, ресурс и срок службы до первого ремонта которых меньше установленного для основного изделия.

Если в процессе эксплуатации техники поступают бюллетени по изменению (увеличению или продлению) ресурса и срока службы, лица, ответственные за ведение формуляра, записывают в подразделе 4.3 новый ресурс и срок службы (графа 7), а в графе 8 проставляют дату и номер бюллетеня, который допускает увеличение или продление ресурса и срока службы комплектующего изделия.

1.2.3. В разделе 6 «Ресурсы, сроки службы и сроки хранения» эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия ведут учет изменений ресурсов и сроков службы (подраздел 6.2) на основании поступающих бюллетеней по изменениям ресурсов и сроков службы.

1.2.4. Раздел 8 «Консервация и расконсервация» заполняют предприятия-изготовители, эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия при проведении работ по консервации и (или) расконсервации изделий. При проведении работ по расконсервации в графе 3 делают прочерк.

В графе 4 указывают, на основании какого документа произведена консервация изделия или его расконсервация.

1.2.5. Раздел 9 «Движение изделия в эксплуатации» заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия при передаче изделия из одной эксплуатирующей организации в другую и (или) из эксплуатирующей организации в ремонтное предприятие и наоборот.

В графе «Состояние изделия» указывают его состояние: исправное, неисправное, требует ремонта и т.п. Подписи сдавшего и принявшего изделие должны быть заверены печатью установленного образца. Допускается ставить печать на подпись принявшего изделие по прибытии формуляра в организацию, принявшую изделие.

1.2.6. Раздел 10 «Учет работы» заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия согласно установленной форме, приведенной в формуляре на конкретное изделие.

Суммарную наработку изделий (по налету, посадкам, включениям и т.п.) записывают с нарастающими итогами. По истечении каждого месяца и года под итогами проводят линию и записывают: «Итого за _______» (указывают месяц, год, за который подсчитывают наработку, количество посадок, включений и т.п.) и в каждой графе проставляют суммарные данные наработки изделия (в том числе после последнего ремонта и с начала эксплуатации).

1.2.7. В разделе 11 «Выполнение регламентных работ» ведут записи о выполненных работах в соответствии с регламентом технического обслуживания основного изделия и его оборудования, при этом в графе 1 содержание работ не перечисляют, а записывают только вид регламентных работ, например: «Выполнены 200-часовые регламентные работы» и т.п.

В графе 3 записывают суммарные числовые значения показателя (часы, дни, месяцы и т.п.), в графе 4 указывают: «Регламент технического обслуживания». Выполнение регламентных работ подтверждается подписями выполнившего и проверившего.

1.2.8. Раздел 12 «Выполнение работ по бюллетеням и указаниям» заполняют в эксплуатирующих организациях и ремонтных предприятиях в соответствии с установленными формами подразделов 12.1 и 12.2. Все бюллетени и работы, выполненные по ним, учитываются в подразделе 12.1 и в формулярах других изделий.

1.2.9. Раздел 13 «Проведенные работы и текущий ремонт» состоит из подразделов:

13.1 «Учет выполненных работ», который служит для записей эксплуатирующими организациями и ремонтными предприятиями всех проведенных работ и текущего ремонта, включая замену отдельных комплектующих изделий и двигателей;

Установка и снятие пиросредств оформляется подписью ответственных лиц за установку и снятие, а также проверившего правильность проведенных операций.

1.2.10. Раздел 14 «Сведения о контрольных испытаниях» заполняют эксплуатирующие организации при проведении испытаний самолета после замены двигателей или отдельных изделий, когда принимают решение о контрольном полете самолета, в том числе после выполнения регламентных работ, устанавливающих контрольные полеты и т.п.

Решение о контрольном испытании в полете принимает должностное лицо эксплуатирующей организации или ремонтного предприятия.

Раздел 14 «Контроль параметров» служит для проверки параметров двигателя и специзделия, устанавливаемой регламентом технического обслуживания на это изделие. Раздел заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия.

1.2.11. Раздел 15 «Ремонт» заполняют ремонтные предприятия (исполнитель ремонта) при производстве капитального или среднего ремонта изделия.

Раздел 15 состоит из подразделов:

15.1 «Краткие записи о произведенном ремонте», в котором ремонтное предприятие (исполнитель ремонта) указывает наименование, шифр и номер изделия, поступившего в ремонт, наработку этого изделия с начала эксплуатации (после последнего ремонта), причину поступления и краткие сведения о произведенном ремонте;

15.2 «Данные приемо-сдаточных испытаний», в котором подтверждают, что результаты приемо-сдаточных испытаний соответствуют действующей нормативно-технической документации.

Для двигателей подраздел 15.2 выполняют в виде таблицы с указанием проверяемых параметров, режимов и полученных значений при приемо-сдаточных испытаниях;

1.2.12. В разделе 16 «Заметки по эксплуатации и хранению» приводят при необходимости сведения об особых условиях хранения, транспортирования и эксплуатации изделия, а также предупреждения о мерах предосторожности для изделий, имеющих радиоактивные вещества, и т.п.

1.2.13. Раздел 17 «Контроль состояния изделия и ведения формуляра» ведут эксплуатирующие организации при осмотрах изделия должностными лицами.

1.2.14. В разделе 18 «Перечень приложений» записывают приложения, прикладываемые к формуляру, и вкладывают их в карман задней крышки формуляра.

1.2.15. Когда в формуляре использованы все листы раздела (подраздела), допускается заводить продолжение формуляра или его частей по форме и содержанию соответствующего раздела (подраздела) формуляра.

На титульном листе использованного формуляра должна быть надпись: «См. продолжение».

В продолжение формуляра должны быть внесены все итоговые данные о наработке изделия, оборудования и т.п.

Итоговые данные в продолжении формуляра заверяют подписью ответственного должностного лица и печатью.

Продолжение формуляра являются обязательным приложением к использованному формуляру и без него не имеет силы официального документа. Продолжение формуляра должно быть прошнуровано, опломбировано и заверено подписью и печатью ответственного должностного лица эксплуатирующей организации или ремонтного предприятия. На продолжение формуляра распространяются настоящие правила ведения.

1.3. Ведение паспорта и этикетки

Паспорта и этикетки и карточки-заместители должны быть уложены в папки по принадлежностям к службам эксплуатации.

1.3.2. Сведения о работах, выполненных на изделии в процессе эксплуатации и ремонта, должны быть записаны эксплуатирующими организациями или ремонтными предприятиями в соответствующих разделах (подразделах) паспорта или этикетки.

1.3.3. Результаты контроля параметров, проводимого при выполнении регламентных работ, заносят при необходимости в раздел 1 паспорта.

1.3.4. Записи в раздел 2 «Комплектность» эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия производят при замене комплектующего изделия, входящего в комплект поставки, при этом указывают дату установки и номер вновь устанавливаемого изделии.

1.3.5. Записи в раздел 4 «Консервация и расконсервация» эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия производят, если в процессе эксплуатации и ремонта возникла необходимость в проведении работ по консервации (расконсервации) и переконсервации изделия. После проведения консервации изделия в графе «Срок действия» записывают срок действия консервации, а после расконсервации в этой графе ставят прочерк.

1.3.6. Раздел 6 «Движение изделия в эксплуатации» заполняют эксплуатирующие организации или ремонтные предприятия при снятии или установке изделия в процессе эксплуатации и ремонта техники, записывая изменения в соответствующих графах раздела, дату и причину снятия изделия, а также наработку сначала эксплуатации.

Раздел 6 эксплуатирующие организации при отправке изделия в ремонт заполняют обязательно.

1.3.7. Раздел 7 «Ремонт и выполнение работ по бюллетеням и указаниям» состоит из подразделов:

Сведения о проведенном ремонте подписывает начальник ОТК, подпись которого заверяют печатью «Для формуляров и паспортов»;

Если в бюллетене предусмотрено изменение ресурса и (или) срока службы, записывают:

За выполненные работы расписывается уполномоченный представитель эксплуатирующей организации (ОТК ремонтного предприятия).

1.3.9. Раздел 9 «Работа и поверка» включают при составлении паспорта:

на НСК, СНОСП, в процессе эксплуатации которых необходимо производить учет наработки и технического обслуживания,

на НСК, СНОСП, являющиеся средством измерения,

на средство измерений, входящее в состав КПА, КСК (НАСК).

Раздел 9 состоит из подразделов:

9.1 «Учет технического обслуживания», в котором эксплуатирующие организации производят записи о проведенном техническом обслуживании по форме, указывая дату, наименование работ (в том числе регламентных) и причину выполнения. Данные о выполнении работ должны быть заверены подписями выполнившего и проверившего;

9.2 «Учет работы», в котором эксплуатирующие организации записывают сведения о наработке изделия за каждый месяц и год, при этом наработку в графе «С начала эксплуатации» записывают с нарастающим итогом;

9.3 «Поверка средств измерений», в котором метрологические службы производят записи о поверке средств измерения, предусмотренной в технической документации и выполненной в соответствии с ПР 50.2.006-94 ГСИ.

Источник

Понятие «формуляр» документа

Тема 7. Формуляр, реквизит и бланк документа

Понятие «формуляр» документа

«Формуляр документа:Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, протокола, называется типовым формуляром.

Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Индивидуальным может быть как произвольный, так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть написаны в произвольной форме, если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов. Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными. В результате унификации форм документов появились так называемые формуляры-образцы.

Формуляр-образец– это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы.

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляры-образцы служат основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов. На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. На базе формуляров-образцов разрабатываются унифицированные формы большинства управленческих документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков.

Стандарты и другие документы на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. В нормативных документах представлены графические модели или схемы построения образцов документов.

Метод построения формуляра-образца предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов, что существенно облегчает их визуальное восприятие, позволяет сократить многообразие форм документов и процесс их создания с помощью средств автоматизации.

Специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и установили местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительных документах.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов, является шаблоном, по которому должны составляться документы. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

· – в инструкциях и регламентах;

· – в методических пособиях по делопроизводству;

· – в программах автоматизации делопроизводства;

· – в книгах и учебных пособиях и т.п.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 1) организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов; 2) сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов; 3) облегчить визуальное восприятие необходимой информации; 4) расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа– типовая модель, содержащая совокупность обязательных реквизитов, свойственных документам унифицированной системы организационно-распорядительной документации и расположенных определенным образом.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационного, распорядительного, информационно-справочного документа. Формуляры конкретных видов документов определяются назначением документов и правилами их составления, оформления, разработки и введения в действие.

В первом разделе ГОСТ Р 6.30-2003 «Область применения» подчеркивается, что «. стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)».

Распространение действия стандарта на документы, включенные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.

К организационно-правовымдокументам, оформление которых должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования можно увидеть в ОКУД класс 0200000:

Система распорядительной документациипредставлена в ОКУД такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

В Общероссийском классификаторе хорошо представлена и система информационно-справочной документации:протокол, акт, служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление.

Система плановой документациитакже находит отражение в классе 0200000 в ОКУД и представлена одним документом – графиком отпусков.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – это модель унифицированной формы документа. Все поле формата формуляра-образца в ГОСТ Р 6.30-2003 условно можно разделить на три части:

Источник

Что такое формуляр документа в делопроизводстве — образец для скачивания

Формуляр документа в делопроизводстве — это типовой шаблон, содержащий обязательные реквизиты в правильном расположении на листе.

В статье поясняется, как именно его оформлять, а также дане ссылки, по которым можно скачать образец формуляра.

Что такое формуляр документа в делопроизводстве

Любая организация в своей деятельности составляет и использует множество различных документов. Каждый такой документ имеет конкретное название и надлежащее целевое назначение, а также содержит определенные сведения. При этом важная роль отводится наличию у документа должной юридической силы, обеспечиваемой в том числе присутствием необходимых реквизитов на его бланке.

Ещё один существенный нюанс заключается в том, что указанные реквизиты должны располагаться на обычном листе бумаги в установленном порядке.

Типовой шаблон, определяющий состав обязательных реквизитов документа, а также принципиальную схему их расположения на соответствующем бланке, принято называть формуляром документа.

Любой официальный документ всегда составляется в соответствии со строгим образцом – стандартным формуляром. Чтобы он обладал юридической силой, указанное условие должно неукоснительно соблюдаться.

Применение формуляра, устанавливающего реквизиты документа и определяющего схему их расположения на стандартном листе бумаги должного формата, позволяет, в первую очередь, избежать большинства ошибок, нередко допускаемых при составлении документации.

Кроме того, типичное расположение реквизитов, предусмотренное стандартным шаблоном, упрощает работу с документацией и ощутимо экономит время, необходимое для её составления и последующей обработки.

Формуляр обеспечивает размещение информации в определенных секторах бланка, что облегчает и ускоряет поиск нужных сведений.

Реквизитами деловой бумаги называется набор её обязательных компонентов. Каждый такой реквизит является необходимым элементом соответствующего документа. К подобным реквизитам обычно относятся название (вид) деловой бумаги, её составитель, адресат, содержательная часть (текст), а также дата оформления, подпись составителя (автора), резолютивная часть (резолюция) и целый ряд других элементов.

Каждая отдельно взятая разновидность деловой бумаги имеет свой конкретный состав реквизитов. Это значит, что у разных деловых бумаг указанные наборы обязательных элементов могут ощутимо отличаться.

Характер используемых реквизитов, их количество и расположение на бланке предопределяются следующими факторами:

Подавляющее большинство деловых бумаг имеют строго ограниченный набор обязательных реквизитов. Перечень необходимых элементов и порядок их расположения на бланке могут регламентироваться нормативно-правовыми актами, что характерно для официальных документов, выдаваемых и оформляемых уполномоченными органами власти.

Если необходимые реквизиты указаны некорректно или вообще отсутствуют, документ считается недействительным, то есть не обладающим юридической силой и правовым значением.

Классификация и виды в документообороте

У каждой разновидности официальной (служебной) деловой бумаги имеется в настоящее время свой конкретный формуляр, который и должен применяться в практике современного документооборота.

При этом формуляры, которые регулярно используются в делопроизводстве, подразделяются на следующие категории:

Как оформляется, какие реквизиты должны присутствовать

Формуляры документов, обязательные реквизиты деловых бумаг и схемы их расположения на бланках регламентируются нормативным актом – официальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако положения данного стандарта используются в делопроизводстве добровольно, что предусмотрено нормами закона «О стандартизации в РФ» № 162-ФЗ от 29.06.2015.

Принцип добровольности подразумевает, что организация самостоятельно принимает решение о применении этого стандарта в своей деятельности. Если указанное решение принимается руководством компании, стандарт становится для такой компании обязательным.

Типовой формуляр включает следующие реквизиты:

Формуляром-образцом устанавливаются такие компоненты:

Индивидуальные формуляры в целом ряде случаев не регламентируются как по форме, так и по содержанию, что позволяет при их составлении применять свободные шаблоны и не использовать полные наборы типичных реквизитов.

Образцы

Схемы расположения реквизитов:

Источник